Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2025

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten, ieder voor zover het haar of zijn bevoegdheden betreft;

overwegende dat:

• het college op 28 mei 2024 het besluit heeft genomen om de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie te wijzigen;

• het daarom nodig is om het bestaande mandaatbesluit, de budgethoudersregeling en het Treasurystatuut te actualiseren om zo de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan personen werkzaam binnen de ambtelijke organisatie opnieuw toe te kennen om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;

gelet op afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op artikel 60 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek;

gelet op artikel 168, eerste lid, en artikel 171, tweede lid, van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen het “Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2025”

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit mandaatbesluit wordt verstaan onder:

• a. afdelingshoofd: een medewerker belast met en verantwoordelijk voor de leiding van een afdeling en deel uitmaakt van het managementteam;

• b. budgethoudersregeling: de geldende Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten;

• c. burgemeester: de burgemeester van de gemeente Voorschoten als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• d. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten;

• e. gemeentesecretaris: de secretaris zoals bedoeld in artikel 100 en volgende van de Gemeentewet;

• f. machtiging: de bevoegdheid om namens de gemeente Voorschoten handelingen te verrichten die geen privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn of geen besluiten zijn in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• g. mandaat: de bevoegdheid om namens gemeente Voorschoten besluiten te nemen;

• h. medewerker: een medewerker in dienst van de gemeente Voorschoten of een door externe inhuur bij de gemeente Voorschoten werkzame persoon;

• i. portefeuillehouder: een lid van het college dat in het bijzonder verantwoordelijk is voor één of meerdere beleidsterreinen;

• j. teamleider: een medewerker belast en verantwoordelijk voor de leiding van een team en deel uitmaakt van het managementteam;

• k. treasurystatuut: geldende Treasurystatuut gemeente Voorschoten;

• l. volmacht: de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 10:12 van de Awb te verrichten.

Artikel 2. Gelijkstelling machtiging en volmacht

• 1. Verlening van mandaat houdt mede in de verlening van machtiging en volmacht. Dit mandaatbesluit en de bijlagen zien toe op de verlening van machtiging en volmacht.

• 2. Verlening van ondermandaat is slechts mogelijk voor zover dat uit dit mandaatbesluit of de bijlagen blijkt.

Artikel 3. Bereik mandaat, machtiging en volmacht

• 1. Dit mandaatbesluit betreft de verlening van mandaat door de burgemeester en het college aan de gemeentesecretaris en overige medewerkers binnen de ambtelijke organisatie.

• 2. Onder dit besluit valt niet het mandaat tot het uitoefenen van de volgende bevoegdheden:

  • a. die aan een gemeenschappelijke regeling (GR) zijn opgedragen;

  • b. die op grond van een overeenkomst aan een derde zijn overgedragen, tenzij anders is overeengekomen;

  • c. waarvoor het mandaat geregeld is in de Budgethoudersregeling; of

  • d. waarvoor het mandaat is geregeld in het Treasurystatuut.

Hoofdstuk 2. Mandaat portefeuillehouders

Artikel 4. Mandaat portefeuillehouders

Aan de portefeuillehouder wordt volmacht en machtiging verleend om de gemeente te vertegenwoordigen door middel van spreekrecht en stemrecht bij vergaderingen waar de portefeuillehouder namens de gemeente aanwezig is.

Hoofdstuk 3. Mandaat ambtelijke organisatie

Artikel 5. Mandaat gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1. De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur en daarmee de hoogste leidinggevende van de ambtelijke organisatie;

• 2. De gemeentesecretaris mag voor de vervulling van zijn functie, bevoegdheden van de burgemeester en het college uitoefenen;

• 3. De bevoegdheden die niet aan de gemeentesecretaris gemandateerd worden, zijn opgenomen in bijlage 1;

• 4. Het tweede lid geldt niet voor bevoegdheden waarvoor rechtens geen mandaat kan worden verleend of waarvan de aard en strekking zich tegen het verlenen van mandaat verzet;

• 5. De gemeentesecretaris kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden in ondermandaat geven aan de medewerkers of externe partijen.

Artikel 6. Ondermandaat

• 1. De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden door de gemeentesecretaris in ondermandaat gegeven aan de afdelingshoofden en teamleiders van de gemeente Voorschoten, met uitzondering van:

  • a. de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend;

  • b. de bevoegdheden, genoemd in bijlagen 2;

  • c. de mandaten die op basis van artikel 10:4 van de Awb zijn verleend aan externe partijen. Deze mandaten zijn voorbehouden aan betreffende externe partijen, tenzij bij nader te nemen besluit dit tevens in ondermandaat wordt gegeven.

• 2. De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden door de gemeentesecretaris in ondermandaat gegeven aan de medewerkers van de gemeente Voorschoten, met uitzondering van:

  • a. de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend;

  • b. de bevoegdheden, genoemd in bijlagen 2 en 3;

  • c. de mandaten die op basis van artikel 10:4 van de Awb zijn verleend aan externe partijen. Deze mandaten zijn voorbehouden aan betreffende externe partijen, tenzij bij nader te nemen besluit dit tevens in ondermandaat wordt gegeven.

• 3. De ondermandatarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren bij hun functie.

• 4. De gemeentesecretaris is bevoegd om de in het eerste en tweede lid bedoelde ondermandaten geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, te wijzigen of in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.

Artikel 7. Beperking mandaat

Mandaat wordt niet gebruikt:

• a. als de schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling wordt gewekt;

• b. als de (onder)gemandateerde een particulier belang heeft bij het gebruik van het mandaat;

• c. voor de in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g of h, van de Gemeentewet genoemde bevoegdheden, als de uitoefening daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente;

• d. om van geldend beleid af te wijken.

Artikel 8. Vervanging

• 1. De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een locosecretaris/plaatsvervangend algemeen directeur.

• 2. Afdelingshoofden worden bij afwezigheid vervangen door een ander afdelingshoofd of gemeentesecretaris.

• 3. Teamleiders worden bij afwezigheid vervangen door een teamleider of afdelingshoofd binnen dezelfde afdeling.

Artikel 9. Nadere regels en instructies

• 1. De (onder)gemandateerde blijft bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheid te allen tijde binnen de door bestuursorganen van de gemeente Voorschoten vastgestelde beleidskaders;

• 2. De (onder)gemandateerde oefent de aan hem gemandateerde bevoegdheid uit met inachtneming van vigerende formele en materiële wet- en regelgeving;

• 3. Het college, de burgemeester en/of de gemeentesecretaris kunnen instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend;

• 4. De (onder)gemandateerde draagt er zorg voor dat er overleg met de portefeuillehouder, de burgemeester, het college en de gemeentesecretaris plaatsvindt voordat een besluit wordt genomen, indien;

  • a. Het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld;

  • b. de burgemeester, het college of de portefeuillehouder dit kenbaar heeft gemaakt;

  • c. Het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen met invloed op de meerjarenbegroting die nog niet voorzien waren;

  • d. Bij het besluit meerdere organisatieonderdelen zijn betrokken, wier standpunt niet gelijkluidend is;

  • e. Het besluit en/of de (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt of als dit te verwachten is;

  • f. De aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren.

Artikel 10. Ondertekening

• 1. Een op grond van mandaat genomen besluit wordt ondertekend door de gemandateerde.

• 2. Als de gemandateerde is vervangen, wordt dit vermeld.

• 3. De voorgaande leden zijn ook van toepassing op de ondertekening van een document dat een privaatrechtelijke rechtshandeling inhoudt. De ondertekening vindt plaats namens de gemeente Voorschoten.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 11. Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

• 2. Gelijktijdig met de inwerkingtreding wordt het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2022 ingetrokken.

Artikel 12. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: “Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2025”.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 11 februari 2025.

E. A. van Wattingen,

gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink,

burgemeester

Bijlage 1:

De volgende bevoegdheden zijn uitgezonderd van mandaat en blijven voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester van de gemeente Voorschoten. Tenzij in deze bijlage anders is vermeld, betreft de beperking geen voorbereidings- of uitvoeringshandelingen.

A. Algemeen

• 1. het nemen van een besluit waarin wordt afgeweken van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften;

• 2. het nemen van een besluit wat een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een groot financieel risico met zich meebrengt;

• 3. als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen;

• 4. als de burgemeester of het college heeft aangegeven zelf te willen besluiten;

• 5. als het voorgenomen besluit als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt of als dit te verwachten is;

• 6. als de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

• 7. als de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen.

B. Publiekrechtelijke bevoegdheden:

• 1. het afleggen van verantwoording aan en het informeren en raadplegen van de raad;

• 2. het doen van voorstellen aan de raad;

• 3. het vaststellen en intrekken van regels omtrent de ambtelijke organisatie, met uitzondering van wijzigen die voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris;

• 4. het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels of beleidsnota’s;

• 5. het beslissen ten aanzien van de klacht als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt of als dit te verwachten is;

• 6. het vaststellen van een inspraakprocedure;

• 7. het beslissen om een voorgenomen besluit met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voor te bereiden;

• 8. het nemen van een met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voorbereid besluit, als binnen de daarvoor gestelde termijn zienswijzen naar voren zijn gebracht;

• 9. het nemen van een beslissing op bezwaar indien: a. het besluit afwijkt van het advies van de bezwaarschriftencommissie; b. het primaire besluit waartegen het bezwaar is gericht, is genomen door het college, de burgemeester of de gemeentesecretaris.

• 10. het beslissen om een besluit op een aanvraag om omgevingsvergunning met de uitgebreide procedure voor te bereiden;

• 11. beslissen op een aanvraag om omgevingsvergunning als in de uitgebreide procedure binnen de gestelde termijn zienswijzen naar voren zijn gebracht;

• 12. het nemen van besluiten gericht tot:

  • a. de Koning of andere leden van het Koninklijk Huis;

  • b. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten Generaal of een uit de Eerste of Tweede Kamer der Staten Generaal gevormde commissie;

  • c. de vice-president van de Raad van State;

  • d. de president van de Algemene Rekenkamer;

  • e. de Nationale Ombudsman;

  • f. een publiekrechtelijke rechtspersoon of een bestuursorgaan van een publiekrechtelijke rechtspersoon.

• 13. het verlenen, weigeren, wijzigen, intrekken of opleggen van voorzieningen of verplichtingen van belanghebbende op het gebied van werk en inkomen;

• 14. het afwijken van het advies van een wettelijk adviseur om met gebruik van mandaat ingevolge de geldende Budgethoudersregeling;

  • a. te besluiten tot nadeelcompensatie of tegemoetkoming in planschade;

  • b. nemen van een zuiver of onzuiver schadebesluit.

• 15. het vaststellen van een subsidieplafond;

• 16. het vaststellen of wijzigen van verdeling van een subsidieplafond;

• 17. het als handhavingsmaatregel intrekken van een ontheffing of vergunning;

• 18. het opleggen van een bestuurlijke boete;

• 19. het toepassen van artikel 3, eerste lid (beschikking), artikel 5, eerste lid (overheidsopdracht), artikel 5a (vastgoedtransactie), artikel 6 (subsidie) of artikel 7 (gemeentelijke vergunning) van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar het instellen, afschaffen dan wel veranderen van jaarmarkten of gewone marktdagen;

• 20. ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging;

• 21. het inspreken bij een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam;

• 22. het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam.

C. Voorbehouden aan de burgemeester:

• 1. het sluiten van een woning, lokaal of ander gebouw op basis van artikel 13b van de Opiumwet;

• 2. de bevoegdheden ingevolge de artikelen 151b tot en met 151d, alsmede de artikelen 172 tot en met 177 van de Gemeentewet;

• 3. de bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s;

• 4. het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod;

• 5. de bevoegdheden in de artikelen 20 en 24 van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen;

• 6. het uitvaardigen van een noodverordening/noodbevel;

• 7. het verlenen van een vergunning voor het organiseren van een evenement.

D. Voorbehouden aan het college:

• 1. besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht;

• 2. besluiten tot het sluiten van een convenant of een intentieovereenkomst;

• 3. besluiten tot het accepteren van schenkingen of legaten;

• 4. besluiten om een concessieovereenkomst te sluiten;

• 5. besluiten over het verstrekken van leningen, waarborgen of garanties;

• 6. besluiten over het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen;

• 7. het sluiten van een overeenkomst tot sponsoring.

E. Bestuursrechtelijke rechtsgang, voorbehouden, indien:

• 1. het instemmen met alternatieve beslechting van het geschil met een partij die (hoger) beroep heeft ingesteld;

• 2. het inzake een bestaand geschil instemmen met arbitrage, het voorleggen van het geschil aan scheidslieden of een alternatieve geschillenbeslechting;

• 3. het aanvragen van het faillissement van de gemeente of surseance van betaling voor de gemeente;

• 4. het aanvragen van het faillissement van een natuurlijke persoon of een andere rechtspersoon dan de gemeente;

• 5. het treffen van een schikking in een geschil waarbij de gemeente schade heeft geleden en waarbij een schadevergoeding wordt overeengekomen die ten hoogste € 5.000,- lager is dan de door de gemeente geleden schade;

• 6. het doen van beklag over het niet of niet verder vervolgen van strafbare feiten.

F. Benoemingen die voorbehouden zijn aan het college:

• 1. het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de burgemeester, het college of de gemeente in organen van publiekrechtelijke rechtspersonen;

• 2. het benoemen van de loco-secretaris;

• 3. het benoemen van personen in adviesorganen van de burgemeester of het college;

• 4. het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet;

• 5. het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

G. Personele aangelegenheden:

• 1. formatiewijzigingen waarbij geen sprake is van dekking uit personeelsbudgetten en dus een wijziging van de personeelsbegroting betreft;

• 2. besluiten omtrent organisatiewijziging waarbij sprake is van een wijziging van de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie die gevolgen heeft voor werknemers en die door de Ondernemingsraad in redelijkheid als zodanig wordt benoemd;

• 3. het vaststellen van het Personeelshandboek of van wijzigingen daarin, met uitzondering van wijzigingen die voortvloeien uit het lokaal overleg met de vakbonden en wijzigingen die voortvloeien uit de geldende CAO;

• 4. toepassing van de hardheidsclausule van de rechtspositieregeling met materieel effect van meer dan € 5.000,-. Dit betreft de mogelijkheid om van regelgeving af te wijken als gevolg van de toepassing van die regeling, bijvoorbeeld bij onvoorzien en onredelijk nadelig effect voor de medewerker;

• 5. treffen van maatregelen in het kader van de Regeling Vermoeden misstanden;

• 6. afhandeling van klachten aangaande adviezen van de klachtencommissie ongewenst gedrag;

• 7. het aanwijzen van en het bepalen van de rechtspositie van de gemeentesecretaris.

Bijlage 2:

De volgende bevoegdheden zijn uitgezonderd van ondermandaat en blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris. Tenzij in deze bijlage anders is vermeld, betreft de beperking geen voorbereidings- of uitvoeringshandelingen.

• 1. het uitoefenen van de volgende personele bevoegdheden:

  • a) aangaan, wijzigen en beëindigen van algemene personeelsregelingen, het vaststellen van personeelsreglementen, het geven van aanwijzingen en instructies;

  • b) formatiewijzigingen waarbij sprake is van dekking uit personeelsbudgetten;

  • c) het vaststellen van een vaststellingsovereenkomst voor ontslag met wederzijds goedvinden;

  • d) het schorsen van een medewerker als ordemaatregel;

  • e) ontslag op grond van Wet werk en inkomen (WIA) ontslag zonder instemming van de werknemer en ontslag door dringende reden;

  • f) toepassing rechtspositie ten aanzien van afdelingshoofden en teamleider;

  • g) toepassing van de hardheidsclausule van de rechtspositieregeling met materieel effect van meer dan € 1.500,-. Dit betreft de mogelijkheid om van regelgeving af te wijken als gevolg van de toepassing van die regeling, bijvoorbeeld bij onvoorzien en onredelijk nadelig effect voor de medewerker;

  • h) besluiten met nadrukkelijke precedentwerking zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend: toekenning arbeidsmarkttoelage, functioneringstoelage en een arbeidsovereenkomst bij aanvang voor onbepaalde tijd. Toekenning van gratificaties en arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd zijn hiervan uitgezonderd;

  • i) besluiten met betrekking tot bovenformatiefverklaring;

  • j) besluiten omtrent van toepassing verklaren bijzondere regeling van de werktijden of wijziging openingstijden;

  • k) vaststelling Van werk naar werk traject;

  • l) vaststelling collectief opleidingsplan en kosten voor opleidingen die het teamopleidingsbudget overschrijden.

  • m) zaken die een financiële impact hebben op het personeel die groter zijn dan de vastgestelde budgetten;

Bijlage 3:

De volgende bevoegdheden blijven voorbehouden aan een afdelingshoofd en teamleider van een team. Tenzij in deze bijlage anders is vermeld, betreft de beperking geen voorbereidings- of uitvoeringshandelingen.

• 1. het beheer van budgetten en/of het aangaan van verplichtingen die betrekking hebben op de afdeling of het team waarvoor het afdelingshoofd of de teamleider verantwoordelijk is;

• 2. de bestuursrechtelijke bevoegdheden tot:

  • a. het vaststellen van het verschuldigd zijn en de hoogte van een wegens niet tijdig beslissen dwangsom;

  • b. het beslissen op een bezwaar tegen een door de medewerker namens de burgemeester of het college genomen besluit;

  • c. het verlenen, intrekken of wijzigen van uitstel van betaling van een bestuursrechtelijke geldschuld;

  • d. het vaststellen van de verschuldigde wettelijke rente over een bestuursrechtelijke geldschuld aan de gemeente;

  • e. het bij dwangbevel invorderen van een bestuursrechtelijke geldschuld;

  • f. het besluiten tot toepassing van bestuursdwang – de beperking betreft niet het terstond toepassen van bestuursdwang in een spoedeisend geval waarin geen voorafgaande last wordt opgelegd:

  • g. het besluiten tot het verhalen van de kosten van bestuursdwang en het vaststellen van de hoogte daarvan;

  • h. het opleggen van een last onder dwangsom;

  • i. het opheffen van een last onder dwangsom, het opschorten van de looptijd van een dwangsom of het verminderen van de dwangsom,

  • j. het besluiten tot invordering van een dwangsom, en

  • k. het nemen van besluiten onder toepassing van de hardheidsclausule of artikel 4:84 van de Awb.

• 3. het nemen van personele beslissingen;

• 4. het gebruik van bestuursrechtelijke rechtsgangen inzake:

  • a. het maken van bezwaar;

  • b. het instellen van administratief beroep;

  • c. het instellen van beroep of hoger beroep bij een bestuursrechter, en

  • d. het indienen van een verzoek bij een bestuursrechter tot het treffen van een voorlopige voorziening;

  • e. het nemen van een beslissing om een procedure te starten bij de burgerlijke rechter.

• 5. het gebruik van de volgende bevoegdheden voor strafrechtelijke procedures over andere feiten dan zaakbeschadiging (artikel 350 Wetboek van Strafrecht):

  • a. het doen van aangifte van een strafbaar feit;

  • b. het voegen van de gemeente als benadeelde partij in het strafproces (voor schadevergoeding).

Organogram van de ambtelijke organisatie