Privacyreglement gemeente Zaanstad

Inleiding

Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semioverheden geregeld in de Wet open overheid (Woo).

Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Zaanstad normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Woo.

De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een privacyreglement opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeenteraad Zaanstad en het raadsinformatiesysteem. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven op het internet vindbaar. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over de publicatie op het gesloten deel van de website van de raad. Het gesloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden, steunfractieleden, fractieassistenten, wethouders en medewerkers van de griffie.

Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering persoonsgegevens

Personen van wie persoonsgegevens op de website vermeld staan kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe moeten zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3 Reglement

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Zaanstad gelden voor de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website worden geïnformeerd over hoe met persoonsgegevens worden omgegaan.

• a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers (raadsleden, steunfractieleden en collegeleden)

• Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld in raadsvoorstellen, verslagen, moties, amendementen en schriftelijke vragen.

• Gedragslijn:

• Voor politieke ambtsdragers geldt, tenzij de wet anders bepaalt, dat namen en (zakelijke) emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.

• b. Persoonsgegevens van ambtenaren

• Informatie wordt niet verstrekt als de persoonlijke levenssfeer van één of meer natuurlijke personen in het geding is en de eerbiediging daarvan zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid, tenzij de betrokken persoon instemt met openbaarmaking. Deze uitzonderingsgrond slaat op persoonsgegevens die (indirect) te herleiden zijn tot een individu, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en functienamen. Vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap kunnen voor het beschermen van de persoonlijke levenssfeer of voor het voorkomen van onevenredige benadeling de namen van ambtenaren op grond van deze uitzonderingsgrond niet worden verstrekt. Een uitzondering zijn de namen van ambtenaren in die documenten waarin zij een besluit op grond van een mandaat hebben ondertekend.

• Uit het oogpunt van controleerbaarheid van de taakuitoefening wordt in dat geval de naam van de betrokken ambtenaar in beginsel wel openbaar gemaakt. Deze uitzonderingsgrond kan ook anderszins aan de orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat in verklaringen of in andere documenten (gedetailleerd) wordt ingegaan op informatie die (in)direct herleidbaar is tot een individu.

• Gedragslijn:

• Namen van personen worden niet openbaar gemaakt met uitzondering van de namen van medewerkers van de gemeente Zaanstad die een openbare taak uitoefenen en persoonsgegevens van medewerkers aan wie mandaat is verleend voor het nemen van besluiten. Voor zover de naam van een natuurlijke persoon deel uitmaakt van de bedrijfsnaam, wordt de bedrijfsnaam niet gepubliceerd.

• c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten

• Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd met handtekeningenlijsten die (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.

• Het openbaar maken van persoonsgegevens uit ingekomen stukken van burgers moet als bovenmatig worden beschouwd. Het effect van de geschriften kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voor de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger is het voldoende als de geanonimiseerde brief openbaar wordt gemaakt.

• Ook eventuele persoonsgegevens van burgers in brieven van het college aan de raad worden niet openbaar gepubliceerd.

• Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet als bovenmatig beschouwd.

• Gedragslijn:

• Brieven aan de raad van personen en instellingen/organisaties worden op de website van de raad openbaar gemaakt. Brieven van personen worden hiervoor geanonimiseerd, die van instellingen/organisaties niet. Alle ingekomen stukken zijn volledig beschikbaar voor raads-, steunfractieleden en fractieassistenten.

• Voor petities geldt dat de petitie zelf (de boodschap die men door middel van de petitie wil uitdragen) wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeenteraad. De lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden en steunfractieleden.

• d. P ersonen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, voor zichzelf of namens andere (rechts)personen

• Raadsvergaderingen en Zaanstad Beraden zijn openbaar en dienen een taak van algemeen belang. De namen van personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht worden gepubliceerd op de website (dit kan zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als geschreven tekst).

• Het uitgangspunt is dat de namen van insprekers mogen worden gepubliceerd/opgenomen en dat zij bezwaar kunnen maken als zij dat echt niet willen. Bij het beoordelen van het bezwaar wordt een afweging van belangen gemaakt (de noodzakelijkheid van het publiceren tegenover het privacybelang van de inspreker).

• Gedragslijn:

• De bijdrage van de inspreker wordt in principe op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de website van de gemeenteraad en is daar ook achteraf te raadplegen. De naam van de inspreker wordt vermeld op de agenda van de vergadering. Een uitzondering kan aan de orde zijn als de inspreker hier bezwaar tegen maakt. De inspreker wordt over deze handelswijze geïnformeerd bij de bevestiging van haar of zijn spreekrecht.

• e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daarmee samenhangende documenten

• De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.

• Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Zienswijzen worden voor publicatie op de website geanonimiseerd.

• Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. De naam van de bezwaarmaker wordt niet gepubliceerd. Voor de transparantie van het besluitvormingsproces is de inhoud van het bezwaar van belang. Het belang van publicatie van de persoonsgegevens van de bezwaarmaker weegt minder zwaar dan zijn privacybelang.

• Gedragslijn:

• Persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd.

• Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat gemeenteraads-, steunfractieleden en fractieassistenten alle stukken inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen.

• f. Voorstellen over benoemingen

• Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

• g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

• Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten persoonsgegevens van de briefschrijvers.

• Gedragslijn:

• De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad worden geanonimiseerd op de website openbaar gemaakt. Raads-, steunfractieleden en fractieassistenten kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens dit privacyreglement nodig is worden namen en andere persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 Stukken ingediend door raadsleden

Bepalingen in dit privacyreglement zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.

Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden

Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In dit privacyreglement is opgenomen dat ze geanonimiseerd op de website worden gepubliceerd.

Een verzoek tot inzage in de niet geanonimiseerde stukken wordt dan behandeld conform de Wet open overheid.

Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij een uitzonderingsgrond geldt. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per e-mail of per post wil ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.

Artikel 7 Ingangsdatum

Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 1 december 2022

Griffier

Voorzitter