Richtlijn veelschrijvers gemeente Twenterand 2026

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Twenterand, respectievelijk de burgemeester van gemeente Twenterand

gelet op artikel 4:81–4:84 Algemene wet bestuursrecht (Awb) en artikel 2:15 Awb,

gelet op hoofdstuk 9 Awb (klachtbehandeling), artikel 4.6 Wet open overheid (Woo),

overwegende dat:

• aanhoudende en buitensporige informele correspondentie een onevenredig beslag kan leggen op de ambtelijke organisatie en daardoor reguliere dienstverlening verdringt;

• formele rechtsgangen autonoom door wet- en jurisprudentie worden genormeerd en geen onderwerp zijn van organisatorische contactbeperking;

• het nodig is een zorgvuldig, proportioneel en transparant kader te bieden voor omgang met veelschrijvers, dat uitsluitend ziet op informele communicatie, met behoud van formele rechtsbescherming,

besluit vast te stellen de volgende beleidsregel:

Artikel 1 – Doel, uitgangspunten en definities

Doel: het waarborgen van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening door – waar nodig – de informele correspondentie van veelschrijvers te begrenzen en te kanaliseren.

Uitgangspunten: behoorlijk en respectvol overheidshandelen; proportionaliteit en subsidiariteit; begrijpelijke communicatie; uitzonderingen voor veiligheid/kwetsbare situaties.

Definitie: ‘veelschrijver’ is degene wiens informele correspondentie (frequentie, herhaling, omvang, toon, versplintering naar vele adressen) structureel een onevenredig beslag legt op de organisatie, mede gelet op eerdere antwoorden en (on)heuse bejegening.

Artikel 2 – Reikwijdte

Deze beleidsregel ziet uitsluitend op informele communicatie (bijv. losse e-mails, telefoontjes, WhatsApp, mededelingen of vragen zonder wettelijke besluitenplicht).

Formele rechtsgangen (aanvragen, bezwaren en beroep, klachten in de zin van hoofdstuk 9 Awb, Woo-verzoeken) worden behandeld conform wet- en jurisprudentie, inclusief uitzonderingen zoals art. 9:8 Awb, art. 4.6 Woo en misbruik van (proces)recht.

Artikel 3 – Signalering en criteria

Geen harde kwantitatieve drempel; beoordeling vindt plaats aan de hand van indicatieve criteria: hoge frequentie, herhaling zonder nieuwe feiten, omvang, toon/bejegening, versplinterde verzending en frustratie van werkprocessen.

Artikel 4 – Voortraject

Voor aanwijzing als veelschrijver wordt betrokkene uitgenodigd voor een gesprek over de aanhoudende informele correspondentie; doel: herstellen van vertrouwen, afspraken maken, toelichting geven op mogelijke maatregelen.

Indien een gesprek niet mogelijk is, volgt een schriftelijke waarschuwing met toelichting.

Artikel 5 – Aanwijzing en maatregelen

Het college, respectievelijk de burgemeester kan een inwoner als veelschrijver aanwijzen en maatregelen treffen die uitsluitend zien op informele communicatie, zoals:

• één aanspreekpunt (coördinator);

• één kanaal voor informele berichten (bijv. info@twenterand.nl); geen directe e-mails aan bestuur/ambtenaren;

• frequentiebeperking: bijvoorbeeld maximaal 1 informele boodschap per week (met redelijke woordlimiet);

• telefonie alleen op afspraak.

Uitzonderingen kunnen zijn: calamiteiten, veiligheidsmeldingen of situaties met kwetsbare inwoners.

Artikel 6 – Kanaalvoorschrift voor formele verzoeken

Voor alle inwoners geldt: het college, respectievelijk de burgemeester opent de elektronische weg uitsluitend via het officiële webformulier (DigiD) voor het indienen van bezwaren/klachten/Woo-verzoeken; e-mail is niet opengesteld voor deze formele routes (art. 2:15 Awb).

Bij aanwijzing van een veelschrijver bepaalt het college, respectievelijk de burgemeester één vast kanaal voor de betrokkene: DigiD-webformulier (digivaardig) of schriftelijk per post (indien digitaal niet passend). Wisselen tussen kanalen is niet toegestaan gedurende de aanwijzingsperiode.

Bij berichten die toch per e-mail binnenkomen: formele verzoeken worden niet in behandeling genomen; informele berichten worden afgehandeld conform deze beleidsregel.

Artikel 7 – Werking bij informele berichten

Informele berichten worden summier bevestigd; inhoudelijke reactie is niet de regel.

Beledigende of onheuse berichten kunnen zonder inhoudelijke reactie worden afgehandeld.

Artikel 8 – Duur, verlenging en opheffing

De aanwijzing geldt voor de duur van 12 maanden.

Niet-naleving van de opgelegde gedragslijn leidt tot verlenging met 12 maanden; verlenging wordt administratief vastgelegd en aan betrokkene kenbaar gemaakt.

Opheffing op verzoek: op gemotiveerd verzoek van betrokkene kan het college, respectievelijk de burgemeester de aanwijzing eerder opheffen als aantoonbaar en duurzaam aan de gedragslijn is voldaan.

Interne evaluatie kan plaatsvinden om te bezien of maatregelen moeten worden aangescherpt of aangepast; dit schept geen verplichting tot actie.

Artikel 9 – Juridische kwalificatie en rechtsbescherming

De aanwijzing als veelschrijver betreft een interne organisatorische maatregel over de omgang met informele correspondentie en wijzigt geen rechten of plichten die voortvloeien uit de wet. Daarmee is de aanwijzing geen besluit in de zin van art. 1:3 Awb (geen rechtsgevolg).

Besluiten over formele rechtsgangen (bijv. niet-behandelen klacht, Woo-antimisbruik, beslissingen op bezwaar) zijn Awb-besluiten en kennen de reguliere rechtsmiddelen.

Artikel 10 – Inwerkingtreding en intrekking

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na bekendmaking als Veelschrijversregeling gemeente Twenterand 2026.

De Richtlijn veelschrijvers gemeente Twenterand (vastgesteld 2 juli 2024) wordt bij inwerkingtreding ingetrokken.

Aldus vastgesteld in zijn vergadering van 9 december 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Twenterand,

de secretaris P.F.G. Rossen

de burgemeester, G.J. Gorter

Aldus vastgesteld op 9 december 2025

De burgemeester van Twenterand,

de burgemeester, G.J. Gorter