Volmacht, mandaat en machtiging Inkoop Energieloket

Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Baarn van 18 februari 2025, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft, zaaknr. 1159221 tot verlening van volmacht, mandaat en machtiging in het kader van de aanbestedingsprocedure voor een digitaal Energieloket.

Gelet op artikel 160 en 171 van de Gemeentewet, afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2.11a van de Aanbestedingswet 2012;

Overwegende dat:

- in het Klimaatakkoord is afgesproken dat elke gemeente in Nederland over een onafhankelijk energieloket beschikt. Zo’n loket geeft informatie aan bewoners over het energetisch verbeteren en aardgasvrij maken van hun woning;

- zestien gemeenten uit de provincie Utrecht dit samen hebben opgepakt wat resulteerde in het gezamenlijke online energieloket Jouw Huis Slimmer. De gemaakte afspraken rondom Jouw Huis Slimmer lopen medio 2025 af en verlenging van de aanbesteding is niet meer mogelijk;

- als vervolg hierop gemeenten uit de provincie Utrecht samen een voorstel hebben gemaakt met de wensen voor een nieuw gezamenlijk online energieloket. Een online energieloket dat inwoners en pandeigenaren in provincie Utrecht gemak en kwaliteit biedt om hun woning of pand te verduurzamen en gemeenten ontzorging en efficiëntie biedt door het gezamenlijk op te pakken;

- dit online energieloket wordt ondergebracht bij het Energie Diensten Centrum (EDC) en elke gemeente in de provincie Utrecht voor zichzelf beslist of ze hieraan mee wil doen;

- er op dit moment 16 gemeenten zijn die direct vanaf de start mee willen doen en 3 die hebben aangegeven op een later moment in te willen stappen in verband met een langer lopend contract. De looptijd van dit nieuwe gezamenlijke online energieloket is minimaal 3 jaar en moet medio 2025 van start gaan;

- de provincie Utrecht, als penvoerder namens het samenwerkingsverband EDC, aanbiedt om de daarvoor benodigde aanbesteding te verzorgen en mede namens en voor rekening van de samenwerkende gemeenten als gemandateerd opdrachtgever richting de gecontracteerde partij(en) op de treden;

- de provincie Utrecht, op het moment dat er sprake is van een (rechts)handeling als bedoeld onder “Reikwijdte” sub j, de gemeente Baarn vooraf om toestemming vraagt onder overlegging van een procesadvies;

Overwegende dat:

a. een volmacht noodzakelijk is als partijen gezamenlijk een opdracht casu quo inkooptraject inzetten;

b. gemeente voor de betaling van hetgeen de provincie Utrecht in naam van deze gemeente verricht, een financiële bijdrage betaalt van maximaal €5.000,- voor de implementatiekosten en gedurende 3 jaar, startende in 2025, per jaar €0,15 per inwoner en dit bedrag aan de provincie Utrecht ter beschikking stelt;

Besluiten:

Volmacht, mandaat en machtiging te verlenen aan:

de publiekrechtelijke rechtspersoon respectievelijk het bevoegde bestuursorgaan van de provincie Utrecht, gevestigd Archimedeslaan 6 te Utrecht, hierna te noemen “Provincie Utrecht” of “gemandateerde” of “gevolmachtigde” of “volmachtnemer’,

om namens de gemeente Baarn respectievelijk het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Baarn, hierna te noemen “volmachtgever”,

in het kader van gezamenlijk aanbesteding Online Energieloket,

Reikwijdte

de volgende (rechts)handelingen in het kader van een aanbestedingsprocedure en het contractmanagement verrichten:

a. het vaststellen van de aanbestedingsstrategie;

b. publiceren van aanbestedingsdocumenten;

c. het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het contract;

d. het in ontvangst nemen van aanbiedingen, en deze openen;

e. het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

f. het contract met de uitvoerende partij mede namens de gemeente Baarn aan te gaan en te ondertekenen alsmede te verlengen;

g. het voeren van het contractmanagement;

h. het uitoefenen van alle rechten die de wet of de overeenkomst zelf aan een overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, vorderen van nakoming, ontbinding of schadevergoeding;

i. het behandelen van klachten gedurende de aanbesteding conform de klachtenregeling van de Provincie Utrecht;

j. het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, mits de betrokken gemeenten daarvoor in het concrete geval toestemming verlenen; k. het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.

Instructies

• De provincie Utrecht draagt zorg voor een adequaat beheer van alle relevante documenten en andersoortige informatie die ziet op de aanbesteding en het contractmanagement en verstrekt informatie op eerste verzoek daartoe van de gemeente Baarn. Daarbij wordt voldaan aan de daarbij van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• De provincie Utrecht informeert de gemeente Baarn tijdig en volledig over de uitvoering van dit besluit en draagt er zorg voor dat de informatie die met de gemeente wordt gedeeld, actueel is zodat de gemeente kan bezien of dit besluit naar behoren en binnen wettelijke kaders wordt uitgevoerd.

• De provincie Utrecht verricht de rechtshandelingen en de feitelijke handelingen in overeenstemming met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de Aanbestedingswet 2012.

Bepalingen / voorwaarden:

• Provincie Utrecht zal in het kader van de haar verleende volmacht gebruik maken van haar mandaatregeling, waarbij op voorhand wordt aangegeven dat de informatievoorziening, en de (voorbereidende) handelingen die sec met het doorlopen van een aanbesteding te maken hebben, worden uitgevoerd door de daarvoor toegewezen inkoper van de Provincie Utrecht of diens vervanger.

• Deze volmacht wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening. Dit houdt in ieder geval in dat de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar/ medewerker van de volmachtgever of diens vervanger worden overgelegd. Dit overleggen mag per e-mail. Volmachtgever in de persoon van de betrokken ambtenaar /medewerker dient maximaal 5 werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren. Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door de volmachtgever kan de volmachtnemer ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de volmachtgever niet op de informatie wenst te handelen of de volmachtnemer op dit punt wenst te instrueren.

Vastgesteld door burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Baarn op 18 februari 2025,

Namens het college van de gemeente Baarn

C.E. Creveld gemeentesecretaris M.A. Röell Burgemeester

M.A. Röell Burgemeester