Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief

HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b. de gemeente: de gemeente Assen;

• c. het waterschap: het Waterschap Drents Overijsselse Delta;

• d. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

• e. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of in beheer bij de Minister, de gemeente en het waterschap voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de gemeente en de archiefbewaarplaats van het waterschap;

• f. college B&W: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente;

• g. deelnemers: de Minister, het college B&W en het dagelijks bestuur van het waterschap;

• h. provincie: de provincie Drenthe.

HOOFDSTUK II. REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM DRENTS ARCHIEF

Artikel 2

• 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeente en het waterschap, in gezamenlijkheid te behartigen.

• 2. Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurhistorisch beleid van de Minister, de gemeente en het waterschap mede uit.

• 3. De deelnemers kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Artikel 2a

• 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Regionaal Historisch Centrum Drents Archief, dat gevestigd is in Assen.

• 2. Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid.

• 3. De bestuursorganen van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief zijn:

  • a. het algemeen bestuur;

  • b. het dagelijks bestuur;

  • c. de voorzitter.

• 4. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam

HOOFDSTUK III. DOEL EN TAKEN

Artikel 2b

• 1. Aan het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31, 32, derde lid, 36 en 37, derde lid, van de Archiefwet 1995;

  • c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie aan te wijzen;

  • d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15. eerste en tweede lid, 30, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid van de Archiefwet 1995, en

  • e. het verrichten van door de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid.

• 2. Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief stelt zich tevens ten doel het in de archiefbewaarplaatsen van de Minister, de gemeente en het waterschap ondergebrachte cultuurhistorisch erfgoed toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een ' breed publiek.

Artikel 3

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor de archiefbescheiden van het Rijk.

HOOFDSTUK IV. HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 4

• 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden,

• 2. De Minister wijst twee leden aan.

• 3. Het college B&W wijst twee leden aan.

• 4. Het dagelijks bestuur van het waterschap wijst twee leden aan

• 5. De deelnemers kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college B&W en het dagelijks bestuur van het waterschap uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

• 6. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door de Minister, eindigt op het moment dat de termijn waarvoor het lid benoemd is, afloopt. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door het college B&W en het dagelijks bestuur van het waterschap, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van het college B&W van de gemeente en van het dagelijks bestuur van het waterschap eindigt.

• 7. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door het college B&W en door het dagelijks bestuur van het waterschap, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van het college van B&W van de betreffende gemeente onderscheidenlijk van het dagelijks bestuur van het waterschap.

• 8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan,

• 9. Een door de Minister aangewezen bestuurder wiens lidmaatschap ophoudt, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 5

• 1. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

• 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

• 3. Een aanwijzing gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 4. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing:

  • a. indien opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een aanwijzing, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was, en

  • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

• 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 7. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

HOOFDSTUK V. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 6

• 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie, tot gemeentearchivaris van de gemeente en tot waterschap archivaris benoemen.

• 3. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

• 4. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen, Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

HOOFDSTUK VI. HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 7

• 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

• 2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur,

• 3. Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 4. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

• 5. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 6. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

HOOFDSTUK VII. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 10

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief;

• b. het uitvoeren van de taken, werkzaamheden en bevoegdheden als bedoeld in artikel 2b van deze regeling;

• c. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;

• d. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief;

• e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;

• f. besluiten namens het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• h. het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief, en

• i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.

HOOFDSTUK VIII. DE VOORZITTER

Artikel 11

• 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

• 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 7, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

• 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uítgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 5. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

HOOFDSTUK IX. INFORMATIE EN VERANTWOORDINGSPLICHT

Artikel 12

• 1. Het bestuur geeft de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap schriftelijk alle inlichtingen die de Minister, de raad onderscheidenlijk het algemeen bestuur van het waterschap nodig heeft voor de uitoefening van hun taken.

• 2. Het bestuur geeft de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap op verzoek van de Minister, de raad onderscheidenlijk het algemeen bestuur van het waterschap of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen.

• 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap dat hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door de Minister, het college of het dagelijks bestuur van het waterschap of een of meer leden daarvan worden verlangd.

• 4. De Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap is bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de Minister, de raad of het algemeen bestuur van het waterschap niet meer bezit.

Artikel 13

De Minister, het college B&W en de raad van de gemeente alsmede het algemeen en dagelijks bestuur van het waterschap kunnen een lid van het algemeen bestuur dat door de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap is aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 14

Ingezetenen en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij het college en de raad van de gemeente, en bij het algemeen en dagelijks bestuur van het waterschap betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

HOOFDSTUK X. TEGEMOETKOMING EN VERGOEDING

Artikel 15

• 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester, wethouder van de gemeente, bestuurder van het waterschap of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.

• 2. De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemene bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

HOOFDSTUK XI. FINANCIELE BEPALINGEN

Artikel 16

• 1. De voorde uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister, de gemeente en het waterschap, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de overeengekomen dienstverlening. Per l juli 2024 luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling.

• 2. De deelnemers dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zesde lid.

• 3. De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeente en het waterschap volgen in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

• 4. Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de deelnemers vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

• 5. Voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

• 6. Indien de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 17

• 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur.

• 4. Het algemeen bestuur besluit niet tot het vaststellen van het beleidsplan en de meerjarenbegroting dan nadat de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap.

• 5. De deelnemers maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 18

• 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de Minister, de raad van de gemeente en aan het algemeen bestuur van het waterschap.

• 2. Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap met een toelichting op de ontwerpbegroting en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurhistorisch beleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vijfde lid.

• 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 5. De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en het verkrijgbaar stellen geschiedt openbare kennisgeving.

• 6. De Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

• 7. Het dagelijks bestuur stelt de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 18a

• 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij unanimiteit vastgesteld.

• 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 19

• 1. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

• 2. De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 20

• 1. De Minister, de gemeente en het waterschap voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in vier kwartaaltermijnen.

• 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister, de gemeente en het waterschap de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 21

• 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister, de raad van de gemeente en aan het algemeen bestuur van het waterschap. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister, de gemeente en het waterschap in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap.

• 6. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 22

• 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister, de raad van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap, Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister, de gemeente en het waterschap.

• 2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister, de gemeente en het waterschap van dat jaar.

Artikel 23

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister, de gemeente en het waterschap vast.

Artikel 24

• 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Artikel 25

De Minister, de gemeente en het waterschap kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

HOOFDSTUK XII. HET ARCHIEF

Artikel 26

• 1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.

• 2. De archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

• 3. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de rijksarchivaris in de provincie Drenthe.

Artikel 27

• 1. De Minister, het college B&W, het dagelijks bestuur van het waterschap en het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De deelnemers kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

• 2. Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief stelt de deelnemers te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeente en het waterschap.

Artikel 28

• 1. De deelnemers doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief van belang zijn,

• 2. De deelnemers kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap kenbaar maken.

HOOFDSTUK XIII. DE DIRECTEUR EN HET OVERIGE PERSONEEL

Artikel 29

• 1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt.

Artikel 30

• 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast

• 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 31

• 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2. Met inachtneming van artikel 11, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

HOOFDSTUK xiv. TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

Artikel 32

Toetreding tot de regeling geschiedt door een daartoe strekkend besluit van het bestuursorgaan dat wenst toe te treden, welk besluit de goedkeuring behoeft van de Minister, het college S&W en het dagelijks bestuur van het waterschap, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 33

• 1. Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van de Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap. Het college B&W en het dagelijks bestuur van het waterschap overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente, onderscheidenlijk het algemeen bestuur van het waterschap.

• 2. De Minister, het college B&W of het dagelijks bestuur van het waterschap zenden het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de deelnemers unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen.

• 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan.

• 4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

• 5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

• 6. In afwijking van het vierde lid wordt in het geval de Minister besluit tot uittreden het uittredingsplan uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar van uittreding vastgesteld en moet de minister binnen een half jaar na de uittreding aan zijn verplichtingen voortvloeiende uit het vijfde lid voldoen.

Artikel 33a

• 1. Het in artikel 33, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding.

• 2. De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 1007o van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage.

• 3. Voor wat betreft de juridische, personele en organisatorische consequenties geldt dat het algemeen bestuur met de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten onderzoekt, Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

• 4. Als uittreding door de Minister plaatsvindt onder gelijktijdige voortzetting van de financiering van het beheer van het rijksarchief, is het tweede lid niet van toepassing op de uittreding uit de regeling door de Minister.

Artikel 34

• 1. Deze regeling kan worden gewijzigd bij een gezamenlijk eensluidend besluit van de Minister, het college B&W en het dagelíjks bestuur van het waterschap.

• 2. Het college B&W en het dagelijks bestuur van het waterschap hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming nodig van de raad van de gemeente onderscheidenlijk het algemeen bestuur van het waterschap.

Artikel 35

Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk eensluidend besluit van de deelnemers. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de Staat, van de gemeente en van het waterschap om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de Staat, de gemeente en het waterschap te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

HOOFDSTUK XV. SLOTBEPALINGEN

Artikel 36

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad van de plaats van vestiging waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 juli 2O24.

• 2. De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen.

• 3. het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 37

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Assen

Burgemeester, Secretaris

Bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta

De voorzitter, secretaris

Financiële bijlage bij het Wijzigingsbesluit GR RHC Drents Archief 1-7-2024

Algemeen

In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van partners aan het RHC Drents Archief nader gespecificeerd (art. 16, eerste lid).

Structurele bijdragen

De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn als volgt (prijspeil2024):

Het Rijk	€ 1.911.306
Gemeente Assen	€ 329.379*
Waterschap Drents Overijsselse Delta	€ 119.025*
TOTAAL	€ 2.359.710

* voor gemeente Assen en Waterschap Drents Overijsselse Delta geldt een opbouw van de bijdrage gedurende 3 jaar naar het bedrag zoals hier vermeld; zie ook "Aanvang van de bijdragen" hieronder

De bijdragen van het Rijk, de gemeente Assen en het Waterschap Drents Overijsselse Delta kunnen jaarlijks worden aangepast met een nog nader vast te stellen percentage voor loon- en prijscompensatie, conform de methodiek vermeld in artikel 16, lid 3 van deze regeling.

Huisvestin g

• De huurcomponent is in de structurele bijdrage van het Rijk bepaald op €771.452,- (prijspeil 2024). Met betrekking tot deze component geldt de voorwaarde dat deze specifiek is bestemd om te kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst die is afgesloten met de Rijksgebouwendienst.

• De huurcomponent voor de archiefbewaarplaats op de eerste etage gevestigd aan de Noordersingel 33 te Assen, is in de structurele bijdrage van de gemeente Assen bepaald op € 30.000. Met betrekking tot deze component geldt het volgende:

  • De archief bewaarplaats wordt blijvend van de gemeente afgenomen.

  • De gemeente stelt de gehele archiefbewaarplaats op de eerste etage op termijn ter beschikking van de nieuwe organisatie. Een en ander is gekoppeld aan het tempo waarin de gemeente de geconstateerde achterstanden in de bewerking van haar archief wegwerkt.

  • Het bedrag wordt met gesloten beurs afgerekend en wordt feitelijk in mindering gebracht op de hierboven genoemde bijdrage van de gemeente Assen.

  • Alle exploitatiekosten (energie, luchtzuivering, onderhoud, monitoring installaties enzovoorts) met betrekking tot deze archiefbewaarplaats komen voor rekening van de gemeente Assen.

Aanvang van de bijdragen

De bijdrage van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling RHC Drents Archief in werking treedt: 1-7-2024. Omdat dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de bijdrage naar evenredigheid worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling in werking treedt. Dit zijn de bedragen zoals hieronder genoemd.

Voor de partners die e-depot dienstverlening afnemen geldt een kortingspercentage gedurende de eerste drie jaar. Daartoe zijn de financiële bijdragen voor 2024 tot en met 2027 hieronder afzonderlijk-opgenomen. De partners zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.

Bijdrage Rijk

Diensten (prijspeil 2 024)	2024	2025	2026	2027	2028 e.v.
Exploitatielasten	1.139.854	1.139,854	1.139.854	1.139.854	1.139.854
Huur	771.452	771.452	771.452	771.452	771.452
Totaal	1.911.306	1.911.306	1.911.306	1.911.306	1.911.306

Bijdrage Gemeente Assen

Diensten (prijspeil 2 024 )	2024 t/m 30-6	2024 vanaf 1-7	2024	2025	2026	2027	2028 e.v.
Archiefbeheer incl. dienstverlening Bouwdossiers	67.800	78.650		157.300	157.300	157.300	157.300
Aanvulling depothuur	15.000	15.000		30.000	30.000	30.000	30.000
Archivaris		14.250		28.500	28,500	28,500	28,500
E-depot (korting 60 - 40 – 20 – 0%)			45.432	68.147	90.863	113.579	113.579
Totaal			236.132	283.947	306.663	329.379	329.379

Bijdrage Waterschap Drents Overijsselse Delta

Diensten (prijspei l 20 24 )	2024 vanaf 1-7	2025	2026	2027	2028 e.v.
Archivaris (toezicht en advisering )	16.200	32.400	32.400	32.400	32.400
E-depot (korting 60 - 40 - 20 - 0% )	77.325	51.975	69.300	86.625	86.625
Totaal	33.525	84.375	101.700	119.025	119.025