Verordening op de auditcommissie gemeente Coevorden 2025

De raad van de gemeente Coevorden;

Gelezen het voorstel van het Presidium van 23 oktober 2025, bijlagenr. 2074;

Gelet op de artikel 84 en 147 van de Gemeentewet;

Gelet op artikel 7 lid 4 van de Controleverordening gemeente Coevorden;

BESLUIT

Vast te stellen de:

Verordening op de auditcommissie gemeente Coevorden 2025

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

• 1. Er is een commissie, genaamd auditcommissie, ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

• 2. In deze verordening wordt onder de hierna genoemde begrippen het volgende verstaan:

  • a. Commissie: de auditcommissie van de gemeente Coevorden als bedoeld in lid 1;

  • b. Accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

  • c. Raad: de gemeenteraad;

  • d. Raadslid: een lid van de gemeenteraad;

  • e. Burgercommissielid: een niet-raadslid dat op voordracht van een fractie door de raad is benoemd als lid van de algemene raadscommissie;

  • f. College: het college van burgemeester en wethouders;

  • g. Organisatie: ambtenaren die werkzaam zijn onder het gezag van het college;

  • h. Griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • i. Secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie;

  • j. Rekenkamer: de gemeentelijke rekenkamer van de gemeente Coevorden.

Hoofdstuk 2. Doel, taken en bevoegdheden

Artikel 2. Doel

De auditcommissie heeft tot doel de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. In dat kader draagt zij bij aan het vergroten van de integriteit, transparantie en betrouwbaarheid van de financiële rapportage en het interne risicobeheersings- en controlesysteem van de gemeente.

Daarbij richt de commissie zich op het functioneren van de sturings- en verantwoordingscyclus, de inhoudelijke kwaliteit en bruikbaarheid van de bijbehorende documenten en draagt bij aan de voorbereiding van de besluitvorming door de raad.

Zij helpt de raad bij het verkrijgen van inzicht in het door het college gevoerde financiële beleid, de inrichting van de financiële organisatie, de financiële positie en besluiten met grote financiële gevolgen.

Daarnaast bevordert de commissie het inhoudelijke gesprek tussen raad en college de kwaliteit, begrijpelijkheid en toepasbaarheid van de sturings- en verantwoordingsdocumenten en stimuleert zij de ontwikkeling van financiële kennis van en reflectie binnen de raad ten aanzien van diens eigen rol in de sturings- en verantwoordingscyclus.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

• 1. De commissie adviseert de raad en voert overleg namens de raad over onderwerpen die bijdragen aan een goed financieel beheer en een effectieve controle op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer.

• 2. De commissie heeft onder meer de volgende taken:

  • a. Taken m.b.t. financiële stukken:

    • i. signaleert aandachtspunten en adviseert de raad over het functioneren en de effectiviteit van de sturings- en verantwoordingscyclus en over de inhoud en toepassing van de bijbehorende documenten zoals de begroting en de jaarstukken;

    • ii. adviseert de raad over het normenkader en de vast te stellen tolerantie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

    • iii. bespreekt de rechtmatigheidsverantwoording van het college en brengt hierover advies uit aan de raad;

    • iv. monitort het financiële verslaggevingsproces en adviseert de gemeenteraad over de betrouwbaarheid, transparantie en integriteit ervan;

  • b. Taken m.b.t. de accountant:

    • i. draagt, in samenwerking met het college, bij aan de voorbereiding en begeleiding van de procedure tot selectie en voordracht van een accountant en brengt advies uit aan de raad over de aanwijzing van de accountant;

    • ii. adviseert de raad omtrent de opdrachtverlening voor de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 2 van de Controleverordening gemeente Coevorden, en voert daartoe overleg met het college;

    • iii. voert periodiek overleg met de accountant over de controleaanpak en bevindingen en doet, indien nodig, voorstellen aan de raad tot aanpassing daarvan;

    • iv. bespreekt minimaal jaarlijks de relatie tussen gemeente en accountant en vaker als daar aanleiding toe is;

    • v. neemt kennis van de Managementletter en laat zich door het college informeren over de hieruit voorkomende (verbeter)acties en hoe deze worden opgevolgd;

    • vi. bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad en adviseert de raad over de wijze van behandelen daarvan.

  • c. Overige taken:

    • i. adviseert de raad over de uitvoering, onderzoeken en aanpassing van verordeningen op grond van de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet;

    • ii. treedt op als begeleidingscommissie van de rekenkamer, zoals bedoeld in verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Coevorden 2023.

• 3. De commissie is bevoegd:

  • a. aan de raad, over de in het eerste en tweede lid van dit artikel genoemde taken, voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerpbesluit;

  • b. in het kader van de uitoefening van de in het eerste en tweede lid van dit artikel genoemde taken, informatie in te winnen bij (een lid van) het college, de accountant, de rekenkamer of de organisatie;

  • c. de raad te verzoeken om externe deskundigheid in te schakelen ter ondersteuning van de commissie en hiervoor budget beschikbaar te stellen;

  • d. gebruik te maken van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden voor inhoudelijke of procesmatige ondersteuning.

• 4. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden, en geeft geen directe opdrachten aan de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Hoofdstuk 3. Samenstelling en werkwijze

Artikel 4. Samenstelling

• 1. De commissie telt maximaal één lid per fractie. Dit lid is een raadslid of burgercommissielid.

• 2. De leden zijn bij voorkeur deskundig op of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

• 3. De commissie heeft als adviseurs de accountant, de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller.

• 4. Op uitnodiging van de commissie kunnen ook anderen deelnemen aan de vergaderingen, zoals de leden van de rekenkamer, (leden van) het college en vertegenwoordigers vanuit de organisatie. Uitnodiging van vertegenwoordigers uit de organisatie verloopt via de gemeentesecretaris.

• 5. De commissie wordt ondersteund door een secretaris. De secretaris is ook adviseur van de commissie.

Artikel 5. Benoeming en zittingsduur

• 1. De leden van de commissie worden, zo snel mogelijk na aanvang van een nieuwe raadsperiode, benoemd door de raad.

• 2. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. De zittingsduur van de leden van de commissie is gelijk aan de zittingsperiode van de gemeenteraad. Het lidmaatschap eindigt in ieder geval bij het einde van de raadsperiode of bij het beëindigen van het raadslidmaatschap of burgercommissielidmaatschap.

• 4. Verder eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of op grond van een met redenen omkleed besluit door de raad.

• 5. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

• 1. De commissie vergadert ten minste vier keer per jaar, in ieder geval voorafgaand aan de behandeling van de sturings- en verantwoordingsdocumenten door de raad. Indien nodig kan de commissie vaker bijeen komen.

• 2. De voorzitter roept de commissie bijeen in overleg met de secretaris. Tussen de oproep en de vergadering zit minimaal 7 kalenderdagen, tenzij sprake is van een spoedeisende situatie.

• 3. De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, de agenda, datum, tijd en plaats van de vergadering. De agenda en bijbehorende stukken worden zo mogelijk gelijktijdig toegezonden.

• 4. De commissie vergadert alleen als meer dan de helft van de leden aanwezig is, waaronder in ieder geval de voorzitter of diens plaatsvervanger.

• 5. De vergaderingen zijn niet openbaar. Informatie uit besloten vergaderingen wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie met meerderheid van de uitgebrachte stemmen besluit tot (gedeeltelijke) openbaarmaking.

• 6. De adviezen die de commissie aan de raad uitbrengt zijn openbaar en worden als zodanig beschikbaar gesteld.

• 7. De voorzitter leidt de vergadering, bevordert heldere advisering, ziet toe op naleving van de verordening en treedt op als woordvoerder van de commissie.

• 8. De commissie brengt advies uit aan de raad. Bij het opstellen van het advies wordt gestreefd naar unanimiteit. Bij verschil van mening beslist de meerderheid. Minderheidsstandpunten kunnen op verzoek worden opgenomen in het verslag.

• 9. Van elke vergadering maakt de secretaris, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, een kort verslag. Dit bevat de besproken adviezen en genomen besluiten. Het verslag wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering.

• 10. De secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de organisatorische en facilitaire aspecten van de vergaderingen.

• 11. Conceptverslagen worden voorafgaand aan de vaststelling digitaal gedeeld met de commissie en overige deelnemers aan de vergadering. Verslagen zijn niet openbaar, tenzij de commissie met meerderheid van de uitgebrachte stemmen besluit tot (gedeeltelijke) openbaarmaking.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 7. Uitleg verordening

• 1. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of als er twijfel bestaat over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

• 2. Waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm is gebruikt, moet tevens de vrouwelijke vorm worden gelezen.

Artikel 8. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie gemeente Coevorden 2025.

• 2. Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Coevorden

in zijn openbare vergadering van 16 december 2025.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

R. Bergsma

De griffier,

M. Lucassen

Toelichting

Algemeen

De gemeenteraad stelt de beleidsmatige en financiële kaders vast waarbinnen het college van burgemeester en wethouders (B&W) het dagelijks bestuur uitvoert. Daarnaast vervult de raad een controlerende rol door te toetsen of het college het beleid goed uitvoert en het geld op de juiste manier besteedt.

Ter ondersteuning van zijn werkzaamheden kan de raad commissies instellen voor ondersteuning van en advisering over specifieke onderwerpen. Een voorbeeld hiervan is de auditcommissie, die de raad ondersteunt bij zijn toezichthoudende en controlerende taak. Deze verordening is een uitwerking van hetgeen hierover in de Gemeentewet is opgenomen.

De auditcommissie heeft als algemene opdracht om de raad te adviseren over zaken die betrekking hebben op de toezichthoudende en controlerende verantwoordelijkheden van de raad. De commissie verricht vooronderzoek en brengt op basis hiervan advies uit aan de raad. De verdere oordeels- en besluitvorming over alle onderwerpen waarover de auditcommissie adviseert, vinden plaats in de raadscommissie dan wel de raad.

Artikelsgewijze toelichting

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Doel

De commissie vervult een belangrijke rol in het versterken van de financiële informatievoorziening aan de raad. Naast haar controlerende taak ten aanzien van de financiële rapportages en het risicobeheersingssysteem, heeft de commissie ook een adviserende en signalerende functie richting de raad. Zij draagt bij aan het verbeteren van de opzet en werking van de sturings- en verantwoordingscyclus, zodat deze beter aansluit op de informatiebehoefte van de raad.

Door het gesprek over de inhoud en kwaliteit van de S&V-documenten te stimuleren en raadsleden te ondersteunen bij het interpreteren van financiële informatie, helpt de commissie de raad om zijn kaderstellende en controlerende rol effectiever te vervullen.

Artikel 3. Taken

De commissie heeft als algemene taak om de besluitvorming van commissie en raad voor te bereiden over:

• het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaglegging door het college; en:

• de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen.

Daarbij richt de commissie zich onder meer op:

• De relatie met en de naleving van aanbevelingen en de opvolging van opmerkingen van de externe accountant;

• Het financiële beleid en beheer en financiële verslaggevingsproces.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de commissie treedt in de bevoegdheden van de gemeenteraad dienaangaande.

Begeleidingscommissie rekenkamer

Tot het moment van instellen van de auditcommissie fungeerde het presidium als begeleidingscommissie van de rekenkamer. Met het instellen van de auditcommissie wordt deze aangewezen als aanspreekpunt voor de rekenkamer.

Artikel 4. Samenstelling

Deskundigheid

Van alle leden van de commissie wordt verwacht dat ze in staat zijn om een jaarrekening, waaronder de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht te lezen en te begrijpen, daarover relevante vragen te stellen, de antwoorden te interpreteren en eventueel door te vragen.

Secretaris

In artikel 4 is opgenomen dat de griffier zorg draagt voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris. De secretaris is geen lid van de commissie maar kan wel als adviseur optreden.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

Besloten vergaderingen/openbare adviezen

Gezien de, vaak op dat moment nog geldende, vertrouwelijkheid van (een deel van) de stukken is het uitgangspunt dat de vergaderingen van de commissie niet openbaar zijn, tenzij uitdrukkelijk anders besloten.