Subsidieregeling Citymarketing Evenementen gemeente Alphen aan den Rijn 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn;

Overwegende dat:

• het wenselijk is evenementen te stimuleren die bijdragen aan een sterke, herkenbare en aantrekkende profilering van Alphen aan den Rijn;

• de gemeente de naamsbekendheid en het positieve imago van Alphen aan den Rijn in de regio wil vergroten;

• de gemeente daarnaast de waardering en trots van inwoners en ondernemers wil versterken door initiatieven te ondersteunen die de betrokkenheid en beleving in de gemeente vergroten;

• citymarketingactiviteiten en evenementen een belangrijke bijdrage leveren aan het uitdragen van de identiteit, kwaliteiten en aantrekkelijkheid van Alphen aan den Rijn, en daarmee het maatschappelijk en economisch klimaat versterken;

• het daarom wenselijk is kaders te stellen voor het verstrekken van subsidies aan activiteiten die bijdragen aan deze doelstellingen;

Gelet op:

artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2020;

het evenementenbeleid Alphen aan den Rijn 2017;

besluit vast te stellen de Subsidieregeling Citymarketing Evenementen gemeente Alphen aan den Rijn 2025:

Artikel 1. Definities

• 1. In deze regeling wordt aangesloten bij de begrippen uit de ASV, tenzij daarvan expliciet wordt afgeweken.

• 2. In deze regeling wordt verstaan onder:

  ASV:	Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2020;
  Citymarketing evenement	evenement dat bijdraagt aan de gemeentelijke marketingdoelstellingen: het vergroten van de naamsbekendheid (1) en het imago (2) van Alphen aan den Rijn in de regio het versterken van de waardering (3) en trots (4) van inwoners en ondernemers op Alphen aan den Rijn;
  Evenement	elk voor publiek toegankelijke tijdelijke verrichting van vermaak zoals opgenomen in artikel 2.24 van de Algemeen plaatselijke verordening Alphen aan den Rijn;
  Evenementenbeleid	het door de gemeenteraad van Gemeente Alphen aan den Rijn op 20 april 2017 vastgestelde evenementenbeleid;
  Kernen	Aarlanderveen, Alphen aan den Rijn, Benthuizen, Boskoop, Hazerswoude-Rijndijk, Hazerswoude-Dorp, Koudekerk aan den Rijn en Zwammerdam;
  Stichting Alphen Marketing	de citymarketing organisatie van Alphen aan den Rijn die het college inhoudelijk adviseert omtrent subsidieaanvragen.

Artikel 2: Toepassing Algemene subsidieverordening 2020

De Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2020 is van toepassing, tenzij daarvan uitdrukkelijk wordt afgeweken;

Artikel 3. Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door burgemeester en wethouders voor de in artikel 6 bedoelde activiteiten.

Artikel 4. Doelstelling

Het doel van deze subsidieregeling is om evenementen te ondersteunen die bijdragen aan de citymarketingdoelstellingen van de gemeente Alphen aan den Rijn. Deze luiden als volgt:

• het vergroten van de naamsbekendheid en het positieve imago van Alphen aan den Rijn, in de regio;

• het versterken van de waardering en trots van inwoners en ondernemers.

Artikel 5. Doelgroep

Subsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door rechtspersonen die zijn gevestigd in de gemeente Alphen aan den Rijn.

Artikel 6. Activiteiten

Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt voor de organisatie van evenementen die bijdragen aan het doel van de regeling.

Artikel 7. Hoogte van de subsidie

• 1. Een subsidie bedraagt ten hoogste 30% van de subsidiabele kosten met een maximum tot € 30.000,-.

• 2. Indien de dekking voor meer dan 50% uit subsidiemiddelen van de gemeente bestaat, kan het college bepalen dat het subsidiepercentage op grond van deze regeling wordt verlaagd, totdat de dekking voor ten hoogste 50% uit subsidiemiddelen van de gemeente bestaat.

Artikel 8. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1. Voor subsidie komen de redelijke kosten in aanmerking die naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn voor de organisatie van een evenement als bedoeld in artikel 6, met uitzondering van:

  • a. verrekenbare BTW;

  • b. investerings- en afschrijvingskosten of herbruikbare materialen voor zover deze niet aan het evenement toerekenbaar zijn;

  • c. juridische kosten voor zover deze niet aan het evenement toerekenbaar zijn;

  • d. boetes en naheffingen.

• 2. Bij subsidievaststelling komen uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten in aanmerking voor subsidie.

Artikel 9. Subsidieplafond

• 1. Het subsidieplafond voor aanvraagtijdvak 2026 bedraagt €249.000.

• 2. Het college maakt het subsidieplafond voor de navolgende aanvraagtijdvakken jaarlijks bij separaat besluit bekend.

Artikel 10. Wijze van verdeling

• 1. Indien het subsidieplafond wordt bereikt, vindt verstrekking van subsidie plaats in volgorde van de door burgemeester en wethouders aangebrachte rangschikking, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

• 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kennen burgemeester en wethouders punten toe aan de hand van de beoordelingsaspecten vermeld in de toelichting.

• 3. Bij de puntentoekenning laat het college zich adviseren door Stichting Alphen Marketing.

• 4. Indien meerdere aanvragen dezelfde score hebben gehaald en honorering van deze aanvragen tot overschrijding van het subsidieplafond zou leiden, wordt op deze aanvragen een evenredige korting toegepast.

• 5. Indien na toepassing van de rangschikking het subsidieplafond niet volledig is besteed, kan het college het restant bij afzonderlijk besluit bekendmaken met de benaming restantplafond.

• 6. Het restantplafond zoals bedoeld in het vorige lid wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst.

Artikel 11. Wijze van aanvragen

In afwijking van artikel 9 van de ASV bevat een subsidieaanvraag ten minste de volgende informatie:

• a. gegevens die in het daarvoor opgestelde aanvraagformulier over de organisatie en het evenement uitgevraagd worden;

• b. omschrijving van het evenement met daarin ten minste:

  • i. het programma van het evenement;

  • ii. verwacht aantal bezoekers;

  • iii. het doel waarom het evenement georganiseerd wordt;

  • iv. overzicht van samenwerkingspartners en hun rollen;

• c. toelichting op de bijdrage aan de 4 marketingdoelstellingen;

• d. een evenementplan op basis van het format van de gemeente;

• e. een begroting en dekkingsplan met een toelichting van inkomsten en uitgaven;

• f. de balans van de stichting of vereniging, met inzicht in het eigen vermogen en een toelichting over het voorgaande jaar;

• g. een marketing- en communicatieplan.

Artikel 12. Aanvraagtermijn

• 1. In afwijking van artikel 8 en 9 van de ASV kan subsidie voor evenementen in 2026 worden aangevraagd van 1 januari tot 1 februari 2026.

• 2. Subsidie voor evenementen in de navolgende jaren kan jaarlijks worden aangevraagd vanaf 1 november tot 1 december in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de activiteit plaatsvindt.

• 3. Indien een restantplafond is bekendgemaakt kunnen aanvragen worden ingediend vanaf het moment van publicatie van het restantplafond tot aan het moment van publicatie van het volgende subsidieplafond als bedoeld in artikel 7.

Artikel 13. Beslistermijn

• 1. In afwijking van artikel 8 en 9 van de ASV beslist het college binnen 8 weken na ontvangst van een volledige subsidieaanvraag.

• 2. Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de datum waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen.

Artikel 14. Aanvullende weigeringsgronden

Onverminderd 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 13 van de ASV kan subsidieverlening worden geweigerd als:

• 1. met de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd is begonnen voordat de aanvraag is ontvangen;

• 2. de aanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten zal ontplooien, die in strijd zijn met het algemeen belang of de openbare orde;

• 3. het evenement in strijd is met gemeentelijk beleid, wet- en (lokale) regelgeving;

• 4. als aannemelijk is dat de activiteiten ook zonder subsidie zonder belangrijke vertraging zouden worden uitgevoerd;

• 5. de activiteit een overwegend besloten karakter heeft;

• 6. het aannemelijk is dat er geen evenementenvergunning voor het evenement wordt afgegeven;

• 7. het evenement niet plaatsvindt in de gemeente Alphen aan den Rijn;

• 8. het evenement 0 punten scoort in bij de beoordeling met de bijdrage aan de citymarketingdoelstellingen;

• 9. voor zover de aanvrager ook zonder subsidie over de benodigde middelen kan beschikken, uit eigen vermogen of middelen van derden, om de kosten van de activiteiten te dekken;

• 10. indien het evenement voor meer dan 50% wordt bekostigd met middelen afkomstig van de gemeente;

• 11. het evenement overwegend commerciële, politieke of religieuze doelen nastreeft.

Artikel 15. Verplichtingen van de subsidieontvanger

Onverminderd afdeling 4.2.4. van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 19 en 20 van de ASV is de subsidieontvanger verplicht:

• a. bij de communicatie over het evenement kenbaar te maken dat dit mede tot stand is gekomen met subsidie van de gemeente;

• b. het evenement openbaar en voor iedereen toegankelijk te laten zijn;

• c. Het evenement zonder winstoogmerk uit te voeren.

Artikel 16. Eindverantwoording

Subsidies die niet direct zijn vastgesteld dienen, in aanvulling op artikel 14 en 15 van de ASV, een aanvraag tot vaststelling in, uiterlijk 16 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

Artikel 17. Subsidievaststelling en egalisatiereserve

• 1. Een subsidie wordt, in afwijking van artikel 15, zesde lid, van de ASV vastgesteld binnen 8 weken na de ontvangst van een aanvraag tot subsidievaststelling.

• 2. In afwijking van artikel 15 van de ASV bevatten alle aanvragen tot vaststelling een verslag van de activiteiten en een financieel overzicht van de uitgaven en inkomsten, met een toelichting daarop.

• 3. In afwijking van artikel 11, eerste lid, van de ASV kunnen alle subsidieontvangers op grond van deze regeling slechts met voorafgaande toestemming toevoegingen doen aan een egalisatiereserve. Artikel 11 is voor het overige van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18. Bevoorschotting en betaling in gedeelten

Subsidie wordt betaald middels één voorschot ter hoogte van de verleende subsidie.

Artikel 19. Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere gevallen van het bepaalde in deze subsidieregeling afwijken, voor zover toepassing ervan niet leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 20. Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van de bekendmaking;

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘subsidieregeling citymarketing Evenementen gemeente Alphen aan den Rijn 2025’.

Bijlage: Overzicht te behalen punten per criterium

Criterium	Subcriterium	Beschrijving per score	Puntentelling
1. Citymarketing (max. 40 punten)	Bijdrage aan citymarketingdoelstellingen	1 = geen bijdrage 2 = geringe bijdrage 3 = gemiddelde bijdrage 4 = bovengemiddelde bijdrage 5 = volledige bijdrage aan de doelstellingen	Score 1 = 0 pt Score 2 = 10 pt Score 3 = 20 pt Score 4 = 30 pt Score 5 = 40 pt
2. Samenwerking (max. 24 punten)	Aantoonbare binding met de gemeente Alphen a/d Rijn en/of lokale initiatieven	1 = geen binding en aantoonbare samenwerking met relevante partijen 2 = minimale binding en aantoonbare samenwerking met relevante partijen 3 = gemiddelde binding en aantoonbare samenwerking met relevante partijen 4 = bovengemiddelde binding en aantoonbare samenwerking met relevante partijen 5 = sterke en aantoonbare samenwerking met relevante partijen	Score 1 = 0 pt Score 2 = 2 pt Score 3 = 4 pt Score 4 = 6 pt Score 5 = 8 pt
	Samenwerking met lokale leveranciers	1 = geen lokale leveranciers 2 = enkele leveranciers 3 = meerdere leveranciers 4 = grotendeels lokaal 5 = volledig lokale leveranciers
	Het evenement geeft een impuls aan het verenigingsleven door hen te betrekken bij de organisatie of door bezoekers van het evenement kennis te laten maken met verenigingen in hun eigen omgeving.	1 = geen lokale verenigingen 2 = enkele verenigingen 3 = meerdere verenigingen 4 = grotendeels lokale verenigingen 5 = volledig lokale betrokkenheid
3. Kwaliteit evenement (max. 32 punten)	Toegevoegde waarde door de impact van het evenementen (bezoekersaantal of kracht van de boodschap) en/of door het onderscheidende karakter van het evenement	1 = geen toegevoegde waarde 2 = beperkte toegevoegde waarde 3 = gemiddelde toegevoegde waarde 4 = bovengemiddelde toegevoegde waarde 5 = groot en uniek onderscheidend	Score 1 = 0 pt Score 2 = 2 pt Score 3 = 4 pt Score 4 = 6 pt Score 5 = 8 pt
	Het evenement bevat verrassingselementen en/of vernieuwende elementen in vorm of inhoud voor bezoekers.	1 = geen toegevoegde waarde 2 = beperkte toegevoegde waarde 3 = gemiddelde toegevoegde waarde 4 = bovengemiddelde toegevoegde waarde 5 = groot en uniek onderscheidend
	De organisator heeft een professionele houding, is in staat om het evenement te realiseren, heeft de organisatie op orde.	1 = geen vertrouwen in de uitvoering 2 = beperkt vertrouwen in de uitvoering 3 = gemiddeld vertrouwen in de uitvoering 4 = bovengemiddeld vertrouwen in de uitvoering 5 = goed georganiseerd, professioneel en betrouwbaar
	Realistische begroting	1 = onrealistische begroting en niet onderbouwd 2 = beperkt realistische begroting en onderbouwing 3 = gemiddeld realistische begroting en onderbouwing 4 = bovengemiddeld realistische begroting en onderbouwing 5 = volledig realistische begroting en onderbouwing