Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Venlo 2025

De raad van de gemeente Venlo;

gelezen het voorstel van het presidium van 25 november 2024, registratienummer 330780;

besluit vast te stellen:

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• c. raad: de gemeenteraad.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raads- of burgerraadslid wendt zich tot de griffier met:

  • a. technische vragen: verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzageverzoeken: verzoeken tot inzage in of afschrift van documenten die berusten bij het college of bij de burgemeester.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk maar uiterlijk in de eerstvolgende of in de daaropvolgende vergadering verstrekken. De griffier informeert het verzoekende raads- of burgerraadslid indien de termijn niet wordt gehaald.

• 3. De griffier informeert niet uitsluitend het verzoekende raads- of burgerraadslid over de vragen en antwoorden, maar informeert alle raads- en burgerraadsleden.

• 4. Het recht tot het stellen van politiek-bestuurlijke vragen zoals bedoelt in artikel 34 van het Reglement van orde, is enkel voorbehouden aan raadsleden.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Een raads- of burgerraadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raads- of burgerraadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raads- of burgerraadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college, of een of meer leden van het college, informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe via de griffier tot het betrokken raads- of burgerraadslid

Paragraaf 3. Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van per fractie en een variabel deel van per raadszetel van de fractie.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instelling of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswegen, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;

  • e. uitgaven ten behoeve van bedrijven en instellingen waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

  • f. algemene, niet-partijpolitieke opleidingen voor raads- en burgerraadsleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

• 1. Een kwart van de bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar versterkt.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot versterkt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot versterkt voor de overige maanden van dat jaar.

• 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bijdragen heeft vastgesteld.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuwgevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad

Artikel 10. Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

• 2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 7.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Bij splitsing van een fractie wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fracties leggen binnen vijf maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar. Dit gebeurt onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. De verantwoording over een kalenderjaar dat voorafgaat aan een gemeenteraadsverkiezing loopt tot en met de verkiezingsmaand in het nieuwe kalenderjaar.

• 3. De raad kan fracties te allen tijde ook tussentijds om informatie over de besteding van de financiële bijdrage vragen.

• 4. Controle van het verslag vindt plaats door de griffie. De fractie is te allen tijde verplicht desgevraagd de griffie inzage te verschaffen in de aan het verslag ten grondslag liggende bescheiden en fractieadministratie. De griffie brengt vervolgens advies uit aan het fractievoorzittersoverleg en de raad.

• 5. De raad stelt na ontvangst van het advies van het fractievoorzittersoverleg de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar bekostigd zijn;

  • b. de wijziging van de reserve;

  • c. de resterende reserve;

  • d. de verrekening tussen de in onderdeel a vermelde bedragen en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 12. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Venlo 2010 wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening op de fractieondersteuning gemeente Venlo 2014 wordt ingetrokken.

• 3. De Verordening op de fractieondersteuning gemeente Venlo 2014 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Venlo 2025.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 december 2024.

De griffier, De voorzitter

Marijke van de Plasse, Antoin Scholten