Reglement Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven

Intitulé

Het portefeuillehoudersoverleg Economie van het Stedelijk Gebied Eindhoven

Gelet op:

• artikel 84 van de Gemeentewet. Dit artikel stelt colleges in staat om - daar waar het bevoegdheden van een college betreft - een adviescommissie in te stellen;

• de samenwerking van de gemeenten Best, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Helmond, Nuenen, Oirschot, Son en Breugel, Veldhoven en Waalre, in het vervolg genoemd als het ‘Stedelijk Gebied Eindhoven’;

• de bekrachtiging van deze samenwerking middels het sluiten van het Bestuursconvenant Stedelijk Gebied Eindhoven 2023;

• artikel 15 lid 3 van dit Bestuursconvenant Stedelijk Gebied Eindhoven 2023 met daarin afspraken op het gebied van de thema’s Economie, Wonen, Voorzieningen & Evenementen en Ruimte;

• het samenwerkingsmodel waarbij portefeuillehouders Economie van iedere gemeente samenwerken via een portefeuillehoudersoverleg Economie. Deze portefeuillehouders handelen met een van te voren opgehaald bestuurlijk mandaat vanuit hun respectievelijke colleges;

• de vastgestelde Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023.

  Besluit tot:

• het instellen van één Regionale Adviescommissie Detailhandel, die adviseert aan de colleges van de gemeenten Best, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Helmond, Nuenen, Oirschot, Son en Breugel, Veldhoven en Waalre;

• de vaststelling van het Reglement Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven 2024.

Artikel 1 Regionale Adviescommissie

De Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven (hierna te noemen RACD) als bedoeld in hoofdstuk 7 van de Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023.

Artikel 2 Bevoegdheden

De RACD is bevoegd om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over principeverzoeken op het gebied van detailhandel, ruimtelijke plannen en beleid¹ op het gebied van detailhandel aan het college van de gemeente die het adviesverzoek heeft ingediend.

• 1. De RACD kan ook adviseren aan de colleges omtrent bijstelling van de Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023.

• 2. De adviesverzoeken worden op de volgende wijzen geïnitieerd:

  • a. in het geval van gevraagd advies: op verzoek van het college van de gemeente waar het principeverzoek is ingediend. Het principeverzoek dient voldoende onderbouwd te zijn;

  • b. in het geval van ongevraagd advies:

    • principeverzoeken, ruimtelijke plannen en beleid die in de ogen van de RACD voldoen aan de criteria voor regionale afstemming;

    • of de afgesproken spelregels over detailhandelsontwikkelingen nageleefd worden;

    • plannen en/of visies die gemeenten willen inbrengen conform artikel 2.5;

    • vanuit trends en ontwikkelingen.

• 3. Principeverzoeken voor detailhandelsvestiging of –uitbreiding worden, ongeacht branchering, voor verplichte regionale toetsing voorgedragen aan de RACD als het initiatief de volgende omvang per verzorgingspositie te boven gaat én het vigerende omgevingsplan het initiatief niet toelaat:

  • a. detailhandelsinitiatieven in de benoemde (boven)regionaal verzorgende centra met een omvang groter dan 5.000 m² bvo;

  • b. detailhandelsinitiatieven in de benoemde lokaal verzorgende centra met een omvang groter dan 2.500 m ² bvo;

  • c. detailhandelsinitiatieven op de benoemde perifere detailhandelsconcentraties met een omvang groter dan 2.500 m² bvo;

  • d. indien een initiatief of ontwikkeling niet kan worden gecategoriseerd onder a) tot en met c) maar er wel bovenlokale effecten te verwachten zijn en/of afgeweken wordt van de Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023, dient deze ook ter advisering te worden voorgelegd aan de RACD. Dit gezien het belang dat de regio hecht aan een evenwichtige ontwikkeling van de regionale detailhandelsstructuur en een zorgvuldige afweging.

• 4. Voor niet-verplichte advisering kunnen gemeenten de volgende plannen en visies aan de adviescommissie voorleggen:

  • a. gemeentelijke detailhandelsvisies;

  • b. ruimtelijke plannen met een detailhandelscomponent in een stadium van voorbereiding, nog niet rijp voor omgevingsplannen;

  • c. ruimtelijke plannen met een detailhandelscomponent die niet voldoen aan de definitie voor verplichte behandeling;

  • d. ruimtelijke plannen met een detailhandelscomponent voor sanering en krimp van winkelgebieden.

• 5. De RACD stuurt haar adviezen zowel naar de betreffende gemeente als ook een afschrift naar het portefeuillehoudersoverleg Economie Stedelijk Gebied.

• 6. De RACD bewaakt de eigen onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Met betrekking tot ruimtelijke procedures brengt de RACD uitsluitend advies uit, de RACD neemt hier geen standpunten in en dient niet zelfstandig zienswijzen in.

• 7. De rol van de RACD focust zich primair op de regionale afstemming en het geven van advies over detailhandelsontwikkelingen en -initiatieven. Dit blijft gehandhaafd. Aanvullend heeft de RACD ook een onafhankelijke bemiddelingsrol in het geval twee of meerdere gemeenten het oneens zijn over ruimtelijke ontwikkeling;

• 8. De RACD is de beheerder van de uitvoeringsagenda van de visie. De RACD heeft als taak de uitvoeringsacties actief op de regionale agenda te zetten, gemeenten te helpen met de uitvoering en gemeenten aan te spreken op voorgang en resultaten;

• 9. Voor specifieke acties, onder andere die genoemd zijn in de Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023, zoals het saneren en analyseren van onbenutte plancapaciteit, kan de RACD in opdracht van gemeenten een coördinerende en/of uitvoerende rol vervullen. Eventueel met hulp van externen.

Artikel 3 Samenstelling RACD

• 1. De adviescommissie is als volgt samengesteld:

  • a. één onafhankelijk voorzitter;

  • b. één ambtelijke secretaris via het Stedelijk Gebied Eindhoven;

  • c. twee ambtelijke leden als vertegenwoordigers uit het Stedelijk Gebied Eindhoven, waarvan

    • i. één lid namens de gemeenten Eindhoven en Helmond;

    • ii. één lid namens de gemeenten Best, Geldrop-Mierlo, Nuenen, Oirschot, Son en Breugel, Veldhoven en Waalre.

  • d. één gemeentelijk planoloog;

  • e. Provincie Noord-Brabant is agendalid en neemt niet actief deel aan vergaderingen;

• 2. Naast de leden, genoemd in het eerste lid, kent de adviescommissie vijf adviseurs. Voor deze adviseurs geldt het volgende:

  • a. één adviseur als vertegenwoordiger van een kennisinstelling;

  • b. één adviseur als vertegenwoordiger van de vastgoedsector/financiële sector;

  • c. één adviseur als vertegenwoordiger van de brancheorganisatie detailhandel;

  • d. één adviseur als vertegenwoordiger van de horeca en leisuresector;

  • e. één onafhankelijke adviseur, die beschikt over kennis op tenminste twee van de volgende kennisvelden:

  • detailhandelsbeleid;

  • ruimtelijke ordening in stedelijke omgeving;

  • retailtrends en consumentengedrag.

  • ontwikkelen van vastgoed;

  • beleggen in vastgoed;

  • planexploitaties met winkelcentra als onderdeel;

  • effecten van demografie en krimp op ruimtelijke ordening.

Waar hierna in dit artikel gesproken wordt over leden of lid, wordt daarmee tevens bedoeld adviseur(s).

• 3. De leden worden benoemd door de portefeuillehouders Economie namens de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 4. Leden kunnen incidenteel en structureel vervangen worden:

  • a. incidenteel via de eigen organisatie van de leden;

  • b. structureel via benoeming door de portefeuillehouders Economie in mandaat van de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 5. Een adviseur als bedoeld in lid 2, aanhef en onder a tot en met d, moet ruimschoots kennis van zaken en relevante werkervaring hebben gedurende minimaal drie jaar op het gebied van detailhandel of de gebouwde omgeving in bredere zin.

• 6. Een lid van de RACD neemt geen deel aan de vergadering indien het lid niet onafhankelijk is van één of meerdere betrokken partijen van het aan de orde zijnde ruimtelijke plan of detailhandelsplan.

• 7. De leden van de RACD worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen tweemaal voor een periode van drie jaar worden herbenoemd.

• 8. Een lid van de adviescommissie kan te allen tijde ontslag nemen.

• 9. Indien door overlijden, ontslag of het verstrijken van de benoemingsperiode een vacature ontstaat, wordt een nieuw lid benoemd met inachtneming van hetgeen is bepaald in dit artikel.

Artikel 4 Voorzitter RACD

• 1. De voorzitter is onafhankelijk en wordt geworven op basis van het profiel zoals opgenomen in dit artikel.

• 2. De onafhankelijke voorzitter wordt voor een periode van drie jaar benoemd door de portefeuillehouders Economie in mandaat van de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 3. De voorzitter kan eenmaal voor een periode van drie jaar worden herbenoemd.

• 4. De voorzitter neemt geen standpunten in en heeft geen stemrecht tijdens de vergadering.

• 5. De voorzitter moet voldoen aan de volgende kenmerken:

  • a. beschikt over kennis van, ervaring met en inzicht in het functioneren van de detailhandelssector;

  • b. affiniteit met het functioneren van het openbaar bestuur;

  • c. uitstekende communicatieve en analytische vaardigheden;

  • d. een onafhankelijke, objectieve en integere opstelling;

  • e. de capaciteiten om een goede belangenafweging te maken;

  • f. enthousiasme, inzet en betrokkenheid bij de commissie en het commissiewerk alsmede ervaring met het werken in commissies;

  • g. de voorzitter beschikt over aantoonbare leidinggevende ervaring of is inhoudelijk gezaghebbend;

  • h. ruime ervaring met een voorzittersrol en het doelmatig en efficiënt kunnen leiden van een vergadering;

  • i. een brede taakopvatting hebben: naast het louter behandelen van adviesverzoeken, ook signalen geven aan de organisatie c.q. het bestuur (in diverse vormen, via de secretaris of rechtstreeks mondeling of schriftelijk naar het bestuur);

  • j. een brede maatschappelijke betrokkenheid en ervaring;

  • k. het beschikken over verbindend vermogen en ondernemerschap.

• 6. De voorzitter zorgt voor communicatie met de leden en eventuele andere partijen.

• 7. De plaatsvervangend voorzitter wordt uit het midden van de adviescommissie benoemd.

Artikel 5 Secretariaat en jaarverslag

• 1. Het ambtelijk platform² van het Stedelijk Gebied Eindhoven draagt zorg voor adequate bemensing van het secretariaat van de RACD.

• 2. De secretaris is het dagelijks aanspreekpunt van de RACD.

• 3. De secretaris neemt geen standpunten in en heeft geen stemrecht in de RACD tijdens de vergadering.

• 4. De secretaris zorgt voor de ontvangst en doorgeleiding van de plannen waarover advies wordt gevraagd, checkt op ontvankelijkheid van de adviescommissie en of consultatie van overige betrokkenen heeft plaatsgevonden.

• 5. De secretaris en de voorzitter stellen het advies van de RACD op.

• 6. De RACD wordt ter vergadering gefaciliteerd door het secretariaat. De kosten verbonden aan het voeren van het secretariaat (exclusief kosten ambtelijke inzet), worden begroot door de agendacommissie van de RACD en zijn voor gemene rekening naar rato van het aantal inwoners.

• 7. De agendacommissie stelt één maal per jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor zij dient, een begroting op en legt deze begroting ter goedkeuring voor aan de portefeuillehouders Economie van het Stedelijk Gebied Eindhoven.

• 8. De RACD legt over elk begrotingsjaar binnen 3 maanden na afloop van dat jaar verantwoording af aan de portefeuillehouders Economie van het Stedelijk Gebied Eindhoven, onder overlegging van een jaarverslag met daarin opgenomen een financiële en inhoudelijke verantwoording en een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van dit reglement in de praktijk.

Artikel 6 Agendacommissie

• 1. Er is een agendacommissie ten behoeve van de voorbereiding van de agendering en advisering van de RACD.

• 2. De agendacommissie bestaat uit:

  • a. de voorzitter;

  • b. de secretaris.

• 3. De agendacommissie bereidt de advisering van de adviescommissie voor en geeft ten behoeve van ieder advies een concept-oordeel over de effecten op de detailhandelsstructuur, kwalitatieve aspecten van het plan, de geschiktheid van de locatie voor de detailhandelsfunctie en de randvoorwaarden en de inpasbaarheid in het vastgestelde beleid.

• 4. De agendacommissie kan besluiten om op ad-hoc basis deskundigen met specifieke kennis van een gebied, of met een bepaald specialisme te raadplegen.

• 5. De werkwijze, zoals neergelegd in artikel 9, is van overeenkomstige toepassing op de agendacommissie.

Artikel 7 Toetsing en beoordelingscriteria bij verplicht en niet-verplicht advies

• 1. De Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023 is leidend en het uitgangspunt.

• 2. De principeverzoeken en (ruimtelijke) plannen worden ten minste getoetst aan:

  • a. het detailhandelsbeleid van het Stedelijk Gebied Eindhoven en andere relevante beleidslijnen;

  • b. het gemeentelijk beleid voor detailhandel.

• 3. Indien er geen gemeentelijk beleid als bedoeld in het eerste lid beschikbaar is, dan is het regionaal c.q. provinciaal beleid als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, leidend.

• 4. Indien het gemeentelijk beleid als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, in strijd is met het regionaal c.q. provinciaal beleid als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, dan is het regionaal c.q. provinciaal beleid leidend. In het advies wordt toegelicht waarom volgens de RACD sprake is van tegenstrijdig beleid.

Artikel 8 Advisering

• 1. De RACD brengt binnen maximaal 12 weken na indiening van een adviesverzoek door het college van een gemeente een advies uit.

• 2. Het advies wordt uitgebracht voordat het ontwerp omgevingsplan of beleid ter inzage wordt gelegd.

• 3. Indien advisering niet haalbaar is voorafgaande aan terinzagelegging van een ontwerp omgevingsplan of beleid, dan dient het advies in ieder geval beschikbaar te zijn drie weken voordat de termijn is verstreken waarin de provincie een zienswijze kan indienen.

Artikel 9 Werkwijze RACD

• 1. Adviesverzoeken worden door het college van een gemeente ingediend bij het secretariaat van de RACD en betreffen principeverzoeken die formeel bij de gemeente zijn ingediend of plannen en/of visies conform artikel 2.5. Deze principeverzoeken dienen voorzien te zijn van een deugdelijke onderbouwing. Eventueel kan het secretariaat en/of de RACD vragen om aanvullende informatie.

• 2. Het secretariaat zendt het adviesverzoek door naar de agendacommissie.

• 3. De RACD kan advies uitbrengen over een ingediend verzoek:

  • a. na schriftelijke consultatie van haar leden;

  • b. via een vergadering.

• 4. De RACD vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit noodzakelijk acht.

• 5. De vergaderingen van de adviescommissie zijn niet openbaar.

• 6. De RACD nodigt op ad-hoc basis eventueel personen uit die over inhoudelijke deskundigheid³ beschikken, om voor een periode, voor één vergadering of voor één concreet ruimtelijk plan als adviseur bij de vergadering aanwezig te zijn. Hierbij zijn de kosten voor rekening van de initiatiefnemer of gemeente die het adviesverzoek heeft ingediend. De betalende partij zal voorafgaand aan de uitnodiging hiermee moeten instemmen.

• 7. In een advies van de adviescommissie wordt zoveel mogelijk recht gedaan aan de standpunten en belangen van de leden waarbij wordt gestreefd naar een unaniem gedragen advies.

• 8. Het advies is goed onderbouwd en kent één van de volgende uitspraken:

  • a. negatief: dit advies wordt gegeven als het grootste deel van het plan of de kern van het plan wordt ontraden;

  • b. aanpassing of uitwerking vereist: dit advies wordt gegeven als het grootste gedeelte of het plan in beginsel positief wordt bevonden, maar als het plan op onderdelen wordt ontraden. De RACD geeft aan wat er moet gebeuren om in principe een positief advies te krijgen;

  • c. positief: dit advies wordt gegeven als het plan goed past binnen de beoordelingscriteria, eventueel aangevuld met tips en suggesties voor verbetering van de plannen.

• 9. In gevallen waarin dit reglement procedureel gezien niet voorziet, beslist de voorzitter.

• 10. De RACD kan zijn werkwijze nader uitwerken in een huishoudelijk reglement, met inachtneming van het bestuursconvenant Stedelijk Gebied Eindhoven en dit reglement. Een afschrift van het huishoudelijk reglement wordt gezonden aan de colleges van de deelnemende gemeenten in het Stedelijk Gebied Eindhoven.

Artikel 10 Kosten en vergoeding

• 1. De kosten die voor het functioneren van de RACD noodzakelijk zijn, komen ten laste van het Stedelijk Gebied Eindhoven en daarmee ten laste van de gemeenten die binnen dit gebied actief zijn.

• 2. De kosten voor de inzet van de secretaris, de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordigers van de gemeenten komen ten laste van de leverende gemeente.

• 3. De adviseurs en de deskundigen als bedoeld in artikel 6, lid 4, ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van een bijeenkomst van de RACD respectievelijk agendacommissie en een reiskostenvergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de RACD respectievelijk agendacommissie.

• 4. De vergoeding voor het bijwonen van een vergadering bedraagt € 375 per vergadering. De reiskostenvergoeding bedraagt € 0,19 per gereden kilometer of zoveel hoger bij wijziging van de belastingvrije drempel.

Artikel 11 Overgangsrecht

• 1. Dit reglement is van toepassing op alle plannen die zijn ingediend na de inwerkingtreding van dit reglement.

• 2. Op principeverzoeken vóór inwerkingtreding van dit reglement zijn ingediend bij de deelnemende gemeenten van het Stedelijk Gebied Eindhoven, maar waarop ten tijde van de inwerkingtreding van dit reglement en instelling van de RACD nog geen advies is gegeven, blijft het Reglement Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven 2019 onverkort van toepassing.

Artikel 12 Wijziging reglement

• 1. De wethouder die namens een college als vaste vertegenwoordiger deelneemt aan het portefeuillehoudersoverleg Economie van het SGE, is bevoegd tot het wijzigen van dit reglement.

• 2. Van het mandaat als bedoeld in het eerste lid wordt alleen gebruik gemaakt in een bijeenkomst van het portefeuillehoudersoverleg Economie, bij gelegenheid waarvan unaniem wordt ingestemd met wijziging van het reglement.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit reglement is vastgesteld door het PoHo economie SGE op 14 november 2024 en treedt in werking op 1 april 2025 nadat alle SGE-gemeenten het bekend hebben gemaakt. Het Reglement Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven 2019 wordt alsdan ingetrokken.

Artikel 14 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Regionale Adviescommissie Detailhandel Stedelijk Gebied Eindhoven 2024.

Bijlage 1: Adviesprocedure

(Bron: Regionale detailhandelsvisie Stedelijk Gebied Eindhoven 2023, p. 37)