Besluit mandaat, volmacht en machtiging (uitvoering SWOK VT/JB/JR 2026–2030)

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Vijfheerenlanden ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft,

Gelet op:

• afdeling 10.1.1 Awb (mandaat, volmacht en machtiging)

• artikelen 160 en 171 Gemeentewet

• de Samenwerkingsovereenkomst tussen de 26 Utrechtse gemeenten inzake Veilig Thuis, (preventieve) Jeugdbescherming en Jeugdreclassering (hierna SWOK 2026–2030)

Overwegende dat:

• de 26 regiogemeenten samenwerken bij de verwerving van de diensten op het terrein van Veilig Thuis, (preventieve) Jeugdbescherming en Jeugdreclassering gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van die ingekochte diensten;

• deze samenwerking plaatsvindt op basis van de op 2 december 2025 vastgestelde SWOK 2026-2034 en de met de Gecertificeerde Instellingen en Veilig Thuis gesloten contracten;

• het voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering noodzakelijk is dat één college (gemeente Utrecht) bevoegd is om namens alle colleges besluiten te nemen en rechtshandelingen te verrichten;

• Voor het aanbestedingstraject (2026 - 2030) mandaat, volmacht en machtiging aan het college van Utrecht is verleend, welke komt te vervallen met de voltooiing van het inkooptraject.;

• voor de uitvoeringsfase van de contracten gesloten met de GI’s en Veilig Thuis en voor eventuele opvolgend inkooptraject voor de diensten op het terrein van Veilig Thuis en (preventieve) Jeugdbescherming en Jeugdreclassering binnen de looptijd van de SWOK 2026-2030 mandaat, volmacht en machtiging moet worden verleend aan het college van Utrecht;

B e s l u i t e n:

Vast te stellen het besluit mandaat, volmacht en machtiging uitvoering SWOK 2026-2030

Artikel 1 – Mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht wordt, als penvoerder namens de 26 gemeenten, mandaat en machtiging verleend om in het kader van de uitvoering van de SWOK (2026–2030) de volgende besluiten en (rechts)handelingen te nemen en te verrichten:

  • a. het vaststellen van de aanbestedingsdocumenten;

  • b. het publiceren van aanbestedingsdocumenten;

  • c. het opstellen en publiceren van één of meerdere nota’s van inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van de (concept) overeenkomst;

  • d. het in ontvangst nemen van inschrijvingen en deze te openen en te beoordelen;

  • e. het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

  • f. het behandelen van klachten conform de klachtenregeling klachtafhandeling bij aanbesteden gemeente Utrecht;

  • g. het contract te sluiten met de vanuit de aanbesteding geselecteerde aanbieder(s);

  • h. het vaststellen en bijstellen van de lumpsum Veilig Thuis en JB/JR, conform de verdeelsleutels en afspraken in de SWOK;

  • i. het vaststellen van de wijze van financiële afrekening en verrekening tussen gemeenten/regio’s;

  • j. het uitvoeren van contractbeheer en contractmanagement van het contract, waaronder:

    • i. beoordeling en verwerking van rapportages;

    • ii. evaluatie en overeenkomen van aanvullende dan wel gewijzigde afspraken (voor zover mogelijk binnen de contractuele kaders en de aanbestedingswet);

    • iii. besluiten tot (gedeeltelijke) verlenging of beëindiging binnen de overeengekomen looptijd.

  • k. het voeren van bezwaar- en klachtenprocedures die voortvloeien uit de uitvoering van de raamovereenkomsten (na gunning);

  • l. het verrichten van voor alle vorenstaande punten benodigde (feitelijke) handelingen en overige (feitelijke) handelingen die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de SWOK.

• 2. Aan de burgemeester van de gemeente Utrecht wordt, als penvoeder van de 26 gemeenten, volmacht en machtiging verleend om in het kader van de uitvoering van de SWOK 2026-2030 als penvoerder de voor in de leden 1 en 2 van dit artikel benodigde (rechts)handelingen te verrichten.

Artikel 2 – Instructies

• 1. De uitoefening van dit mandaat, deze volmacht en machtiging vindt plaats in goed overleg binnen het Bestuurlijk Bovenregionaal Overleg Jeugd (BBOJ) en de ambtelijke stuurgroep (ASG), conform artikel 7 SWOK 2026-2030.

• 2. Bij besluiten die financiële of inhoudelijke gevolgen hebben, vindt vooraf afstemming plaats met de regio’s en terugkoppeling naar de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 3. De gemeente Utrecht draagt zorg voor adequaat beheer van alle documenten en informatie, en voor transparante rapportage aan de 26 gemeenten.

• 4. De gemeente Utrecht voert de aanbestedingsprocedure uit via het elektronische platform TenderNed en draagt zorg voor overdracht van een kopie van het elektronische aanbestedingsdossier aan de gemeente na afronding van de aanbestedingsprocedure.

• 5. In geval van een crisis of calamiteit informeert de penvoerder de deelnemende gemeenten via het Ambtelijk Samenwerkingsorgaan en het Bestuurlijk Overleg zo spoedig mogelijk over de genomen besluiten en maatregelen. De penvoerder stemt vervolgstappen af in overleg met de deelnemende gemeenten.

Artikel 3 – Ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Utrecht kunnen ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging verlenen. De bepalingen van dit besluit zijn daarop van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4 – Beginselen

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Utrecht verrichten de (rechts)handelingen en feitelijke handelingen in overeenstemming met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de SWOK.

Artikel 5 – Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026 en geldt voor de duur van de SWOK (2026–2030, inclusief eventuele verlengingen daarvan).

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden op 2 december 2025

de secretaris,

W.J. (Judith) de Jonge

de burgemeester,

S. (Sjors) Fröhlich

Aldus besloten door de burgemeester van de gemeente Vijfheerenlanden op 2 december 2025

de burgemeester,

S. (Sjors) Fröhlich