Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2025

Grondslagen

• 1. Artikel 160, Gemeentewet;

• 2. Hoofdstuk 10, Algemene wet bestuursrecht;

• 3. Artikel 31, Financiële verordening gemeente Krimpenerwaard 2025;

• 4. Hoofdstuk 2, "Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” van de commissie BADO;

• 5. Hoofdstuk “Budgethoudersregeling en aanwijzing functionarissen volgens die regeling”, notitie “Frauderisico's en hoe hiermee om te gaan”;

• 6. Vervangingsregeling gemeentesecretaris / Algemeen directeur en directeuren

• 7. Vervangingsregeling / waarneming teammanagers

• 8. Verordening werkgeverscommissie griffie 2022

• 9. Organisatieregeling 2022

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Definities

Begroting	De begroting is het document waarin ramingen van baten en lasten voor het komend begrotingsjaar bij elkaar zijn gebracht.
Budget	Een exploitatiebudget, investeringsbudget of projectbudget.
Budgethouder integrale budgetten	Degene die namens de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder één of meerdere teamoverstijgende budgetten bewaakt.
Budgethouder	Degene die namens de hoofdbudgethouder bevoegd is één of meer budgetten te beheren.
Deelbudgethouder	Degene die namens de budgethouder bevoegd is één of meer budgetten te beheren.
Directievoerder	Een externe partij die namens de (deel)budgethouder prestatieleveringen beoordeelt op juistheid, tijdigheid en volledigheid en daarmee optreedt als prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’ er).
Exploitatiebudget	Een exploitatiebudget is een incidenteel of structureel in de begroting opgenomen jaargebonden budget ten behoeve van uitvoering van activiteiten waarvan de hoogte door de raad is vastgesteld.
Hoofdbudgethouder	Degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de aan hem/haar toegewezen gemeentelijke financiële middelen.
Investeringsbudget	Een investeringsbudget is een door de raad beschikbaar gesteld jaar overstijgend budget ten behoeve van een activum waarvan de hoogte door de raad wordt vastgesteld.
Prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’er)	Degene die namens de budgethouders of budgethouder integrale budgetten de facturen accordeert en de prestatieleveringen beoordeelt op juistheid, tijdigheid en volledigheid.
Prestatielevering	De prestatielevering dient ter onderbouwing dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen inderdaad hebben plaatsgevonden.
Projectbudget	Een projectbudget is een door de raad beschikbaar gesteld incidenteel budget ten behoeve van de uitvoering van een project. Het budget wordt opgenomen in de begroting van het jaar waarin wordt gestart met de uitvoering van het project. De uitvoering kan in één of meer jaren plaatsvinden.
Teammanager	De medewerker die belast is met de dagelijks leiding van team(s) en daarmee verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de directie.
Teamoverstijgend budget	Dit zijn budgetten die centraal worden verwerkt en centraal worden doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de deelbudgethouders. Dit betreft onder andere salarissen, overhead, premies van verzekeringen, belastingen, software en hardware. De aangewezen (deel)budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk.

Hoofdstuk 2 Aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouder, deelbudgethouder, budgethouder integrale budgetten en prestatie-akkoord-verklaarder

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder

• 1. Het college wijst de gemeentesecretaris/algemeen directeur als hoofdbudgethouder aan voor alle in de begroting opgenomen investerings-, project- en exploitatiebudgetten voor zover het niet de budgetten van de raad betreft.

• 2. Het college wijst de griffier als hoofdbudgethouder aan voor alle in de begroting opgenomen investerings-, project- en exploitatiebudgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan per investerings-, project- en exploitatiebudget een teammanager of programmamanager als budgethouder aanwijzen.

Artikel 4 Aanwijzing deelbudgethouder

• 1. De budgethouder kan één of meer deelbudgethouders aanwijzen voor de aan hen toegewezen budgetten. Een deelbudgethouder kan zich laten vervangen door een andere deelbudgethouder van hetzelfde team.

• 2. De griffier kan per investerings-, project- en exploitatiebudget een griffiemedewerker als deelbudgethouder aanwijzen.

• 3. Een deelbudgethouder kan zich alten vervangen door een andere deelbudgethouder van hetzelfde team.

Artikel 5 Aanwijzing budgethouder integrale budgetten

De budgethouder kan één of meer budgethouders integrale budgetten aanwijzen voor de aan hen toegewezen teamoverstijgende budgetten.

Artikel 6 Aanwijzing prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’er)

De hoofd-,(deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten geeft per budget één of meer medewerkers de rol van prestatie-akkoord-verklaarder.

Artikel 7 Registratie

De aanwijzing van de hoofdbudgethouder, budgethouder, deelbudgethouder, PAV’er en hun vervangers plus de aan hen toegewezen budgetten verloopt via het documentregistratiesysteem en wordt verwerkt in de financiële administratie.

Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 8 Verantwoordelijkheden

• 1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de begroting.

• 2. De hoofd-, (deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten is verantwoordelijk voor:

  • a. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelen, resultaten en inspanningen;

  • b. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte lasten en baten;

  • d. het proactief delen van informatie over voorziene majeure financiële afwijkingen en majeure ontwikkelingen in risico’s;

  • e. het juist opvoeren van een verplichting;

  • f. het controleren of de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen;

  • g. het vaststellen of de geleverde goederen, diensten en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

  • h. het vaststellen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd.

  • i. het toevoegen van het bewijs van de prestatielevering aan de financiële administratie.

  • j. het tijdig coderen en accorderen zodat de factuur door de financiële administratie binnen de wettelijke- of overeengekomen betalingstermijnen kan worden betaald.

  • k. het verkrijgen van opbrengsten en draagt zorg voor tijdige facturering van het juiste bedrag en tijdige vastlegging de financiële administratie.

  • l. het tijdig en juist aanvragen van mogelijke subsidies of andere gelden van derden en dat toekenningen tijdig worden vastgelegd in de financiële administratie.

Artikel 9 Bevoegdheden

• 1. De hoofd-, (deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen onder de volgende randvoorwaarden:

  • a. (meerjarig) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de hoofd-, (deel)budgethouders of budgethouder integrale budgetten heeft vastgesteld dat in de vastgestelde begroting voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar gesteld is;

  • b. financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijding van de in de begroting opgenomen budgetten zullen leiden;

• 2. Wanneer geen of onvoldoende budget beschikbaar is in de vastgestelde begroting voor het aangaan van een financiële verplichting is een vastgestelde wijziging van de begroting nodig om de financiële verplichting aan te kunnen gaan. Er zijn twee soorten wijzigingen van de begroting:

  • a. Begrotingswijzigingen

  • b. Administratieve wijzigingen

• 3. De financiële verplichting wordt aangegaan met inachtneming van de wettelijke en interne regels voor inkoop en aanbesteding en de mandaatregeling met het daarbij behorende mandaatregister.

• 4. De hoofdbudgethouder, budgethouder, deelbudgethouder en budgethouder integrale budgetten zijn bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen nadat voldaan is aan de bepalingen artikel 8 lid 2 sub e, f en g.

• 5. De prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’er) ondersteunt de deelbudgethouder bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden genoemd bij artikel 8 lid 2 sub e, f en g.

Artikel 10 Betaalbaarstelling

• 1. Voor het betaalbaar stellen van facturen of betalingsopdrachten tot en met € 5.000 (incl. BTW) is één autorisatie toereikend.

  • a. Als een hoofdbudgethouder een budget heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de budgethouder worden geautoriseerd.

  • b. Als een hoofdbudgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de hoofdbudgethouder worden geautoriseerd.

  • c. Als een budgethouder een budget heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten worden geautoriseerd.

  • d. Als een budgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de budgethouder worden geautoriseerd.

• 2. Voor het betaalbaar stellen van facturen of betalingsopdrachten vanaf € 5.000 (incl. BTW) tot en met € 50.000 (incl. BTW) geldt:

  • a. Als een hoofdbudgethouder een budget heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de budgethouder worden geautoriseerd.

  • b. Als een hoofdbudgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de hoofdbudgethouder worden geautoriseerd

  • c. Als een budgethouder een budget heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door zowel de deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten als de budgethouder geautoriseerd worden.

  • d. Als een budgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de budgethouder geautoriseerd worden.

• 3. Voor het betaalbaar stellen van facturen of betalingsopdrachten vanaf € 50.000 (inclusief BTW) geldt:

  • a. Als een hoofdbudgethouder een budget heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door zowel de budgethouder als de hoofdbudgethouder geautoriseerd worden.

  • b. Als een hoofdbudgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een budgethouder moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door de hoofdbudgethouder geautoriseerd worden.

  • c. Als een budgethouder een budget heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door zowel de deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten, de budgethouder en hoofdbudgethouder geautoriseerd worden.

  • d. Als een budgethouder een budget niet heeft toegewezen aan een deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten moet de betaalbaarstelling ten laste van het betreffende budget door zowel de budgethouder als de hoofdbudgethouder geautoriseerd worden.

• 4. Batch(verzamel)betalingen worden te allen tijde voorzien van twee handtekeningen, te weten van degene die de batch heeft gemaakt en van diens teammanager.

• 5. Voor het betaalbaar stellen van een bedrag aan of met betrekking tot een medewerker of aan hem/haar/hen gelieerd bedrijven en/of instellingen ten laste van een budget waarvan de betreffende medewerker zelf hoofd-,(deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten van is geldt:

  • a. Indien een vervanger is aangewezen wordt de betaling geaccordeerd door diens vervanger, mits -in geval van inhuur- deze niet gelieerd is aan hetzelfde bedrijf.

  • b. Indien geen vervanger is aangewezen wordt de betaling geaccordeerd door degene die de hoofd-, (deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten heeft aangewezen.

  • c. In alle gevallen moeten de bepalingen van artikel 10 leden 1, 2 en 3 in acht worden genomen.

Artikel 11 Condities en beperkingen

• 1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar en in die zin is het niet toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2. Voor de integriteit en de functiescheiding kan de hoofdbudgethouder, (deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten de aan hem/haar/hen toegekende bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf, of ten aanzien van aan hem/haar/hen gelieerde bedrijven en/of instellingen.

• 3. De functie van budgethouder, deelbudgethouder, budgethouder integrale budgetten of PAV’er is niet verenigbaar met een functie in het betaalproces bij de financiële administratie en met de functie medewerker functioneel beheer van de financiële applicatie.

• 4. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder of budgethouder integrale budgetten of diens vervanger worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden teruggegeven aan de budgethouder die in een vervangingsregeling voorziet.

Hoofdstuk 4 Rapportage en verantwoording

Artikel 12

De hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten leggen verantwoording af over de besteding van de toegekende budgetten, zowel inhoudelijk als financieel, zoals bedoeld in de vigerende Financiële verordening van de gemeente Krimpenerwaard.

Artikel 13

Het team Financiën voorziet de hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten van financiële informatie om de budgetten te kunnen bewaken. Voor de budgetbewaking zijn hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten zelf verantwoordelijk.

Hoofdstuk 5 Hardheidsclausule

Artikel 14

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 15

• 1. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2025’

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2025.

• 3. Bij de inwerkingtreding van deze regeling komt de “Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2023” vastgesteld op 11 juli 2023 te vervallen.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpenerwaard op 16 december 2025.

de secretaris,

J. Hennip

de burgemeester,

ir. J. Beenakker

Toelichting op de Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2025

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder, lid 1

• 1. De vervanging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur als hoofdbudgethouder is geregeld in de ‘Vervangingsregeling / waarneming gemeentesecretaris en directeuren’.

• 2. De vervanging van de griffier als hoofdbudgethouder is geregeld in de ‘Verordening werkgeverscommissie’.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

• Door middel van een aanwijzingsbesluit wijst de hoofdbudgethouder teammanagers en programmamanagers als budgethouder aan.

• Bij het aanwijzingsbesluit wordt een bijlage gevoegd waarin per budgethouder de deelprojecten opgenomen worden waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.

• Mutaties in het aanwijzingsbesluit als gevolg van personeelswisselingen en wijzigingen in budgetten worden digitaal vastgelegd.

• De vervanging van de budgethouders is geregeld in de ‘Vervangingsregeling / waarneming teammanagers’.

• De vervanging van de programmamanagers wordt geregeld in de aanwijzingsbesluiten.

• Extern personeel kan aangewezen worden als budgethouder mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.

Artikel 4 Aanwijzing deelbudgethouder

• Door middel van aanwijzingsbesluiten wijzen de budgethouders medewerkers aan als deelbudgethouder.

• Bij de aanwijzingsbesluiten worden bijlagen gevoegd waarin per deelbudgethouder de deelprojecten en rekeningen opgenomen worden waarvoor de deelbudgethouders verantwoordelijk zijn.

• Een deelbudgethouder kan zich laten vervangen door een andere deelbudgethouder van het zelfde team

• Mutaties in het aanwijzingsbesluit als gevolg van personeelswisselingen en wijzigingen in budgetten worden digitaal vastgelegd.

• Extern personeel kan aangewezen worden als deelbudgethouder mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.

Artikel 5 Aanwijzing budgethouder integrale budgetten

• Door middel van aanwijzingsbesluiten wijzen de budgethouders medewerkers aan als budgethouder integrale budgetten.

• Bij de aanwijzingsbesluiten worden bijlagen gevoegd waarin per budgethouder integrale budgetten de deelprojecten en rekeningen opgenomen worden waarvoor de budgethouder integrale budgetten verantwoordelijk zijn.

• In de aanwijzingsbesluiten wordt tegelijkertijd voor elke budgethouder integrale budgetten een vervanger aangewezen.

• Mutaties in het aanwijzingsbesluit als gevolg van personeelswisselingen en wijzigingen in budgetten worden digitaal vastgelegd.

• Extern personeel kan aangewezen worden als budgethouder integrale budgetten mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.

Artikel 6 Aanwijzing prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’er)

• Door middel van aanwijzingsbesluiten wijzen de hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten medewerkers of directievoerders aan als prestatie-akkoord-verklaarder (PAV’er).

• Bij de aanwijzingsbesluiten worden bijlagen gevoegd waarin wordt aangegeven wie dit zijn.

• De prestatie-akkoord-verklaarder ondersteunt degene door wie deze is aangewezen bij zijn/haar/hen verantwoordelijkheden.

• De eindverantwoordelijkheid blijft bij de hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten.

• Indien de budgethouder wijzigt blijft de PAV’er in principe in functie mits de hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten hiervan wil afwijken. Deze zal dit expliciet moeten aangeven.

• Extern personeel kan aangewezen worden als prestatie-akkoord-verklaarder mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.

• Een externe (ingehuurde) directievoerder kan als prestatie-akkoord-verklaarder worden aangewezen. (Enkele voorbeelden zijn: IBKW, ADCIM B.V., HEVO, Sweco, Nobralux).

Artikel 8, lid 2 sub e

Met ingang van 2025 wordt gewerkt met een verplichtingenadministratie. De verplichting moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Order ID

• Orderdatum

• Crediteur

• Leveringsdatum

• Betalingsconditie

• Contactpersoon gemeente

• E-mail adres contactpersoon gemeente

• Product

• Aantal producten

• Nettobedrag

Artikel 8, lid 2 sub f

Facturen moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen:

• De naam van de gemeente en die van de leverancier.

• Het volledige adres van de gemeente en dat van de leverancier.

• Het btw-nummer van de leverancier.

• Het KvK-nummer van de leverancier.

• De datum waarop de factuur is uitgereikt.

• Een opeenvolgend nummer.

• De aard van de goederen of diensten die zijn geleverd.

• De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die zijn geleverd.

• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.

• Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw.

• Het btw-tarief dat u in rekening wordt gebracht.

• Het te betalen btw-bedrag.

Artikel 8, lid 2 sub h

• De hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten is verantwoordelijk voor het vaststellen van de daadwerkelijke levering van de prestatie.

• Door middel van het accorderen van de factuur geeft de (deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten aan dat de prestatie geleverd is.

• Bewijsstukken van de prestatielevering worden voor zover mogelijk toegevoegd aan het financiële systeem. Dit wordt gedaan door de hoofd-, (deel)budgethouders, budgethouder integrale budgetten of prestatieakkoordverklaarder. Is de factuur € 25.000 (incl. BTW) of hoger dan is het toevoegen van bewijsstukken van de prestatielevering aan de financiële applicatie verplicht.

• Bij een voorschotbetaling kan niet op het moment van betaling vastgesteld worden dat de prestatie daadwerkelijk geleverd is. De factuur met de voorschotbetaling kan wel betaalbaar gesteld worden mits de voorschotbetalingen opgenomen zijn in het contract/overeenkomst/opdrachtverlening die aan de factuur ten grondslag ligt. De vaststelling dat de prestatie daadwerkelijk geleverd is vindt plaats bij de afrekening waarin het voorschot cq. de voorschotten verrekend worden met de in rekening gebrachte werkelijke kosten.

Artikel 8, lid 2 sub j

Ook als geen betalingstermijn is afgesproken bedraagt de wettelijke maximale betalingstermijn van een factuur voor de overheid 30 dagen.

Artikel 8, lid 2 sub k

De hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouders integrale budgetten zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van opbrengsten ten gunste van het betreffende budget.

Enkele voorbeelden zijn:

• Belastingen

• Heffingen

• Verkopen

• Exploitatiebijdrages

• Huurinkomsten

• Dwangsommen

Artikel 8, lid 2 sub l

• De hoofd-, (deel)budgethouders en budgethouder integrale budgetten is verantwoordelijk voor het behalen van voordelen door middel van het tijdig en juist aanvragen van Europese-, Rijk, provinciale subsidies of andere beschikbare gelden.

• Dat houdt impliciet in dat wordt voldaan aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een subsidie of verkrijging van de gelden.

Artikel 9, lid 2 sub a

Begrotingswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. Het gaat hierbij om de volgende mutaties:

• Het overhevelen van budgetten tussen programma’s;

• Nieuw beleid;

• Invullen van taakstellingen;

• Mutaties in reserves;

• Beschikken over de post onvoorzien;

• Het beschikbaar stellen van een investeringsbudget;

• Het wijzigen van de hoogte van een investeringsbudget of het overhevelen van middelen tussen investeringsbudgetten.

Artikel 9, lid 2 sub b

Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de (deel)budgethouder/budgethouder integrale budgetten kunnen worden geautoriseerd. Het gaat hierbij om de volgende mutaties:

• Het budgettair neutraal overhevelen van budgetten binnen hetzelfde deelproject zonder dat het totaal van de lasten en/of baten wijzigt;

• Het budgettair neutraal overhevelen van budgetten tussen deelprojecten binnen hetzelfde taakveld zonder dat het totaal van de lasten en/of baten wijzigt;

• Het budgettair overhevelen van budgetten binnen hetzelfde programma nadat overleg is gevoerd met de hoofdbudgethouder en portefeuillehouder.

De volgende rekeningen kunnen alleen in overleg met team financiën tot een administratieve wijzigingen leiden:

• loonkosten;

• verrekening met reserves en voorzieningen;

• rente en afschrijving;

• interne verrekeningen

Artikel 10, lid 1

Betalingsopdrachten zijn betalingen waarvoor geen factuur beschikbaar is.

Voor het betaalbaar stellen van bedragen tot en met € 5.000 (incl. BTW) is één autorisatie toereikend.

Autorisatie vindt plaats middels het goedkeuren van een factuur of een verplichting in het financiële systeem door de hoofd-, (deel)budgethouders of hun vervangers.

Artikel 10, lid 2

Voor het betaalbaar stellen van bedragen vanaf € 5.000 (incl. BTW) tot en met € 50.000 (incl. BTW) geldt:

Verantwoordelijke	Aantal autorisaties	Door
Deelbudgethouder/BIB	2	Deelbudgethouder/BIB, budgethouder of hoofdbudgethouder
Budgethouder	1	Budgethouder
Hoofdbudgethouder	1	Hoofdbudgethouder

Autorisatie vindt plaats door de hoofd-, (deel)budgethouders of hun vervangers in het financiële systeem.

Artikel 10, lid 3

Het betaalbaar stellen van bedragen vanaf € 50.000 (incl. BTW) geldt:

Verantwoordelijke	Aantal autorisaties	Door
Deelbudgethouder/BIB	3	Deelbudgethouder/BIB, budgethouder en hoofdbudgethouder
Budgethouder	2	Budgethouder en hoofdbudgethouder
Hoofdbudgethouder	1	Hoofdbudgethouder

Autorisatie vindt plaats door de hoofd-, (deel)budgethouders of hun vervangers in het financiële systeem.

Artikel 10, lid 4

Bij de betaalbaarstelling van bedragen kan het gaan om facturen of betaalopdrachten die worden aangeleverd als batch (verzamel)betalingen vanuit vak applicaties van sociaal domein en personeelszaken.

• De batch (verzamel)betalingen van sociaal domein worden per team (Wmo, Jeugd en Participatie) voorzien van een overzicht met de individuele betalingen en twee handtekeningen, te weten van degene die de batch (verzamel)betaling gemaakt heeft en de teammanager van het desbetreffende team.

• Bij de batch (verzamel)betalingen uit de vak applicatie personeelszaken (salarissen) kan volstaan worden met een handtekening van degene die de batch gemaakt heeft en de handtekening van de teammanager P&O.

Artikel 10, lid 5

Deze bepaling is opgenomen om invulling te geven aan artikel 11 Condities en beperkingen, lid 2, waarin gemandateerde bevoegdheden niet uitgeoefend mogen worden ten aanzien van zichzelf, of ten aanzien van aan hem/haar/hen gelieerde bedrijven en/of instellingen.

In dergelijke gevallen moet de betaalbaarstelling altijd geautoriseerd worden door de vervanger van de hoofd-,(deel)budgethouder of budgethouder integrale budgetten als deze is aangewezen anders dient autorisatie plaats te vinden door de aanwijzer.

Artikel 12

In de financiële verordening is vastgelegd hoe en wanneer financiële verantwoording afgelegd moet worden.

Artikel 13

De bepaling dat het team Financiën voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat voor de hele organisatie één integrale financiële administratie bestaat.

Artikel 14

In de praktijk kunnen zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet. Voor die situaties is dit artikel opgenomen.