Artikel 1 Definities
In de regeling wordt verstaan onder:
|
Budget
|
:
|
de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken, verbonden aan een product, kostenplaats, project of investering.
|
|
Budgetbeheerder
|
:
|
de teamleider die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget op subtaakveld- en kostenplaatsniveau.
|
|
Budgethouder
|
:
|
de directeur die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de coördinatie op programmaniveau en paragrafen in de programmabegroting en –rekening.
|
|
Deelbudget
|
:
|
een onderdeel van een budget, gekoppeld aan een taak op basis van een grootboekrekening binnen een product, kostenplaats, project of investering.
|
|
Prestatie akkoord verklaarder
|
:
|
PAV-er de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer van het (deel)budget, activiteitniveau.
|
|
Verplichting
|
:
|
het moment waarop de gemeente zich juridisch en/of administratief bindt tot een toekomstige uitgave, bijvoorbeeld door het plaatsen van een bestelling, het ondertekenen van een contract of het verstrekken van een opdracht, waardoor financiële middelen worden gereserveerd of toegezegd.
|
2. Aanwijzing van budgethouders
Artikel 2: Aanwijzing programmahouder, budgetbeheerder
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders wijst op basis van het mandaatbesluit de gemeentesecretaris aan als verantwoordelijke voor de door de gemeenteraad vastgestelde begroting voor alle lasten en baten.
- 2.
De gemeentesecretaris wijst de teamleiders aan als programmahouders en budgetbeheerders.
- 3.
De gemeentesecretaris treedt op als budgetbeheerder voor door hem/haar nader te bepalen (deel)budgetten.
- 4.
Bij afwezigheid van de teamleider is diens vervanger, andere teamleider of directeur, verantwoordelijk en oefent deze de bevoegdheden van de programma- en budgetbeheerder uit.
- 5.
De teamleider kan zijn/haar bevoegdheden als budgetbeheerder voor (deel)taakvelden, projecten en investeringen mandateren aan een onder zijn/haar hiërarchische en/of functionele verantwoordelijkheid werkende medewerker.
- 6.
De teamleider kan een medewerker aanwijzen, werkzaam onder zijn/haar hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid, als prestatie-akkoordverklaarder (PAV-er). Deze medewerker draagt zorg voor controle en fiattering van de geleverde prestaties.
- 7.
De griffier is budgetbeheerder van de deeltaakvelden “gemeenteraad” en “Ondersteuning gemeenteraad”.
Artikel 3: Verantwoordelijkheid programmahouder
- 1.
De programmahouder is binnen de door het college en de gemeentesecretaris vastgestelde bedrijfsvoeringkaders verantwoordelijk voor:
- •
het samenstellen van de programma’s;
- •
- •
het beheer van het programmabudget;
- •
de tussentijdse informatievoorziening;
- •
- •
de ontwikkeling van prestatiegegevens zoals normen en indicatoren.
- 2.
De programmahouder is het aanspreekpunt voor de portefeuillehouders.
Artikel 4: Verantwoordelijkheid budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder is binnen de door het college en de gemeentesecretaris vastgestelde bedrijfsvoeringkaders zoals de planning & controlcyclus verantwoordelijk voor:
- •
het samenstellen van producten, kostenplaatsen, projecten en investeringen;
- •
- •
het beheer van het budget;
- •
de tussentijdse informatievoorziening;
- •
- 2.
De budgetbeheerder zorgt voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten, die nodig zijn om het budget op basis van de voorcalculatie te realiseren.
- 3.
De budgetbeheerder levert voor- en nacalculaties , evenals verschil- en risicoanalyses met betrekking tot het budget waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
- 4.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en kengetallen.
- 5.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een systematische monitoring van risico’s.
Artikel 5: Verantwoordelijkheid prestatie akkoordverklaarder
- 1.
De prestatie akkoordverklaarder (PAV-er) is binnen de door de budgetbeheerder gestelde kaders verantwoordelijk voor het beheer van het toegekende deelbudget.
- 2.
De PAV-er draagt zorg voor tijdige en volledige informatievoorziening over de uitoefening van het budgetbeheer aan de budgetbeheerder.
4. Bevoegdheden en verplichtingen
Artikel 6: Aangaan van verplichtingen en betalingen budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal het in de productenraming aangegeven budget.
- 2.
De budgetbeheerder informeert de gemeentesecretaris en het college tijdig over gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het budget.
- 3.
De budgetbeheerder legt ten minste na afloop van het dienstjaar verantwoording af over de realisatie van het budget.
Artikel 7: Aangaan van verplichtingen en betalingen PAV-er
- 1.
De PAV-er is namens de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal het in de productenraming aangegeven deelbudget.
- 2.
De PAV-er controleert facturen, plaatst de codering en tekent voor levering. Vervolgens controleert de budgetbeheerder de factuur op juistheid en rechtmatigheid en gaat de factuur ter betaling en controle naar het cluster financiën.
Artikel 8: Onverenigbaarheid
De functies van budgetbeheerder en PAV-er zijn onverenigbaar met de functies van (concern-)controller, kassier en medewerkers debiteuren- en crediteurenadministratie, toezichthoudende functies en inkoopfunctionaris.
5. Planning, rapportage en verantwoording
Artikel 9: Procedure bij ontoereikend budget
- 1.
Indien bij het aangaan van verplichtingen het (deel)budget niet toereikend is, kan de budgetbeheerder een overschrijding compenseren met een onderschrijding binnen hetzelfde product, mits dit de productrealisatie niet beïnvloedt.
- 2.
Indien bij het aangaan van verplichtingen het (deel)budget niet toereikend is, kan het college een overschrijding compenseren met een onderschrijding binnen hetzelfde programma, mits dit de programmarealisatie niet beïnvloedt.
- 3.
Indien binnen een programma geen compensatie mogelijk is, wordt door het college een voorstel gedaan om de benodigde middelen beschikbaar te stellen voorzien van een dekkingsvoorstel.
- 4.
Indien het door de raad vastgestelde investeringskrediet ontoereikend is, wordt aan het college voorgesteld de raad om een aanvullend krediet te vragen, voorzien van een dekkingsvoorstel
- 5.
De voorstellen genoemd in lid 3 en 4 worden, behalve bij spoedeisende omstandigheden, ingediend gelijktijdig met de eerste of tweede viermaandsrapportage.
- 6.
In geval van een calamiteit kan de budgetbeheerder, na schriftelijke toestemming van de gemeentesecretaris, verplichtingen aangaan zonder een toereikend budget. Binnen 48 uur worden burgemeester en wethouders hierover schriftelijk geïnformeerd.
- 7.
Het cluster financiën wordt schriftelijk geïnformeerd over budgetmutaties door de budgetbeheerder als gevolg van de toepassing van dit artikel.
- 8.
Afwijkingen op zowel de lasten als baten worden als volgt gerapporteerd:
- •
€ 100.000 bij (deel)budgetten > € 1.000.000;
- •
10% bij (deel)budgetten tussen € 100.000 en € 1.000.000;
- •
€ 10.000 bij (deel)budgetten < € 100.000.
Artikel 10. Rol team Bedrijfsvoering cluster Financiën
- 1.
Het team Bedrijfsvoering cluster Financiën heeft een faciliterende, adviserende en signalerende rol.
- 2.
Het cluster Financiën zorgt dat budgetbeheerder en PAV-ers tijdige en volledige informatie ontvangen over hun budgetten en deelbudgetten, en dat het financiële systeem hierop is ingericht.
- 3.
Het cluster Financiën adviseert over de toepassing van deze regeling en overige relevante kaders.
Artikel 11: Administratieve voorschriften
- 1.
De bevoegdheden en verplichtingen van de budgetbeheerder worden uitgeoefend volgens de ‘Financiële verordening gemeente Harlingen’ en de ‘Regeling aanbesteding gemeente Harlingen’.
- 2.
Schriftelijke aanwijzing van budgetbeheerder en PAV-ers vinden plaats via:
- •
Programmabegroting en productenraming voor reguliere aanwijzingen;
- •
Tussentijdse aanwijzingen via e-mail door de budgetbeheerder, met afschrift aan cluster Financiën.
Artikel 12 Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders op voordracht van de gemeentesecretaris.
Artikel 13 Inwerkingtreding
- 1.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025
- 2.
De stukken voor het begrotingsjaar 2025 en de daaropvolgende begrotingsjaren voldoen aan deze regeling.
Artikel 14 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Gemeente Harlingen 2025”.
Toelichting bij de Regeling budgethouderschap gemeente Harlingen 2025
Algemeen
In artikel 23 lid c van de Financiële verordening van de gemeente Harlingen 2025 is bepaald dat het college zorg dient te dragen voor - en vast te leggen:
“de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste
van de toegekende budgetten en investeringskredieten.”
De regeling budgethouderschap gemeente Harlingen 2025 voorziet hierin.
In het mandaatoverzicht gemeente Harlingen is vastgelegd hoe het college haar bevoegdheden in de organisatie heeft belegd, met uitzondering van het financiële mandaat. Daarvoor is de Budgethoudersregeling bedoeld. Het is een kader om rol, taken en verantwoordelijkheden voor de actoren in de organisatie duidelijk te maken ten aanzien van het financieel mandaat.
Artikel 1
Het doel is om duidelijkheid te scheppen en misverstanden te voorkomen,
Artikel 2
Het college wijst de gemeentesecretaris aan als eindverantwoordelijke voor de gemeentebegroting. De gemeentesecretaris benoemt vervolgens teamleiders als programma- en budgetbeheerder en kan zelf ook deelbudgetten beheren. Bij afwezigheid van een teamleider neemt diens vervanger deze verantwoordelijkheden over. Teamleiders kunnen taken en bevoegdheden mandateren aan medewerkers binnen hun team, bijvoorbeeld voor projecten of investeringen. Daarnaast kan een medewerker worden aangewezen om geleverde prestaties te controleren en goed te keuren. De griffier is verantwoordelijk voor het budget van de gemeenteraad en de ondersteuning daarvan. Zo is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en blijft het beheer van de begroting goed georganiseerd.
Artikel 3
De raad oefent het budgetrecht uit via de programmabegroting op programmaniveau. Elk programma bestaat uit meerdere producten die bijdragen aan de doelstellingen van het programma. Door de aanwijzing van een programmahouder wordt de coördinatie van de voorbereiding, realisatie en informatievoorziening per programma geborgd. De programmahouder is het inhoudelijk aanspreekpunt voor de portefeuillehouder(s) die betrokken zijn bij het betreffende programma. Dit laat onverlet de algemene eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Afstemming met de portefeuillehouder vindt plaats bijvoorbeeld over de programmateksten (drie W-vragen), indicatoren, tussentijdse informatievoorziening en de verantwoording aan de raad over de programmarealisatie.
Artikel 4
Kernpunt in deze regeling is de verantwoordelijkheid van de teamleider als integraal manager voor de productrealisatie, binnen het speelveld dat door de gemeentesecretaris en het college is bepaald. Daarbij gaat het om bedrijfsvoeringkaders zoals deze regeling maar ook om de benodigde middelen zoals formatieomvang en budget. De gemeentesecretaris is ten opzichte van het college eindverantwoordelijk voor de uitoefening van het budgethouderschap.
Dit artikel gaat over verantwoordelijkheden, het staat de budgetbeheerder vrij om uitvoerende taken die hierbij horen op te dragen aan de budgetbeheerder.
Artikel 5
Op grond van artikel 2 kan de budgetbeheerder, PAV-ers aanwijzen die bepaalde taken in het kader van het budgetbeheer namens de budgetbeheerder uitoefent. In artikel 5 wordt benoemd dat het hierbij gaat om een afgeleide verantwoordelijkheid.
Het ligt voor de hand dat de budgetbeheerder uitvoerende taken opdraagt aan de PAV-er zoals de voorbereiding van de begroting, rapportages en de administratieve handelingen. Daarbij is het van groot belang dat de PAV-er de budgetbeheerder tijdig en volledig informeert zodat deze de verantwoordelijkheid als budgetbeheerder kan waarmaken.
Artikel 6
In dit artikel worden de bevoegdheden en verplichtingen van de budgetbeheerder benoemd en genormeerd.
Bevoegdheden: het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven;
Verplichtingen: het signaleren van verwachte afwijkingen, afleggen verantwoording over de realisatie van het budget door middel van analyses, het verrichten van administratieve handelingen. Dit laatste kan de budgetbeheerder opdragen aan de PAV-er.
Artikel 7
De PAV-er mag namens de budgetbeheerder contracten afsluiten en betalingen doen, maar alleen binnen het afgesproken budget dat staat vermeld in de productenraming.
Dit zorgt ervoor dat de PAV-er niet meer mag uitgeven dan waarvoor het budget is vastgesteld, zodat er geen overschrijdingen ontstaan zonder goedkeuring.
De PAV-er kan namens de budgetbeheerder uitgaven doen binnen het budget,. Daarnaast controleert de PAV-er facturen zorgvuldig voordat ze worden betaald.
Artikel 8
De kernreden is scheiding van bevoegdheden, een belangrijk principe binnen goed bestuur, financiële controle en risicobeheersing.
Artikel 9
Dit artikel beschrijft de stappen en verantwoordelijkheden als er onvoldoende budget is om een financiële verplichting aan te gaan.
Uitgangspunt is dat tijdig (verwachte) afwijkingen worden gesignaleerd. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en baten, prestatie-eenheden, activiteiten en planningen. Er is een ondergrens opgenomen om te voorkomen dat over allerlei kleine afwijkingen moet worden gerapporteerd. Dit laat onverlet het gestelde in artikel 4 waarin het afleggen van verantwoording is opgenomen over de realisatie van het budget.
Artikel 10
Geeft de taken weer die van het cluster financiën worden verwacht.
Artikel 11
Dit artikel regelt hoe budgetbeheerder en PAV-ers hun bevoegdheden mogen uitoefenen en hoe ze officieel worden aangewezen, de spelregels en administratieve procedures.
Artikel 12
Indien er situaties ontstaan waar de regeling niet in voorziet kunnen aanvullende uitgangspunten worden geformuleerd.
Artikel 13
Inwerkingtreding
Artikel 14
Citeertitel.
/2/png-2/RGB.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen