Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede tot wijziging van het Vervangingsbesluit papieren archiefbescheiden vanaf 27 november 2018 Ede 2022

Burgemeester en wethouders van de gemeente Ede;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling;

besluit:

Artikel I

Het Vervangingsbesluit papieren archiefbescheiden vanaf 27 november 2018 Ede 2022 wordt als volgt gewijzigd:

A.

Na artikel 1 worden twee nieuwe artikelen ingevoegd, onder vernummering van de bestaande artikelen 2 en 3 naar 4 en 5.

Artikel 2. Uitzonderingen vervanging papieren archiefbescheiden

In afwijking van artikel 1 worden de volgende categorieën papieren archiefbescheiden niet vervangen door digitale reproducties:

• a. vertrouwelijke archiefbescheiden, die niet horen bij een zaak die is ingericht in zaaksysteem Liber.

• b. overeenkomsten met een waarde vanaf € 500.000, tenzij het gaat om een opdracht die is aanbesteed via TenderNed of het gaat om een arbeidsovereenkomst.

• c. waardedocumenten (zegels, watermerken)

• d. bewijs van Nederlanderschap/aktes (burgerlijke stand)

• e. verklaring van overlijden

• f. melding voorgenomen huwelijk

• g. afwijkende formaten A2 en groter;

• h. archiefbescheiden met cultuurhistorische waarde;

• i. archiefbescheiden met esthetische of artistieke waarde;

• j. archiefbescheiden met unieke of bijzondere kenmerken (bijvoorbeeld waarmerken,

• hologrammen).

B

Artikel 5 (nieuw), tweede lid, komt als volgt te luiden:

2. Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Vervangingsbesluit papieren archiefbescheiden Ede’.

Artikel II

Dit besluit treedt in werking op de achtste dag na die van bekendmaking.

Bezwaarclausule

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen belanghebbenden gedurende zes weken na de datum van bekendmaking van dit besluit bezwaar maken bij burgemeester en wethouders. Digitaal kunt u hiervoor terecht op www.ede.nl/bezwaarmaken. Daarnaast kunt u schriftelijk bezwaar maken door een brief te zenden aan burgemeester en wethouders van Ede, postbus 9022, 6710 HK Ede.

Vastgesteld in de vergadering van 4 februari 2025, zaaknummer 473985,

Het college voornoemd,

drs. R.F. Groen MPA

de secretaris,

mr. L.J. Verhulst

de burgemeester.

Toelichting

Alle documenten die te maken hebben met de uitvoering van taken van de gemeente Ede vallen onder de Archiefwet. In de huidige Archiefwet 1995 worden deze documenten aangeduid met de naam ‘archiefbescheiden’. De vorm waarin documenten zijn vastgelegd maakt niet uit. Het gaat daarom zowel om papieren documenten (bijvoorbeeld een brief) als digitale documenten (bijvoorbeeld een e-mail, video of geluidsopname).

Binnen de gemeente Ede wordt tegenwoordig vooral digitaal gewerkt. Daarom is in het Vervangingsbesluit papieren archiefbescheiden vanaf 27 november 2018 Ede 2022 dat (papieren) documenten die zijn opgemaakt of ontvangen vanaf 27 november 2018 worden vervangen door een digitale reproductie. Het gaat hierbij om alle documenten die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, behoudens een aantal uitzonderingen die zijn genoemd in het Handboek en Vervangingsproces processen zaaksysteem Liber. De originele papieren documenten worden vervolgens vernietigd.

Met dit besluit wordt de categorie documenten die niet worden gedigitaliseerd gewijzigd.

Andere regelingen die van belang zijn voor de wijze waarop het gemeentebestuur uitvoering geeft aan de Archiefwet zijn het informatiebeheerbeleid en in de bewaarstrategie. Beide regelingen worden op het moment van vaststellen van dit besluit ontwikkeld.

Uitzonderingen digitaliseren documenten

In artikel 2 staat welke soorten documenten niet worden gedigitaliseerd. Dit wordt hierna kort toegelicht.

- Vertrouwelijke archiefbescheiden die niet horen bij een zaak die is ingericht in zaaksysteem Liber

Met vertrouwelijke archiefbescheiden doelen wij op documenten waarvoor een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt. Bijvoorbeeld geheime documenten op basis van de Gemeentewet of documenten die bijzondere persoonsgegevens bevatten. Dit soort documenten wordt alleen gedigitaliseerd als dat kan in een speciaal daarvoor ingericht zaaktype met passende (beperkte) autorisaties van het aantal personen dat de documenten kan inzien.

- Overeenkomsten met een waarde vanaf € 500.000, tenzij het gaat om een opdracht die is aanbesteed via TenderNed of het gaat om een arbeidsovereenkomst.

Het digitaliseren van overeenkomsten kan de mogelijkheid om bewijs te leveren in civiele procedures beperken. Om die reden kiezen wij ervoor papieren overeenkomsten waarin een financieel recht of verplichting staat met een waarde vanaf € 500.000 niet te digitaliseren. Hierop zijn twee uitzonderingen. Overeenkomsten die zijn aanbesteed via TenderNed mogen wel gedigitaliseerd worden. Hier kan via de documenten die gepubliceerd zijn op TenderNed aanvullend bewijs worden geleverd. Daarnaast geldt de uitzondering ook niet voor arbeidsovereenkomsten. Alle arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd zijn betreffen immers potentieel een financiële verplichting van meer dan € 500.000 (afhankelijk van de lengte van het dienstverband).

- Waardedocumenten en afwijkende formaten

Om technische redenen worden waardedocumenten met bijvoorbeeld zegels en watermerken en afwijkende formaten van A2 en groter niet geregistreerd. Bij waardedocumenten heeft juist het originele document bepaalde kenmerken om de echtheid te kunnen vaststellen. Deze zouden bij het digitaliseren verloren gaan. Voor afwijkende formaten is digitaliseren om technische redenen niet goed mogelijk.

- Documenten burgerzaken

Bewijs van Nederlanderschap, aktes van gebeurtenissen met betrekking tot de burgerlijke stand, verklaringen van overlijden en meldingen van voorgenomen huwelijken worden niet gedigitaliseerd.

- Archiefbescheiden met bijzondere kenmerken

Documenten met bijzondere eigenschappen of kenmerken worden niet gedigitaliseerd. Het gaat dan om documenten met een cultuurhistorische waarde, esthetische waarde of artistieke waarde. Ook archiefbescheiden met unieke of bijzondere kenmerken worden niet gedigitaliseerd. Voorbeelden zijn watermerken en hologrammen.