Financiële verordening Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Het algemeen bestuur van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Gelet op artikel 212 Gemeentewet

Besluit:

Vaststellen Financiële verordening 2024

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

Deze verordening verstaat onder:

administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, verantwoorden en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie;

BBV: het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten;

paragraaf: een verzameling van informatie die betrekking heeft op de begroting: een 'dwarsdoorsnede' van de begroting;

investering: een opoffering in tijd, geld en/of menskracht waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;

investeringskrediet: een budget voor het realiseren van een investering;

budget: een door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel;

overheadkosten: de indirecte kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

financieringsmiddelen: geld of bezittingen waarmee de uitgaven van de organisatie kunnen worden betaald.

rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

financi ë le rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen

begrotingsonrechtmatigheid: afwijkingen van de (aangepaste) begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen.

Wet FIDO: Wet financiering decentrale overheden

WGR: de wet gemeenschappelijke regelingen

SALHA: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Deelnemers: de aan het SALHA deelnemende gemeenten

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Inrichting van de begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting staan onder de kosten en baten categorieën de geraamde lasten en baten en bij de jaarstukken de gerealiseerde lasten en baten.

• 2. Via de financiële rapportages en de begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

• 3. Bij de jaarstukken is op grond van artikel 20, lid 2b van het BBV een financieel overzicht van de investeringskredieten in uitvoering opgenomen. Inzicht is gegeven per investeringskrediet in het budget, de gerealiseerde uitgaven, de status van het investeringskrediet en het restantsaldo van het investeringskrediet.

• 4. In de jaarstukken zijn verschillen in de realisatie groter dan € 10.000 per budget of van bijzondere aard ten opzichte van de (gewijzigde) begroting inhoudelijk toegelicht.

Artikel 3. Kaders voor de begroting en meerjarenraming

• 1. Het dagelijks bestuur biedt ter voorbereiding op de nieuwe begroting aan de raden van de deelnemers een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien van circa 0,5% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 4. Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 5. verantwoordings- en rapportage grens rechtmatigheidsverantwoording

Het dagelijks bestuur verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt gerapporteerd over het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotingscriterium boven de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens van € 10.000 per budget, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Artikel 6: Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uitdiverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Artikel 7: Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage

  • b. Begrotingsoverschrijdingen, die Heiner zijn dan van € 10.000 per geraamd budget

  • c. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van autonome ontwikkelingen.

  • d. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven

  • e. Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden)

Artikel 8: Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 9. Activering, waardering en afschrijving

• 1. Materiële vaste activa met een meerjarig nut worden geactiveerd.

• 2. Investeringen in materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

• 3. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven met de volgende termijnen:

Materiële vaste activa
(Gronden)	Geen afschrijving
Bedrijfsgebouwen	15 — 40 jaar
Vervoermiddelen	5 — 10 jaar
Machines, apparaten on installaties	5 — 10 jaar
Hard- en software	5 — 7 jaar
Overige materiële vaste activa	5 — 25 jaar
Immateriële vaste activa
Kosten van onderzoek en ontwikkeling	5 Jaar
Overige immateriële vaste activa	5 — 10 jaar
Financiële vaste activa
Bijdragen aan activa in eigendom van derden	5 jaar

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur beoordeelt jaarlijks de stand van de reserves en voorzieningen en biedt het algemeen bestuur zo nodig wijzigingen / opheffingen aan

• 2. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • c. de hoogte per reserve.

Artikel 11. Vaststelling van de hoogte van tarieven voor dienstverlening

Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur periodiek een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor dienstverlening van het SALHA.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van het financieringsbeleid de kaders van de wet Fido in acht.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur via de begroting over de doelstellingen en de verwachte ontwikkelingen van het financieringsbeleid in de paragraaf financiering.

• 3. Het dagelijks bestuur legt via de jaarstukken verantwoording of over het uitgevoerde financieringsbeleid in de paragraaf financiering.

Artikel 13 Verplichte paragrafen

Bij de begroting neemt het dagelijks bestuur de volgende paragrafen op grond van het BBV op:

• Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• Financiering

• Onderhoud kapitaalgoederen

• Bedrijfsvoering

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 14. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 15. Organisatie van de financiële huishouding

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

  • a. een eenduidige indeling van de administratieve organisatie;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

Artikel 16. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: `Financiële verordening SALHA 2024'.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 18-12-2024.

De voorzitter,

W. van Hees

De Secretaris,

M. Heijmans-van Bruggen