Verordening werkgeverscommissie 2025

De raad van de gemeente Waadhoeke;

gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en met inachtneming van alle relevante wetgeving en het Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van raad van Waadhoeke

besluit:

• 1. Deze Verordening Werkgeverscommissie 2025 vast te stellen.

• 2. Gelijktijdig de verordening Werkgeverscommissie 2018 in te trekken.

Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

• 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd.

• 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen.

• 3. De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel mandateren aan de griffier.

Artikel 2 Samenstelling van de werkgeverscommissie

• 1. De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden uit het presidium. Zij verdelen onderling de taken.

• 2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad;

• 3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:

  • a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

  • b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

Artikel 3 Vergaderingen

• 1. De werkgeverscommissie vergadert tenminste vier keer per jaar met de griffier en voorts zo vaak de commissie of één der leden daarom verzoekt en de commissie dit noodzakelijk acht.

• 2. De griffier is secretaris van de werkgeverscommissie en doet, in overleg met de voorzitter, de uitnodiging vergezelt van de agenda met bespreekpunten, op de gebruikelijke wijze uitgaan.

• 3. De werkgeverscommissie laat zich ten aanzien van de rechtspositionele aspecten zo vaak als nodig wordt geacht bijstaan door een functionaris van de afdeling HR/Personeelszaken van de gemeente aan wie het taakaccent Griffie is toegewezen. Wanneer deze niet beschikbaar is, dan wel daar vanwege specifieke aspecten of kennis behoefte aan bestaat, kan de werkgeverscommissie deze ondersteuning ook extern zoeken.

• 4. De commissie kan ook andere functionarissen/adviseurs uitnodigen informatie aan de commissie te verstrekken en/of het overleg van de commissie bij te wonen.

• 5. De voorzitter van de raad kan door de commissie als adviseur/informant bij functionerings- en beoordelingsgesprekken van de griffier uitgenodigd worden.

Artikel 4 Taken voorzitter

De voorzitter, ondersteund door de secretaris van de commissie, draagt in ieder geval zorg voor:

• a. het tijdig bijeenroepen van de werkgeverscommissie;

• b. het leiden van de vergaderingen;

• c. het doen naleven van deze verordening;

• d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgevers-commissie;

• e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.

Artikel 5. Verslaglegging en taken secretaris

De griffier als secretaris ondersteunt de commissie en draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.

De secretaris zorgt ook voor het medeondertekenen van stukken en besluiten die van de werkgeverscommissie uitgaan.

Artikel 6. Beslotenheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, onder e Wet Open Overheid (WOO) in beslotenheid gehouden.

• 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de WOO, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd.

• 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7. Verantwoording

De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 6, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. De wijze waarop dit plaatsvindt kan nader worden bepaald door de commissie.

Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Artikel 10. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als 'Verordening werkgeverscommissie gemeenteraad Waadhoeke (2025)'.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Waadhoeke van 13 februari 2025.

De raad voornoemd,

de griffier

T. Lyklema

de voorzitter

M.C.M. Waanders

Toelichting verordening werkgeverscommissie

Algemeen

De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor zijn organisatie. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat hij voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een commissie instelt waaraan hij deze taak delegeert. Gelet op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet ligt de instelling van een bestuurscommissie het meest voor de hand. Daarin voorziet deze verordening.

De delegatie ziet alleen op het nemen van personele besluiten. Het vaststellen van rechtspositieregelingen leent zich uit de aard van de bevoegdheid niet voor delegatie en is derhalve wettelijk niet toegestaan.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

In artikel 1 wordt verwoord dat de werkgeverscommissie alle bij het werkgeverschap horende taken en bevoegdheden vervult. Naast het nemen van personele besluiten, buigt deze commissie zich bijvoorbeeld ook over de toepasselijkheid van het binnen de gemeente Waadhoeke gevoerde HRM-beleid, integriteitsbeleid (o.a. gedragscode, ambtseed, vertrouwenspersoon) en bereidt zij de voorstellen aan de raad voor die voortvloeien uit het werkgeverschap. Andere voorbeelden die horen tot de werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie.

Artikel 2. Samenstelling werkgeverscommissie

Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester (en de wethouders) geen lid kunnen zijn van de werkgeverscommissie. Dit is volledig in de lijn met het feit dat de raad het bevoegde gezag is van de griffie. De burgemeester is hiervan geen lid. Overigens is de burgemeester wel lid van het college en stuurt hij dus rechtstreeks de secretaris aan, maar niet de griffier. De griffier is niet aan hem ondergeschikt.

De burgemeester is echter wel technisch voorzitter van de raad en zal in die hoedanigheid vaak een beroep doen op de griffier. In dat kader kan de burgemeester uitgenodigd worden in de vergaderingen van de werkgeverscommissie als adviseur.

Artikel 3. Vergaderingen

Gelet op de toenemende complexiteit van de taken en rollen van de griffie en het ondersteunen van de griffier in zijn rol als leidinggevende van het griffiepersoneel, is de wens gerezen om een vast vergaderschema voor de commissie op te stellen. De commissie is op voorstel van de voorzitter natuurlijk bevoegd om een vergadering niet te laten doorgaan wegens het ontbreken van agendapunten.

In dit artikel is ook de professionele ondersteuning van de werkgeverscommissie geregeld.

Niet onbelangrijk in dit verband is dat de ondersteuning waarover in dit artikel wordt gesproken ook kan worden geregeld door middel van het aangaan van dienstverlenings-overeenkomsten van de griffier met het college, de secretaris of een afdelingshoofd. Voor het kunnen aangaan van deze overeenkomsten is het wel noodzakelijk dat het college zijn bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandeling aan de griffier mandateert. Mandaat aan een niet-ondergeschikte is door de wetgever mogelijk gemaakt in artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht. Daarnaast moet de burgemeester aan de griffier de volmacht geven om overeenkomsten te kunnen ondertekenen.

Artikel 4 Taken van de voorzitter

Wellicht is het van belang om als raad aan de voorzitter (en de leden) van de werkgeverscommissie scholing aan te bieden op het specifieke terrein waarop deze commissie zich begeeft.

Artikel 5. Verslaglegging

Dit artikel spreekt voor zichzelf.

Artikel 6. Beslotenheid van vergaderingen

Wanneer in vergaderingen van de werkgeverscommissie personele aangelegenheden aan bod komen en hetgeen hier wordt besproken niet bedoeld is om aan derden kenbaar te maken, ligt het voor de hand dat hierover in beslotenheid wordt vergaderd. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn in beginsel wel openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel ervan geheimhouding moet worden gelegd. De werkgeverscommissie is op grond van artikel 6, tweede lid van deze verordening en in lijn met artikel 86 van de Gemeentewet, bevoegd de geheimhouding op te heffen. Vanzelfsprekend kunnen raadsleden wel inzage krijgen in de stukken etc., aangezien de raad het oorspronkelijk bevoegde orgaan is.

Artikel 7. Verantwoording

De raad heeft sinds de dualisering van het gemeentebestuur een eigen secretaris gekregen, de griffier. Daarnaast heeft de raad ook een griffie ingericht om hem, zijn organen en de griffier te ondersteunen. Daardoor heeft de raad er formeel een taak bij gekregen, de invulling van het werkgeverschap. Het is van belang dat de raad inzicht krijgt en houdt wat hieronder moet worden verstaan. De verantwoording door de werkgeverscommissie van haar werkzaamheden en bevindingen kan hieraan bijdragen. Ook uit het oogpunt dat het de raad is die de arbeidsvoorwaardenregelingen vaststelt, waarop de werkgeverscommissie de personele besluiten baseert, is een belangrijk argument om deze verantwoording te regelen. De wijze waarop dit gebeurt kan nader worden besproken maar is in principe vormvrij.

Artikelen 8, 9 en 10: Onvoorziene omstandigheden, inwerkingtreding en Citeertitel.

De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.