Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de implementatie van de Wet van 15 december 2021 tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haarlem en Velsen;

Gelet op de hoofdstukken I en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

De Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief wordt als volgt gewijzigd:

Artikel I

A

In artikel 5a, lid 1 wordt ‘minimaal tweemaal per jaar’ vervangen door ‘minimaal viermaal per jaar’.

B

Artikel 12 komt te luiden:

Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

C

Na hoofdstuk 5 wordt een hoofdstuk ingevoegd, dat luidt:

Hoofdstuk 5a. Inspraak

Artikel 14a Inspraak

Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de gemeenten betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

D

Artikel 17 wordt als volgt gewijzigd:

Het derde lid komt te luiden:

• 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. De Minister en de raden van de gemeenten worden vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het ontwerp hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raden van de gemeenten.

E

Artikel 17a wordt als volgt gewijzigd:

‘15 april’ wordt vervangen door ‘30 april’ .

F

Artikel 18 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden:

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de Minister en de raden van de gemeenten een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Noord-Hollands Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 2. Het tweede lid wordt vernummerd tot derde lid.

• 3. Het tweede lid (nieuw) komt als volgt te luiden:

  • 2. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurhistorisch beleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vierde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 16, vijfde lid.

• 4. Het derde lid (oud) komt te vervallen.

• 5. Het vierde lid komt te vervallen.

• 6. Het vijfde lid wordt vernummerd tot derde lid en komt te luiden:

  • 3. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de Minister en de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaar stelling geschiedt openbare kennisgeving.

• 7. Het zesde lid wordt vernummerd tot het vierde lid.

• 8. Het vijfde lid (nieuw) komt als volgt te luiden:

  • 5. Het dagelijks bestuur stelt de Minister en de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vijfde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

• 9. Het zesde lid komt te luiden :

  • 6. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij unanimiteit vastgesteld.

• 10. Het zevende lid komt als volgt te luiden:

  • 7. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de Minister en de raden van de gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 11. In het achtste lid (nieuw) wordt 'vóór 1 augustus van het jaar bedoeld in het zevende lid' vervangen door 'binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september '.

G

Artikel 21 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid wordt vernummerd tot vierde lid.

• 2. Het eerste lid (nieuw) komt te luiden:

  • 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raden van de gemeenten.

• 3. Het tweede lid komt te vervallen.

• 4. Het derde lid wordt vernummerd tot tweede lid.

• 5. In het tweede lid (nieuw) vervalt ‘bedoeld in het eerste lid’.

• 6. Het vierde lid wordt vernummer tot derde lid.

• 7. In het derde lid (nieuw) wordt ‘1 april’ vervangen door ’30 april’.

• 8. Het vijfde lid komt te luiden:

  • 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, vierde lid, van de wet genoemde datum aan gedeputeerde staten van de provincie, de Minister en de raden van de gemeenten.

H

Artikel 23 komt te luiden:

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister en de gemeenten vast.

I

Artikel 27 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het eerste lid komt te luiden:

  • 1. Het bestuur geeft de Minister en de raden van de gemeenten schriftelijk alle inlichtingen die de Minister en de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.

• 2. Het tweede lid wordt vernummerd tot vierde lid.

• 3. Het tweede lid (nieuw) komt als volgt te luiden:

  • 2. Het bestuur geeft de Minister en de raden van de gemeenten op verzoek van de Minister en de raden van de gemeenten of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen.

• 4. Er wordt een derde lid toegevoegd:

  • 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft de Minister die of het college dat hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door de Mister of het college of een of meer leden daarvan worden verlangd.

J

Na artikel 27 wordt een artikel ingevoegd, dat luidt:

Artikel 27a Verantwoording

• 1. De Minister, de colleges en de raden van de gemeenten kunnen een lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

• 2. De Minister en ieder college zijn bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de Minister of raad van de gemeente niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

K

Artikel 29 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. De benaming van artikel 29 wordt vervangen door ‘Aanstellen, wijzigen en beëindigen arbeidsovereenkomst directeur’

• 2. In het eerste lid, wordt 'benoeming, schorsing en ontslag van' vervangen door 'het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met'.

• 3. In het tweede lid wordt 'benoeming' vervangen door 'aanwijzing'.

L

De benaming van artikel 32 wordt vervangen door 'Aanstellen, wijzigen en beëindigen arbeidsovereenkomst overig personeel'.

M

Artikel 33 vervalt.

N

Artikel 36 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. In het eerste lid wordt in de eerste zin ‘en de colleges’ vervangen door ‘of het college van de uittredende gemeente’. In de tweede zin wordt ‘De colleges overleggen’ vervangen door ‘Het college overlegt’.

• 2. Het tweede lid komt te luiden:

  • 2. De Minister of het college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de Minister en de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen.

• 3. Het derde lid komt als volgt te luiden:

  • 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding en de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan.

• 4. Het vierde lid komt te luiden:

  • 4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

• 5. Het vijfde lid komt als volgt te luiden:

  • 5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

• 6. Er wordt een zesde lid toegevoegd:

  • 6. Het bepaalde in het derde tot en met het vijfde lid is niet van toepassing op de uittreding uit de regeling door de minister.

O

Na artikel 36 wordt een artikel ingevoegd, dat luidt:

Artikel 36a Uittredingsplan

• 1. Het in artikel 36, vierde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende deelnemer.

• 2. De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100%, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage.

• 3. Wat betreft de juridische, personele en organisatorische consequenties geldt dat het algemeen bestuur met de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten onderzoekt. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de betreffende deelnemer.

• 4. Het bepaalde in het eerste tot en met het derde lid van dit artikel is niet van toepassing op de uittreding uit de regeling door de Minister.

P

In hoofdstuk 12 wordt voor artikel 40 een artikel ingevoegd dat luidt:

Artikel 39a Evaluatie

De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit.

Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de Minister en de colleges voorleggen.

Q

Artikel 40 komt te luiden:

• 1. De regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het besluit tot wijziging door de gemeente Haarlem bekend is gemaakt.

• 2. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomst artikel 26, tweede lid, van de wet.

R

Artikel 42 komt te luiden:

Artikel 42 Plaatsing in Gemeenteblad

Het college van de gemeente Haarlem maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig bekend in het door de gemeenten Haarlem uitgegeven Gemeenteblad.

S

Artikel 43 vervalt.

Artikel II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Eppo Bruins

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem

De burgemeester,

J. Wienen

De secretaris,

C. Lenstra

Burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen

De burgemeester,

F. Dales

De secretaris,

D. Veurink

Toelichting bij de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen

Algemeen

Op 1 juli 2022 is een aanpassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr) in werking getreden.¹ Uit de gewijzigde Wgr volgen voor alle samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr verplichte wijzigingen, waarbij elk samenwerkingsverband twee jaar de tijd heeft om haar regelingen daarop aan te passen. Op 1 juli 2024 dienen alle samenwerkingsverbanden, zo ook het Noord-Hollands Archief (hierna: NHA) hun gemeenschappelijke regeling te hebben aangepast. De wijzigingen die volgen uit de gewijzigde Wgr hebben als doel de vertegenwoordigende organen van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling beter in positie te brengen. Het betreft onder meer de facultatieve zienswijzeprocedure voor besluiten, de participatie van ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden, de actieve informatieplicht, de wijziging van de termijnen voor het toezenden van de ontwerpbegroting aan de raden, de verplichte reactie van het dagelijks bestuur op ingediende zienswijzen, de evaluatiebepaling en de aanscherping van de uittredingsregeling. Omdat op rijksniveau de verhoudingen tussen de Minister en het controlerend orgaan niet vergelijkbaar zijn met de verhoudingen op decentraal niveau, zijn deze aanpassingen in deze gemeenschappelijke regeling niet gericht op het parlement, maar op de Minister.

Artikelsgewijs

Artikel 5a

Artikel 5a bevat bepalingen over de vergaderorde van het algemeen bestuur. Het artikel is gewijzigd op het punt van de vergaderfrequentie: in plaats van minimaal tweemaal wordt er minimaal viermaal per jaar vergaderd door het algemeen bestuur.

Artikel 12

In dit artikel is aangevuld dat het reglement van orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur ook wordt opgesteld voor andere werkzaamheden.

Artikel 14a

Dit betreft een nieuwe bepaling in verband met de wettelijke verplichting om in de regeling te bepalen hoe wordt voorzien in inspraak.

Artikel 17

In dit artikel is een zienswijzemogelijkheid opgenomen wat betreft het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting.

Artikel 17a

In dit artikel is gewijzigd dat de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden en de minister moet worden gezonden vóór 30 april.

Artikel 18

In de gewijzigde Wgr is de datum voor aanlevering van de ontwerpbegroting gewijzigd van 15 april naar 30 april. De termijn voor zienswijzen is verlengd naar twaalf weken. De verplichting van het dagelijks bestuur tot het geven van een schriftelijke reactie op de zienswijze, voorafgaande aan het vaststellen van de begroting, is toegevoegd.

Dit artikel is ook aangepast aan de gewijzigde Wgr ten aanzien van de aanleverdatum van de vastgestelde begroting aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 21

De datum voor aanlevering van de jaarrekening en het jaarverslag is gewijzigd van 15 april naar 30 april.

Artikel 23

De definitieve bijdragen worden vastgesteld bij het jaarverslag en niet bij de begroting.

Artikel 27

Artikel 27 is gewijzigd doordat de actieve informatieplicht die in de Wgr is opgenomen is toegevoegd.

Artikel 28a (nieuw)

Artikel 28a is toegevoegd in verband met de verantwoordingsplicht van het bestuur van het NHA aan de minister, de colleges en de raden, alsmede de bevoegdheid van de minister en een college om een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur te ontslaan.

Artikel 29 en 32

Deze artikelen zijn aangepast in verband met de inwerkingtreding van de Wet normalisatie rechtspositie ambtenaren.

Artikel 33

In verband met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren vervalt het artikel dat gaat over de voormalige ambtenarenrechtelijke rechtspositie.

Artikelen 36 en 36a (nieuw)

Deze artikelen zijn aangepast aan de gewijzigde Wgr en betreffen de uittreding van een deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 36 ziet op het opstellen en vaststellen van het uittredingsplan, waarin de juridische, personele en organisatorische consequenties van de uittreding worden omschreven.

In artikel 36a is de hoogte en het betaalritme van de uittreedsom bepaald. De afbouw van de betaling door de uittredende deelnemer in vijf jaar is afgestemd op periode waarover de consequenties van de uittreding worden omschreven.

Voor de uittreding van de Minister is een uitzondering op de bepalingen over de (financiële) gevolgen van de uittreding gemaakt. Reden hiervoor is dat de Minister heeft aangekondigd ook na uittreding de financiering aan het NHA in stand te houden op het niveau van het laatste jaar van deelname aan deze gemeenschappelijke regeling. De afspraken over de samenwerking en ondersteuning van het NHA zijn opgenomen in het “Bestuursconvenant duurzame samenwerking Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de regionale historische centra” d.d. 1 februari 2024.² Het derde tot en met het vijfde lid van artikel 36 en het eerste lid tot en met het derde lid van artikel 36a zijn om deze reden niet van toepassing op de uittreding van de Minister. Wel zal de Minister bij zijn uittreding met het NHA in gesprek gaan over kosten die mogelijk alsnog met de uittreding samenhangen.

Artikel 39a

In dit artikel is de mogelijkheid tot evaluatie van de regeling toegevoegd.

Artikel 42

Er zijn nu afspraken opgenomen over de registratie van deze regeling en diverse besluiten in het door de gemeente Haarlem uitgegeven Gemeenteblad.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Eppo Bruins

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem

De burgemeester,

J. Wienen

De secretaris,

C. Lenstra

Burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen

De burgemeester,

F. Dales

De secretaris,

D. Veurink