Protocol actieven en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025

De raad van de gemeente Venlo;

gelezen het voorstel van het presidium van 25 november 2024, registratienummer 330780;

besluit vast te stellen:

Paragraaf 1. Actieve informatieplicht

Artikel 1. Algemene uitgangspunten

• 1. Het college, ieder collegelid afzonderlijk en de burgemeester, geven de raad alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, zoals vastgesteld in artikel 169 en artikel 180 van de Gemeentewet.

• 2. Het college informeert de raad tijdig.

• 3. Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen, mits een detail politiek relevant is of als er specifiek om wordt gevraagd. Daarbij geeft het college aan welke onderliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

• 4. Bij schriftelijk verstrekte informatie van enige omvang wordt een samenvatting verstrekt.

Artikel 2. Actieve informatieplicht

Het college informeert in ieder geval de raad bij de volgende situaties:

• 1. Een politiek relevant onderwerp of situatie. Daar is sprake van wanneer:

  • a. de raad over het onderwerp gaat;

  • b. het een onderwerp met maatschappelijke impact betreft;

  • c. het onderwerp actueel leeft in de samenleving.

• 2. Een complex onderwerp met relevantie voor de raad. Daar is sprake van wanneer:

  • a. er een groot aantal actoren betrokken zijn;

  • b. er zijn veel raakvlakken met andere beleidsvelden.

• 3. Een risicovolle situatie. Daar is sprake van wanneer:

  • a. het een conflict betreft met een andere overheid of instantie;

  • b. het mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten;

  • c. er sprake is van een conflict bij een door de gemeente gesubsidieerde maatschappelijke organisatie;

  • d. er aanzienlijke financiële belangen van de gemeente in het geding zijn.

• 4. Daarnaast wordt informatie verschaft:

  • a. over de afhandeling van in de raadsvergadering door portefeuillehouders gedane toezeggingen en moties indien deze niet (geheel) of later uitvoerbaar blijken;

  • b. over de voortgang van vastgestelde bestuursopdrachten.

Openbare besluitenlijsten

Het college plaatst de openbare besluitenlijsten van haar vergaderingen op de website van de gemeente.

Artikel 3. Wijze waarop actieve informatie wordt verstrekt

Informatie kan zowel mondeling als schriftelijk worden verstrekt. Het college kan de raad via de volgende informatiemiddelen informeren:

• a. Raadsinformatiebrief

• b. Raadsvoorstellen

• c. Raadsconsultatie

• d. Tijdens openbare en besloten raads- en commissievergaderingen.

• e. Tijdens themabijeenkomsten, werkbezoeken of andere bijeenkomsten.

De raadsinformatiebrief is het uitgangspunt voor het verstrekken van schriftelijke informatie, tenzij expliciet nodig gewenst is dat de informatie tijdens een themabijeenkomst of werkbezoek wordt verstrekt.

Paragraaf 2. Bijzondere informatieplicht

Artikel 4. Informatie en consultatie

Conform de financiële verordening beslist het college niet over onderwerpen die niet zijn vastgesteld in de begroting, als het gaat om:

• a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten gelijk aan of groter dan €200.000 per casus, tot een maximum van in totaal €1.000.000 per jaar;

• b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties gelijk aan of groter dan € 200.000 per casus, tot een maximum van in totaal € 1.000.000 per jaar;

• c. de aankoop van gronden gelijk aan of groter dan € 2.500.000 per casus, tot een maximum van in totaal € 5.000.000 per jaar;

• d. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 5. Informatie bij rechtsgedingen, bezwaarschriften en administratieve beroepsprocedure

Het college informeert de raad achteraf over besluiten:

• a. tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures en administratieve beroepsprocedures over zaken die tot de bevoegdheid van de raad behoren via de openbare besluitenlijst van het college;

• b. indien sprake is van een niet-openbaar besluit tot het voeren van gerechtelijke procedures, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk conform het geheimhoudingsprotocol.

Artikel 6. Informatie bij jaarmarkten en gewone marktdagen

Het college informeert de raad vooraf over besluiten tot het instellen, afschaffen of ingrijpend

veranderen van jaarmarkten en gewone marktdag.

Paragraaf 3. Beperking informatieplicht

Artikel 7. Opleggen geheimhouding

Het ‘Protocol geheimhouding gemeente Venlo’ is overeenkomstig van toepassing op dit ‘Protocol actieve en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025’.

Artikel 8. Strijd met het openbaar belang

Het college verstrekt geen informatie aan de raad, indien dat strijd met het openbaar belang oplevert. Het college zal de raad, zo spoedig als het belang dat mogelijk maakt informeren.

Paragraaf 4. Passieve informatieplicht

Een lid van de raad kan het college, elk collegelid afzonderlijk of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen stellen of een verzoek om inlichtingen indienen.

Het college verstrekt gevraagde inlichtingen van één of meer leden mondeling of schriftelijk aan de raad als geheel, tenzij dit in strijd is met het openbaar belang. Daarbij wordt vermeld op basis van welke uitzonderingsgrond uit artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid (Woo) de informatie niet verstrekt kan worden.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 december 2024.

De griffier, De voorzitter

Marijke van de Plasse, Antoin Scholten