Beleidsdocument BRP 2025-2028

Te nemen besluit

• 1. Het beleidsdocument BRP 2025-2028 vast te stellen.

• 2. Het beleidsdocument BRP 2021-2024 in te trekken.

1 Begrippenlijst

BRP: De basisregistratie personen.

Algemeen beheerder: Het afdelingshoofd van de afdeling Communicatie en Publieksplein.

Aangewezen derde: Een derde met een gewichtig maatschappelijk belang die door de minister van BZK is aangewezen om voor de uitvoering van zijn taak gegevens uit de BRP te ontvangen.

Toezichthouder BRP: De toezichthouder, die namens het college van burgemeester en wethouder is aangewezen, om toezicht te houden op de naleving van de verplichtingen van de burger op grond van de Wet BRP.

Afnemer: Overheidsorganisatie of aangewezen derde die voor de uitvoering van zijn taak persoonsgegevens uit de BRP ontvangt.

Gegevensbeheerder: De BRP-specialist van de afdeling Communicatie en Publieksplein.

Privacybeheerder: De BRP-specialist van de afdeling Communicatie en Publieksplein.

2 Inleiding

2.1 Algemeen

Het stelsel van basisregistraties is de kern van de informatiehuishouding van de overheid. De bedoeling is om gegevens eenmalig uit te vragen bij de burger en deze meervoudig te gebruiken. De gegevens in de basisregistraties moeten juist zijn zodat ze door de hele overheid gebruikt kunnen worden.

De BRP is een noodzakelijke schakel in de dienstverlening aan de inwoner en de persoonsinformatievoorziening voor de hele overheid en aangewezen derden. Zonder een goede werking van het totale informatiesysteem, waaronder techniek, locatie en personeel, is het onmogelijk dat deze werkzaamheden goed functioneren.

De persoonsgegevens in de BRP zijn zeer privacygevoelig. De regels om de privacy van de inwoner te waarborgen zijn streng. De belangen voor de inwoner en de gebruikers van de BRP-gegevens zijn groot.

Met dit beleidsstuk wordt invulling gegeven aan artikel 51 van de Privacy- en beheerregeling BRP. Informatiebeveiliging vormt dus een gedeelte van dit document. Het onderdeel betrouwbaarheid omvat ook de beleidsregels ten aanzien van de bestuurlijke boete. Vaststelling van het beleid geeft de gemeentelijke organisatie de opdracht om zorg te dragen voor het voldoen aan de doelstellingen die in dit document worden genoemd.

De beleidsdoelstellingen worden één keer in de vier jaar bijgewerkt. Door actualiteiten of evaluaties kan dit eerder zijn.

2.2 Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Zoetermeer

Dit beleid houdt direct verband met het Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Zoetermeer. Het Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Zoetermeer stelt hoofddoelen op het gebied van informatiebeveiliging, brengt risico’s in kaart, stelt doelstellingen en beheersmaatregelen vast en bepaalt wie verantwoordelijk zijn voor de diverse onderdelen van het proces. De BRP is belangrijk. Hierdoor worden er aanvullende doelstellingen vastgelegd voor informatiebeveiliging.

2.3 Evaluatie

Jaarlijks worden de voortgang en de resultaten van de gestelde doelen geëvalueerd. Hierover wordt gerapporteerd aan het college door de beveiligingsfunctionaris. De beveiligingsfunctionaris is benoemd door het college en verantwoordelijk voor de evaluatie en rapportage. Dit is bepaald in de Privacy- en beheerregeling BRP. De taken van deze functionaris worden in dit document benoemd.

2.4 Verantwoordelijkheden

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor het informatiebeveiligingsbeleid en de kwaliteit van de persoonsgegevens van de eigen inwoners. De taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie over informatiebeveiliging op concernniveau zijn opgenomen in het Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Zoetermeer. Het college is het bevoegde bestuursorgaan om beleidsdoelstellingen vast te stellen.

De algemeen beheerder is de proceseigenaar en heeft de functionele verantwoordelijkheid voor de dagelijkse zorg voor de BRP. Op grond van de Privacy- en beheerregeling BRP zorgt de algemeen beheerder voor het Informatiebeveiligingsplan BRP. In dit plan zijn de te nemen maatregelen opgenomen. De algemeen beheerder ziet toe op de uitvoering van deze maatregelen. De gegevensbeheerder/privacybeheerder geeft inhoudelijke ondersteuning en voert werkzaamheden uit namens de algemeen beheerder

3 Bedreigingen

3.1 Bedreiging informatiebeveiliging algemeen

De BRP is van belang voor veel werkzaamheden van de gemeente, andere overheidsorganen en aangewezen derden. De BRP zorgt voor de persoonsinformatievoorziening voor de gehele overheid. Een groot deel van de dienstverlening is afhankelijk van de BRP. Wanneer de BRP voor korte tijd niet beschikbaar is, veroorzaakt dit overlast. Als dit langer dan een dag zou duren, dan worden diverse processen ernstig verstoord. Langdurige of permanente uitval veroorzaakt ernstige financiële schade. Het belang van het BRP Informatiesysteem moet daarom als kritisch-strategisch worden gewaardeerd.

Enkele voorbeelden van bedreigingen ten aanzien van het BRP-informatiesysteem:

• Onvoldoende beveiligingsbewustzijn van het personeel

• Stroomstoring

• Virussen

• Onbeveiligde back-up voorzieningen

• Ontoereikende procedures

• Onbevoegde aanwezigheid van buitenstaanders

• Hacking

• Uitlekken van gevoelige informatie bij samenwerking met andere partijen

De algemeen beheerder maakt jaarlijks door een risicoanalyse de risico’s duidelijk. In overleg met de andere betrokkenen binnen de gemeente worden maatregelen voor deze risico’s bedacht. Deze worden opgenomen in het informatiebeveiligingsplan BRP.

3.2 Bedreiging betrouwbaarheid

De betrouwbaarheid van gegevens is om twee redenen belangrijk.

• 1. Voor de inwoner: Onjuiste gegevens brengen de inwoner in problemen. Zo kunnen bijvoorbeeld voorzieningen worden misgelopen.

• 2. Voor de overheid: De informatiehuishouding moet op orde zijn omdat een overheidsorgaan verplicht is om gegevens uit de BRP te gebruiken. Daarvoor moeten deze gegevens betrouwbaar zijn.

Gegevens in de BRP worden altijd overgenomen uit bij wet aangewezen brondocumenten, verzoeken en aangiften en door het toepassen van wetgeving. Het overleggen van brondocumenten is gedeeltelijk afhankelijk van de medewerking van de inwoner. Het doen van aangifte en verzoeken is geheel afhankelijk van de inwoner. Die medewerking is niet vrijblijvend, de inwoner heeft verschillende wettelijke verplichtingen.

De inwoner is een bepalende factor voor de betrouwbaarheid van de BRP. Het belang van een inschrijving in de BRP is groot. Dit komt doordat de BRP-gegevens door (semi-) overheidsinstellingen gebruikt worden voor bijvoorbeeld de aanspraak op voorzieningen.

Voor de betrouwbaarheid worden de volgende bedreigingen genoemd:

Onwetendheid van de inwoner. Voorbeelden:

• Inwoner weet niet dat hij verplicht is om aangifte te doen van adreswijziging of emigratie;

• Inwoner weet niet dat hij verplicht is om brondocumenten van rechtsfeiten uit het buitenland te overleggen.

Doelbewust frauderen. Voorbeelden:

• Student schrijft zich in op een ander adres dan waar hij woont om een uitwonende beurs te krijgen;

• Pensioengerechtigde die in het buitenland woont, schrijft zich in als ingezetene in de BRP;

• Persoon schrijft zich niet in op een adres, vanwege de invloed op de berekening van het gezinsinkomen in het geval van toeslagen van de Belastingdienst of een bijstandsuitkering;

• Persoon wil ingeschreven blijven op het adres van zijn koopwoning waar de persoon niet meer woont, vanwege de aftrek van de hypotheekrenteaftrek;

• Persoon schrijft zich tijdelijk in op een adres, slechts met het oog om gebruik te maken van een voorziening zoals de aanvraag van een reisdocument;

• Persoon mag zich niet inschrijven van de huiseigenaar in verband met (illegale) onderverhuur;

• Persoon wil zich niet inschrijven, omdat een deurwaarder of justitie op zoek is naar hem.

Fouten in het bijhouden van gegevens. Voorbeelden:

• De uitvoerend medewerker maakt een vergissing – zoals een typefout – bij het registreren van nieuwe gegevens;

• De uitvoerend medewerker neemt onbewust een verkeerde beslissing door een gebrek aan kennis, onvolledige processen of ontbrekende werkafspraken;

• De uitvoerend medewerker neemt bewust een verkeerde beslissing door fraude, omkoping of door dwang van buitenaf.

Ondermijning. Voorbeelden:

• Buitenlandse werknemers worden uitgebuit en met te veel personen in een woning geplaatst. Ze voldoen niet aan de inschrijfcriteria als ingezetene waardoor de gemeente er geen zicht op heeft;

• Een persoon blijft ingeschreven op het adres terwijl er niemand meer woont, omdat de woning wordt gebruikt voor criminele activiteiten zoals een hennepkwekerij. De woning wordt dan, zonder (terug)melding van een afnemer, niet gecontroleerd in het onderzoek naar leegstand.

Onvoldoende toezicht door bestuursorganen. Voorbeelden:

• Het bestuursorgaan ontvangt signalen dat gegevens onjuist zijn, maar doet geen terugmelding;

• Het college treedt niet op tegen inwoners die bewust geen of foutieve informatie verstrekken.

• Het college ondersteunt inwoners onvoldoende die onbewust geen of foutieve informatie verstrekken.

Illegale kamerverhuur. Voorbeelden:

• Het verhuren van kamers is in sommige wijken binnen Zoetermeer niet toegestaan¹. Als kamers hier wel worden verhuurd kan dit een negatief effect hebben. Bijvoorbeeld op de inschrijving in de BRP omdat niet iedereen wordt geregistreerd op het adres waar die woont.

• Kamerverhuur komt ook vaak voor bij het huisvesten van arbeidsmigranten. Hierbij worden arbeidsmigranten met te veel personen in een woning geplaatst. Hierdoor kunnen veiligheidsrisico’s ontstaan zoals brandgevaar, onhygiënische omstandigheden en overlast in de buitenruimte zoals parkeeroverlast.

Problematiek rondom briefadressen: Bijzondere aandacht verdient de registratie van een briefadres.

• Het houden van een briefadres vanwege het ontbreken van een woonadres, wordt gezien als een tijdelijke situatie. Wanneer iemand voor langere tijd een briefadres heeft, kan dit een signaal zijn van een foutieve registratie. Bijvoorbeeld omdat iemand op een adres verblijft waar de hoofdhuurder huurtoeslag ontvangt die komt te vervallen met een registratie van woonadres;

• Een aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij de aanvraag om een briefadres, is de registratie van meerdere briefadressen op het betreffende adres. Hoewel meerdere briefadressen wettelijk is toegestaan, is extra waakzaamheid op zijn plaats. Het kan namelijk zijn dat de briefadresgever de informatie op het verzoekformulier manipuleert om een briefadres te verkrijgen terwijl er van recht op een briefadres geen sprake is.

Jaarlijks stelt de algemeen beheerder maatregelen voor deze bedreigingen op. Deze worden opgenomen in het informatiebeveiligingsplan.

4 Beleidsdoelstellingen

4.1 Algemeen

Het Beleidsdocument BRP heeft als doel om vast te leggen welke eisen het college stelt aan het informatiesysteem. Deze eisen gaan over:

• beschikbaarheid

• vertrouwelijkheid

• integriteit

• controleerbaarheid

• betrouwbaarheid

De verantwoordelijke personen en afdelingen van de gemeente nemen hiervoor de nodige maatregelen. Deze maatregelen en de verantwoordelijken hiervoor staan in het Informatiebeveiligingsplan BRP.

Alle aspecten van het informatiesysteem zijn beschikbaar voor intern of extern onderzoek. De opdracht voor het uitvoeren van een extern onderzoek kan door het college worden gegeven. De onderzoeken zijn gericht op de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en controleerbaarheid en worden minimaal eenmaal per jaar uitgevoerd. In de jaarlijkse rapportage (zie hoofdstuk 7) wordt het college op de hoogte gesteld van deze onderzoeken.

4.2 De beschikbaarheid

Om de dienstverlening naar de inwoner en de persoonsinformatievoorziening blijvend mogelijk te maken, is het nodig om de beschikbaarheid van het informatiesysteem te garanderen. De beschikbaarheid is de ongestoorde toegang tot de persoonsgegevens in de BRP en de bijbehorende procedures.

Doelstelling 1: De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem is zo uitgevoerd dat tijdens de openingstijden van de balie het informatiesysteem op jaarbasis voor 99,9% beschikbaar is.

Doelstelling 2: Als het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van de BRP en de dienstverlening aan inwoners door ernstige calamiteiten op de reguliere wijze niet mogelijk zijn, dan wordt er uitgeweken naar een alternatieve locatie. De alternatieve locatie is binnen 48 uur, na het besluit om uit te wijken, klaar voor de primaire werkzaamheden en de dienstverlening. Hiervoor is een draaiboek fysieke uitwijk beschikbaar. In dit draaiboek wordt dit uitgewerkt.

4.3 De vertrouwelijkheid

De persoonsgegevens in de BRP zijn zeer gevoelige gegevens. Alle betrokkenen moeten met de grootst mogelijke zorg omgaan met deze informatie. De processen zijn daarop ingericht. De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem is opgezet zodat de gegevens daarin alleen ter kennis kunnen komen van personen of instanties die daartoe bevoegd zijn. Die bevoegdheid is geregeld in de Privacy- en beheerregeling BRP. De personen met toegang tot de BRP krijgen jaarlijks een instructie over de procedures en de geheimhoudingsplicht. Voor de personen die wijzigingen in de BRP aan kunnen brengen (gegevensbewerkers) wordt deze instructie in een bijeenkomst gegeven. Zij ondertekenen een instemmingsverklaring.

De eisen voor de privacybescherming staan voornamelijk in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Wet BRP. In de jaarlijkse zelfevaluatie wordt een deel van deze privacyvoorschriften en bijbehorende maatregelen getoetst.

Doelstelling 3: Voldoen aan de privacyvoorschriften en bijbehorende maatregelen uit de zelfevaluatie (rechtmatigsheidsvragen).

4.4 De integriteit

De gegevens uit het BRP-informatiesysteem worden geautomatiseerd uitgewisseld met overheidsorganisaties en aangewezen derden. De integriteit moet daarom van hoge kwaliteit zijn. Deze kwaliteit wordt bepaald door eisen als actualiteit, compleetheid en invoer met toepassing van geldende richtlijnen en op basis van aangewezen brondocumenten. De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem garandeert deze kwaliteit.

Onderdeel van de zelfevaluatie is een geautomatiseerde controle op de persoonsgegevens door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en een jaarlijkse inhoudelijke steekproef.

Doelstelling 4: Voldoen aan de normstelling die wordt bepaald door het ministerie.

4.5 De betrouwbaarheid

4.5.1 Algemeen

In de BRP worden verschillende persoonsgegevens vastgelegd. Hieronder wordt verder ingegaan op de betrouwbaarheid van de adres-, de nationaliteit- en de identiteitsgegevens. Hieronder staan de beleidsdoelstellingen en kwaliteitsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van deze gegevens. De hoofddoelstelling is dat de gebruikers kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens. Terugmeldingen van gebruikers bij gerede twijfel, worden altijd in behandeling genomen.

Gegevens in de BRP worden gehaald uit brondocumenten. Valse of vervalste brondocumenten kunnen zorgen voor een mindere betrouwbaarheid van deze gegevens. Er wordt aangifte gedaan wanneer iemand een vals of vervalst brondocument inlevert bij de gemeente. De algemeen beheerder neemt dit op in een procedure.

4.5.2 Adresgegevens

Bij de betrouwbaarheid van de adresgegevens worden de volgende kwaliteitsindicatoren gebruikt:

Doelstelling 5: Op minimaal 95% van de adressen met een woonbestemming, is het aantal geregistreerde bewoners gelijk aan de feitelijke situatie; Als iemand zich wil inschrijven op het adres waar al een ander is ingeschreven dan wordt een verklaring van medebewoning gevraagd, tenzij op andere wijze de medebewoning blijkt. Is de andere persoon vertrokken van het adres, dan wordt naar deze persoon een adresonderzoek gestart. Minimaal eenmaal per jaar worden bij 100 adressen steekproefsgewijs huisbezoeken afgelegd om dit te toetsen. Alle verhuizingen worden getoetst aan risicoprofielen. Voorbeelden zijn: Het minimale aantal vierkante meter per persoon. Verhuizing naar een adres zonder woonfunctie. Aantal verhuizingen door de persoon binnen een bepaalde periode. Hierbij wordt door een medewerker gekeken of de verhuizing nader moet worden onderzocht voordat deze wordt verwerkt.

Doelstelling 6: In minimaal 95% van de als onbewoond geregistreerde adressen met een woonbestemming, is echt sprake van leegstand. Uitzondering is als er op grond van een wettelijk voorschrift geen inschrijving moet plaatsvinden. Minimaal eenmaal per jaar worden de adressen met een woonbestemming, die langer dan drie maanden als onbewoond staan geregistreerd, gecontroleerd.

Doelstelling 7: Leegstaande adressen mogen niet worden misbruikt door inwoners, die niet als ingezetene zijn geregistreerd, om zich foutief in te schrijven als ingezetene; Bij vestiging op een leegstaand adres door een persoon die als “vertrokken onbekend waarheen” is geregistreerd, wordt het overleggen van een huur- of koopovereenkomst verplicht gesteld. Daarnaast wordt de aangifte pas verwerkt nadat de toezichthouder BRP een huisbezoek heeft afgelegd en de bewoning is vastgesteld.

Doelstelling 8: Het houden van een briefadres, vanwege het ontbreken van een woonadres, wordt gezien als een tijdelijke situatie. Het voor langere tijd houden van een briefadres, is een signaal van een mogelijke foutieve registratie. Personen die geen recht meer hebben op een briefadres worden geregistreerd volgens de feitelijke situatie. Minimaal 95% van de personen die briefadres houden door het ontbreken van een woonadres, heeft volgens de Wet BRP (of maatwerk zoals genoemd in hoofdstuk 6) recht op een briefadres; Minimaal eenmaal per jaar wordt van alle personen die langer dan drie maanden briefadres houden, vanwege het ontbreken van een woonadres, de actualiteit van de adresgegevens gecontroleerd. Dit wordt gedaan door het oproepen van de persoon voor een gesprek.

4.5.3 Nationaliteitsgegevens

Voor de betrouwbaarheid van de nationaliteitsgegevens wordt de volgende doelstelling gehanteerd:

Doelstelling 9: Als niet blijkt welke nationaliteit iemand bezit, wordt hij geregistreerd met een onbekende nationaliteit. Personen mogen niet onterecht geregistreerd blijven staan met een onbekende nationaliteit; Eén keer per twee jaar wordt onderzocht of deze personen niet geregistreerd kunnen worden met een bekende nationaliteit. Personen die geregistreerd zijn met de onbekende nationaliteit door een mededeling ex. artikel 2.17 wet BRP worden niet onderzocht. Tweejaarlijks wordt hierover gerapporteerd;

4.5.4 (Identiteits)gegevens

De (identiteits)gegevens in de BRP worden uit brondocumenten, zoals genoemd in de Wet BRP, gehaald. Het inschrijven op grond van vervalste of valse documenten kost de overheid veel geld en moet worden voorkomen. Bij de betrouwbaarheid van de (identiteits)gegevens worden de volgende doelstellingen gehanteerd:

Doelstelling 10: Gegevens worden altijd gehaald uit vastgestelde brondocumenten. Bij een vestiging uit het buitenland wordt alle overgelegde brondocumenten gecontroleerd op echtheid.

Doelstelling 11: Het moet worden voorkomen dat één persoon zich onder verschillende namen meerdere malen inschrijft in de BRP. Bij een vestiging uit het buitenland wordt altijd één of meerdere presentievragen gesteld om te controleren of iemand al is ingeschreven in de BRP. Steekproefsgewijs wordt dit gecontroleerd.

Doelstelling 12: Personen afkomstig uit het buitenland moeten zelf alle brondocumenten overleggen bij de inschrijving in de BRP. Gegevens moeten compleet zijn en worden ingevoerd aan de hand van deze brondocumenten. Bevorderd moet worden dat personen de meest betrouwbare (sterkste) brondocumenten overleggen. Er wordt actief beleid gevoerd ten aanzien van nog niet ingeleverde brondocumenten. De betreffende personen worden actief benaderd en de bestuurlijke boete kan worden gebruikt om personen te motiveren deze brondocumenten aan te leveren.

4.5.5 Ondermijning

Ondermijning is niet uitsluitend een onderwerp van de BRP maar een integraal, multidisciplinair aandachtsgebied. De problematiek rondom ondermijning is veel breder dan de registratie in de BRP, maar wordt hier alleen vanuit de BRP besproken.

Doelstelling 13: De BRP mag niet faciliteren bij ondermijning. Om ondermijning zoveel mogelijk te voorkomen, is de werkgroep woonfraude opgezet, is er een specialist (woon)fraude aangenomen en wordt verdere samenwerking gezocht binnen de al geldende kaders. Hiervoor kunnen er gegevens uit de BRP worden verstrekt volgens de Verordening BRP. Ook dragen de bij adresgegevens genoemde maatregelen bij aan het tegengaan van ondermijning. Constateringen vanuit de verschillende onderzoeken worden gedeeld in de werkgroep woonfraude, met afdelingen van de gemeente en met externe partijen om samen te werken in de aanpak van ondermijning.

4.6 De controleerbaarheid

De persoonsgegevens in het BRP-informatiesysteem gaan over én zijn van de Zoetermeerse inwoners. Daarom is transparant handelen richting de inwoner een verplichting van de betrokken personen van de gemeente. Aan opgenomen gegevens ontleent de inwoner rechten en plichten. De verantwoordelijke personen handelen volgens actuele werkprocedures en zij maken deze procedures inzichtelijk voor de inwoners en belanghebbenden.

Doelstelling 14: Het verwerken van belangrijke wijzigingen wordt bevestigd aan de inwoner. Raadplegingen door afnemers in de BRP worden gelogd en zijn door de inwoner op te vragen. De logfiles mogen pas na twintig jaar worden verwijderd. Van mutaties in de BRP is het herleidbaar welke gegevensbewerker deze heeft uitgevoerd. Gebruikte brondocumenten worden vernietigd op het moment dat de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is verstreken.

4.7 Personeel

Om alle werkzaamheden juist en tijdig uit te voeren, is het nodig dat er voldoende personeel is dat beschikt over de juiste kennis.

Doelstelling 15: De gemeente zorgt voor voldoende, kwalitatief personeel. Om hiervoor te zorgen, maakt de teammanager BSP jaarlijks een capaciteitsplanning in combinatie met een kwaliteitsplanning en een opleidingsplan. Dit om medewerkers op het juiste niveau te krijgen en houden.

4.8 Procedures

Procedures worden opgesteld en uitgevoerd zodat aan bovenstaande doelstellingen kan worden voldaan. De algemeen beheerder voert onderzoeken uit om te toetsen of aan de doelstellingen wordt voldaan.

5 Bestuurlijke boete

5.1 Algemeen

In artikel 4.17 van de Wet BRP is de mogelijkheid tot het opleggen van een bestuurlijke boete opgenomen. Elke gemeente kan haar eigen beleid vaststellen voor het opleggen van de bestuurlijke boete. De boete kan worden opgelegd bij verschillende overtredingen. Hieronder wordt ingegaan op de betekenis van de bestuurlijke boete, de voorwaarden voor het opleggen van een boete en de hoogte van de boete. In de Wet BRP is een maximum gesteld van 325 euro.

De bevoegdheid tot het opleggen van de bestuurlijke boete en het opmaken van een rapport van overtreding is gemandateerd aan diverse functionarissen van de afdeling Communicatie en Publieksplein. Deze zijn allemaal werkzaam onder verantwoordelijkheid van de algemeen beheerder.

De bestuurlijke boete heeft vooral tot doel om de inwoner te bewegen om te voldoen aan zijn verplichtingen.

5.2 Verplichtingen

In de Wet BRP zijn de verplichtingen opgenomen waaraan een inwoner moet voldoen. Bij overtreding van deze verplichtingen kan op grond van artikel 4.17, onder a, Wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd.

5.3 Medewerking aan onjuiste registratie

Op grond van artikel 4.17, onder b, Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd aan degene met een woonadres in de gemeente die bewust toelaat dat een andere persoon met datzelfde woonadres is ingeschreven, terwijl hij weet dat dit onjuist is.

5.4 Voorwaarden

De bestuurlijke boete kent onderstaande voorwaarden:

• 1) De overtreding moet verwijtbaar zijn aan de betrokkene.

• 2) Er kan maar één boete worden gegeven voor de overtreding.

• 3) De betrokkene moet eerst worden gewaarschuwd.

• 4) De betrokkene moet aansprakelijk zijn.

• 5) De boete moet worden opgelegd binnen drie jaar na overtreding.

5.5 Standaard en lage boete

De Wet BRP stelt een maximum boetebedrag van 325 euro. Omdat er verschillende overtredingen zijn waarvoor een bestuurlijke boete opgelegd kan worden, worden er twee boetebedragen vastgesteld. Een standaardboete van 325 euro en een lage boete van 200 euro. Het onderscheid in deze boetes staat hieronder.

5.6 Type overtreding en hoogte boete

De boete kan worden opgelegd bij overtreding van de artikelen 2.38, 2.39, 2.40 vijfde lid, 2.43 tot en met 2.47, 2.50, 2.51 en 2.52 Wet BRP. Hieronder volgt welke boete aan welke overtreding(en) wordt gekoppeld. Uiteraard geldt in alle gevallen dat voldaan moet zijn aan de voorwaarden zoals hierboven genoemd.

1. Verplichting tot het doen van aangifte van			Soort boete
2.38	verblijf en adres vanwege vestiging vanuit het buitenland		Standaard
2.39	adreswijziging		Standaard
2.43	vertrek naar het buitenland		Standaard

2. Verplichting tot geven van inlichtingen en geschriften en verschijnen in persoon		Soort boete
2.44	op eigen initiatief over gegevens betreffende burgerlijke staat en nationaliteit	Standaard
2.45	op verzoek na aangifte	Standaard
2.46	op verzoek over gegevens betreffende burgerlijke staat en nationaliteit	Standaard
2.47	op verzoek bij vermoeden dat persoon in gebreke is met het doen van aangifte	Standaard

3. Verplichting tot het geven van		Soort boete
2.40 lid 5	inlichtingen door het hoofd van een instelling aan personen verblijvend in de instelling over het kiezen van briefadres	Laag
2.50	inlichtingen door bedrijven of instelling over personen die aldaar verblijven	Laag
2.51	inlichtingen en geschriften op verzoek over overlijden van een familielid	Standaard

4. Overige bepalingen		Soort boete
2.52	Het op verzoek tonen van een identiteitsbewijs bij het verschijnen in persoon	-

	5. Gelegenheidsgever		Soort boete
4.17		Het bewust toelaten dat een persoon zich met datzelfde woonadres inschrijft terwijl dit onjuist is	Standaard

Vooralsnog wordt de bestuurlijke boete opgelegd bij het niet voldoen aan de verplichtingen van artikel 2.38, 2.39, 2.46 en 4.17.

Doelstelling 16: In de gevallen ambtshalve inschrijving, gelegenheidsgever en niet inleveren brondocumenten wordt de bestuurlijke boete opgelegd.

6 Arbeidsmigranten

Het aanjaagteam bescherming arbeidsmigranten is in 2020 met een tweede rapport gekomen over de positie van arbeidsmigranten in Nederland². Eén van de conclusies was dat arbeidsmigranten als volwaardig moeten worden behandeld. De misstanden bij arbeidsmigranten in Nederland gaan over meerdere beleidsterreinen. Bij deze misstanden kan worden gedacht aan problemen rondom huisvesting, uitbuiting, oneerlijke concurrentie, overlast en de registratie. In dit beleidsdocument gaat het over de kwaliteit van de BRP. Hier worden alleen de problemen met betrekking tot de registratie van arbeidsmigranten in de BRP behandeld. Bij een integrale benadering van de misstanden bij arbeidsmigranten door de gemeente, zullen de hieronder beschreven doelstellingen en bijbehorende kwaliteitsmaatregelen daarin worden overgenomen. De beschreven onderdelen worden door of samen met andere betrokken afdelingen van de gemeente uitgevoerd. Mogelijke misstanden worden gemeld bij de desbetreffende toezichthoudende instantie (bijvoorbeeld politie, bouwinspecteur, brandweer, sociale recherche, enz.).

Doelstelling 17: Iedereen die verblijft in Zoetermeer en voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving wordt als ingezetene ingeschreven in de BRP. Arbeidsmigranten worden daarbij volwaardig behandeld, zoals uiteengezet in het advies van het aanjaagteam. Het is hiervoor noodzakelijk dat de gemeente een goed zicht heeft op in Zoetermeer verblijvende arbeidsmigranten.

• 1. Vooral het onderzoek naar leegstaande adressen (zoals genoemd bij 3.5.2) is belangrijk omdat dan vaak wordt geconstateerd dat een ‘leegstaande’ woning wordt bewoond door arbeidsmigranten. Deze constateringen worden in ieder geval besproken in het overleg van de werkgroep woonfraude. Vanuit de werkgroep woonfraude worden afspraken gemaakt met werkgevers, uitzendbureaus en verhuurders van bekende verblijfsadressen van arbeidsmigranten. Deze afspraken gaan over het bekendmaken van arbeidsmigranten bij de gemeente en het faciliteren van de aangifte voor de inschrijving in de BRP. Deze partijen hebben een belang en een verantwoordelijkheid en worden daarop aangesproken. De afspraken omvatten de volgende onderwerpen:

  • a. Het bekend maken van het aantal arbeidsmigranten aan de gemeente.

  • b. Het bijdragen aan de registratie in de BRP door nieuwe arbeidsmigranten te verwijzen naar de gemeente. Ook worden op verzoek van de gemeente de persoonsgegevens van de arbeidsmigranten doorgegeven.

  • c. Het geven van voorlichting aan arbeidsmigranten over de inschrijving in de BRP. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan in persoonlijk contact, foldermateriaal en brieven.

  • d. In overeenkomsten met arbeidsmigranten worden geen beperkingen opgelegd voor de registratie in de BRP. De Wet BRP bepaalt de regels met betrekking tot inschrijving in de BRP. Eventueel beperkende bepalingen in overeenkomsten hierover zijn onwettig.

  • e. De gemeente faciliteert eventueel momenten voor het doen van aangifte, in overleg met betrokken partijen op nader te bepalen tijdstippen.

  • f. De afspraken die worden gemaakt en de wijze waarop hier uitvoering aan wordt gegeven, moeten in lijn zijn met de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• 2. Arbeidsmigranten worden proactief benaderd door de gemeente:

  • a. Periodiek worden bekende verblijfsadressen van arbeidsmigranten bezocht om zodoende contact te zoeken met de arbeidsmigranten en voorlichting te geven. Dit wordt gedaan door de werkgroep woonfraude.

  • b. Van een aangetroffen persoon wordt ter plaatse de identiteit (zo veel als mogelijk) vastgesteld voor inschrijving in de BRP. Eventueel wordt daarbij direct aangifte van verblijf en adres gedaan. Anders wordt overgegaan tot ambtshalve inschrijving.

  • c. Bij de registratie van een arbeidsmigrant in de BRP wordt gewezen op het belang van inschrijving. Ook wordt de arbeidsmigrant gevraagd om dit bij collega’s en kennissen bekend te maken en misstanden te melden.

  • d. Signalen van inwoners over het mogelijk verblijf van arbeidsmigranten wordt nader onderzocht door de werkgroep woonfraude.

  • e. Eventuele misstanden bij huisvesting worden doorgegeven aan de afdeling Vergunningen, veiligheid en handhaving (VVH).

• 3. Aan de arbeidsmigrant die wordt opgeroepen maar weigert mee te werken aan de correcte inschrijving in de BRP, kan een bestuurlijke boete worden opgelegd. De bestuurlijke boete is beschreven in hoofdstuk 4.

• 4. Er wordt (landelijk) onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de arbeidsmigrant die Nederland verlaat, aangifte van vertrek te laten doen. Een onderdeel van dit onderzoek zal zijn om te kijken naar de mogelijkheid om bij de aangifte van verblijf en adres de werkgever te laten machtigen om het vertrek uit Nederland door te geven. Ook wordt gekeken of de werkgever een informatieve en stimulerende rol kan worden gegeven richting de vertrekkende medewerker.

Doelstelling 18: Van elke inwoner van Zoetermeer die vertrekt uit de gemeente, wordt het vertrek geregistreerd. Ook wat dit punt betreft worden arbeidsmigranten als volwaardige inwoners behandeld en gelden deze regels. Alle kwaliteitsmaatregelen die genoemd zijn bij de vorige doelstelling, zijn ook van toepassing op het doorgeven van het vertrek uit de gemeente. Er is een aanvullende maatregel: De gemeente houdt het hierboven genoemde (landelijk) onderzoek in de gaten en voert eventuele aanbevelingen door in procedures.

7 Briefadressen en maatwerk

In bepaalde situaties wordt maatwerk verleend. Er zijn situaties waarbij de persoonlijke omstandigheden van een inwoner kan vragen om maatwerk. Het maatwerk kan leiden tot toekenning van een briefadres in een geval waarin de Wet BRP niet voorziet. In deze gevallen wordt dit aangemerkt als buitenwettelijk begunstigend beleid³.

• 1. In gevallen waarbij de situatie van een inwoner vanwege sociaalmaatschappelijke omstandigheden vraagt om maatwerk, kan een briefadres worden aangevraagd. Het oogpunt van het maatwerk is het voorkomen of doorbreken van een vicieuze cirkel. Voorbeeld: Iemand heeft schulden en is daardoor op straat gezet en uitgeschreven van het adres. De persoon heeft een inschrijving in de BRP nodig om voor schuldhulpverlening in aanmerking te komen. Doordat de inschrijving achterwege blijft, blijft de hulpverlening ook achterwege en kan de persoon verder in de problemen komen.

• 2. Er wordt een briefadres aangevraagd. Dit kan met toestemming bij een particulier of er wordt een briefadres aangevraagd bij een aangewezen rechtspersoon. Is dat beide niet mogelijk dan wordt er een gemeentelijk adres opgenomen als briefadres. Is er sprake van een gemeentelijk briefadres dan wordt de post op dit adres in ontvangst genomen en aan de inwoner overhandigd.

• 3. Een inwoner kan gebruik maken van dit briefadres als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • a. De inwoner toont aan dat hij/zij in Zoetermeer verblijft of een andere vorm van binding met Zoetermeer heeft.

  • b. Een partij uit de zorgsector of maatschappelijke opvang/ondersteuning is of wordt actief betrokken bij de inwoner.

  • c. De inwoner houdt zich aan de gemaakte afspraken met de gemeente.

• 4. Als de inwoner niet meer voldoet aan de voorwaarden, dan wordt de toestemming voor het houden van het briefadres ingetrokken.

• 5. Omdat het maatwerk als doel heeft om een vicieuze cirkel te voorkomen of te doorbreken, wordt de toestemming voor het briefadres voor een bepaalde periode gegeven. Voor het eindigen van deze periode wordt beoordeeld of deze periode eventueel wordt verlengd. Als de periode is verlopen en deze niet wordt verlengd, dan wordt de toestemming voor het houden van het briefadres ingetrokken.

• 6. Als de toestemming voor het houden van het briefadres wordt ingetrokken dan start de gemeente direct een adresonderzoek om te zorgen voor een correcte adresregistratie.

8 Evaluatie door de beveiligingsfunctionaris

8.1 Algemeen

In hoofdstuk 11 van de Privacy- en beheerregeling BRP zijn bepalingen voor de beveiligingsfunctionaris opgenomen. Er is opgenomen dat de taken van deze functionaris in dit document worden benoemd. Hieronder worden deze taken benoemd.

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor de uitvoering van de evaluatie van de beleidsdoelstellingen uit het beleidsdocument. Ook is de beveiligingsfunctionaris verantwoordelijk voor de beantwoording van de vragenlijst van de Zelfevaluatie BRP. Dit is een instrument dat door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is ontwikkeld voor het toezicht op een goede uitvoering van de Wet BRP door gemeenten. Door beantwoording van de vragenlijst legt de gemeente verantwoording af aan het Ministerie en de Autoriteit Persoonsgegevens.

De gemeente moet de vragenlijst van de Zelfevaluatie zelf invullen. Om te zorgen voor een onafhankelijke beantwoording, is de beantwoording van de vragenlijst een verantwoordelijkheid van de beveiligingsfunctionaris. De BRP-specialist zorgt namens de algemeen beheerder voor de voorbereiding en de ondersteuning bij de beantwoording.

8.2 De reikwijdte van de evaluatie

De evaluatie bestaat uit de volgende activiteiten:

• Bureauonderzoek naar documenten en rapportages.

• Interviews met betrokken functionarissen.

• Opstellen van conceptrapportage.

• Voorleggen van conceptrapportage aan betrokken functionarissen.

• Uitbrengen van rapportage aan college.

Het volgende wordt onderzocht en in een rapportage aan het college gestuurd:

• De resultaten van de Zelfevaluatie BRP (landelijk voorgeschreven).

• Het bereiken van de geformuleerde doelstellingen en prestatie-indicatoren.

De beveiligingsfunctionaris mag aanbevelingen doen op welke wijze de doelstellingen kunnen worden behaald.

8.3 De wijze van de evaluatie

De beveiligingsfunctionaris voert de werkzaamheden zelfstandig uit. De functionarissen die belast zijn met het uitvoeren van het informatiebeveiligingsbeleid, verlenen hun medewerking aan de evaluatie. Voordat de bevindingen worden gerapporteerd aan het college, stelt de beveiligingsfunctionaris de betrokken functionarissen in de gelegenheid om op het concept te reageren. Dit is alleen ter voorkoming van feitelijke onjuistheden. In het geval van meningsverschillen mag nooit invloed worden uitgeoefend op de beveiligingsfunctionaris. De beveiligingsfunctionaris is, binnen het door het college meegegeven kader, volledig autonoom en onafhankelijk bij de uitvoering van zijn taak.

8.4 Notitie reactie algemeen beheerder

De beveiligingsfunctionaris stelt naar aanleiding van de met de algemeen beheerder besproken conceptrapportage in een notitie een reactie voor het college op. De maatregelen die voortkomen uit de evaluatie worden door de algemeen beheerder opgenomen in het informatiebeveiligingsplan BRP.