Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer (2025/653330)

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haarlem en Velsen;

Gelet op de hoofdstukken I en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

De Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief als volgt te wijzigen:

Artikel I

A

Artikel 1 Begripsbepalingen wordt als volgt gewijzigd:

• 1. b. komt als volgt te luiden: b. de gemeenten: de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer.

• 2. e. komt als volgt te luiden: e. college(s): de colleges(s) van burgemeester en wethouders van de gemeenten.

B

Artikel 4 Samenstelling algemeen bestuur wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden.

• 2. Het vijfde tot en met het elfde lid worden vernummerd tot het zesde tot en met het twaalfde lid.

• 3. Na het vierde lid wordt een nieuw vijfde lid toegevoegd dat luidt: 5. Het college van de gemeente Haarlemmermeer wijst uit zijn midden één lid aan.

C

Artikel 6 Bevoegdheden wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het tweede artikel komt te luiden: 2. Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid overgedragen om de rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en de gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 2. Het derde lid komt te luiden: 3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en tot gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer benoemen, schorsen en ontslaan.

D

Artikel 10 Samenstelling dagelijks bestuur wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het tweede lid komt te luiden: 2. De colleges van de gemeente Velsen en de gemeente Haarlemmermeer wijzen ieder een van de twee andere leden als bedoeld in het eerste lid aan.

• 2. Het vierde lid komt als volgt te luiden: 4. Artikel 4, twaalfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

E

Artikel 13 Bevoegdheden wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid, onderdeel e komt te luiden: e. te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Noord-Hollands Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vijfde lid;

• 2. Het eerste lid, onderdeel i. komt te luiden: i. wat betreft de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van het Noord-Hollands archief.

F

Artikel 16 Bijdragen wordt als volgt gewijzigd:

Het zevende lid komt te luiden: 7. Indien de minister of de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, aanhef en onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

G

Artikel 17 Beleidsplan en meerjarenbegroting wordt als volgt gewijzigd:

Het eerste lid komt te luiden: 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een ontwerp vierjarig beleidsplan en een ontwerp meerjarenbegroting op.

H

Artikel 18 Begroting wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in het zevende lid bedoelde vaststelling, de minister en de raden van de gemeenten een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Noord-Hollands Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurhistorisch beleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 16, vijfde lid.

• 3. Het vijfde lid komt te luiden: 5. De minister en de raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 21 Jaarrekening wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het tweede lid komt te luiden: 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden.

• 2. Het derde lid komt te luiden: 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raden van de gemeenten voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

J

Artikel 24 Financiële administratie wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Het algemeen bestuur stelt uitgangspunten voor het financiële beleid vast, alsmede regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Noord-Hollands Archief.

• 2. Het derde lid komt te luiden: 3. Het algemeen bestuur stelt regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

K

Artikel 28a wordt als volgt gewijzigd:

Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. De minister en ieder college is bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit.

L

Artikel 36 Uittreding wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van de minister of het college van de uittredende gemeente. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

• 2. Het derde lid komt te luiden: 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan.

M

Artikel 42 Plaatsing in Gemeenteblad komt te luiden:

Het college van de gemeente Haarlem maakt deze regeling alsmede besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig in alle gemeenten bekend in het door Haarlem uitgegeven Gemeenteblad.

Artikel II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking in het door de gemeente Haarlem uitgegeven Gemeenteblad.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

G. Moes

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem,

de burgemeester,

drs. J. Wienen

de secretaris,

mr. C.M. Lenstra

Burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen

De burgemeester,

F.C. Dales

de secretaris,

D. Veurink

Toelichting

De gemeente Haarlemmermeer treedt per 1 januari 2026 toe tot de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. In verband met deze toetreding moet de regeling op onderdelen worden gewijzigd. Daar ziet deze wijzigingsregeling op.

Artikel 1 Begripsbepalingen

De wijzigingen in de begripsbepalingen onder b en e zijn technische wijzigingen, nu onder ‘de gemeenten’ ook wordt verstaan ‘de gemeente Haarlemmermeer’, naast de gemeente Haarlem en Velsen.

Artikel 4 Samenstelling algemeen bestuur

Conform het bepaalde in artikel 95 juncto artikel 13, zesde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen bestaat het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Noord-Hollands Archief uit leden die per deelnemende gemeente door het college uit zijn midden en door de minister worden aangewezen. De aantallen leden kunnen onderling verschillen. De gemeente Haarlemmermeer wijst één collegelid aan als lid van het algemeen bestuur, gelet op de omvang van de bijdrage van de gemeente Haarlemmermeer aan de regeling.

Artikel 6 Bevoegdheden

De wijzigingen in dit artikel zijn technische wijzigingen nu het algemeen bestuur niet alleen de rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en de gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem en Velsen mag benoemen (schorsen en ontslaan), maar in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer ook de gemeentearchivaris van de gemeente Haarlemmermeer.

In het tweede lid is de term ‘toegekend’ vervangen door ‘overgedragen’ om te verduidelijken dat dit een gedelegeerde bevoegdheid is.

Artikel 10 Samenstelling dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur bestaat conform artikel 14 van de Wet gemeenschappelijke regelingen uit de voorzitter en tenminste twee leden bestaan (door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen). De aangewezen leden mogen niet allen afkomstig zijn uit dezelfde gemeente. Ook geldt dat de leden van het dagelijks bestuur nimmer de meerderheid van het algemeen bestuur uitmaken.

Het algemeen bestuur heeft na toetreding door de gemeente Haarlemmermeer zeven leden. Het dagelijkse bestuur mag uit maximaal drie personen bestaan. Gelet op de voorgenomen uittreding door de minister met ingang van 1 januari 2027 ligt het voor de hand om naast de voorzitter (de burgemeester van de gemeente Haarlem) twee leden in het dagelijks bestuur aan te wijzen die uit de gemeenten Velsen en Haarlemmermeer afkomstig zijn.

De wijziging in het vierde lid van artikel 10 betreft een technische wijziging, die een gevolg is van de hernummering van leden van artikel 4 van de regeling.

Artikel 13 Bevoegdheden

In het eerste lid aanhef en onder e is een technische wijziging aangebracht, omdat werd verwezen naar een incorrect lid van artikel 6. De wijziging betreft geen inhoudelijke wijziging van aan het dagelijks bestuur toekomende bevoegdheden.

Artikel 16 Bijdragen

In het zevende lid van artikel 16 is een technische wijziging aangebracht, omdat werd verwezen naar een incorrect onderdeel van artikel 2b van de regeling. De wijziging betreft geen inhoudelijke wijziging wat betreft het vaststellen van bijdragen.

Artikel 17 Beleidsplan en meerjarenbegroting

In 2024 is de regeling aangepast als gevolg van de inwerkingtreding van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Toen is ervoor gekozen om de minister en de raden van de deelnemende gemeenten de gelegenheid te bieden hun zienswijzen ten aanzien van het beleidsplan en de meerjarenbegroting van het Noord-Hollands Archief ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. In het eerste lid van artikel 17 is door de toevoeging van het woord ‘ontwerp’ aan zowel het beleidsplan als de meerjarenbegroting tot uitdrukking gebracht dat het om besluiten gaat die nog niet definitief worden vastgesteld, maar eerst bij de minister en de raden van de gemeenten worden ‘voorgehangen’. Nadat de zienswijzen zijn ontvangen, worden zij verwerkt in de definitieve besluiten die door het algemeen bestuur worden vastgesteld.

Artikel 18 Begroting

In dit artikel zijn drie technische wijzigingen aangebracht, waarvan twee zien op de verwijzing naar andere bepalingen in de regeling en de derde een toevoeging betreft om daarmee te verduidelijken dat de ontwerpbegroting inclusief de ontvangen zienswijzen aan het algemeen bestuur wordt aangeboden (voor definitieve besluitvorming). De wijzigingen hebben geen inhoudelijke veranderingen in de wijze van besluitvorming over de begroting tot gevolg.

Artikel 21 Jaarrekening

In dit artikel zijn twee tekstuele wijzigingen aangebracht die de feitelijke gang van zaken rondom de jaarrekening van het Noord-Hollands Archief betreffen. De eerste wijziging is dat het dagelijks bestuur (en niet het algemeen bestuur) er voor zorgdraagt dat medewerking wordt verleend aan eventuele onderzoeken door de accountants van de deelnemers. De tweede wijziging is dat het dagelijks bestuur aan de minister en de raden een inhoudelijk jaarverslag uitbrengt. De wijzigingen hebben geen inhoudelijke verandering in de werkwijze rondom de jaarrekening (en het jaarverslag) tot gevolg.

Artikel 24 Financiële administratie

In dit artikel zijn twee technische wijzigingen aangebracht die zien op de correcte (d.w.z. bij de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet aansluitende) benaming van resp. de financiële verordening en de controleverordening van het Noord-Hollands Archief.

Artikel 28a Verantwoording

In het tweede lid van dit artikel is een kleine tekstuele wijziging aangebracht die beter tot uitdrukking brengt dat ieder college bevoegd is om een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen. De verwijzing naar de Gemeentewet is verwijderd, omdat deze overbodig is. De wijzigingen hebben geen inhoudelijke aanpassing tot gevolg.

Artikel 36 Uittreding

In het eerste lid is een tekstuele wijziging aangebracht in de tekst, inhoudende dat een besluit tot uittreding door een deelnemer geschiedt door toezending ervan (aan het algemeen bestuur). Hierdoor wordt verduidelijkt dat dit de enige wijze is om een uittredingsbesluit kenbaar te maken.

In het derde lid is een technische wijziging aangebracht, waardoor duidelijk wordt dat er sprake is van een opsomming van drie onderdelen die worden vastgelegd in een uittredingsplan. De wijziging heeft geen inhoudelijke aanpassing tot gevolg.

Artikel 42 Plaatsing in Gemeenteblad

In dit artikel is een technische wijziging aangebracht die aansluit op artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De wijziging heeft geen inhoudelijke aanpassing van de wijze van bekendmaking tot gevolg.