Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haaksbergen, Oldenzaal en Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen: deelnemers);

Overwegende dat:

• de deelnemers de aan hen toevertrouwde publieke taken uitvoeren binnen een snel veranderende maatschappelijke omgeving;

• de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voor de opgave om belangrijke veranderingen in dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te realiseren;

• de deelnemers wensen samen te werken op het terrein van ICT teneinde:

  • a. de kwaliteit van de dienstverlening te versterken;

  • b. de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen;

  • c. de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten;

• de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hun gemeenteraden daartoe de vereiste toestemmingen hebben gekregen;

• de colleges van de gemeenten Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoud te geven aan de reeds bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk één ICT-infrastructuur voor deelnemende gemeenten te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn worden geconcentreerd en middelen en personeel geïntegreerd bij de gemeente Hengelo;

• in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten en dat zij van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspunten hebben dat er één organisatie komt en één ICT-infrastructuur;

• voor de samenwerking op het gebied van ICT een organisatievorm gewenst is die slagvaardig en flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit. Door de deelnemende gemeenten is daarom gekozen voor het treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling en wel per 1 juli 2014;

• dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd;

• dat het college van de gemeente Haaksbergen op 15 juni 2021 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen;

• dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam instemming hebben gevraagd en gekregen van hun gemeenteraden resp. hun algemeen bestuur;

• er sprake is van een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan;

• de artikelen 1, 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn van toepassing op een lichte gemeenschappelijke regeling.

b e s l u i ten :

vast te stellen ‘de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo’

Artikel 1 Algemene bepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• a) regeling: de centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo;

• b) deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur;

• c) college: college van burgemeester en wethouders;

• d) bestuurlijk overleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehouders ict van de deelnemers;

• e) portefeuillehoudersoverleg: Periodiek vindt er individuele afstemming plaats met de afzonderlijke portefeuillehouders van de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie;

• f) dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling;

• g) deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college;

• h) deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur;

• i) centrumgemeente: de gemeente Hengelo;

• j) raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente;

• k) algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling;

• l) uitvoeringsorganisatie: de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorisch is toegekend;

• m) secretarissenoverleg: het periodiek overleg tussen de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten en de secretaris van de deelnemende gemeenschappelijke regeling;

• n) uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling;

• o) dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente of het openbaar lichaam , waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten.

Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden en reikwijdte van de regeling

• 1. De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers te behartigen op het gebied van Informatie- en communicatietechnologie (ICT).

• 2. De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van ICT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering op het gebied van ICT.

• 3. De organisatie van de centrumgemeente voert mede namens de overige deelnemers de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers komende kosten vallen binnen de daartoe door de gemeenteraden van de gemeenten Haaksbergen en Oldenzaal en het algemeen bestuur vastgestelde begroting.

• 4. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft.

• 5. Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in een ICT-dienstverleningsovereenkomst. De deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen.

• 6. De samenwerking is mede gericht op:

  • a. het standaardiseren van ICT-infrastructuur en Programmatuur;

  • b. het creëren en in standhouden van één technische infrastructuur van de deelnemers; en

  • c. het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale ICT-beheerorganisatie.

Artikel 3 Zienswijze

• 1. Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige keuzes, besluit het bestuurlijk overleg of college van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken worden.

• 2. Indien het bestuurlijk overleg of college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden danwel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is op de zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt.

• 3. Onverminderd het bepaalde in lid 2, worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in de gelegenheid gesteld op besluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plus het algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt.

Artikel 4 Inspraak

Bij de totstandkoming van beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden inspraak worden verleend. In dat geval zal de inspraakregeling van de deelnemer

Artikel 5 Personeel

• 1. De uitvoeringsorganisatie bestaat uit een front- en een backoffice.

• 2. De uitvoeringsorganisatie wordt ingericht overeenkomstig de organisatie ICT Hengelo.

• 3. De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de ICT taken zijn in dienst van en zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de centrumgemeente.

Artikel 6 Dienstverleningsovereenkomst

• 1. De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een deelnemer die de deelnemer en de uitvoeringsorganisatie gezamenlijk overeenkomen. Aan de DVO is een producten- en dienstencatalogus gehecht.

• 2. De DVO wordt jaarlijks voor 1 december geactualiseerd.

• 3. Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie jaarlijks een managementrapportage uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.

Artikel 7 Communicatie en afstemming.

• 1. De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie over ICT-aspecten gedurende de werking van deze gemeenschappelijke regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten:

  • a. Het bestuurlijk overleg ICT komt minimaal eens per jaar bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid door de secretarissen van de deelnemers die zich bij die voorbereiding kunnen laten ondersteunen door de accounthouders van de deelnemers. De leiding van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij het overleg van de secretarissen en adviseert hen over de aan de orde zijnde onderwerpen.

    Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen:

    • de algemene gang van zaken rond de samenwerking;

    • de jaarlijkse rapportage;

    • de dienstverleningsovereenkomst.

  • b. Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen de teammanager IT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teamleider Informatie van de gemeente Oldenzaal, idem tussen de teammanager IT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de adviseur Informatievoorziening van het deelnemend openbaar lichaam en tussen teammanager IT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teammanager concern ondersteuning van de gemeente Haaksbergen.

• 2. De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de samenwerking. De accounthouder van de gemeente Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor de managementteams van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen op het gebied van ICT te bespreken.

Artikel 8 Financiële bepalingen

Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over tariefaanpassingen, betalingstermijnen, facturering, btw-percentages, indexatie, de jaarlijkse vaststelling van het aantal werkplekken.

Artikel 9 Archief

• 1. Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van deze regeling betreft. De Archiefverordening gemeente Hengelo is hierbij leidend.

• 2. De gemeenten Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan de gemeente Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van de colleges van Haaksbergen en Oldenzaal en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995 of diens opvolgers.

• 3. Voor de bewaring van de grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente een Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan.

• 4. De gemeenten Haaksbergen en Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen er zorg voor dat de Archiefverordening en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken.

• 5. Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 10 Informatie en verantwoording

• 1. Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het college van de centrumgemeente deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende bestuursorgaan.

• 2. Het college van de centrumgemeente brengt voor 1 maart verslag uit aan de deelnemers over de wijze waarop het samenwerkingsverband in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling voor aan de raden in hun gemeente dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de afzonderlijke jaarrekeningen van de deelnemers.

• 3. De centrumgemeente draagt namens de deelnemers zorg voor informatie- en verantwoordingsplichten jegens derden.

Artikel 11 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

• 1. Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft.

• 2. Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

• 3. Gedurende vier jaren na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de regeling te treden.

• 4. Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht genomen.

• 5. Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar.

• 6. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming van de gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven kenbaar aan de centrumgemeente en de overige deelnemers.

• 7. De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de daardoor ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 8. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 9. Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.

• 10. Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor het archief.

• 11. Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereiding en uitvoering van de liquidatie.

Artikel 12 Geschillen

• 1. Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van deze regeling wordt beslist door de bevoegde rechter.

• 2. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

• 3. Mocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke deelnemer er één heeft aangewezen en beide aangewezenen gezamenlijk een derde. Hert advies van de commissie is bindend.

Artikel 13 Evaluatie

• 1. Het college van de gemeente Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijk overleg de regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers verslag uit vergezeld van conclusies en aanbevelingen.

• 2. Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling voor de uit te voeren evaluatie, om zienswijzen voor aan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt.

• 3. Het college van de gemeente Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling vast.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2024.

• 2. Het college van de centrumgemeente draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo’.

Aldus vastgesteld door:

Het college van B&W van Haaksbergen op 29 mei 2024

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Hengelo op 24 april 2024

de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Oldenzaal op 23 september 2024

de secretaris,

de burgemeester,

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SWB Midden Twente op 20 december 2024

de secretaris,

de voorzitter,