Budgethoudersregeling gemeente Woerden 2026

Besluit

 

  • 1.

    De Budgethoudersregeling gemeente Woerden 2026 vast te stellen.

1. Begripsbepalingen

Begroting

De door de gemeenteraad vastgestelde begroting gestructureerd naar programma’s en taakvelden.

Taakveld

De eenheid waarin programma’s zijn onderverdeeld. Het gaat daarbij om het behalen van een resultaat, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit.

Budget

De financiële middelen die binnen de door de gemeenteraad vastgestelde begroting aan het college van Burgemeester en Wethouders beschikbaar zijn gesteld voor het realiseren van de doelstellingen, resultaten en activiteiten. Dit betreft de jaargebonden (exploitatie)budgetten bestaande uit (deel)taakvelden;

(Investerings)krediet

De financiële middelen die binnen de door de gemeenteraad vastgestelde begroting aan het college van Burgemeester en Wethouders beschikbaar zijn gesteld voor het realiseren van een investering die een meerjarig nut heeft.

 

De termen krediet en investeringskrediet hebben dezelfde betekenis.

Verplichting

Een aangegane bindende overeenkomst tot levering van goederen, werken of diensten waarvoor in de (nabije) toekomst betaald moet worden. In deze budgethoudersregeling worden hieronder ook begrepen uitgaande beschikkingen en brieven aan derden waarin gelden worden toegezegd als subsidie of uitkering.

Contract

De overeenkomst of een vergelijkbaar document waarin de levering van goederen, aanneming van werk of de verlening van diensten aan en/of door de gemeente wordt geregeld en geregistreerd.

Budgethouderschap

De toegekende bevoegdheid tot het beheer van een budget of (investerings)krediet.

Vier-ogen principe

Uitgangspunt waarbij altijd sprake is van een functiescheiding in het inkoopproces tussen degene die een inkoop goedkeurt (budgethouder) en degene die de prestatielevering vaststelt (prestatie akkoord verklaarder).

Hoofdbudgethouder

De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de totale begroting (met uitzondering van de budgetten van de bijzondere budgethouders) en zet delen van die verantwoordelijkheid door naar de directeuren.

Budgethouder

De door een hoofdbudgethouder aangewezen teammanager of programmamanager die belast is met het beheer van een deel van het budget van de hoofdbudgethouder.

Deelbudgethouder

De door een budgethouder aangewezen medewerker (of externe inhuurkracht) die belast is met het beheer van een deel van het budget van de budgethouder.

Bijzondere budgethouder
  • -

    De voorzitter van de ondernemingsraad wordt aangewezen door de gemeentesecretaris voor het beheer van het budget van de ondernemingsraad.

  • -

    De griffier en de voorzitter van de rekenkamercommissie worden aangewezen door de raad voor het beheer van het budget voor respectievelijk de griffie en de rekenkamercommissie.

Projectleider

Functionaris aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budget of een investeringskrediet om een specifiek omschreven doel (project) te realiseren.

Prestatieverklaarder

Een functionaris die geleverde prestaties van diensten, werken en goederen controleert en registreert.

2. Aanwijzing en registratie van budgethouders

  • 2.1

    Het college van burgemeester en wethouders wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van het college. De gemeentesecretaris zet delen van die verantwoordelijkheid door naar de directeuren.

  • 2.2

    De vervanging van hoofdbudgethouders wordt middels een apart besluit door de Directie vastgesteld.

  • 2.3

    De hoofdbudgethouders wijzen de budgethouders aan en wijzen daarbij tevens een vervanger aan die de budgethouder vervangt bij diens afwezigheid. Het aanwijzen wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en vastgesteld door de Directie.

  • 2.4

    Een budgethouder kan een medewerker die verantwoording aan hem aflegt of een projectleider aanwijzen als deelbudgethouder voor (deel)taakvelden.

  • 2.5

    De teammanagers of directieleden kunnen medewerkers die verantwoording aan hen afleggen, of projectleiders, aanwijzen als deelbudgethouder en hiermee budgetten dan wel delen van een budget toewijzen aan deze deelbudgethouders voor (deel)taakvelden.

  • 2.6

    Het team Strategie, Financiën & Control houdt een overzicht bij van alle (hoofd/deel)budgethouders. In dit overzicht worden de functies vastgelegd met de daarbij behorende budgetten en kredieten.

  • 2.7

    De aanwijzing wordt expliciet per exploitatie- en investeringsbudget vastgelegd in de financiële administratie, in overeenstemming met het mandaatregister.

  • 2.8

    Een (deel)budgethouder wijst per (deel)budget een prestatieverklaarder aan.

  • 2.9

    De griffier is budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad.

3. Uitoefenen budgetrecht

  • 3.1

    Budgethouderverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget of één investeringskrediet.

  • 3.2

    De (deel)budgethouder oefent het budgetrecht alleen uit, indien de daarvoor noodzakelijke (onder)volmachten en/of (onder)mandaten aan hem zijn overgedragen conform het mandaatregister.

  • 3.3

    Bij afwezigheid wordt de deelbudgethouder vervangen door de budgethouder of een andere deelbudgethouder. De (hoofd)budgethouder wordt vervangen overeenkomstig hetgeen daarover is opgenomen in het mandaatregister.

4. Verantwoordelijkheden

  • 4.1

    De (hoofd/deel)budgethouder is verantwoordelijk voor:

    • 4.1.1.

      een efficiënte en effectieve inzet van aan hem toegewezen budgetten en kredieten.

    • 4.1.2

      het realiseren van de inkomsten zoals deze zijn opgenomen op de budgetten en kredieten.

    • 4.1.3

      het via het financieel systeem administreren van de budgetten en kredieten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en kredieten.

    • 4.1.4

      het zorgdragen dat leveranciers binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatieverklaring akkoord zijn.

    • 4.1.5

      het zorgdragen dat bij afwezigheid de vervanging geregeld is.

  • 4.2

    De (hoofd/deel)budgethouder is in zijn budgetbeheer verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de ter beschikking gestelde middelen.

  • 4.3

    De (hoofd/deel)budgethouder is verantwoordelijk voor informatievoorziening zoals vermeld in artikel 5.1 en 5.2 van deze regeling.

  • 4.4

    De hoofdbudgethouder is eindverantwoording verschuldigd aan het college.

  • 4.5

    De budgethouder is verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder.

  • 4.6

    De deelbudgethouder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder.

  • 4.7

    Het afleggen van verantwoording over inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken genoemd in deze regeling vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning- & control cyclus (onder andere: de geldende Financiële Verordening (artikel 212), inkoop- en aanbestedingsbeleid).

  • 4.8

    De (deel)budgethouder kan alleen verplichtingen aangaan als hij/zij geconstateerd heeft dat het betreffende budget of krediet:

    • 4.8.1

      Toereikend is;

    • 4.8.2

      Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget of krediet beschikbaar is gesteld;

  • 4.9

    Voor wat betreft het werken van de gemeente Woerden voor de gemeente Oudewater gelden de kaders zoals opgenomen in de Samenwerkingsovereenkomst Woerden – Oudewater en de bijbehorende Uitvoeringsovereenkomst.

  • 4.10

    Wanneer een opdracht moet leiden tot een betaling die deels ten laste van Oudewater en deels ten laste van Woerden moet komen, zorgt de (deel)budgethouder ervoor dat er twee facturen door de leverancier gestuurd worden.

  • 4.11

    Bij de opdrachtverstrekking zorgt de (deel)budgethouder dat de leverancier een herleidbare codering (opdrachtnummer/verplichtingennummer en routenummer) opneemt.

5. Bevoegdheden

  • 5.1

    De hoofdbudgethouder (directeur) is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de aangewezen en goedgekeurde budgetten of kredieten èn rekening houdend met de volgende maximumbedragen:

    • a.

      tot maximaal € 1.000.000 exclusief BTW voor wat betreft de (exploitatie)budgetten en investeringskredieten

    • b.

      Voor de gemeentesecretaris geldt in afwijking van het onder a. genoemde maximaal het bedrag van de budgetten waarover hem een bevoegdheid is verstrekt middels het vaststellen van de programmabegroting.

  • 5.2

    De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de aangewezen en goedgekeurde budgetten of kredieten èn rekening houdend met de volgende maximumbedragen:

    • a.

      tot maximaal € 200.000 exclusief BTW voor wat betreft de (exploitatie)budgetten en investeringskredieten.

    • b.

      Voor de Teammanager Programma’s en Projecten geldt in afwijking van het onder a. genoemde een maximumbedrag van € 500.000 exclusief BTW.

  • 5.3

    De deelbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de aangewezen en goedgekeurde budgetten of kredieten èn rekening houdend met de volgende maximumbedragen:

    • a.

      tot maximaal € 25.000 exclusief BTW voor wat betreft de (exploitatie)budgetten en (investerings)kredieten.

    • b.

      Voor de functie assetmanager geldt in afwijking van het onder a. genoemde een maximumbedrag van € 100.000 exclusief BTW.

  • 5.4

    De (hoofd/deel)budgethouder is niet bevoegd tot het goedkeuren voor betaling van eigen (onkosten)declaraties. Hiervoor geldt:

    • a.

      (Onkosten)declaraties van een deelbudgethouder worden goedgekeurd door een budgethouder.

    • b.

      (Onkosten)declaraties van een budgethouder worden goedgekeurd door een hoofdbudgethouder.

    • c.

      (Onkosten)declaraties van een hoofdbudgethouder worden goedgekeurd door een andere hoofdbudgethouder.

  • 5.5

    Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot administratieve organisatie, mandaat, interne advisering, treasury, inkoop en aanbestedingen, rechtmatigheid en verordeningen gevolgd.

  • 5.6

    Verplichtingen en uitgaven worden uitsluitend aangegaan respectievelijk gedaan bij een toereikend budget.

  • 5.7

    Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan. Als er van een dergelijke situatie sprake is dan geldt:

    • a.

      De budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal verschuiven van budgetten binnen eenzelfde taakveld (= administratieve wijziging).

    • b.

      Het college van Burgemeester en Wethouders is bevoegd tot het budgettair neutraal verschuiven van budgetten binnen eenzelfde programma (= begrotingswijziging).

    • c.

      Het verschuiven van budgetten tussen programma’s is een bevoegdheid van de gemeenteraad (= begrotingswijziging).

  • 5.8

    De (deel)budgethouder is bevoegd om middels een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan het team Strategie, Financiën & Control tot het innen van een som geld van een derde partij.

  • 5.9

    De (deel)budgethouder is bevoegd om via de Teammanager een besluit te verkrijgen om over een budget of krediet te beschikken, wanneer er een geprognotiseerde afwijking ontstaat ten opzichte van het oorspronkelijk verkregen budget of krediet.

  • 5.10

    De (deel)budgethouder is bevoegd om bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken het budget of krediet te overschrijden tot een maximum van 10% van dat budget of krediet dan wel maximaal € 10.000. De (deel)budgethouder informeert de directie hierover zo spoedig mogelijk.

  • 5.11

    De functie (deel)budgethouder is in het kader van administratieve organisatie niet verenigbaar met de registrerende en bewarende functie. Hierom kunnen uitvoerende functionarissen van de financiële administratie geen (deel)budgethouder zijn.

6. Taken

  • 6.1

    In het verlengde van de bevoegdheden verricht de (deel)budgethouder de volgende taken:

    Contract

    • 6.1.1

      Het (laten) vastleggen van het (financiële deel van het) contract in het daarvoor bestemde financiële systeem. Zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.

    • 6.1.2

      Contracten met een waarde van € 25.000 of meer per kalenderjaar moeten worden geregistreerd. Contracten met een lagere waarde mogen worden geregistreerd.

    Verplichting

    • 6.1.3

      Iedere opdracht met een inkoopwaarde groter dan € 2.500 moet als verplichting aangemaakt worden. Opdrachten met een inkoopwaarde lager dan dit bedragen mogen als verplichting aangemaakt worden.

    • 6.1.4

      De (deel)budgethouder draagt er zorg voor dat de verplichtingen gecodeerd worden vastgelegd. Zodat op basis van de aangegane verplichtingen de actuele stand van het toegekende budget of krediet kan worden berekend.

    • 6.1.5

      Aan iedere opdracht wordt een uniek verplichtingennummer en routenummer toegekend wat met een leverancier wordt gecommuniceerd via een opdrachtbevestiging.

    Factuur

    • 6.1.6

      Facturen die volgen op opdrachten (6.1.3) zonder het verplichtingennummer (6.1.5) en routenummer worden retour gestuurd.

    • 6.1.7

      Opdrachten met een inkoopwaarde kleiner dan het bedrag genoemd in 6.1.3 kunnen resulteren in een factuur zonder verplichtingennummer. De (deel)budgethouder zorgt ervoor dat deze facturen gecodeerd via een routenummer worden vastgelegd.

    • 6.1.8

      Artikel 6.1.1 t/m 6.1.8 treden gefaseerd in werking volgens een nader uit te werken planning per team.

    Prestatieverklaring

  • 6.2

    De (deel)budgethouder wijst een prestatieverklaarder aan die in staat is om de geleverde prestatie(s) te beoordelen.

  • 6.3

    De prestatieverklaarder toetst de levering, werk, of dienst op prijs, hoeveelheid en kwaliteit. Pas na akkoord wordt een factuur betaalbaar gesteld.

  • 6.4

    In de Beleidsnota prestatieverklaring wordt bepaald op welke manier de prestatieverklaarder de toetsing op prijs, hoeveelheid en kwaliteit bepaalt en vastlegt.

    Informatieverstrekking

  • 6.5

    Daarnaast is de (deel)budgethouder verantwoordelijk voor het informeren van de gemeenteraad conform het gestelde in de geldende Financiële Verordening.

7. Informatievoorziening en verantwoording

  • 7.1

    De (deel)budgethouder informeert de teammanager (budgethouder) en de verantwoordelijke directeur (hoofdbudgethouder) tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en kredieten.

  • 7.2

    De (hoofd/deel)budgethouder informeert het college tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde afwijkingen en relevante risico’s van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten conform de bepalingen in de Financiële Verordening.

  • 7.3

    De (hoofd/deel)budgethouder legt op de formele momenten in de planning & control cyclus verantwoording af over het gebruik van het toegekende budget, zowel inhoudelijk als financieel, op de daarvoor gestelde werkwijze.

  • 7.4

    De (hoofd/deel)budgethouder levert tijdig de juiste en volledige gegevens aan voor raad, college, kadernota, de begroting, de rekening en de diverse rapportages.

  • 7.5

    De (hoofd/deel)budgethouder houdt zicht op de aangegane financiële verplichtingen om een optimaal inzicht te houden in de (onder)uitputting van budgetten.

  • 7.6

    De (hoofd/deel)budgethouder houdt zicht op de vorderingen om een optimaal inzicht te houden op het volume van de beschikbare middelen.

  • 7.7

    Als er geen of onvoldoende dekking is voor een overschrijding, dan draagt de (deel)budgethouder er zorg voor dat er een advies aan het college van burgemeester en wethouders wordt voorgelegd om een aanvullend budget of krediet beschikbaar te stellen. De budgethouder houdt hierbij rekening met een ondergrens van € 50.000 voor zowel lasten als baten.

8. Integriteitsbeginsel

De (hoofd/deel)budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is en handelt integer. De (hoofd/deel)budgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

9. Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van Burgemeester en Wethouders.

10. Slotbepalingen

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na openbaarmaking van deze regeling.

 

Deze regeling kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling Woerden 2026.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 16 december 2025.

de burgemeester,

M.M. Bonsen-Lemmers

de secretaris,

W.H. Gort

Naar boven