Budgethoudersregeling gemeente Gouda 2024

De gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Gouda;

Gelet op artikel 81 en hoofdstuk 3 van het Gouds mandatenbesluit;

Besluit: De budgethoudersregeling als volgt vast te stellen:

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• begrotingswijziging: het verlagen of verhogen van budgetten wel of niet resulterende in een veranderd jaarresultaat.

• budget: geraamd bedrag gekoppeld aan een uitvoeringsopdracht op basis van de programmabegroting, tot uitdrukking komend in het bedrag (een bate en/of een last) dat verbonden is aan een programma, taakveld, kostenplaats, investeringsbudget of voorziening.

• budgethouder: natuurlijk persoon die uit hoofde van zijn functie integraal verantwoordelijkheid draagt over uitvoeringsopdrachten en het beheer van de daarbij behorende toegewezen budgetten.

• budgetbeheerder: natuurlijk persoon aan wie door de budgethouder ondermandaat is verleend.

• financiële verplichting: het vastleggen van een inkoopverplichting in de financiële administratie.

• Grootboeknummer: dit zijn unieke identificatienummers die aan elke rekening in het grootboek zijn toegewezen. Deze codes worden gebruikt om de rekeningen in het grootboek te classificeren en om transacties aan de juiste rekening te koppelen.

• kostenplaats: administratieve verzamelplaats van baten en lasten.

• investeringsbudget: de door de raad beschikbaar gestelde middelen voor éénmalige investeringen. Waarbij een relatief groot bedrag ineens wordt uitgegeven aan goederen en zaken van economisch nut (automatisering, vuilniswagens, stadskantoor e.d.) of maatschappelijk nut (wegen, rioleringen e.d.) ten behoeve van een meerjarige gebruiksduur.

• inkoopverplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente Gouda tot het doen van een uitgave.

• programma; een samenhangend geheel van activiteiten, zoals onderscheiden in de programmabegroting.

• taakveld: eendoor het ministerie voorgeschreveneenheid van taken en daaraan gerelateerde wettelijk bepaalde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

Artikel 2 Actualisatie budgethouders en budgetbeheerders

Een medewerker van de afdeling Financiën actualiseert de budgethouders en budgetbeheerders in het financiële systeem. Dit vindt plaats op basis van informatie die afdelingen hebben laten vastleggen in het financieel mandatenregister.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde

• doelstellingen, resultaten en prestaties;

• een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• het tijdig, juist en volledig (laten) aanmaken van een financiële verplichting bij het aangaan van een overeenkomst met een leverancier ten laste van de toegewezen budgetten;

• een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur met inbegrip van de aanlevering van de juiste codering;

• het zichtbaar (laten) controleren van facturen en het (laten) vaststellen of de diensten, leveringen en werken die aan de gemeente Gouda zijn geleverd voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (controle op prestatielevering);

• het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor inkoopverplichtingen, financiële verplichtingen, prestatieleveringen en facturen met borging van functiescheiding.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

• a. De budgethouder is bevoegd overeenkomsten met leveranciers aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • i. de budgethouder mag slechts tot een maximumbedrag inkoopverplichtingen en financiële verplichtingen aangaan. De bevoegdheid is begrensd tot de in “het Gouds mandatenbesluit ” afgesproken kaders.

  • ii. (meerjarige) inkoopverplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde begroting in het betreffende jaar voldoende budget aanwezig is en dat deze inkoopverplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • iii. inkoopverplichtingen mogen niet worden aangegaan als deze in detoekomst mogelijkerwijstot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

  • iv. inkoopverplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • kapitaallasten;

    • interne doorbelastingen;

    • stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

    • dotaties aan en vrijval van voorzieningen;

    • stelposten en onvoorzien.

• b. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, de Goudse organisatie-uitgangspunten en mandaten en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• c. De budgethouder kan per grootboeknummer ondermandaat verlenen aan één budgetbeheerder.

• d. De budgethouder kan het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor inkoopverplichtingen, financiële verplichtingen, prestatieleveringen en facturen ondermandateren.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder

De budgetbeheerder is op de toegewezen grootboeknummers verantwoordelijk voor:

• een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• het tijdig, juist en volledig (laten) aanmaken van een financiële verplichting bij het aangaan van een overeenkomst met een leverancier ten laste van de toegewezen budgetten;

• een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur met inbegrip van de aanlevering van de juiste codering;

• het zichtbaar (laten) controleren van facturen en het (laten) vaststellen of de diensten, leveringen en werken die aan de gemeente Gouda zijn geleverd voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (controle op prestatielevering);

• het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor inkoopverplichtingen, financiële verplichtingen, prestatieleveringen en facturen indien onder gemandateerd met borging van functiescheiding.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen budgetbeheerders

• a. De budgetbeheerder is bevoegd overeenkomsten met leveranciers aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • i. de budgethouder mag slechts tot een maximumbedrag inkoopverplichtingen en financiële verplichtingen aangaan. De bevoegdheid is begrensd tot de in “het Gouds mandatenbesluit ” afgesproken kaders.

  • ii. (meerjarige) inkoopverplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde begroting in het betreffende jaar voldoende budget aanwezig is en dat deze inkoopverplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • iii. inkoopverplichtingen mogen niet worden aangegaan als deze in de toekomst mogelijkerwijs tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

  • iv. inkoopverplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • kapitaallasten;

    • interne doorbelastingen;

    • stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

    • dotaties aan en vrijval van voorzieningen;

    • stelposten en onvoorzien;

• b. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, de Goudse organisatie-uitgangspunten en mandaten en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden prestatieverklaarder

• De prestatieverklaarder accordeert een factuur op levering. Dat houdt in dat, voordat een factuur wordt geaccordeerd door de budgethouder of budgetbeheerder, wordt beoordeeld of de betreffende diensten en/of goederen (de prestatie(s)) daadwerkelijk zijn geleverd conform gemaakte afspraken. Hierbij gelden de richtlijnen zoals opgesteld in het beleidskader prestatielevering bij inkopen.

• De prestatieverklaarder is met zijn (digitale) paraaf verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de toets dat de prestatie is geleverd conform gemaakte afspraken. De prestatieverklaarder dient zich daarom te vergewissen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd, voordat de paraaf wordt gezet. Daarnaast draagt de prestatieverklaarder zorg voor onderbouwing van de geleverde prestatie.

Artikel 8 Budgetverschuivingen en budgetoverhevelingen

• a. De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

  • in de lasten binnen het programma;

  • in de baten binnen het programma;

  • binnen één investeringsbudget.

• b. Ingeval van budgetverschuiving geldt de volgende voorwaarde:

  • de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders.

• c. Voor het schuiven met budgetten tussen de programma's is vooraf toestemming van de gemeenteraad vereist. Deze kan door middel van een begrotingswijziging conform artikel 8 worden verkregen.

• d. Het schuiven met budgetten tussen taakvelden binnen hetzelfde programma vereist een akkoord van de budgethouder of budgetbeheerder.

• e. Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.

• f. De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking naar een andere kostensoort waarbij de kostensoorten een verschillende economische categorie hebben zonder toestemming van de raad:

  • rente;

  • afschrijvingslasten;

  • interne doorbelastingen;

  • stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

  • dotaties aan en vrijval van voorzieningen;

  • stelposten en onvoorzien.

• g. Budgetoverhevelingen naar het volgende begrotingsjaar zijn mogelijk. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

  • Salarislasten en kapitaallasten zijn van overheveling uitgesloten;

  • Het doel van het over te hevelen budget blijft in volgende begrotingsjaar hetzelfde als het was in het betreffende begrotingsjaar (het over te hevelen budget kan dus niet voor een ander beleidsdoel worden ingezet);

  • Er is een aantoonbare financiële verplichting opgenomen.

  • De algemene reserve van de gemeente is toereikend.

  • Het minimale bedrag dat voor overheveling in aanmerking komt is €50.000,- tenzij het college hier gemotiveerd van wil afwijken.

  • Er kunnen door de afdeling Financiën aanvullende voorwaarden gesteld worden. Indien van toepassing worden deze per P&C product vooraf aangekondigd.

• h. Voor het overhevelen van budgetten is toestemming van de gemeenteraad vereist. Deze kan door middel van een besluit bij resultaatbestemming in het kader van de jaarstukken of door middel van een begrotingswijziging conform artikel 9 worden verkregen.

Artikel 9 Over- en onderschrijdingen

• a. Een budgethouder mag een budget op taakveldniveau niet overschrijden.

• b. Budgetonderschrijvingen mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

• c. Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder — of in enkele gevallen de budgethouders van taakveld(en) binnen een programma in gezamenlijkheid - of er mogelijkheden voor dekking binnen hetzelfde taakveld of programma zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, wordt dekking gezocht in andere programma’s en moet daarover in een tussentijdse rapportage aan de gemeenteraad worden gerapporteerd. Daarbij gelden de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële verordening.

• d. Als er sprake is van een te verwachten onder-/ of overschrijding van investeringsbudget of van budgetten die leiden tot een verschuiving tussen programma’s, moet een begrotingswijziging worden opgesteld.

• e. Begrotingswijzigingen waardoor baten- en/of lastentotaal per programma of investeringsbudgetten uitbreiden of inkrimpen moeten altijd door de raad worden vastgesteld.

• f. Begrotingswijzigingen worden bij voorkeur als onderdeel van de twee tussenrapportages binnen de Planning- en Control cyclus aan de raad aangeboden.

• g. Als er sprake is van een toekomstige overschrijding, worden eerst de budgetten op de bovenbeschreven wijze aangepast en geautoriseerd, alvorens de nieuwe verplichtingen (die leiden tot de initiële overschrijding) worden aangegaan.

Artikel 10 Verantwoording

• a. De budgethouder legt in samenwerking met de budgetbeheerder verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van de middelen conform de afspraken van de Planning en Control cyclus, zoals jaarlijks vastgelegd in het Spoorboekje Planning en Control cyclus, met in achtneming van wettelijke bepalingen.

• b. Behoudens later gebleken onregelmatigheden, ontlast de vaststelling van de jaarstukken door de gemeenteraad de budgethouder van het daarin verantwoorde beheer.

Artikel 11 Slotbepalingen

• a. De regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Gouda 2024’.

• b. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.

De gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Gouda,

R. Bakker

Algemene toelichting

Grondslag budgethoudersregeling

In hoofdstuk 3 van het Gouds mandatenbesluit is opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot:

• een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en investeringsbudget verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van budget;

• een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover.

Hoe zijn in algemene zin de bevoegdheden verdeeld

• De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de programma’s de begroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren.

• Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op programmaniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie.

• De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en investeringsbudgetten en de optimalisering van de bedrijfsvoering.

• Het college geeft door middel van het mandaatbesluit opdracht aan de budgethouders om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan budgetverantwoordelijkheid opdragen aan afdelingshoofden en overige medewerkers conform het mandaatbesluit en de budgethouderregeling.

• Budgethouders kunnen zich laten vervangen door ondergemandateerden en andere budgethouders. lndien de maximale bevoegdheid van (onder)gemandateerde wordt overschreden, treden directieleden of de gemeentesecretaris / algemeen directeur op als budgethouder, maximaal tot de hun toegekende bevoegdheden.