Beleidsregels adresonderzoek gemeente Bernheze

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Bernheze,

Gelet op:

• de Wet basisregistratie personen

• de Regeling basisregistratie personen

• het Besluit basisregistratie personen

• de Algemene wet bestuursrecht

• circulaire Adresonderzoek BRP d.d. 15 mei 2023

Overwegende dat:

• Het college moet onderzoeken of een burger met de juiste gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) staat ingeschreven;

• Het college moet werken conform de circulaire Adresonderzoek BRP d.d. 15 mei 2023;

• Het belangrijk is om regels vast te stellen om adresfraude te voorkomen;

• Het voormalige project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) inmiddels een wettelijke grondslag heeft gekregen in de Wet Brp;

• De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (hierna: BZK) het college heeft opgedragen om terugmeldingen van afnemers te onderzoeken om de kwaliteit van de BRP hoog te houden;

• Het wenselijk is om een duidelijke gemeentelijke werkwijze voor internetonderzoek vast te stellen.

Besluit vast te stellen:

Beleidsregels adresonderzoek gemeente Bernheze

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

• a. Adreskwaliteit: de mate waarin adresregistraties in de BRP overeenkomen met de werkelijkheid;

• b. Adresonderzoek: een adresonderzoek dat de gemeente instelt als er een vermoeden is dat een burger onjuist staat ingeschreven in de BRP;

• c. Basisregistratie Personen (BRP): de basis van persoonsgegevens voor alle afnemers;

• d. Doorgangsadressen: dit zijn adressen waarop veel in- en uitschrijvingen plaatsvinden, vaak van korte duur;

• e. Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de BRP is opgenomen;

• f. Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA), een samenwerking van publieke organisaties om incorrecte adresgegevens in de BRP te herkennen en te herstellen;

• g. LAA-onderzoek: alle handelingen die gemeenten uitvoeren voor de behandeling van een signaal. Een LAA-onderzoek is niet hetzelfde als een formeel adresonderzoek;

• h. Overbewoning: adressen waarbij het gemiddelde woonoppervlak per persoon kleiner is dan 16 m2;

• i. Persoonslijst: het geheel van gegevens over één persoon in de BRP;

• j. Registratie Niet-Ingezetene (RNI): een onderdeel van de BRP voor personen die in het buitenland wonen of personen die een relatie hebben met de Nederlandse overheid;

• k. Schijnbewoning: woonadressen waar in de afgelopen twee jaar meer dan drie personen zijn uitgeschreven met een onbekende bestemming;

• l. Schijnverlating: ouders met jonge kinderen, waarvan één van de ouders op een ander adres staat ingeschreven dan de andere ouder en de kinderen;

• m. Signaal: het resultaat van een risicoprofiel dat twijfel uitdrukt over de juistheid van de registratie van adresgegevens;

• n. Terugmelding: een melding van een vermoedelijke fout in persoonsgegevens;

• o. Terugmeldvoorziening (TMV): de terugmeldvoorziening bestaande uit een digimeldvoorziening voor afnemers en gemeenten;

• p. Toezichthouder: een ambtenaar die toezicht houdt op de naleving van verplichtingen door burgers. Deze ambtenaar wordt door het college aangewezen;

• q. Veelverhuizers: personen die vaak van adres wisselen;

• r. WALAA: webapplicatie LAA. Dit is de ondersteunende applicatie die gemeenten gebruiken voor de behandeling van signalen;

• s. Woonadres: het adres waar de burger woont, inclusief het adres van een woning in een voertuig of vaartuig, mits het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft. Als een burger op meer dan één adres woont, is het woonadres het adres waar hij naar verwachting gedurende een half jaar de meeste nachten zal overnachten of gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten.

Artikel 2 Aanleiding voor adresonderzoek bij bestaande inschrijvingen

• 1. Het college start een onderzoek naar de verblijfplaats van de ingeschrevene als er twijfels zijn over het woonadres.

• 2. Het college kan op verschillende manieren een signaal ontvangen, zoals:

  • a. Aangifte in persoon aan de balie;

  • b. Aangifte per e-mail;

  • c. Via de post;

  • d. Signalen vanuit de LAA;

  • e. Signalen vanuit de TMV;

  • f. Anonieme meldingen (ook hier geldt de verplichting tot onderzoek);

  • g. Teruggekomen post;

  • h. Onderzoek bij controles op basis van een risicosignaal.

  • i. Vanuit eigen waarneming van de gemeente.

Artikel 3 Aanleiding voor adresonderzoek zonder inschrijving in de BRP

• 1. Het college onderzoekt of er bij een eerste inschrijving, hervestiging of verhuizing of er sprake is van één van de volgende risicosignalen:

  • a. Doorgangsadres

  • b. Schijnbewoning

  • c. Overbewoning

  • d. Veelverhuizer

  • e. Schijnverlating

  • f. Briefadres (reden anders dan art. 2.40 Wet Brp)

  • g. Hervestiging vanuit VOW

  • h. Samenwoners

  • i. Langdurig niet-ingezetene

  • j. Post onbestelbaar retour

• 2. Deze risicosignalen worden ook toegepast door de Minister van BZK en maandelijks aangeboden in de WALAA. De gemeente is verplicht om deze signalen te onderzoeken.

Artikel 4 Start van het onderzoek

• 1. Als het signaal als sterk signaal wordt beoordeeld, neemt het college het adres van de ingeschrevene in onderzoek. Dit wordt aangegeven in de BRP met een categorieaanduiding en een datum waarop het onderzoek is gestart.

• 2. Alle geautoriseerde BRP overheidsorganen krijgen hiervan een bericht.

• 3. Het onderzoek is gericht op het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats van de burger.

• 4. Er wordt geen adresonderzoek opgestart als het om een zwak signaal gaat. De medewerker vraagt extra informatie of documenten op, waaruit blijkt dat het aannemelijk is dat de ingeschrevene niet (meer) op het adres woont.

Artikel 5 Aanschrijven van de burger

• 1. De ingeschrevene wordt altijd schriftelijk geïnformeerd om aangifte van verblijf en adres, adreswijziging of van vertrek te doen, inlichtingen te verstrekken of documenten te overleggen. Ook wordt de ingeschrevene schriftelijk op de hoogte gesteld van het voornemen om hem/haar ambtshalve in- of uit te schrijven als ingezetene.

• 2. Het voornemen wordt altijd verstuurd naar:

  • a. Het adres zoals dat in de BRP is geregistreerd

  • b. Het nieuwe adres als deze bekend is

  • c. Het e-mailadres van de ingeschrevene als dit bekend is

• 3. Het voornemen tot ambtshalve inschrijving of uitschrijving wordt gepubliceerd via het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen).

Artikel 6 Nader onderzoek

• Gegevens die relevant zijn voor de BRP-inschrijving kunnen worden gevraagd bij diverse bronnen waaronder:

  • a. Suwinet

  • b. Andere medewerkers van gemeente Bernheze (b.v. toezichthouders en opsporingsambtenaren)

  • c. Afnemers

  • d. Werkgevers

  • e. Woningbouwcorporaties

  • f. Woningeigenaren

  • g. Nutsbedrijven

  • h. Ziektekostenverzekering

  • i. Pensioenvoorziening

  • j. Familieleden

  • k. Buurtonderzoek

  • l. Openbare bronnen zoals de BAG, Kamer van Koophandel, Funda etc.

• 2. Er is integrale samenwerking met medewerkers van andere teams, zodat er gezamenlijk onderzoek wordt gedaan.

• 3. Alle gemeentelijke afnemers hebben een terugmeldplicht als zij kennis hebben genomen van afwijkingen van adresgegevens zoals deze in de BRP zijn vermeld.

• 4. De toezichthouder BRP kan onderzoek verrichten op zowel het actuele adres als op het vermoedelijke nieuwe adres en maakt hiervan een rapport op.

• 5. Als de vermoedelijke verblijfplaats van een ingeschreven is gelegen in een andere gemeente ligt, wordt die gemeente bij het onderzoek betrokken.

Artikel 7 Internetonderzoek

• 1. Als de ingeschrevene niet reageert op brieven, e-mails of telefonisch contact en nader onderzoek niet heeft uitgewezen wat de verblijfplaats is, dan wordt internet (zoals Facebook of LinkedIn) geraadpleegd. Sociale media wordt gebruikt om in contact te komen met de burger of als informatiebron.

• 2. Het internet onderzoek vindt plaats onder de volgende voorwaarden en met inachtneming van de privacyrichtlijnen:

  • a. De ingeschrevene wordt benaderd vanuit een herkenbaar account van Bernheze.

  • b. Het onderzoek vindt plaats in voor iedereen toegankelijke bronnen.

  • c. De informatie die wordt verzameld via internet vindt doelgericht plaats en heeft betrekking op het woonadres.

  • d. Overige informatie die voor andere teams relevant kunnen zijn, wordt via een terugmelding naar het andere team doorgezet.

Artikel 8 Kwaliteit van de informatie

• 1. Bij het verzamelen van informatie uit bronnen op internet speelt de juistheid van gegevens een belangrijke rol.

• 2. De onderzoeker verzekert zich ervan dat de gevonden informatie betrekking heeft op de burger die onderwerp van onderzoek is. De identiteit wordt vastgesteld aan de hand van informatie zoals die bij de gemeente bekend is in de BRP.

• 3. Informatie die op internet wordt gevonden wordt op juistheid gecontroleerd in de bronnen die al beschikbaar zijn, waarbij de volgende voorwaarden gelden:

  • a. Zachte informatie die niet te verifiëren is, wordt niet gebruikt maar verwijderd.

  • b. Informatie mag niet verouderd zijn (niet ouder dan 1 jaar).

• 4. De informatie moet relevant zijn en niet bovenmatig.

Artikel 9 Proportionaliteit en subsidiariteit

• 1. De medewerker maakt tijdens het onderzoek zo min mogelijk inbreuk op de privacy van de burger. De inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel.

• In hoeverre een inbreuk gemaakt kan worden op de persoonlijke levenssfeer, is een afweging van de noodzaak tot het instellen van onderzoek en van proportionaliteit (evenredigheid) en subsidiariteit (is een lichtere inbreuk mogelijk).

• 2. De medewerker verwerkt de persoonsgegevens wanneer er een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel voor bestaat. De verzamelde gegevens mogen gebruikt worden voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, zolang het verenigbaar is met het oorspronkelijke doel (doelbinding).

Artikel 10 Dossiervorming internetonderzoek

• 1. Het onderzoek wordt gedocumenteerd in iBurgerzaken (iBZ), waarbij de brondocumenten worden bewaard volgens de Archiefwet.

• 2. In iBZ worden alle brieven, rapporten, gespreksverslagen, e-mails en notities toegevoegd.

• 3. De ingeschrevene heeft recht op inzage in zijn eigen onderzoeksdossier waarin onder meer is opgenomen:

  • a. Inhoud en datum van de melding.

  • b. Naam van de melder voor zover het een rechtspersoon betreft.

  • c. Aanleiding en grondslag voor het onderzoek.

  • e. Welke twee bronnen minimaal zijn geraadpleegd en wat de uitkomst daarvan was.

  • f. Het aantal geraadpleegde bronnen.

  • g. Motivering bronkeuze (alleen bij internetonderzoek).

  • h. De duur, frequentie en intensiteit van het onderzoek (alleen bij internetonderzoek).

  • i. De mate van openbaarheid van de informatie (alleen bij internetonderzoek).

  • j. Welke gegevens in onderzoek zijn gezet.

• 4. Persoonsgevoelige informatie, niet zijnde van de ingeschrevene, wordt geanonimiseerd.

Artikel 11 Informatieplicht AVG

Het college informeert de burger als er gebruik is gemaakt van internetonderzoek en de informatie buiten de burger om is verzameld. De burger wordt binnen vier weken hierover schriftelijk geïnformeerd na het verkrijgen van de gegevens. Er zijn twee uitzonderingen op de informatieplicht:

• 1. Wanneer het informeren van de burger het lopende onderzoek in gevaar zou kunnen brengen of wanneer er andere zwaarwegende belangen op het spel staan. Deze uitzondering geldt zolang het onderzoek loopt.

• 2. Wanneer het informeren van de individuele burger onmogelijk is of een onevenredige inspanning van de gemeente vergt. Dit kan van toepassing zijn bij het op grote schaal onderzoeken van signalen over mogelijke onjuiste adresregistratie.

Artikel 12 Resultaten van het onderzoek

• 1. Het onderzoek wordt afgesloten als blijkt dat het BRP-adres correct is of de ingeschrevene alsnog aangifte heeft gedaan van de adreswijziging, eerste inschrijving, hervestiging of van vertrek.

• 2. Als na het onderzoek blijkt dat de verblijfplaats van de ingeschrevene bekend is en de burger doet geen aangifte van adreswijziging dan wordt de procedure ambtshalve adreswijziging uitgevoerd.

• 3. Als uit het onderzoek blijkt dat de ingeschrevene in een andere gemeente woonachtig is dan wordt het dossier naar het college van de nieuwe gemeente gestuurd met het verzoek om de ingeschrevene ambtshalve in te schrijven in die gemeente.

• 4. Als na een gedegen onderzoek de ingeschrevene onbereikbaar blijft en het nieuwe adres is onbekend, dan wordt de procedure emigratie naar het buitenland (vow) opgestart.

  Dit betekent dat de ingeschrevene niet langer een ingezetene is van gemeente Bernheze en de persoonslijst wordt afgevoerd naar de RNI.

Artikel 13 Besluit tot ambtshalve opname van gegevens

• 1. Een besluit tot ambtshalve opname van gegevens wordt overeenkomstig het voornemen genomen als van ingeschrevene geen reactie wordt ontvangen of als de ingeschrevene wel heeft gereageerd, maar dat geen nieuw licht op het onderzoek heeft geworpen.

• 2. Het besluit van het adresonderzoek wordt aangetekend toegezonden en per e-mail verstuurd naar de burger.

• 3. Het college publiceert een ambtshalve inschrijving vanuit de RNI via het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen).

Artikel 14 Hardheidsclausule

Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze beleidsregels zou leiden tot een onredelijkheid, kan het college gemotiveerd afwijken van het bepaalde in deze beleidsregels.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeerregel

• 1. Deze beleidsregels treden in werking op de eerste dag na de bekendmaking via het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen).

• 2. Deze beleidsregels worden aangehaald als Beleidsregels adresonderzoek gemeente Bernheze.

Bernheze, 18 februari 2025

Burgemeester en wethouders van gemeente Bernheze,

De burgemeester,

Mark de Man

de secretaris

Peggy Hurkmans