Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente De Fryske Marren

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Fryske Marren;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

Reglement van orde van het college van gemeente De Fryske Marren houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente De Fryske Marren)

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Fryske Marren;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente De Fryske Marren of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van gemeente De Fryske Marren;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente De Fryske Marren of door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 – Verdeling werkzaamheden en vervanging

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergadering

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09:00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip, plaats of digitaal te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 – Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de haar opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 – Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op dinsdag vóór 12:00 vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris worden aangeleverd, tenzij er over individuele spoedkwesties andere afspraken zijn gemaakt met de gemeentesecretaris.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via iBabs.

Artikel. 9 Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college, tenzij omstandigheden maken dat deze bij uitzondering op vrijdag wordt verstuurd.

• 2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college digitaal ter inzage.

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

Hoofdstuk 5 – Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel. 11 Parafenbesluit

• 1. Het college kan buiten de vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris verwerkt het parafenbesluit op de eerstvolgende besluitenlijst van het college.

Artikel 12. Verslag

• 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staat in ieder geval:

  a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

  d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierop vraagt.

• 4. Het verslag wordt in de eestvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via iBabs beschikbaar gesteld aan de raad en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

• 4. Nadat de besluitenlijst via iBabs is gepubliceerd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 7 – Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college De Friese Meren aldus vastgesteld door het college op 3 januari 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van 10 maart 2026

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente De Fryske Marren.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 3 maart 2026.

De burgemeester

De secretaris,

Dit reglement van orde is op 6 maart 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld.