Reglement van orde Rekenkamer gemeente Zwartewaterland

Vastgesteld in de vergadering van 20 maart 2024

Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet stelt de rekenkamer als volgt vast:

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

• a. verordening: de Verordening Rekenkamer gemeente Zwartewaterland

• b. reglement: dit Reglement van orde Rekenkamer gemeente Zwartewaterland

• c. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Zwartewaterland, die door de gemeenteraad is ingesteld door vaststelling van de verordening;

• d. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer;

• e. plaatsvervangend voorzitter: een lid van de rekenkamer die de taak van plaatsvervangend voorzitter op zich neemt bij afwezigheid van de voorzitter;

• f. leden: de leden van de rekenkamer;

• g. secretaris: de door de gemeenteraad ter beschikking gestelde (ambtelijk) secretaris van de rekenkamer;

• h. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartwaterland;

• i. klankbordgroep: een groep van drie raadsleden die fungeren als klankbord voor de rekenkamer.

Artikel 2 De (plaatsvervangend) voorzitter

• 1. In aanvulling op art 6. van de verordening is de voorzitter belast met

  • a. het doen naleven van dit reglement;

  • b. het woordvoerderschap van de rekenkamer;

  • c. bewaken van het budget van de raad.

• 2. De rekenkamer wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan die, bij ziekte, verhindering of terugtreden (vgl art 11 lid 5 reglement) van de voorzitter, diens taken overneemt.

Artikel 3 De secretaris

• 1. De secretaris draagt, onder leiding van de voorzitter, zorg voor de voortgang van de activiteiten van de rekenkamer.

• 2. De taken van de secretaris zijn voorts:

  • a. de werkzaamheden, zoals beschreven in de verordening (agendaplanning, verslaglegging, dossiervorming);

  • b. de werkzaamheden zoals genoemd in het onderzoeksprotocol (primair aanspreekpunt voor dagelijkse voortgang onderzoek, voortgangsoverleg tijdens onderzoek);

  • c. organiseren van vergaderfaciliteiten;

  • d. ontvangst van aan de rekenkamer gerichte correspondentie;

  • e. voorbereiding van uitgaande correspondentie van de rekenkamer;

  • f. ondersteuning m.b.t. het voorbereiden, uitvoeren en rapporteren van onderzoeken.

  • g. opstellen van een beknopt verslag, dan wel een besluitenlijst, van vergaderingen van de rekenkamer.

Artikel 4 Samenwerking met de klankbordgroep

• 1. Op basis van de verordening wordt door de gemeenteraad een klankbordgroep ingesteld.

• 2. In aanvulling op art. 3. van de verordening

  • a. kan de klankbordgroep thema’s die leven in de raad als mogelijk onderzoeksonderwerp en andere lopende onderwerpen onder de aandacht brengen van de rekenkamer, en daar samen over sparren.

  • b. is de klankbordgroep niet betrokken bij de besluitvorming van de rekenkamer om over te gaan tot een onderzoek in een specifieke kwestie en ook niet bij of tijdens de uitvoering van onderzoeken en de vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies.

  • c. hebben de leden van de klankbordgroep geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.

• 3. De klankbordgroep en de rekenkamer vergaderen zoveel als nodig is onder voorzitterschap van de voorzitter van de rekenkamer.

Hoofdstuk 2: De vergaderingen

Artikel 5 Plaats, agenda en beslotenheid

• 1. De vergaderingen van de rekenkamer vinden zoveel plaats als de rekenkamer nodig acht. Vergaderingen vinden bij voorkeur fysiek plaats in het gemeentehuis. De voorzitter kan in voorkomende gevallen besluiten om digitaal te vergaderen.

• 2. De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de rekenkamer vast.

• 3. De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering.

• 4. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

• 5. De vergaderingen van de rekenkamer zijn besloten, tenzij anders wordt besloten.

• 6. De voorzitter kan, na overleg met de leden van de rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergaderingen bij te wonen.

• 7. De vergaderstukken van de rekenkamer zijn niet openbaar.

Artikel 6 Aanwezigheid, afwezigheid en vervanging leden

• 1. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter of secretaris weten.

• 2. Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering opgeschort. Bij de verhindering van één lid kan de voorzitter besluiten de vergadering op te schorten.

Artikel 7 Stemmingen

• 1. De leden van de rekenkamer streven ernaar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken.

• 2. Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen opgemaakt. Bij staken van stemmen is de stem van de voorzitter en bij diens afwezigheid de plaatsvervangende voorzitter bepalend.

• 3. Een stemming is alleen geldig indien de voorzitter en tenminste één lid aan de vergadering heeft deelgenomen.

• 4. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter schriftelijk, dan wel per mail, machtigen namens hem te stemmen. Hiervan wordt melding gemaakt in het verslag.

• 5. De rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, mits het besluit unaniem is.

Hoofdstuk 3: Werkwijze

Artikel 8 Onderzoeksprotocol

• 1. De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

• 2. Onderzoekers die door de rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring en/of verwerkingsovereenkomst.

Artikel 9 Communicatie

• 1. Dit reglement, het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken worden ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.

• 2. De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar en worden toegankelijk gemaakt / aangeboden via de daarvoor aangewezen kanalen.

Artikel 10 Jaarverslag

• 1. De secretaris stelt een jaarverslag op over de werkzaamheden van het voorgaande jaar.

• 2. In het jaarverslag legt de rekenkamer jaarlijks verantwoording af over haar activiteiten. Deze wordt aangeboden aan de gemeenteraad op de lijst ingekomen stukken en is daarmee toegankelijk voor burgers.

• 3. Het jaarverslag wordt uiterlijk 31 maart door de rekenkamer vastgesteld.

Hoofdstuk 4: Gedragscode

Artikel 11 Gedragscode

• 1. Leden van de rekenkamer, de secretaris of extern ingehuurde onderzoekers vermijden politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de rekenkamer schade kan toebrengen. Zij doen geen politieke uitspraken over een rapport, advies, aanbeveling of richtinggevende uitspraken van de rekenkamer.

• 2. De leden houden informatie over lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

• 3. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek en de besluitvorming daarover bezighouden.

Hoofdstuk 5: Budget

Artikel 12 Budget en budgethouder

• 1. Namens de rekenkamer is de voorzitter bevoegd binnen een haar bij de begroting door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamer uitsluitend verantwoording schuldig aan de raad.

• 2. De raadsgriffier treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamer.

Artikel 13 Slotbepalingen

• 1. Alles wat niet bij dit reglement is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamer worden geregeld.

• 2. Het Reglement van Orde wordt gepubliceerd op de website van de rekenkamer en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.

Aldus vastgesteld in de vergadering van

de rekenkamer van 20 maart 2024

De voorzitter,

R. Aartsen

De secretaris,

G. Jordens - Rook