Aanwijzingsbesluit digitale kanalen gemeente Oegstgeest

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester van Oegstgeest;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 oktober 2025;

gelet op artikel 2:13, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht,

besluiten ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft, vast te stellen;

Aanwijzingsbesluit digitale kanalen gemeente Oegstgeest:

Artikel 1 Definities

Dit besluit verstaat onder:

• a. bericht: een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• b. kanaal: een aangegeven manier van elektronisch (digitaal) verzenden van berichten als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• c. Inwoner(s): inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, (keten)partners en overige betrokkenen die bij de gemeente iets (aan)vragen of indienen.

• d. verzender: inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, (keten)partners en overige betrokkenen die bij de gemeente iets (aan)vragen of indienen.

• e. digitaal verkeer: digitale berichten uitwisseling (communicatie) tussen inwoners, bedrijven en andere (overheids)organen met de gemeente.

Artikel 2 Aanwijzing kanalen

• 1. Voor formele producten en diensten van de gemeente Oegstgeest die de verzender zelf indient, zijn door het college van B&W specifieke kanalen aangewezen op www.oegstgeest.nl/onlineregelen.

• 2. In de gevallen waarin geen specifiek kanaal gebruikt wordt, dan is er een generiek webformulier in de vorm van een algemeen aanvraagformulier. Dit is ook aangewezen op www.oegstgeest.nl/onlineregelen.

Artikel 3. Kanaal Omgevingswet

Zoals bedoeld in bedoeld in artikel 20.21 van de Omgevingswet gebruiken we het Omgevingsloket als kanaal voor berichten van producten en diensten die vallen onder de Omgevingswet.

Artikel 4. Kanaal Dienstenwet

Zoals bedoeld in bedoeld in artikel 5 van de Dienstenwet gebruiken we de Berichtenbox voor Bedrijven als kanaal voor berichten die onderdeel zijn van een procedure of formaliteit die valt onder de Dienstenwet.

Artikel 5. Kanaal gemeenschappelijke regelingen

Voor het indienen van officiële, elektronische berichten, zoals bedoeld in artikel 2.13 lid 1 Awb, bij organisaties die in delegatie of mandaat taken van de gemeente Oegstgeest uitvoeren, worden de elektronische kanalen aangewezen zoals die daarvoor door het Dagelijks Bestuur van die organisatie(s) zijn aangewezen.

Artikel 6. Initiatief gemeente

De gemeente Oegstgeest kan een bericht dat aan één of meer geadresseerden is gericht, digitaal verzenden. Dit kan als de geadresseerde duidelijk heeft aangegeven dat diegene langs deze weg bereikbaar is voor het bericht of berichten waar het om gaat. Het uitgangspunt is dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, tenzij.

Artikel 7. Inwerkingtreding besluit

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026.

Artikel 8. Titel

Dit besluit heet: Aanwijzingsbesluit digitale kanalen Gemeente Oegstgeest.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 16 december 2025.

de griffier

Marijke van de Plasse

de voorzitter

Emile Jaensch

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Oegstgeest op 21 oktober 2025.

de secretaris

Jeffrey Versluis

de burgemeester

Emile Jaensch

Aldus vastgesteld op 13 oktober 2025.

de burgemeester

Emile Jaensch

Toelichting

Algemeen

Op 1 januari 2026 treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) in werking. Een uitzondering hierop is zorgplicht (voor het bieden van passende ondersteuning bij digitaal verkeer met de gemeente), omdat die al op 1 januari 2024 voor gemeenten geldt. Met deze wet wordt onder andere afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) gewijzigd.

De Wmebv geeft iedereen het recht om zogenoemde formele berichten – dat wil zeggen berichten die deel uitmaken van een procedure over een besluit, klachten, of andere volgens wettelijk voorschrift voorgeschreven berichten – elektronisch naar een bestuursorgaan te sturen. Hierna wordt steeds over inwoners en bedrijven gesproken, maar ook anderen (zoals verenigingen en stichtingen) hebben dit recht. Gemeentelijke bestuursorganen waarvoor dit in elk geval geldt, zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Deze bestuursorganen moeten daarom de digitale kanalen aanwijzen die inwoners, bedrijven en anderen

voor deze officiële berichten kunnen gebruiken.

Op 1 januari 2026 treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) in werking.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen die verdere toelichting nodig hebben, zijn hieronder toegelicht.

Artikel 1. Definities

De definitie van ‘bericht’ en ‘kanaal’ is gelijk aan hoe het in de Awb staat. Als aanvulling geldt het volgende. Het recht om digitaal berichten aan een bestuursorgaan te sturen gaat over de volgende typen officiële berichten:

• 1. Een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit. Dit gaat in ieder geval over:

  • Aanvraag voor een besluit van een bestuursorgaan (artikel 4:1 Awb);

  • Een aanvulling (artikel 4:5 Awb);

  • Een ingebrekestelling (artikel 4:17 Awb);

  • Een zienswijze en bedenkingen (artikel 3:15, 4:7, 4:8 Awb);

  • Een bezwaarschrift (artikel 6:4 Awb);

  • Verzoek om informatie bij, of vraag aan een bestuursorgaan over een lopende procedure over een besluit.

• 2. Een klacht. Dit gaat over klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen volgens hoofdstuk 9 van de Awb, inclusief verzoeken aan de gemeentelijke ombudsman. Ook klachtenprocedures volgens bijzondere wetten vallen hier onder.

• 3. Een ander volgens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht. Dit gaat in ieder geval over wettelijk verplichte meldingen, zoals in de Omgevingswet of de Participatiewet.

De wet schrijft voor dat voor elk type bericht een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden wordt aangewezen (artikel 2:13, tweede lid Awb). Welke wijze dat in een concreet geval is, is afhankelijk van de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het bericht wordt gebruikt.

De volgende kanalen worden als ‘voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk’ gezien:

• Specifiek webformulier

• Generiek (algemeen) webformulier

• Ingevuld (geprint of gedownload) formulier dat geüpload kan worden

• E-mail

• Mijnomgevingen.

Daarbij is het voor sommige type berichten gezien hun aard en inhoud nodig om authenticatie op bepaalde betrouwbaarheidsniveaus mogelijk te maken. In dit besluit wordt voor de te bepalen betrouwbaarheidsniveaus aangesloten bij de Wet digitale overheid (Wdo) en de regels die op basis daarvan zijn gesteld.

Artikel 2. Aanwijzing kanalen

Voor de aanwijzing van kanalen gebruikt de gemeente Oegstgeest de formele producten en diensten naar inwoners. Een actueel overzicht van alle producten en diensten welke digitaal aan te vragen zijn staat gepubliceerd op de website. Omdat het overzicht aan formele producten en diensten een dynamisch karakter heeft, heeft de gemeente Oegstgeest de opsomming van deze producten en diensten niet in de regeling zelf opgenomen maar op de gemeentelijke website. Deze lijst wordt per doorgaans (en alleen als er aanpassingen zijn) aangevuld met meer producten en diensten. Het overzicht wordt geactualiseerd door de ambtelijke organisatie van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders en gepubliceerd op de gemeentelijke website www.oegstgeest.nl/onlineregelen.

We hanteren deze volgorde in digitale kanalen:

• 1. Webformulier (specifiek)

• 2. Algemeen webformulier (dat kan een generiek aanvraagformulier, afsprakenformulier of contactformulier zijn)

Onderscheid is gemaakt in berichten die inwoners en bedrijven:

• Op eigen initiatief verzenden (eerste lid).

  Dus berichten zoals aanvragen, ingebrekestellingen, en meldingen. Voor alle berichten over producten en diensten die op eigen initiatief worden ingediend, wordt een specifiek webformulier ontwikkeld. Uitgangspunt is dat een specifiek webformulier helpend is bij de aanvraag (en het niet onnodig complexer maakt). Indien er geen specifiek formulier is aangewezen kan er gebruik gemaakt worden van een algemeen webformulier.

• Op verzoek van de gemeente sturen (vierde lid).

  Dus berichten zoals aanvullingen op grond van artikel 4:5 Awb, een zienswijze, en een reactie op de uitnodiging voor een hoorzitting. Bij berichten die op verzoek van de gemeente worden ingediend, is het contact al tot stand gebracht tussen de gemeente en de betrokken burger of het bedrijf. Daarom is het voor de kanaalaanwijzing voldoende in de bijbehorende uitnodiging van de gemeente aan te geven hoe de digitale communicatie plaatsvindt.

Het tweede lid is ervoor om vragen binnen te krijgen als er voor een product of dienst nog geen webformulier is gebouwd. Of dat de benodigde informatie zo universeel is dat een specifiek webformulier te groot of te uitgebreid is. Volstaan kan dan worden met een contactformulier of afsprakenformulier.

Artikel 3. Kanaal Omgevingswet

Voor sommige typen berichten geldt dat de wetgever het gebruik van een bepaald kanaal door inwoners en bedrijven voorschrijft. Dat geldt voor bepaalde berichten in de op 1 januari 2024 inwerking getreden Omgevingswet.

In artikel 16.1, eerste lid, van de Omgevingswet staat dat een digitale (elektronische) aanvraag om een besluit of een melding op grond van de Omgevingswet in (bij algemene maatregel van bestuur - AMvB) via de landelijke voorziening wordt ingediend of gedaan (als bedoeld in artikel 20.21 van de wet). Die landelijke voorziening is het Omgevingsloket dat onderdeel is van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

In artikel 16.1, tweede lid, van de Omgevingswet staat dat via een AMvB je kan regelen hoe je digitaal aan andere informatieverplichtingen kunt voldoen, anders dan meldingen en berichten volgens de Omgevingswet. Daarvoor is in artikel 14.1 en 14.2 van het Omgevingsbesluit aangegeven dat de indiening van de volgende berichten via het Omgevingsloket verloopt:

• a. een aanvraag om een omgevingsvergunning;

• b. een aanvraag om een maatwerkvoorschrift;

• c. een aanvraag om toestemming tot het regelen van een gelijkwaardige maatregel;

• d. een melding als bedoeld in artikel 4.4, eerste lid, van de Omgevingswet;

• e. een andere informatieverplichting dan een melding, tenzij bij wettelijk voorschrift een andere manier is aangegeven waarop aan de informatieverplichting wordt voldaan; en

• f. de bij de onder a t/m e te verstrekken gegevens, tenzij het bevoegd gezag instemt met een andere manier van verstrekken.

In de artikelen 14.1, derde lid en 14.2, tweede lid, van het Omgevingsbesluit is aangegeven voor welke type berichten en daarbij de te verstrekken gegevens en bescheiden uit de eerdere artikelleden de landelijke voorziening niet beschikbaar is.

Aangezien het Omgevingsloket op grond van de Omgevingswet al als verplicht te gebruiken kanaal is aangewezen, hoeft dat niet nog een keer te gebeuren in dit aanwijzingsbesluit. In dit artikellid is daarom niet geregeld dat dit kanaal wordt ‘aangewezen’. Voor de volledigheid is wel geregeld dat het Omgevingsloket voor deze berichten als kanaal wordt ‘gebruikt’. Het Omgevingsloket is niet voor alle berichten in de fysieke leefomgeving aangewezen als verplicht te gebruiken kanaal. Voor de berichten waarvoor het gebruik van het Omgevingsloket niet verplicht is, is in de bijlage alsnog een kanaal aangewezen.

Artikel 4. Kanaal Dienstenwet

Artikel 5 van de Dienstenwet bepaalt dat de minister van Binnenlandse Zaken een centraal digitaal loket moet inrichten. Dit loket, het Dienstenloket, bevat de Berichtenbox voor Bedrijven.

Dienstverleners zijn niet verplicht de Berichtenbox te gebruiken voor procedures volgens de Dienstenwet. Gemeenten moeten wel aansluiten op het Dienstenloket en de Berichtenbox gebruiken voor berichten over Dienstenwet-procedures. Dit geldt als de ondernemer aangeeft via de Berichtenbox bereikbaar te zijn. Gemeenten moeten ook zorgen dat ze via de Berichtenbox bereikbaar zijn voor ondernemers. Omdat er al een digitaal systeem is voor berichten tussen gemeenten en ondernemers, is de Berichtenbox nu verplicht.

Artikel 5. Gemeenschappelijke regelingen

De gemeente Oegstgeest besteedt bepaalde taken uit aan gemeenschappelijke regelingen en externe samenwerkingspartners. Deze organisaties voeren in mandaat of delegatie gemeentelijke taken uit. Voor de indiening van officiële elektronische berichten binnen deze taken geldt dat de gemeenschappelijke regeling zelf de aangewezen kanalen vaststelt en inricht binnen de eigen systemen.

Op deze manier behouden de gemeenschappelijke regelingen de regie over de uitvoering van hun taken en kunnen zij een implementatie hanteren die optimaal aansluit bij de inrichting en werkwijze van hun bestuursorgaan. Dit waarborgt een eenduidige en efficiënte afhandeling van het elektronisch verkeer binnen de betreffende organisatie.

Artikel 6. Initiatief gemeente

Volgens artikel 2:14, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht kan gemeente Oegstgeest een bericht digitaal versturen als de geadresseerde aangeeft bereikbaar te zijn via deze weg. Deze regeling was eerder al van kracht en we willen deze optie in de toekomst blijven gebruiken. De toevoeging is dat we meer digitaal willen versturen vanuit de gemeente. Met name dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, tenzij. De tenzij is waar dit wettelijk niet kan of waar dit niet logisch is om te doen. Het kan ook voorkomen dat we digitaal en niet-digitaal beantwoorden omdat het beter past bij de situatie (of het product). Het aanpassen van het digitaal beantwoorden kost tijd. Dit wordt stap voor stap ingevoerd. Hiervoor is geen wettelijke ingangsdatum per 1 januari 2026.