Reglement van de Auditcommissie van de gemeente Lisse 2019

De raad van de gemeente Lisse,

Gelezen het voorstel van 6 juni 2019,

Gelet op artikel 84 en artikel 197 van de Gemeentewet,

Besluit:

Vast te stellen het volgende:

Reglement van de Auditcommissie van de gemeente Lisse 2019:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. Commissie: de auditcommissie ingesteld op basis van artikel 84 gemeentewet;

• b. Accountant: de accountant die op grond van artikel 197 gemeentewet is belast met de controle op de jaarrekening;

• c. Voorzitter: de voorzitter van de commissie of diens vervanger;

• d. Griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• e. Raadscommissie: de commissie van advies Maatschappij en Financiën.

Artikel 2 De voorzitter

• 1. De commissie wijst uit haar midden de voorzitter en zijn plaatsvervanger aan;

• 2. De voorzitter is belast met:

  • a. Het leiden van de vergadering van de commissie;

  • b. Het doen naleven van het reglement.

Artikel 3 Doelen en taken van de commissie

• 1. Het doel van de commissie is:

  • a. De raad bij te staan in haar controlerende rol op het afleggen van verantwoording door het college via de jaarrekening en het jaarverslag;

  • b. Het adviseren van de raad met betrekking tot de controle op en het aansturen van de uitvoering van werkzaamheden door de externe accountant;

  • c. Het ondersteunen van de raad bij de controle op de naleving van gestelde regels, het financieel beleid, beheer, informatievoorziening en verantwoording;

  • d. Het bevorderen van het overleg tussen raad, accountant en college.

• 2. De commissie heeft de volgende taken:

  • a. De voorbereiding van de aanbesteding ten behoeve van de aanwijzing van de accountant. Hiertoe voert de commissie overleg met het college over de aanbestedingsprocedure en het opstellen van een programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole;

  • b. De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol: de commissie adviseert de raadscommissie en de raad jaarlijks over specifieke onderzoeksopdrachten met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, die naast de reguliere controle, zullen worden getoetst door de accountant;

  • c. Het namens de raadscommissie en de raad voeren van periodiek overleg met de accountant, alsmede de portefeuillehouder Financiën, over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de mogelijke uitvoering van specifieke onderzoeksopdrachten;

  • d. Het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en verslag in de raadscommissie en de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;

  • e. Het voeren van periodiek overleg met de portefeuillehouder Financiën op het gebied van planning en control, alsmede het uitbrengen van advies daarover aan de raadscommissie en de raad;

  • f. Het adviseren van de raadscommissie en de raad over de eventuele aanpassing van de financiële verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.

Artikel 4 Samenstelling

• 1. De commissie bestaat uit vijf leden;

• 2. De raad kan op voordracht van een fractie, ook commissieleden niet zijnde raadsleden benoemen;

• 3. Van de vijf leden dienen er minimaal 2 raadslid te zijn;

• 4. De leden zijn deskundig op, of hebben een sterke affiniteit met het taakgebied van de commissie;

• 5. De commissie heeft als adviseurs: de accountant en de portefeuillehouder Financiën. Op eigen verzoek en op verzoek van de portefeuillehouder kan verder een beroep gedaan worden op ambtelijke ondersteuning, indien dat nodig geacht wordt;

• 6. De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

• 1. De leden van de commissie worden op voordracht van de fractievoorzitters benoemd door de raad;

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn, indien de fractie op wiens voordacht het lid benoemd is dit schriftelijk aan de raad meedeelt;

• 3. Een commissielid, de voorzitter of diens plaatsvervanger, kan te allen tijde ontslag nemen. Daarvan wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad;

• 4. Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als lid van de raad.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert in beginsel in het openbaar, tenzij op grond van een van de uitzonderingsgronden van de wet openbaarheid bestuur, artikel 10, lid 1 t/m 8, de commissie oordeelt dat beslotenheid in acht dient te worden genomen;

• 2. De vergadering van de commissie vindt alleen plaats, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

• 3. De vergaderfrequentie wordt afgestemd op de planning & control-cyclus en de behandeling van de financiële jaarstukken in de raadscommissie en de raad;

• 4. De commissie vergadert voorts indien de voorzitter dat nodig acht of wanneer de meerderheid van de commissie daarom gemotiveerd verzoekt.

Artikel 7 Agenda en verslaglegging

• 1. De voorzitter stelt de conceptagenda op voor de vergadering van de commissie en nodigt de leden en de adviseur(s) uit;

• 2. Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt;

• 3. Vastgestelde niet openbare verslagen worden als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de adviseur(s);

• 4. De griffier ziet op het versturen van de agenda, de stukken en de verslaglegging van de vergadering van de commissie.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin het onderhavige reglement niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter;

• 2. Het reglement van de auditcommissie van de gemeente Lisse 2019 wordt aangehaald als: “Reglement auditcommissie gemeente Lisse 2019”;

• 3. Het reglement treedt in werking de dag nadat deze is bekendgemaakt.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 20 juni 2019,

Mw. drs. M.G.J. Veeger

Griffier

Mw. A.W.M. Spruit

Voorzitter