Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Alphen aan den Rijn 2024

De raad van de gemeente Alphen aan den Rijn;

gelezen het voorstel van het college van 5 november 2024 (3441394);

gelet op artikel 213, lid 1, van de Gemeentewet;

gelezen het advies van de Auditcommissie;

besluit:

• 1. Vast te stellen de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Alphen aan den Rijn 2024;

• 2. In te trekken de Controleverordening Alphen aan den Rijn 2023.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a) Accountant

  Een door de raad aangewezen registeraccountant of accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b) Accountantscontrole

  De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant;

• c) Deelverantwoording

  Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• d) Managementletter

  Een verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• e) Rechtmatigheidsverantwoording

  De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• f) Auditcommissie

  De auditcommissie ingesteld bij de Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant; De aanwijzing van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar. Deze periode wordt in het contract met de accountant vastgelegd;

• 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor;

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisten bevat voor de jaarlijkse accountscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapportagetoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (zoals de management- en boardletter);

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. De raad stelt de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot, de doelmatigheid en de doeltreffendheid als bedoeld in (citeertitel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet), voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

• 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4 Inrichting accountants- controle

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraag de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiger van de Auditcommissie / Raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5 Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole;

• 2. Het college draagt zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn;

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni, volgend op die van de jaarrekening, aan de raad;

• 5. Het college overlegt de (management- en) boardletter met een reactie vanuit het college voor 31 december aan de raad.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld;

• 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zoveel mogelijke gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek;

• 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente;

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen;

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouder niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controle verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijke aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren;

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren;

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8 Intrekken oude regeling

De Controle verordening gemeente Alphen aan den Rijn 2023 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2024 en later;

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Alphen aan den Rijn 2024”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 28 november 2024.

De griffier,

Drs. J.A.M. Timmerman

De voorzitter,

Mr.drs. J.W.E. Spies