2e wijziging Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar;

overwegende,

• dat de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2023 is gewijzigd en bestaande gemeenschappelijke regelingen daaraan moeten worden aangepast;

• dat de wijzigingsprocedure van de regeling ook wordt benut om te voorzien in een gewogen stemverhouding en om omissies in de regeling te herstellen;

• dat de raden van de deelnemende gemeenten in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze kenbaar te maken over het ontwerpbesluit om de regeling te wijzigen;

• dat de raden van die gelegenheid geen gebruik hebben gemaakt;

• dat de raden van de deelnemende gemeenten is verzocht om toestemming te verlenen voor het wijzigen van de regeling;

• dat de raden van de deelnemende gemeenten toestemming hebben verleend aan de deelnemende colleges om de regeling te wijzigen;

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet;

besluiten:

Artikel I Wijziging gemeenschappelijke regeling

De gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg als volgt te wijzigen:

• A. Artikel 7 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur is artikel 22, eerste lid van de wet van toepassing.

  • 2. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of één of meer andere leden van het bestuur dit nodig oordelen, maar tenminste tweemaal per jaar.

  • 3. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar.

  • 4. De deuren worden gesloten wanneer een van de leden daarom vraagt of de voorzitter dat nodig oordeelt.

  • 5. Het bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

  • 6. Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing.

  • 7. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:

    • a. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;

    • b. het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;

    • c. het wijzigen en beëindigen van de regeling.

  • 8. Ieder lid van het bestuur heeft een aantal stemmen afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente welke het vertegenwoordigt.

  • 9. Als inwonertal geldt het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde aantal inwoners op 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar.

  • 10. De stemverhouding als bedoeld in het achtste lid is als volgt:

    1 t/m 20.000 inwoners 1 stem

    20.001 t/m 40.000 inwoners 2 stemmen

    > 40.000 inwoners 3 stemmen

  • 11. Het bestuur neemt besluiten met een meerderheid van stemmen tenzij in de regeling anders is bepaald.

  • 12. In afwijking van het bepaalde in het elfde lid geldt dat unanimiteit is vereist voor besluitvorming over de begroting en begrotingswijzigingen, over de jaarrekening, over het wijzigen van de verdeling van de kosten zoals bedoeld in artikel 17 van de regeling, over de voorwaarden voor toe- en uittreding zoals bedoeld in artikel 23 en artikel 24 van de regeling en over het wijzigen en beëindigen van de regeling.

• B. Artikel 8 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

    • a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Streekarchivariaat;

    • b. het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie met inachtneming van het bepaalde in artikel 14 van deze regeling;

    • c. het nemen van besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Streekarchivariaat;

    • d. het nemen van besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen overeenkomstig het bepaalde in artikel 31a van de wet;

    • e. het nemen van besluiten namens het Streekarchivariaat of het bestuur om rechtsgedingen, bezwaarprocedures of een procedure van administratief beroep te voeren of handelingen ter voorbereiding daarvan te verrichten;

    • f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

  • 2. Voor zover de wet of deze regeling niet anders bepaalt, kunnen de raden geen zienswijze naar voren brengen op voorgenomen besluiten van het bestuur.

  • 3. Ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling slechts betrokken voor zover dat bij of krachtens de wet is vereist.

• C. Artikel 9 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Het bestuur verstrekt aan de raden en colleges de door hen gevraagde inlichtingen.

  • 2. Het bestuur geeft aan de raden en de colleges ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid. Het bestuur informeert de raden schriftelijk en tenminste eenmaal per half jaar over het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

  • 3. Een lid van het bestuur geeft het college dat hem heeft aangewezen als lid in het bestuur, gevraagd en ongevraagd inlichtingen over het door hem in het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie gevoerde beleid.

  • 4. Het eerste en tweede lid zijn van toepassing onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

• D. Artikel 18 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Het begrotingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

  • 2. Het bestuur stuurt de ontwerpbegroting voor het volgende jaar tenminste twaalf weken vóór vaststelling en uiterlijk 15 april naar de deelnemende gemeenten.

  • 3. De raden kunnen binnen twaalf weken na de datum van toezending zoals bedoeld in het tweede lid, hun zienswijze over de ontwerpbegroting kenbaar maken bij het bestuur.

  • 4. Het bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

  • 5. Het bestuur stelt de begroting vast en stuurt de vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

• E. Het opschrift van artikel 19 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  Artikel 19 Kadernota en jaarrekening

• F. Artikel 19 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Het bestuur zendt vóór 30 april de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening over het verstreken jaar aan de raden.

  • 2. De raden kunnen binnen acht weken na de datum van toezending zoals bedoeld in het eerste lid, bij het bestuur een zienswijze over de voorlopige jaarrekening kenbaar maken bij het bestuur.

  • 3. Het bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli.

  • 4. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, en in ieder geval vóór 15 juli aan gedeputeerde staten.

• G. Het opschrift van artikel 20 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  Artikel 20 Financieel beleid

• H. Artikel 20 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 2. Het bestuur stelt de financiële regels vast die vereist zijn om aan het in het eerste lid bepaalde te kunnen voldoen.

  • 3. De legesverordening van de faciliterende gemeente is van overeenkomstige toepassing.

• I. Artikel 24 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  • 1. Een deelnemend college kan uittreden door toezending van een daartoe strekkend besluit van dat college aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Bij het besluit om uit te treden wordt het raadsbesluit om toestemming te verlenen voor die uittreding overgelegd.

  • 2. Tenzij het bestuur anders bepaalt, kan uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie van het besluit tot uittreding zoals bepaald in het eerste lid in kennis is gesteld.

  • 3. Het financiële nadeel dat de bedrijfsvoeringsorganisatie lijdt als gevolg van de uittreding, wordt als uittreedsom bij het uittredende college in rekening gebracht.

  • 4. Bij het bepalen van het financiële nadeel dat de bedrijfsvoeringsorganisatie lijdt als gevolg van de uittreding worden betrokken: de directe kosten en de reële toekomstige schade voor de regeling en de overige deelnemers als gevolg van het uittreden van een deelnemend college. Tot deze kosten behoren in ieder geval alle wachtgeldverplichtingen, frictiekosten en desintegratiekosten. Voor het vaststellen van toekomstig financieel nadeel geldt een overbruggingsperiode van drie jaar.

  • 5. Kosten die het uittredende college maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van het uittredende college. De kosten die niet direct kunnen worden toegerekend aan het uittredende college, worden naar rato berekend.

  • 6. De uittreedsom wordt verminderd met het aandeel van het deelnemende college in het vermogen per 31 december van het jaar waarop het college uittreedt en op grond van de kostenverdeelsleutel zoals bedoeld in artikel 17 van de gemeenschappelijke regeling.

  • 7. Voor de vaststelling van het financiële nadeel zoals bedoeld in het derde lid, wordt door de bedrijfsvoeringsorganisatie en het uittredende college gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

• J. Het opschrift van Hoofdstuk 9 Overgangs- en slotbepalingen wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  Hoofdstuk 9 Evaluatie, overgangs- en slotbepalingen

• K. Na artikel 28 wordt een nieuw artikel 28a ingevoegd en dit artikel luidt als volgt:

  Artikel 28a Evaluatie

  Het bestuur evalueert deze regeling eenmaal per vier jaar.

• L. Het opschrift van Artikel 30 Bekendmaking en toezending wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  Artikel 30 Bekendmaking

• M. Artikel 30 wordt gewijzigd en luidt als volgt:

  De faciliterende gemeente draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling.

Artikel II Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand na bekendmaking van dit besluit in het gemeenteblad van de gemeente Zevenaar.

Aldus vastgesteld door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doesburg

De burgemeester,

de secretaris,

Aldus vastgesteld door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Duiven

De burgemeester,

de secretaris,

Aldus vastgesteld door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westervoort

De burgemeester,

de secretaris,

Aldus vastgesteld door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zevenaar

De burgemeester,

de secretaris,