Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond 2024

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond,

Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 27 november 2024, kenmerk UO/DB;

Gelet op:

• afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond

Overwegende dat:

• het uit praktisch oogpunt en ter bevordering van de slagkracht en vlotte afhandeling van zaken gewenst is dat enkele bevoegdheden van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter belegd worden bij het dagelijks bestuur dan wel functionarissen van de uitvoeringsorganisatie;

• deze bevoegdheidsuitoefening dient aan te sluiten bij de actuele wijze van organiseren binnen de uitvoeringsorganisatie;

• een nieuw mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit dient te worden vastgesteld.

Besluit

• het krachtens mandaat, volmacht of machtiging nemen van besluiten, verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden op te dragen aan de daarbij genoemde bestuursorganen of functionarissen, en

• ten aanzien van de uitoefening van deze mandaten, volmachten en machtigingen de navolgende regeling vast te stellen.

Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

algemeen bestuur	algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond
bestuursorgaan	bestuursorgaan van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond
dagelijks bestuur	dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond
gemandateerde	degene die het mandaat ontvangt
mandaat	de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet
machtiging	de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn
secretaris-directeur	secretaris-directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond
uitvoeringsorganisatie	organisatie die is belast met de uitvoering van bovenlokale taken op basis van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp
volmacht	de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten
voorzitter	voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond

Artikel 2. Mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt, tenzij anders is aangegeven, met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van:

  • a. volmacht om in naam van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, of;

  • b. machtiging om in naam van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

• 2. Onder de uitvoering van de in dit besluit opgenomen bevoegdheden wordt tevens verstaan het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen.

Artikel 3. Verlening mandaat

• 1. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter verlenen mandaat aan een bestuursorgaan of functionaris van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond om de bevoegdheden zoals opgenomen in de bij deze regeling behorende bijlage uit te oefenen onder de aan het mandaat gestelde voorwaarden.

• 2. De bevoegdheid om in mandaat besluiten te nemen omvat tevens de bevoegdheid om die besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen te ondertekenen of daaronder een digitale handtekening te plaatsen.

• 3. Bij het verlenen van mandaat kunnen aan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies gegeven worden ter zake van de uitoefening van het mandaat.

• 4. Indien het bevoegde bestuursorgaan daarmee instemt, kan de gemandateerde ondermandaat verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen onder de aan het mandaat gestelde voorwaarden.

Artikel 4. Afwezigheid of verhindering

• 1. Bij afwezigheid of verhindering van de secretaris-directeur wordt voor de duur van de afwezigheid of verhindering diens bevoegdheid uitgeoefend door de plaatsvervanger en bij diens afwezigheid door de tweede plaatsvervanger, met dien verstande dat het mandaat van de eerste vervanger niet de bevoegdheid omvat tot het verlenen, wijzigen of intrekken van mandaat en dat het mandaat van de tweede plaatsvervanger is beperkt tot het ondertekenen van stukken.

• 2. Ondertekening bij afwezigheid van de secretaris-directeur of gemandateerde met de aanduiding ‘bij afwezigheid’ of ‘b/a’ is uitsluitend mogelijk indien de ondertekenaar ook zelf bevoegd is tot ondertekenen. In dat geval wordt ook de naam van de ondertekenaar vermeld.

Artikel 5. Wijze van ondertekenen

De gemandateerde is, tenzij in dit besluit of de bijlage anders is bepaald, gehouden in de ondertekening van stukken de vertegenwoordigingsbevoegdheid tot uitdrukking te brengen door opneming van de formule:

Het algemeen bestuur,

namens de voorzitter,

[handtekening van de gemandateerde]

[naam van de gemandateerde]

[functie van de gemandateerde]

Artikel 6. Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur, gehouden op 13 december 2024.

de secretaris-directeur

mr. S. Hammer

de voorzitter

dhr. R. Buijt

Bijlage bij het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond

Onderwerp	Bevoegdheid	Toelichting
Mandaat	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om te besluiten over praktische uitvoeringsaspecten in bestuurlijke brieven van zorgaanbieders.	Het gaat om beslissingen met financiële en/of juridische gevolgen, bijvoorbeeld een aanbieder die extra budget vraagt. Het nemen van besluiten is alleen toegestaan als het dagelijks bestuur binnen de kaders van de begroting blijft. Het verstrekken van feitelijke informatie aan de zorgaanbieders mag vanuit de uitvoeringsorganisatie plaatsvinden.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om te besluiten over vaststelling van tarieven, incl. indexatie, en over borgstellingen zowel binnen als buiten de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting.	Het gaat hier in eerste instantie om budgettaire verschuivingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting. Daar waar een besluit leidt tot kosten die deze begroting overschrijden geldt de bevoegdheid van het dagelijks bestuur tot een maximaal bedrag gelijk aan 1% van de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting. Er is maar één begroting die geldend is (ook wel actuele begroting genoemd). De primaire begroting is de actuele begroting zolang geen begrotingswijziging is vastgesteld. Met een begrotingswijziging autoriseert het AB het DB. In de regel zal het DB geen tarievenbesluit nemen buiten de begrotingskaders maar dat juist eerst in een begrotingswijziging voorbereiden. Zodoende heeft het AB hierop invloed via de begrotingswijziging Besluiten door het dagelijks bestuur die leiden tot een overschrijding van de begroting worden ter kennisname gebracht van het algemeen bestuur.
	Algemeen bestuur aan de secretaris- directeur om te besluiten over budgettaire verschuivingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting, waarbij de middelen ingezet blijven voor de bijbehorende doelen van betrokken begrotingsposten.	Het gaat hier om budgettaire verschuivingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting. Als de doelen van de betrokken begrotingsposten ook na verschuiving van het budget gehaald worden, dan is het nemen van besluiten toegestaan.
	Algemeen bestuur aan de secretaris- directeur om besluiten te nemen en brieven te ondertekenen met betrekking tot een ontvangstbevestiging, een reactie op een verzoek tot uitstel of verdaging of andere algemene correspondentie over subsidies. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe van de secretaris- directeur aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.	Dit betreft een beslissingsmandaat aan de secretaris-directeur over de procedurele aspecten van een subsidieverzoek of -afhandeling.
	Algemeen bestuur aan de secretaris- directeur voor het verlenen van volmacht aan BCO/JD van de gemeente Rotterdam.	Dit betreft het door de secretaris- directeur jaarlijks ondertekenen van de volmacht voor procesvertegenwoordiging van de GRJR door het hoofd juridische diensten van cluster BCO van de gemeente Rotterdam.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het nemen en ondertekenen van subsidiebesluiten met betrekking tot structurele subsidies waarbij het bedrag niet afwijkt van T-1 + indexatie en er tevens geen inhoudelijke wijzigingen zijn. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe aan de secretaris- directeur.	Voldoet het subsidieverzoek niet aan de voorwaarden zoals bij dit mandaat is aangegeven, dan blijft de inhoudelijke beslissing op het subsidieverzoek bij het AB.
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur om desgewenst een subsidie-afwegingskader voor de GRJR op te stellen. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.	Hier gaat het om het subsidie-afwegingskader, niet om de subsidieverlening zelf.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het benoemen van leden van de Raad van Toezicht van Stichting Veilig Thuis Rotterdam-Rijnmond.	Op grond van artikel 12.3 van Veilig Thuis is het algemeen bestuur van het Openbaar Lichaam Jeugdhulp Rijnmond bevoegd tot benoeming van leden van de Raad van Toezicht.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het accorderen van de uitwerking van een door het algemeen bestuur vastgestelde inkoopstrategie.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het vaststellen van uitgangspunten in bestekken. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe aan de secretaris-directeur.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het vaststellen van bestek- en inkoopdocumenten, waaronder (concept)overeenkomsten. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe aan de secretaris-directeur.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het besluit over het starten van een aanbestedings- of inkoopprocedure conform de eerder door het algemeen bestuur vastgestelde strategie.
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur voor het vaststellen van Nota’s van Inlichtingen en beoordelingsdocumenten.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor een voornemen tot gunning. Het algemeen bestuur staat ondermandaat toe aan de secretaris-directeur
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur voor het ondertekenen van contracten naar aanleiding van een aanbestedingstraject.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor een overdrachtsplan bij de overdracht van een aflopend naar een startend contract en zaken die spelen in het kader van zorgcontinuïteit.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur voor het beoordelen en ondertekenen van een op zichzelf staand contract dat wordt afgesloten buitgen een aanbesteding of inkoop om. Het algemeen bestuur staat onndermandaat toe aan de secretaris-directeur.
Volmacht	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om bestuurlijke brieven te ondertekenen aan zorgaanbieders met betrekking tot praktische uitvoeringsaspecten. Het dagelijks bestuur verleent ondervolmacht aan de secretaris-directeur en staat ondervolmacht toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.	Het gaat om beslissingen met financiële en/of juridische gevolgen, bijvoorbeeld een aanbieder die het budgetplafond heeft bereikt of extra budget vraagt. Het uitoefenen van volmacht is alleen toegestaan als het dagelijks bestuur binnen de kaders van de begroting blijft. Het verstrekken van feitelijke informatie aan zorgaanbieders mag vanuit de uitvoeringsorganisatie plaatsvinden.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om overeenkomsten aan te gaan met derden waarmee invulling wordt gegeven aan de opdracht van de uitvoeringsorganisatie en dit te ondertekenen.	Het uitoefenen van volmacht is alleen toegestaan als het dagelijks bestuur binnen de kaders van de begroting blijft.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om opdrachten te verlenen tot het laten uitvoeren van extern onderzoek.	Het uitoefenen van volmacht is alleen toegestaan als het dagelijks bestuur binnen de kaders van de begroting blijft.
	Voorzitter aan de secretaris-directeur om overeenkomsten die binnen de begroting vallen te ondertekenen met betrekking tot: inhuur van medewerkers; inkoop met betrekking tot producten niet zijnde inkoopovereenkomsten met zorgaanbieders. Indien de waarde van de overeenkomst de begroting dreigt te overschrijden, vindt voorafgaand overleg plaats met het dagelijks bestuur. Na goedkeuring van het dagelijks bestuur kan de secretaris-directeur de overeenkomst ondertekenen. De voorzitter staat ondervolmacht toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.	De voorzitter geeft volmacht aan de secretaris-directeur voor het aangaan van een overeenkomst (ondertekenen) voor het inhuren van bijvoorbeeld een externe projectleider. Dit betreft een overeenkomst die van belang is voor het goed organiseren van jeugdhulp en waarvan de kosten binnen de begroting blijven.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om besluiten te ondertekenen over het verstrekken van liquiditeitsborgen.	Het gaat hier om privaatrechtelijke rechtshandelingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting.
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur om budgettaire verschuivingen te ondertekenen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting, waarbij de middelen ingezet blijven voor de doelen van de betrokken begrotingsposten.	Het gaat hier om budgettaire verschuivingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting.
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur om het formulier ‘akkoord inzet onderaannemers’ te ondertekenen. Het algemeen bestuur staat ondervolmacht toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.	Het voor akkoord ondertekenen van het formulier waarin de hoofdaannemer verklaart dat de onderaannemer voldoet aan dezelfde contractuele eisen die voor de hoofdaannemer gelden.
	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur om brieven aan derden te ondertekenen waaraan geen juridische of financiële gevolgen zijn verbonden. Het algemeen bestuur staat ondervolmacht toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.
	Voorzitter aan de secretaris-directeur om maatwerkovereenkomsten te ondertekenen met niet gecontracteerde zorgaanbieders of andere zorgaanbieders, waarbij er in beperkte mate financiële gevolgen zijn. De voorzitter staat ondervolmacht toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie.
	Algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om te besluiten over technische en/of financiële uitvoeringsaangelegenheden die van belang zijn voor de accountant. Het algemeen bestuur staat ondervolmacht toe aan de secretaris-directeur.	Het gaat bijvoorbeeld om het opstellen van de lijst ‘relevante wet- en regelgeving’, zodat de accountant deze bij de controle kan betrekken, of om het vaststellen van het administratieprotocol en het overzicht met productcodes.
Machtiging	Algemeen bestuur aan de secretaris-directeur om bestuurders van gecontracteerde jeugdhulpaanbieders die opdrachten B en/of C (‘behandeling kortdurend verblijf’ respectievelijk ‘langdurig verblijf’) uitvoeren formeel aan te spreken op hun contractuele acceptatieplicht. Het algemeen bestuur staat ondermachtiging toe aan de voorzitter van het Team Zorgbemiddeling.	Het betreft het loslaten van de omslachtige werkwijze dat de voorzitter van het Team Zorgbemiddeling de aanbieders pas op hun acceptatieplicht kan aanspreken als hij hiertoe een signaal van de contractmanager krijgt. Een directe ondermachtiging werkt efficiënter.

Toelichting

Artikelsgewijs

Artikel 1

Bestuursorgaan:

Bij een openbaar lichaam zijn er drie bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Deze bestuursorganen kunnen hun bevoegdheden opdragen (via mandaat, volmacht of machtiging) aan een ander bestuursorgaan (bijvoorbeeld algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur) of aan een functionaris van de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (bijvoorbeeld de secretaris-directeur).

Artikel 2

Het eerste lid geeft aan dat voor de bepalingen van dit besluit mandaat gelijk wordt gesteld met volmacht en machtiging, tenzij anders is aangegeven. De reden hiervoor is dat anders in elke bepaling de begrippen gemandateerde, gevolmachtigde (degene die volmacht krijgt) en gemachtigde (degene die gemachtigd wordt) beschreven moet worden en dit besluit daardoor onnodig complex wordt om te lezen.

Artikel 4

Bij afwezigheid of verhindering van de secretaris-directeur worden de bevoegdheden uitgeoefend door de eerste plaatsvervanger; dat is de teammanager van de uitvoeringsorganisatie. Indien de teammanager van de uitvoeringsorganisatie tevens afwezig of verhinderd is, dan is de tweede plaatsvervanger, de coördinator van de uitvoeringsorganisatie, bevoegd om stukken te ondertekenen. Op deze wijze is een bepaalde mate van continuïteit vastgelegd met betrekking tot de opgedragen bevoegdheden.

Bijlage

In een aantal gevallen staat het algemeen bestuur ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging toe aan een functionaris van de uitvoeringsorganisatie. De secretaris- directeur heeft daarmee de bevoegdheid om de opgedragen bevoegdheden ‘lager’ in de uitvoeringsorganisatie te beleggen, bijvoorbeeld bij de teammanager en coördinator van de uitvoeringsorganisatie of contractmanagers.

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl