Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo -maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo

Behorende bij de Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo (hierna: Samenwerkingsovereenkomst) ten behoeve van de gezamenlijke uitvoering van taken en wijze van samenwerking.

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen,

Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stein,

ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Beek,

Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Overwegende dat

• De samenwerkende gemeenten Westelijke Mijnstreek (Sittard-Geleen, Stein en Beek) een samenwerking zijn overeengekomen waartoe afspraken zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst voor de periode vanaf 1 april 2025;

• Vanuit deze samenwerking de inkoop, het contractmanagement, het contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, alsmede de uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo, gezamenlijk wordt uitgevoerd;

• Voor de wijze van samenwerking is gekozen voor een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst, met een opdrachtnemer welke de werkzaamheden voor en namens de gemeenten Beek en Stein uitvoert;

• De colleges en de burgemeesters van de gemeenten Beek en Stein hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de opdrachtnemer, gemeente Sittard-Geleen;

• Binnen en onder leiding van de Teammanager van Team Zorg van de opdrachtnemer wordt uitvoering gegeven aan deze Samenwerkingsovereenkomst;

• Opdrachtnemer ter uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst (onder)mandaat krijgt voor de uitvoering van de afgesproken taken binnen de Samenwerkingsovereenkomst en de hierbij behorende begroting;

• Het college en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen in de rol van opdrachtnemer haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Teammanager van Team Zorg ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse uitvoering;

Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;

Besluiten:

vast te stellen het volgende Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo.

Artikel 1. Begripsomschrijving

• 1. In dit mandaatbesluit wordt verstaan onder;

  • a. Machtiging: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • b. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen;

  • c. Dienstverleningsovereenkomst: Regionale Dienstverleningsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo;

  • d. Mandaatbesluit: het mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo zoals vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Sittard-Geleen, Stein en Beek;

  • e. Ondermandaat: het verlenen van het mandaat door de gemandateerde aan een ander;

  • f. Opdrachtgever: de gemeenten Stein en Beek

  • g. Opdrachtnemer: de gemeente Sittard-Geleen;

  • h. Samenwerkingsovereenkomst: Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo;

  • i. Teammanager: de teammanager van Team Zorg van opdrachtnemer;

  • j. Volmacht: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam privaatrechtelijke handelingen te verrichten.

Artikel 2 Mandaat aan opdrachtnemer

Het college en de burgemeester van opdrachtgevers verlenen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft en met inachtneming van artikel 10:4 van de Awb en dit mandaatbesluit, mandaat aan het college en de burgemeester van opdrachtnemer, overeenkomstig het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister.

Artikel 3 Mandaat aan Teammanager

De Teammanager is volgens het Mandaatregister van opdrachtnemer bevoegd om namens het college (opdrachtnemer) besluiten te nemen.

Artikel 4 Ondermandaat

Opdrachtnemer en de Teammanager zijn bevoegd voor de bevoegdheden in artikel 2 (schriftelijk) ondermandaat te verlenen aan onder haar ressorterende functionarissen, voor zover die bevoegdheden zien op aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.

Artikel 5 Vervanging bij afwezigheid

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

Artikel 6 Instructies

• 1. Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven:

  • a. De uitoefening van de bevoegdheden waarvoor mandaat is verleend, geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Awb.

  • b. Er mag geen overschrijding plaatsvinden van de bij de Dienstverleningsovereenkomst behorende begroting;

  • c. Door de gemandateerde wordt aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan periodiek een overzicht van de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten verstrekt;

  • d. De opdrachtnemer legt verantwoording af over de uitvoering van de aan hem opgedragen taken en het gebruik van de gemandateerde bevoegdheden op de navolgende wijze:

    • Regulier overleg tussen de (onder)gemandateerden, en;

    • indien nodig, ad hoc overleg tussen de (onder)gemandateerden.

Artikel 7 De ondertekening van besluiten en overeenkomsten

• 1. Een krachtens mandaat genomen besluit of overeenkomst ter uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 2 dient te vermelden dat het namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Stein en/of Beek is genomen.

• 2. Een besluit of overeenkomst dat in mandaat of in ondermandaat is genomen namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Stein en Beek dient als volgt te worden ondertekend:

  • Burgemeester en wethouders van ……… (naam betreffende gemeente),

    namens dezen,

    functienaam van de (onder)gemandateerde,

    de handtekening van de (onder)gemandateerde,

    en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde

    of

    Burgemeester van …… (naam betreffende gemeente),

    namens deze,

    functienaam van de (onder)gemandateerde,

    de handtekening van de (onder)gemandateerde,

    en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde

Artikel 8 Volmacht en machtiging

Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging

Artikel 9. Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 april 2025.

• 2. Het ''Mandaatbesluit Wmo 2015, onderdeel arrangement Beschermd Wonen Gemeente Beek 2025” en het “Mandaatbesluit uitvoering inkoop, contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement Wmo en Leerlingenvervoer Gemeente Beek 2023” worden ingetrokken met ingang van 1 april 2025;

• 3. Dit mandaatbesluit wordt aangehaald als het “Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo”.

Voor akkoord,

Aldus in tweevoud opgemaakt te

Gemeente Sittard-Geleen,

Mr. J.Th.C.M. Verheijen

Burgemeester

Drs. P. Sennema

Gemeentesecretaris

Datum: 10-7-2025

Gemeente Stein,

Mevr. M.F.H. Leurs-Mordang

Burgemeester

Mevr. C.G. Klesman-Nacken

Gemeentesecretaris

Datum: 4-9-2025

Gemeente Beek,

Mevr. C. van Basten-Boddin

Burgemeester

De heer P. de Jonge

Gemeentesecretaris

Datum: 8-7-2025

Bevoegdhedenregister mandaat, volmacht en machtiging, behorende bij het Mandaatbesluit

Onder opdrachtgever wordt verstaan de gemeenten Stein en Beek.

Onder opdrachtnemer wordt verstaan de gemeente Sittard-Geleen.

Nr	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan (opdracht-gevers)	Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer)	Ondermandaat, ondervolmacht, ondermachtiging	Specifieke instructie van bevoegd orgaan
	Algemeen
ALG 1.	Het verrichten van alle feitelijke en privaatrechtelijke (rechts) handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Administratieve ondersteuner Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep
ALG 2.	Het besluiten om namens de gemeente(n) rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden	College	College en Teammanager	Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep
ALG 3.	Het vertegenwoordigen van de gemeente(n) in en buiten rechte met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep
ALG 4.	Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep
ALG. 5	Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist

Nr	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan (opdracht-gevers)	Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer)	Ondermandaat, -volmacht, -machtiging	Specifieke instructie van bevoegd orgaan
1	Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen, beleid etc.)	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur	De ingekochte zaken en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeenten zowel op het gebied van beleid als de uitvoering. Betreft tevens de gunning en ondertekening van de overeenkomsten
2	Het verzorgen van het complete proces van een aanbestedingsprocedure	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur .	De bevoegde organen zijn middels een afgevaardigde vertegenwoordigd bij het opstellen van de inkoopstrategie, welke na afstemming gezamenlijk wordt vastgesteld.
3	Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop (bijv. over nieuwe productcodes).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur .
4	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders.	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager	Betreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming.
5	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij tijdelijk contract in verband met zorgcontinuïteit op grond van de Wmo 2015 en leerlingenvervoer.	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager
6	Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes	College	College en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Administratief medewerker Kwaliteitsmedewerker
7	Voeren van correspondentie inzake inkoop Wmo waaronder besluiten met samenhangende extern gericht stukken, een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht, gunning, afwijzing, opzegging, kortgeding en rechtsgang.	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist	De bevoegde organen worden te allen tijde geïnformeerd.
8	Aanbestedingsdossier op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende partij	College	College en Teammanager	Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur
9	Contracten en dossiers samenstellen	College	College en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur	Nieuwe of gewijzigde overeenkomsten met (nieuwe) opdrachtnemers worden na ondertekening (samen met het bijhorende inkoopdossier) binnen 5 werkdagen digitaal verstrekt aan opdrachtgevers.
10	Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders.	College	College en Teammanager Toezichthouder	Team Zorg: Contractmanager kwaliteit Wmo
11	In kaart brengen totale pallet aan aanbieders, risico's en kwetsbaarheden binnen de inkoop van Wmo	College	College en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager
12	Inhuren van derden als extra capaciteit indien uit het “Jaarplan Wmo inkoop, contractmanagement, leveranciersmanagement”, “Jaarplan Toezicht Wmo”, projectplannen of onvoorziene projecten blijkt dat er onvoldoende expertise en capaciteit aanwezig is voor de uitvoering binnen de drie gemeenten.	College	College en Teammanager	Nee	Dit wordt vooraf ambtelijk afgestemd met het bevoegd orgaan
13	Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productie-verantwoordingen en accountantsverklaringen.	College	College en Teammanager	Team Financiën: Financial controller
14	Het voeren van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders.	College	College en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager
15	Uitvraag van gegevens bij zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus.	College	College en Teammanager	Team Financiën: Financial controller
16	Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid; technische controles, materiele controles en steekproefsgewijze controle aanbieders op daadwerkelijk geleverde zorg.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Team Financiën: Financial controller
17	Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Team Bestuur en Communicatie: Communicatieadviseur Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur
18	Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager
19	Uitvoeren van toezichtonderzoeken op naleving van de Wmo 2015 (rechtmatigheid & kwaliteit).	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Volgens vastgesteld beleidskader, toezichtkader, handhavingskader en werkprocessen.
20	Beheren en registreren van toezichtinformatie.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Dit komt te staan in het gezamenlijk systeem PGAX voor de drie gemeenten.
21	Signaleren van risico’s m.b.t. interne werkprocessen en rapporteren hiervan.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
22	Inzien van cliëntdossiers, indicaties, declaraties e.d. t.b.v. onderzoek.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Alleen indien noodzakelijk en proportioneel.
23	Versturen van informatieverzoeken of medewerkingsverzoeken i.h.k.v. toezicht Wmo.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
24	Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van toezicht.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
25	Overleggen met interne toezichthouders en domeinen over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving.
26	Overleggen met externe toezichthouders (zoals IGJ, NZa) over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving.
27	Opstellen van toezichtrapportages met bevindingen, analyses en aanbevelingen.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
28	Informeren van aanbieders over constateringen, verbeterverplichtingen en termijnen.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
29	Adviseren over herstel- of verbetermaatregelen richting handhaving, inkoop of contract- en leveranciersmanagement	College	College Toezichthouder Wmo	Nee
31	Rapporteren aan het college over toezichtresultaten en opvolging.	College	College Toezichthouder Wmo	Nee	Conform vastgestelde formats jaarplan en jaarverslag.
32	Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van de uitvoering van beschermd wonen (hieronder vallen ook gespreken met Safehouse cliënten en aanbieders).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator
33	Uitvoeren van onderzoek in het kader van beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker
34	Inzien van cliëntdossiers in het kader van onderzoek t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker
35	Stellen van indicaties t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Wmo consulent
36	Uitvoeren van heronderzoeken, stagnatiegesprekken en herplaatsingsgesprekken gedurende de gestelde indicatie beschermd wonen met cliënten (hieronder vallen ook Safehouse cliënten).	College	College/ Burgemeester en Teammanager	Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker