Nota reserves en voorzieningen gemeente Buren 2024

1. Inleiding

Reserves en voorzieningen zijn belangrijk voor een gemeente. Een goede reservepositie is afgestemd op de risico’s waarmee de gemeente te maken kan krijgen en ook op de ambities die de gemeente wil realiseren. Geld kan maar een keer worden uitgegeven. Daarom is het ook belangrijk om geld voor toekomstige verplichtingen apart te zetten in de vorm van een voorziening.

In het Besluit begroten en verantwoorden (BBV) en in de Financiële verordening gemeente Buren zijn regels opgenomen over reserves en voorzieningen.

In de nota reserves en voorzieningen zijn zowel de wettelijke als de gemeentelijke regels bij elkaar gebracht en indien nodig nog verder uitgewerkt of toegelicht.

In hoofdstuk 2 staat een korte toelichting op de bepalingen in het BBV die het meest relevant zijn voor de gemeenteraad, het college en de overige gebruikers van de nota reserves en voorziening. In bijlage 1 zijn alle BBV bepalingen over reserves en voorzieningen opgenomen.

In hoofdstuk 3 staan de wettelijke én gemeentelijke afspraken over reserves. De afspraken die gaan over de voorzieningen staan in hoofdstuk 4. Tot slot staan de bepalingen uit de financiële verordening van Buren in bijlage 2.

2. Landelijke regelgeving voor reserves en voorzieningen

Een aanzienlijk deel van het reserve- en voorzieningenbeleid ligt vast in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze regels vormen het uitgangspunt voor de Nota reserves en voorzieningen. De gemeenteraad bepaalt hoe hij deze regels verder invult. In dit hoofdstuk lichten we de meest relevante bepalingen toe.

Reserves zijn onderdeel van het eigen vermogen. Voorzieningen vallen onder het vreemd vermogen van de gemeente. Het verschil tussen een reserve en voorziening zit hem in het vrije respectievelijk het verplichte karakter.

De gemeenteraad heeft een vrije keuze om een reserve in te stellen. De Raad kan de bestemming van een reserve altijd wijzigen en bepaalt zelf de omvang van de reserve.

Bij voorzieningen heeft de Raad geen expliciete keuzemogelijkheid. Er is een verplichtend karakter. Het gaat om gebeurtenissen waarvan het zeker is dat die in de toekomst geld gaan kosten. Dit geld moet beschikbaar zijn in de voorziening.

Reservemutaties zijn onderdeel van de resultaatbestemming. Dat betekent dat zij geen onderdeel zijn van de exploitatie. Toevoegingen aan voorzieningen zijn juist wel onderdeel van de exploitatie. De daadwerkelijke kosten worden rechtsreeks op de voorziening geboekt.

In het kader van het begrotingsevenwicht zijn mutaties van onderhoudsvoorzieningen structureel. Mutaties in bestemmingsreserves hebben een incidenteel karakter.

Samenvattend ziet dit er als volgt uit:

Reserves	Voorzieningen
Eigen vermogen	Vreemd vermogen
Raad beslist	Wetgever bepaalt Raad beslist over onderhoudsvoorzieningen
Doel kan wijzigen	Doel kan niet wijzigen
Financiële onderbouwing niet verplicht	Financiële onderbouwing verplicht
Omvang is politieke keuze	Omvang is gelijk aan onderliggende verplichting
Incidenteel karakter [1]	Structureel karakter
Aanwending via resultaatbestemming	Aanwending direct uit de voorziening
Na opheffen zijn de resterende middelen onderdeel van de resultaatbestemming	Na opheffen komen de resterende middelen op het betreffende taakveld in de exploitatie

[1] Met uitzondering van onttrekkingen aan de reserve kapitaallasten. Deze hebben een structureel karakter. Zie hoofdstuk 3, onderdeel bestemmingsreserves.

Artikel 3. De afspraken over reserves

Reserves zijn er om te sparen voor (tijdelijke) zaken die niet direct in de exploitatie opgevangen kunnen worden. Reserves kunnen onderverdeeld worden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. Hieronder lichten we de rubrieken toe.

Algemene reserve

Een gemeente heeft altijd een algemene reserve nodig. Deze reserve dient als buffer voor financiële tegenvallers, onvoorziene risico’s en eventuele tekorten van een jaarrekening. De algemene reserve wordt gevoed door gerealiseerde positieve jaarresultaten.

De algemene reserve is het belangrijkste onderdeel van het gemeentelijke weerstandsvermogen. Dit is de financiële ruimte die er beschikbaar is om eventuele calamiteiten of risico’s op te kunnen vangen.

Twee keer per jaar actualiseren we de omvang van het weerstandsvermogen en de omvang van de risico’s. Dat gebeurt in de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” van de begroting en van de jaarrekening.

Bestemmingsreserves

Naast de algemene reserve kan de gemeenteraad bestemmingsreserves instellen.

Er zijn drie soorten bestemmingsreserves: doelreserves; egalisatiereserves én reserves die gebruikt worden om de kapitaallasten van een investering te dekken.

Doelreserve

Een doelreserve is bedoeld voor een specifiek doel, zoals bijvoorbeeld de bouw van een sporthal. Als het doel is bereikt, wordt de reserve opgeheven.

Egalisatiereserve

Met een egalisatiereserve kunnen kosten en of baten die jaarlijks in hoogte fluctueren gelijkmatiger over de begrotingsjaren verdeeld worden. Voorbeelden hiervan zijn legesopbrengsten of open einde regelingen.

Reserve voor de dekking van afschrijvingslasten

Dit is een reserve waaruit de afschrijvingslasten van een specifieke investering gedekt worden. De onttrekkingen uit deze reserve worden als structureel aangemerkt. Voorwaarden is dat de omvang van de reserve voldoende is om de afschrijvingslasten van de investering te dekken.

Afspraken over reserves in Buren

• a. We zijn terughoudend met het instellen van bestemmingsreserves.

• b. Het vormen van een reserve dient een duidelijk doel.

• c. Het instellen en opheffen van reserves én het toevoegen of onttrekken van middelen aan de reserves gebeurt op basis van een raadsbesluit.

• d. Bij het instellen van een reserve bevat het raadsvoorstel minimaal de volgende informatie:

  • de naam van de reserve;

  • het doel waarvoor de reserve gevormd wordt;

  • de onderbouwde omvang van de in te stellen reserve;

  • de looptijd;

  • een bestedingsplan voor de jaren waarin de reserve tot besteding komt;

  • de reden waarom er gekozen wordt voor een reserve.

• e. Er worden geen reserves ingesteld met een omvang die kleiner is dan € 50.000.

• f. Aan reserves wordt geen rente toegevoegd.

• g. Een reserve heeft nooit een negatieve omvang.

• h. Bij het opstellen van de jaarrekening beoordelen we de reserves op noodzaak en omvang.

• i. Na het besluit van opheffen van een reserve zijn de restende middelen onderdeel van het rekeningresultaat.

Artikel 4. Verdieping op de voorzieningen

Voorzieningen zijn er om geld opzij te zetten voor het betalen van een risico of verplichting waarvan zeker is dat het zich voordoet maar waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden nog onzeker is. In een aantal gevallen is het vormen van een voorziening een wettelijke plicht. Er zijn ook voorzieningen waar de gemeenteraad een keuze heeft om ze in te stellen.

Wettelijk verplichte voorziening

Het instellen van een voorziening is verplicht als er sprake is een van onderstaande situaties.

• a. De omvang van verplichtingen of verliezen is op de balansdatum nog onzeker, maar wel redelijkerwijs in te schatten.

  Voorbeelden hiervan zijn juridische claims waarover de rechter nog uitspraak moet doen of een voorziening voor pensioenen van wethouders.

• b. De omvang van bestaande risico’s is redelijkerwijs in te schatten.

  Als de omvang van een risico is in te schatten, moet dit geld gereserveerd worden in een voorziening. Als de omvang niet in te schatten is, dan is het risico onderdeel van de gemeentelijke risico-inventarisatie.

• c. Er is sprake van toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35,eerste lid, onder b. [1]

  Voorbeeld hiervan is de rioolheffing.

Vrije keuze voorziening 

Wanneer er sprake is van activiteiten waar de kosten onregelmatig gespreid zijn over de begrotingsjaren kan de gemeenteraad kiezen om hier een voorzienig voor in te stellen. Dit komt vaak voor bij het groot onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen.

De raad kan in deze gevallen ook besluiten om de kosten in de meerjarenraming op te nemen (exploitatie) of om de kosten te egaliseren met behulp van een reserve.

Als de keuze van de raad valt op een egalisatievoorziening dan kan deze alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een actueel beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Een beheerplan is actueel als het niet ouder is dan 5 jaar.

Mutaties ten gunste van onderhoudsvoorzieningen hebben een structureel karakter. Mutaties in bestemmingsreserves onderhoud zijn incidenteel.

Afspraken over voorzieningen in Buren

• a. De wetgever bepaalt in een aantal specifieke gevallen dat het college een voorziening in moet stellen (zie bijlage 1 “Bepalingen BBV”, artikel 44)

• b. Het instellen van een onderhoudsvoorziening gebeurt op basis van een raadsbesluit.

• c. In het raadsvoorstel voor het instellen van een voorziening wordt het volgende opgenomen:

  • de naam van de voorziening;

  • het doel waarvoor de voorziening gevormd wordt;

  • de planning en onderbouwing van de stortingen en bestedingen;

  • de looptijd;

  • de reden waarom er gekozen wordt voor een voorziening

• d. De omvang van de voorziening is gelijk aan de onderliggende verplichtingen. 

• e. De voeding van/toevoeging aan een voorziening vindt plaats vanuit het betreffende taakveld op de exploitatie.

• f. De werkelijke kosten die gemaakt worden voor het doel waar de voorziening gevormd is, worden rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht.

• g. Als een voorziening te hoog is doordat verplichtingen vrijvallen of risico’s afnemen dan valt dat gedeelte van de voorziening vrij ten gunste van het betreffende taakveld op de exploitatie.

• h. Als een voorziening die gevormd is uit bijdragen van derden te hoog is, dan moet het overschot ingezet worden

  • om de tarieven naar beneden bij te stellen of

  • om het terug te betalen aan de inwoners.

• i. Een voorziening vervalt als de verplichting of het risico, waarvoor de voorziening gevormd werd, niet meer bestaat.

• j. Voorzieningen die niet wettelijk verplicht zijn, worden opgeheven door de gemeenteraad.

• k. Na het vervallen of besluit tot opheffen van een voorziening worden de resterende middelen geboekt op het betreffende taakveld van de exploitatie.

[1] Artikel 35,eerste lid, onder b: Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

Bijlagen:

1. Bepalingen BBV

2. Bepalingen Financiële verordening gemeente Buren 2023