Volmacht, mandaat en machtiging in het kader van de aanbestedingsprocedure voor de VvE aanpak.

Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Baarn van 18 februari 2025, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft, zaaknr. 1177737, tot volmacht, mandaat en machtiging in het kader van de aanbestedingsprocedure voor de VvE aanpak.

Gelet op artikel 160 en 171 van de Gemeentewet, afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2.11a van de Aanbestedingswet 2012;

Overwegende dat:

- de Minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening een SpUk Lokale Aanpak Isolatie beschikbaar stelt. Die middelen kunnen gemeenten gebruiken om eigenaar-bewoners van slecht geïsoleerde woningen, ook in Verenigingen van Eigenaren (VvE’s), te ondersteunen om isolatiemaatregelen te nemen;

- vanuit de regionale samenwerking tussen Utrechtse gemeenten en provincie Utrecht onder de noemer Energie Diensten Centrum (EDC) vijftien Utrechtse gemeenten en de provincie Utrecht aan een gezamenlijke VvE aanpak werken. Doel van de aanpak is om de SpUk-middelen, gecombineerd met cofinanciering vanuit de provincie Utrecht, zodanig in te zetten dat zoveel mogelijk VvE’s de komende jaren isolatiemaatregelen nemen en samen stappen zetten richting de verduurzaming van hun VvE;

- de samenwerkende gemeenten en de provincie Utrecht gezamenlijk een (consortium van) marktpartij(en) contracteren voor de komende jaren die de VvE aanpak kan uitvoeren en VvE's kan informeren en begeleiden in het proces richting verduurzaming. Door hier samen in op te trekken hebben partijen meer inkoopkracht, worden tijd en kosten bespaard en kunnen partijen van en met elkaar leren;

- de provincie Utrecht, als penvoerder namens het samenwerkingsverband EDC, aanbiedt om de daarvoor benodigde aanbesteding te verzorgen en mede namens en voor rekening van de samenwerkende gemeenten als gemandateerd opdrachtgever richting de gecontracteerde partij(en) op te treden.

- de provincie Utrecht, op het moment dat er sprake is van een (rechts)handeling als bedoeld onder “Reikwijdte” sub j, de gemeente Baarn vooraf om toestemming vraagt onder overlegging van een procesadvies;

Overwegende dat:

a. Mandaat en een volmacht noodzakelijk is als partijen gezamenlijk een opdracht casu quo inkooptraject inzetten;

b. Gemeente Baarn voor de betaling van hetgeen de provincie Utrecht in naam van deze gemeente verricht, een financiële bijdrage betaalt van €65.980,- en dit bedrag aan de provincie Utrecht ter beschikking stelt;

Besluiten:

Volmacht, mandaat en machtiging te verlenen aan:

de publiekrechtelijke rechtspersoon respectievelijk het bevoegde bestuursorgaan van de provincie Utrecht, gevestigd Archimedeslaan 6 te Utrecht, hierna te noemen “Provincie Utrecht” of “gevolmachtigde” of “volmachtnemer’,

om namens gemeente Baarn, respectievelijk het bevoegde (bestuurs)orgaan van de gemeente Baarn, hierna te noemen “volmachtgever”,

in het kader van gezamenlijk aanbesteding VvE aanpak ED

Reikwijdte

de volgende (rechts)handelingen in het kader van een aanbestedingsprocedure en het contractmanagement te verrichten:

a) het vaststellen van de aanbestedingsstrategie;

b) het vaststellen en publiceren van aanbestedingsdocumenten;

c) het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het concept-contract;

d) het in ontvangst nemen van aanbiedingen, en deze openen;

e) het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

f) het contract met de uitvoerende partij mede namens gemeente Baarn aan te gaan en te ondertekenen alsmede te verlengen;

g) het voeren van contractmanagement;

h) het uitoefenen van alle rechten die de wet of de overeenkomst zelf aan een overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, vorderen van nakoming, ontbinding of schadevergoeding;

i) het behandelen van klachten gedurende de aanbesteding conform de klachtenregeling van de Provincie Utrecht;

j) het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, mits de betrokken gemeenten daarvoor in het concrete geval toestemming verlenen;

k) het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.

Instructies

• De provincie Utrecht draagt zorg voor een adequaat beheer van alle relevante documenten en andersoortige informatie die ziet op de aanbesteding en het contractmanagement en verstrekt informatie op eerste verzoek daartoe van de gemeente Baarn. Daarbij wordt voldaan aan de daarbij van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• De provincie Utrecht informeert de gemeente Baarn tijdig en volledig over de uitvoering van dit besluit en draagt er zorg voor dat de informatie die met de gemeente wordt gedeeld, actueel is zodat de gemeente kan bezien of dit besluit naar behoren en binnen wettelijke kaders wordt uitgevoerd.

• De provincie Utrecht verricht de rechtshandelingen en de feitelijke handelingen in overeenstemming met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de Aanbestedingswet 2012 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Utrecht.

Bepalingen / voorwaarden:

• Provincie Utrecht zal in het kader van de haar verleende volmacht gebruik maken van haar mandaatregeling, waarbij op voorhand wordt aangegeven dat de informatievoorziening, en de (voorbereidende) handelingen die sec met het doorlopen van een aanbesteding te maken hebben, worden uitgevoerd door de daarvoor toegewezen inkoper van de Provincie Utrecht of diens vervanger.

• Deze volmacht wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening. Dit houdt in ieder geval in dat de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar/ medewerker van de volmachtgever of diens vervanger worden overgelegd. Dit overleggen mag per e-mail. Volmachtgever in de persoon van de betrokken ambtenaar /medewerker dient maximaal 5 werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren. Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door de volmachtgever kan de volmachtnemer ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de volmachtgever niet op de informatie wenst te handelen of de volmachtnemer op dit punt wenst te instrueren.

Vastgesteld door burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Baarn op 18 februari 2025

Namens deze,

C.E. Creveld gemeentesecretaris M.A. Röell burgemeester

M.A. Röell burgemeester