Reglement van orde voor vergaderingen van het college van B&W

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

Besluit

Vast te stellen het ‘Reglement van orde voor vergaderingen van het college van B&W‘

Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals, houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Vaals of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Vaals;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Vaals of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 9.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden (minimaal vereiste aantal is de helft van het aantal collegeleden, minus secretaris en eventuele ondersteuning) een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Naast de gemeentesecretaris neemt ook de directeur Operationeel Beleid deel aan de (beraadslaging tijdens de) collegevergadering.

• 3. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op vrijdag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college alsmede van het MT.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaakssysteem.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering zorgt de gemeentesecretaris ervoor dat uiterlijk maandag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering de (voorlopige) agenda in het daarvoor bestemde zaaksysteem gereed staat voor de leden van het college.

• 2. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als de stemmen staken dan telt de stem van de burgemeester voor 2. Dat geldt niet voor degene die de burgemeester bij afwezigheid als loco-burgemeester vervangt. In dat geval komt het onderwerp terug in een volgende vergadering, totdat er een meerderheid van stemmen volgt.

Artikel 11. Besluiten buiten de vergadering

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een beraadslaging/standpunten-uitwisseling via de email aan elkaar en aan de gemeentesecretaris.

• 2. Daarbij krijgen alle leden van het college voldoende ruimte om kennis te nemen van het voorstel en de mogelijkheid om alsnog bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen.

• 3. De gemeentesecretaris brengt de buiten de vergadering om gevoerde beraadslaging en besluitvorming tot uitdrukking in de notulen van de eerstvolgende vergadering van het college.

Artikel 12. Verslag

• 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

• 4. Tevens wordt melding gemaakt in het verslag als een collegelid niet heeft deelgenomen aan de beraadslaging en besluitvorming, met vermelding van de reden.

• 5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd.

• 3. Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de collegevergaderingen van 15 november 1993 wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op 6 januari 2026.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van B&W van de gemeente Vaals.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 9 december 2025.

Dit reglement van orde is op 10 december 2025 aan de gemeenteraad toegezonden.

De secretaris,

mr. drs. J.H.M.J. Bertram

De burgemeester,

mr. H.M.H. Leunessen