Reglement functionaris gegevensbescherming gemeente Soest

Aanwijzing op grond van artikel 39 AVG

Alleen de laatste versie geldt

AP Autoriteit Persoonsgegevens

AVG Algemene verordening gegevensbescherming

AWB Algemene wet bestuursrecht*

College College van B&W

EU‑Handvest Handvest van de grondrechten van de Europese Unie

FG Functionaris voor gegevensbescherming

Gemeente Soest Rechtspersoon naar publiek- en privaatrecht

OR Ondernemingsraad

Gemeentebestuur De gemeentelijke bestuursorganen en de directie

Raad Gemeenteraad

Richtlijn 680 Specifieke EU-richtlijn voor gegevensbescherming bij criminaliteitsbestrijding

VWEU Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie

UAVG Uitvoeringswet AVG*

WGS Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden*

WOO Wet open overheid*

WPG Wet politiegegevens (uitvoeringswet voor Richtlijn 680)*

* Wet op nationaal niveau

1. Doel en reikwijdte

• a) Dit reglement waarborgt de kwaliteit, onafhankelijkheid en continuïteit van de FG-functie van Gemeente Soest. De FG is voor de gemeente de wettelijk toezichthouder op de naleving van gegevensbeschermingswetgeving, waaronder de WPG. Voor de leesbaarheid wordt het wettelijk stelsel als geheel hierna aangeduid als ‘AVG’ (één wetsysteem).

  Artikel 39.1b AVG - [De FG ziet toe] op naleving van deze verordening en van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van [Gemeente Soest] met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits.

• b) Dit reglement beschrijft, in lijn met overweging 97 AVG, hoe de FG het gemeentebestuur bijstaat in haar eigen verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de interne naleving van de AVG. De FG vervult hierbij een waarborgfunctie, vergelijkbaar met de controle op rechtmatigheid en zorgvuldigheid door de accountant op financieel vlak.

• c) Met dit reglement informeert de FG het gemeentebestuur over haar verplichtingen onder de AVG, conform zijn taakstelling in artikel 39.1a AVG, en op basis van de regels voor correcte toepassing van het Unierecht – in het bijzonder dat de bedoeling van EU-wetgeving leidend is en dat bepalingen moeten worden begrepen in het licht van alle officiële taalversies.

• d) De AVG is de algemeen verbindende wet waarin de Europese Unie uitwerking geeft aan het recht op bescherming van persoonsgegevens volgens artikel 16 VWEU en artikel 8 van het EU-Handvest Grondrechten. Overeenkomstig artikel 1 AVG (artikel 1 Richtlijn 680) en in de context van Gemeente Soest, richt die uitwerking zich op de realisatie van de volgende doelen:

  • het beschermen van inwoners, medewerkers en andere personen over wie de gemeente informatie verwerkt, tegen benadeling door onethische of anderszins gebrekkige verwerking van persoonsgegevens;

  • het waarborgen van grondrechten (waaronder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer – ‘privacy’);

  • het wegnemen van juridische knelpunten die het vrije verkeer en gebruik van persoonsgegevens onterecht belemmeren, zodat Gemeente Soest naar behoren haar rol in de samenleving kan vervullen, optimaal kan functioneren en ruimte heeft voor vernieuwing – óók op het gebied van openbare orde en veiligheid, en de bestrijding van ernstige criminaliteit in de zin van artikel 83 VWEU (terrorisme, mensenhandel, drugshandel, witwassen e.d.)

• e) De AVG betreft nadere normering van de beginselen van behoorlijk bestuur en maatschappelijke zorgvuldigheid voor bestuursorganen in de zin van de Gemeentewet, met eerbiediging van hun positie en taken naar Nederlands publiekrecht – ook wanneer zij deelnemen aan samenwerkingsverbanden.

• f) De FG-functie is in de kern bedoeld om de realisatie van AVG-doelen te bewaken, zoals ook het Hof van Justitie van de Europese Unie benadrukt. Het betreft een brede opdracht, aangezien de AVG niet op zichzelf staat maar overkoepelend geldt voor andere EU-wetgeving voor Digital Europe, waaronder regulering van kunstmatige intelligentie, open data, cybersecurity en het gebruik van gezondheidsgegevens in het kader van publieke gezondheid.

• g) Het gemeentebestuur geeft door onderschrijving van dit reglement blijk van instemming en borgt hiermee tevens de FG-functie in relatie tot de bestaande bestuursstructuur. Gemeente Soest geeft op die manier uitvoering aan verplichtingen onder artikel 24 en 37-39 AVG, door middel van het nemen van passende maatregelen. Publicatie van dit reglement ligt voor de hand, gelet op de verantwoordingsplicht uit artikel 5.2 AVG en uit oogpunt van bestuurstransparantie.

• h) De FG onderhoudt dit reglement in aansluiting op wettelijke ontwikkelingen. Waar aanpassingen nodig zijn, verstrekt hij bij zijn jaarlijks verslag een geactualiseerde en volledige versie.

• i) Aan dit reglement kunnen onder de AVG en Richtlijn 680 rechten worden ontleend conform de beginselen van het Unierecht en vaste rechtspraak van het Hof van Justitie sinds 1963 (zaak 26/62 - Van Gend en Loos).

2. Mandaat

• a) De FG houdt toezicht op de naleving van de AVG en aanverwante wetgeving, waaronder de WPG en andere wet- en regelgeving (bijvoorbeeld bepalingen in de Jeugdwet of de WGS), evenals de beleidsafspraken die Gemeente Soest in dit kader hanteert. Dit toezicht omvat onder meer de toewijzing van verantwoordelijkheden, programma’s voor bewustmaking en opleiding, en het toezicht op audits of andere vormen van toetsing van AVG-naleving.

• b) Het toezicht omvat naast toezicht op de gemeenteorganisatie, ook het toezicht op de regievoering van de gemeente op participatie in samenwerkingsverbanden en opdrachtverlening aan uitvoeringsorganisaties overeenkomstig artikel 26 en 28 AVG.

• c) De FG informeert en adviseert het gemeentebestuur over aspecten van gegevensbescherming die aandacht behoeven.

• d) De FG bewaakt de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en maatregelen. In het bijzonder stelt hij beperkingen of administratieve lasten aan de orde waartoe de AVG niet verplicht, of die afbreuk doen aan de bedoeling of werking van de AVG.

• e) De FG kan onderzoek doen naar de naleving van de AVG wanneer hij dat nodig acht. Hij gaat in op verzoeken van bestuur of management om te adviseren over verwerkingen met een hoog AVG-risicoprofiel waarvoor een DPIA verplicht is.

• f) De FG vervult de rol van gegevensbeschermingsombudsman door een klachtenregeling te hanteren die openstaat voor iedere persoon over wie Gemeente Soest gegevens verwerkt.

• g) De FG neemt deel aan regionaal FG-overleg en bevordert in dit verband de totstandkoming van gecoördineerde zienswijzen. Dit geldt in het bijzonder voor samenwerking onder wetgeving zoals de WGS, waarin tevens de positie van een ‘coördinerend FG’ is vastgelegd.

• h) De FG is voor de AP het primaire contactpunt van Gemeente Soest voor AVG-aangelegenheden en werkt met deze landelijke toezichthouder samen, onder meer bij behandeling van klachten over Gemeente Soest die bij de AP binnenkomen op grond van artikel 77 AVG.

3. Positie en onafhankelijkheid

• a) De FG is op grond van zijn wettelijke positie en taken ultimo toezichthouder voor Gemeente Soest op het gebied van de AVG, in aansluiting op het landelijke AVG-toezicht dat wordt uitgeoefend door de AP. Gemeente Soest hanteert daarnaast eigen vormen van handhaving, zoals beleidsafspraken, tweede lijn-support, rekenkameronderzoek en auditing. Het behoort echter tot de exclusieve competentie van de FG om uiteindelijk vast te stellen of Gemeente Soest de AVG naar behoren naleeft. In de gevallen dat de handhaving op gemeenteniveau desondanks onvoldoende effect heeft en daardoor sprake is van een ernstige inbreuk op de AVG, rust vervolgens op de AP de taak om over te gaan tot handhaving met zwaardere middelen, overeenkomstig artikel 57-58 AVG en de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit naar Europees publiekrecht.

• b) De FG oefent zijn taken uit in onafhankelijkheid, maakt geen deel uit van de organisatieonderdelen waarop hij toezicht houdt en verricht geen nevenwerkzaamheden bij Gemeente Soest die tot een belangenconflict kunnen leiden.

• c) De FG is vrij in zijn oordeelsvorming, ook wanneer deze afwijkt van interne voorkeuren en beleid. Hij beoordeelt praktijken, regelingen, standaarden en normenkaders aan de hand van de AVG en volgens de spelregels van het Unierecht.

• d) De FG is autonoom in het bepalen hoe hij zijn taken uitvoert, waarbij hij zich overeenkomstig artikel 39.2 AVG in het bijzonder laat leiden door de aan gegevensverwerking verbonden risico’s. Hij ontvangt geen instructies. Het gemeentebestuur vrijwaart de FG van beïnvloeding, druk of belemmering die hem in de uitoefening van taken kunnen beperken. Overeenkomstig artikel 38.3 AVG en de rechtspraak van het Hof van Justitie kan Gemeente Soest de toezichtrelatie uitsluitend eenzijdig beëindigen op de in dit reglement aangegeven gronden.

• e) Budget en bezoldiging van de FG zijn onafhankelijk van de financiële resultaten van de gemeente en afgestemd op zijn verantwoordelijkheden en expertiseniveau.

• f) Het gemeentebestuur waarborgt dat de FG toegang heeft tot alle organisatieonderdelen, informatie en systemen die relevant zijn voor de uitvoering van zijn taken, en dat daarbij volledige medewerking wordt verleend.

• g) Het gemeentebestuur waarborgt dat de FG vrij en direct toegankelijk is voor iedereen die gebruik wil maken van de FG-klachtenregeling (ombudsfunctie), en draagt zorg voor duidelijke voorlichting hierover, met vermelding van zijn contactgegevens.

• h) Handelingen die de onafhankelijkheid of continuïteit van de FG-functie aantasten, zijn in strijd met de wet en gekwalificeerd als inbreuken in de zin van artikel 83.4 AVG (boetecategorie tot 10 miljoen euro)

4. Geheimhouding

• a) De FG is op grond van artikel 38.5 AVG gehouden tot geheimhouding of vertrouwelijkheid van alle informatie waarvan hij in de uitoefening van zijn functie kennisneemt, voor zover deze naar haar aard daadwerkelijk vertrouwelijk is en niet reeds openbaar. Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de functie.

• b) In het bijzonder heeft de FG op grond van artikel 39 UAVG een geheimhoudingsplicht bij de behandeling van klachten (vertrouwenspersoon bij het vervullen van ombudstaken). Het delen van informatie met derden is hem slechts toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de klager.

• c) De geheimhoudingsplicht van de FG geldt niet voor zover het delen van informatie onvermijdelijk voortvloeit uit uitoefening van taken – met inbegrip van klachtbehandeling – of bij een wettelijke plicht of rechterlijk bevel.

• d) Voor Gemeente Soest zijn op FG-stukken de bepalingen van de WOO van toepassing.

5. Consultatie en escalatie

• a) De FG wordt op een behoorlijke wijze en tijdig betrokken bij besluitvorming over onderwerpen die substantieel verband houden met de AVG, ook in bredere zin: gegevensverwerking in samenwerkingsverbanden, kunstmatige intelligentie, open data, ethiek en informatieveiligheid.

• b) Er vindt geen besluitvorming plaats over aangelegenheden zoals bedoeld in het in het vorige lid, zonder de FG voorafgaand om advies te vragen. Het FG-advies wordt toegevoegd aan de besluitvormingsstukken.

• c) De FG is structureel beschikbaar voor snelle afstemming, zoals over het belang van zijn betrokkenheid. Indien naar het oordeel van de FG een onderwerp te weinig substantieel is naar AVG-maatstaven, geeft hij dat aan.

• d) De FG kan aandachtspunten rechtstreeks bespreekbaar maken bij het college. Voor zover oplossingen uitblijven of in urgente gevallen, kan hij ertoe overgaan om ook de raad te informeren.

• e) Bij een geconstateerde inbreuk in de boetecategorieën van artikel 83 AVG, treedt de FG in overleg met de AP volgens artikel 39.1e AVG en zo nodig om tot interventie over te gaan.

• f) De FG kan besluiten om zich in verbinding te stellen met de accountant indien hij problemen vaststelt op het gebied van AVG-governance, risicobeheersing of compliance, in het bijzonder wanneer hij structurele aansprakelijkheids- of boeterisico’s ziet vanwege de werking van artikelen 82 en 83 AVG.

6. Status adviezen, beoordelingen en aanwijzingen

• a) Adviezen van de FG kennen vier niveaus: informeel advies, formeel advies, beoordeling en aanwijzingen.

  • Informeel advies bestaat uit snelle, praktische afstemming en vroegsignalering. De FG neemt nog geen standpunt in maar denkt mee, ook omwille van toezichttransparantie (voorspelbaarheid).

  • Formeel advies adresseert een specifiek aandachtspunt waar de FG gemotiveerd op reageert.

  • Beoordelingen betreffen formele toetsing van een situatie, handeling of aanpak aan de AVG. Beoordelingen kunnen tevens advies omvatten (verbetermaatregelen).

  • Aanwijzingen zijn meest instructief, en gericht op waarborging van fundamentele aspecten van de AVG of hebben een thematisch karakter (algemene richtsnoer).

• b) Formele adviezen, beoordelingen en aanwijzingen worden uitsluitend schriftelijk gegeven, hebben wettelijke status, gelden binnen de gemeente als zwaarwegend en verwoorden in voorkomende gevallen de inbreng van de FG bij de Autoriteit Persoonsgegevens of in rechte.

• c) Formele standpunten van de FG zijn niet vatbaar voor discussie. Gegeven de positie van de FG, prevaleren zijn zienswijzen boven die van anderen. De FG stelt zienswijzen bij wanneer hij van oordeel is dat nieuwe informatie of wettelijke ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

• d) De AVG voorziet niet in een hiërarchische relatie tussen de FG en de AP. Boven de FG staat de rechter. Voor zover zou blijken dat de AP de FG in zijn zienswijze niet volgt, valt het gemeentebestuur de FG niet af. Wel kan hem gevraagd worden om zich te vergewissen van zijn standpunt of hem te verzoeken om overleg met de AP aan te vragen conform artikel 39.1e AVG. In lijn met artikel 3:2 AWB, heeft de AP met de inbreng van de FG zorgvuldig rekening te houden.

7. Ombudsregeling

• a) De FG-klachtenprocedure staat open voor iedere inwoner, medewerker of andere persoon over wie Gemeente Soest informatie verwerkt, en die van mening is dat Gemeente Soest tekort is geschoten in het waarborgen van het recht op gegevensbescherming in zijn of haar specifieke situatie, in het bijzonder wanneer het een klacht betreft over gebrekkige dienstverlening volgens artikel 12-22 AVG, waaronder het recht van inzage en het recht van bezwaar. De FG-klachtenprocedure staat niet open voor inhoudelijke beslechting van discussie.

• b) Voor beroep op de klachtenprocedure moet vaststaan dat Gemeente Soest eerst zelf in de gelegenheid is gesteld om de klager te helpen, uitgezonderd gevoelige situaties waarin directe FG-betrokkenheid geboden is. Zowel de klager als Gemeente Soest kunnen om directe FG-betrokkenheid verzoeken, maar het is aan de FG om hiertoe te besluiten.

• c) Bij ontvangst van een klacht toetst de FG of de klager zich rechtsgeldig beroept op de AVG. Voor zover dat niet het geval blijkt te zijn, neemt de FG de klacht niet in behandeling.

• d) Klachtbehandeling houdt in dat de FG overgaat tot inspectie op basis van hoor en wederhoor, en onderzoek naar de feiten. Hij streeft ernaar om zijn onderzoek binnen twee maanden af te ronden en doet verslag van zijn bevindingen aan het gemeentebestuur met afschrift aan de klager.

• e) FG-klachtbeoordelingen kunnen aanwijzingen bevatten voor reparatie van de situatie, en zo nodig onderkenning bevatten van recht op schadevergoeding volgens artikel 82 AVG.

• f) De FG-ombudsregeling betreft directe uitwerking van artikel 38.4 AVG. Klagers beschikken langs deze weg over versnelde rechtsbescherming in situaties dat administratief zorgvuldig handelen ter discussie staat, in het bijzonder de juistheid, nauwkeurigheid en volledigheid van informatieverwerking. Tegelijkertijd voorziet de gemeente in ‘derde lijn-checks and balances’ voor menselijke maatvoering en bestuurlijke zorgvuldigheid.

• g) De FG beoordeelt in een klachtenprocedure uitsluitend volgens zijn taakstelling in de AVG. Bij besluitvorming op basis van kunstmatige intelligentie of algoritmen, is FG-klachtonderzoek bij uitstek menselijke tussenkomst zoals aangegeven in artikel 22 AVG. Deze ombudsregeling laat rechtsbeschermingsvoorzieningen naar publiekrecht, privaatrecht of strafrecht voor het overige intact, met name de procedures voor bezwaar, beroep en klachten volgens de AWB.

• h) Op grond van artikel 77 AVG kunnen klagers zich tevens wenden tot de AP. Overeenkomstig artikel 39.1d AVG neemt de FG artikel 77-klachten in behandeling indien de AP daartoe verzoekt. Ook staat het de AP vrij om bij de FG navraag te doen naar bevindingen bij een artikel 77-klacht in het kader waarvan reeds FG-klachtonderzoek heeft plaatsgevonden. De FG weegt in voorkomende gevallen af of hij de volledige FG-klachtbeoordeling met de AP kan delen op basis van zijn geheimhoudingsplichten, de onderlinge taakverdeling in de AVG en, logischerwijs, de bescherming die de gemeente geniet tegen toezichtdoublure bij naleving van de AVG, mede aan de hand van dit FG-reglement.

8. FG-verslag

• a) De FG doet jaarlijks verslag van de staat van AVG-naleving door Gemeente Soest, en daarmee van de mate waarin Gemeente Soest het grondrecht op bescherming van persoonsgegevens waarborgt.

• b) De normadressant van de AVG is het gemeentebestuur. De kernvraag is of het bestuur goed eigenaarschap toont door sturing én toezicht conform artikel 24-29 AVG (‘naleving AVG’). Uitvoeringsaspecten die in de AVG worden genoemd zoals het verwerkingsregister of de inrichting van de FG-functie zijn geen doelen op zich maar instrumenteel.

• c) De FG vormt zich gedurende het jaar een beeld van de naleving aan de hand van zijn ervaringen (‘continuous auditing’): ieder voorval, contactmoment – of het uitblijven daarvan – en iedere beoordeling telt mee. Daarbij meet hij de bestuurscultuur aan de hand van kerncriteria die voortvloeien uit de AVG en gangbare beginselen van goed bestuur. AVG-naleving blijft mensenwerk; fouten en vergissingen zijn niet doorslaggevend zolang Gemeente Soest als geheel de goede kant op beweegt.

• d) Overeenkomstig artikel 38.3 AVG doet de FG rechtstreeks verslag van zijn bevindingen aan het college. In het FG-verslag schetst hij het totaalbeeld, waardeert hij het AVG-volwassenheidsniveau ten opzichte van eerdere jaren en doet hij aanbevelingen voor korte en middellange termijn.

• e) Management en ondersteunende functies zijn niet de directe doelgroep. Het is aan het college om het FG-verslag door te vertalen in bijsturing, al dan niet ondersteund door een bestuurlijke regiegroep.

• f) In lijn met de AVG-verantwoordingsplicht onder artikel 5.2 AVG, ligt het voor de hand dat het college het FG-verslag opneemt in de jaarrapportage, zodat AVG-naleving deel uitmaakt van de verantwoordingscyclus. Desgevraagd licht de FG zijn verslag toe bij de raad of de OR.

9. Benoeming

• a. De FG wordt door het college benoemd bij aanwijzingsbesluit. Voor rechtsgeldige benoeming is op grond van artikel 37.5 AVG vereist dat vaststaat dat de FG voldoet aan de volgende kwalificaties:

  • ervaring met AVG-toezicht op complexe organisaties en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;

  • expert knowledge van gegevensbeschermingswetgeving en inzicht in de werking van het Unierecht;

  • bekendheid met de wetgeving die op Gemeente Soest van toepassing is, dan wel het vermogen zich deze snel eigen te maken;

  • affiniteit met lokaal bestuur, gemeentelijke dienstverlening en overige aspecten van gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals relatiebeheer en campusveiligheid;

  • kennis van IT, digitalisering, datagedreven werken, ketensamenwerking, cybersecurity en kunstmatige intelligentie;

  • een professionele aanpak met gevoel voor beroepsethiek en praktisch oordeel (geen afvinkmentaliteit);

  • vermogen om complexe materie eenvoudig uit te leggen en hanteerbaar te maken;

  • leiderschap, gezag en het vermogen te schakelen met stakeholders, waaronder ervaring in de omgang met de AP.

• b) Aan de benoeming wordt overeenkomstig artikel 37.6 AVG uitvoering gegeven door tevens in een contractuele regeling te voorzien, die de FG vrijmaakt voor uitoefening van taken en zijn bezoldiging concreet maakt.

• c) Het college maakt de benoeming bekend met vermelding van de personalia en de contactgegevens van de FG (fg@Soest.nl), en informeert separaat de AP.

10. Termijn en beëindiging

• a) Om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen, uit oogpunt van stabiliteit, continuïteit en gezag, is FG-aanwijzing geen korte termijn-zaak. De FG voert een toezichtprogramma en zet in dat kader lijnen uit. Gemeente Soest heeft zelf ook de tijd nodig om veranderingen door te voeren. In de regel vergt dat jaren.

• b) In navolging van artikel 24 AVG kan met de FG een ambtstermijn worden afgesproken. Een redelijke periode bedraagt in de regel zes jaar, waarna desgewenst verlenging mogelijk is. De periode van zes jaar biedt zowel Gemeente Soest als de FG een goede tijdshorizon voor de realisatie van doelen.

• c) Tussentijdse beëindiging is niet volledig uitgesloten. Aan de werkrelatie komt rechtsgeldig een einde wanneer de FG uit vrije wil met de beëindiging instemt, zonder dat hierdoor problemen ontstaan uit oogpunt van beroepsintegriteit. Ook kan hij zijn opdracht teruggeven. Bestuurlijke voorkeuren of persoonlijke opvattingen zijn daarentegen geen geldige grond. Eenzijdige beëindiging door Gemeente Soest is uitsluitend toegestaan in de volgende gevallen

  • ernstig disfunctioneren (dringende reden voor ontslag volgens het arbeidsrecht);

  • onverenigbaarheid van interne functies (belangenconflict);

  • langdurige uitval waardoor de continuïteit en kwaliteit van het FG-toezicht komt te vervallen;

  • reorganisatie, voor zover het gemeentebestuur aannemelijk maakt dat het doelmatiger en doeltreffender is om het FG-toezicht op een andere manier te organiseren, en afdoende garanties biedt voor het behoud van de continuïteit en kwaliteit van het FG-toezicht volgens de adviezen, beoordelingen en richtsnoeren die de FG gedurende zijn termijn heeft afgegeven.

11. Organisatie

• a) De benoeming van de FG omvat zowel de aanwijzing van een persoon in de FG-functie als de institutionalisering van de FG als AVG-toezichtsorgaan: het FG-bureau.

• b) In lijn met artikel 24 AVG is het FG-bureau in een complexe organisatie geen individuele positie, maar een functie met passende organisatorische inbedding en ondersteuning. Conform artikel 38.2 AVG stelt het gemeentebestuur de FG de benodigde middelen ter beschikking voor de vervulling van taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. De FG kan zich laten assisteren en beschikt over eigen informatievoorzieningen, mede vanwege zijn geheimhoudingsplicht.

• c) Artikel 37.6 AVG voorziet in de mogelijkheid om de FG-functie via een dienstverleningsovereenkomst in te richten. Het gemeentebestuur kan ervoor kiezen om het FG-bureau geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau, vergelijkbaar met de wijze waarop een extern accountantskantoor wordt ingeschakeld. Daarbij kan worden afgesproken dat de FG deels ook kantoor houdt op locatie van Gemeente Soest.

• d) De benoeming van de FG is een aanwijzingsbesluit van het gemeentebestuur, gericht op de bescherming van grondrechten en de naleving van de AVG. Dit betreft geen overheidsopdracht in de zin van Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU (FG-aanwijzing is geen inkoopkwestie). Om dezelfde reden zijn de aanbestedingsregels niet van toepassing op de dienstverleningsovereenkomst indien van die optie gebruik wordt gemaakt. Zie ook artikel 10 Richtlijn 2014/24/EU over uitsluiting van rechtskundige dienstverlening van aanbestedingsverplichtingen.

• e) Inschakeling van een gespecialiseerd bureau kan betere garanties betekenen op het gebied van onafhankelijkheid en expertise. De AVG maakt geen onderscheid tussen een interne of externe FG. Hantering van een dienstverleningsovereenkomst is gelijkwaardig aan een arbeidsovereenkomst en is omgeven met dezelfde wettelijke waarborgen, in het bijzonder de voorwaarden voor rechtmatige beëindiging zoals hiervoor aangegeven in artikel 10.

• f) Dit reglement laat onverlet dat, met instemming van de FG, praktische werkafspraken worden vastgelegd over de uitvoering van taken. Deze afspraken beogen de samenwerking te versterken en/of een in de praktijk bewezen werkwijze te borgen.