Beleidsdocument kwaliteit BRP gemeente Lelystad 2026-2029

• 1. Het Beleidsdocument kwaliteit BRP 2026-2029 vast te stellen;

• 2. Het Beleidsdocument kwaliteit BRP 2022-2025 in te trekken.

1. Inleiding

1.1 Algemeen

Het stelsel van basisregistraties is de kern van de informatiehuishouding van de overheid. De bedoeling is om gegevens eenmalig uit te vragen bij de burger en deze meervoudig te gebruiken. De gegevens in de basisregistraties moeten juist zijn zodat ze door de hele overheid gebruikt kunnen worden ¹ .

De BRP is een noodzakelijke schakel in de dienstverlening aan de inwoner en de persoonsinformatievoorziening voor de hele overheid en aangewezen derden. Zonder een goede werking van het totale informatiesysteem, waaronder techniek, locatie en personeel, is het onmogelijk dat deze werkzaamheden goed functioneren.

De persoonsgegevens in de BRP zijn zeer privacygevoelig. De regels om de privacy van de inwoner te waarborgen zijn streng. De belangen voor de inwoner en de gebruikers van de BRP-gegevens zijn groot.

1.2 Doel van dit document

Dit beleidsdocument heeft als doel de formele vastlegging van de eisen die het college stelt met betrekking tot de kwaliteit van de BRP. Onder kwaliteit wordt hier zowel de datakwaliteit als de betrouwbaarheid van de BRP verstaan. Daarnaast kan er vanuit maatschappelijk perspectief behoefte bestaan aan maatwerk. Dit maatwerk is in dit document opgenomen. Dit document zorgt ervoor dat de gemeente invulling geeft aan de eisen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de landelijke zelfevaluatie² over het kwaliteitsbeleid voor de BRP. De vaststelling van dit beleid verplicht de gemeentelijke organisatie om ervoor te zorgen dat de in dit document gedefinieerde resultaten behaald worden.

1.3 Evaluatie

Eenmaal per jaar wordt de voortgang en de resultaten van de in dit beleid gestelde doelen geëvalueerd. De teamleider Stadswinkel, in de rol van informatiebeheerder, rapporteert hierover aan het college. Dit is bepaald in het Reglement BRP van Gemeente Lelystad³ .

1.4 Geldigheid

Dit beleidsdocument is geldig voor de periode van 2026 tot en met 2029. De beleidsdoelstellingen worden gefaseerd binnen deze periode opgepakt. In elk geval eens in de vier jaar worden de beleidsdoelstellingen geactualiseerd. Mochten de actualiteiten of de evaluatie hiertoe aanleiding geven, dan worden de beleidsdoelstellingen in een eerder stadium geactualiseerd.

1.5 Verantwoordelijkheden

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de persoonsgegevens van de eigen ingezetenen. Als gevolg van deze verantwoordelijkheid is het college het bevoegde bestuursorgaan om beleidsdoelstellingen vast te stellen.

Volgens het Reglement BRP is de informatiebeheerder verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de BRP. In het kader van deze verantwoordelijkheid zorgt de informatiebeheerder, samen met andere betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie, voor de uitvoering van de maatregelen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen te behalen. De (senior-)gegevensbeheerders ondersteunen de informatiebeheerder bij het uitvoeren van het beleid en de benodigde onderzoeken.

2 Kwaliteit

De kwaliteit van de BRP verwijst naar de mate waarin privacygevoelige gegevens en documenten op een veilige en rechtmatige manier worden behandeld. De gegevens dienen betrouwbaar, actueel, compleet en integer te zijn, en moeten verwerkt worden door een organisatie die daarvoor is ingericht. Deze organisatie beschikt over gekwalificeerd en goed opgeleid personeel, evenals betrouwbare en goed beveiligde systemen. De werkzaamheden worden uitgevoerd met oog voor dienstverlening, volgens vastgestelde processen en werkinstructies, waarbij ook ruimte is voor maatwerk waar nodig.

Om de kwaliteit van de BRP inzichtelijk te maken en te kunnen beoordelen, worden normen gesteld en metingen verricht. Hiervoor worden de bovengenoemde aspecten verdeeld in de volgende groepen:

• Datakwaliteit

• Betrouwbaarheid

• Informatieveiligheid

• Dienstverlening

• Organisatie

2.1 Datakwaliteit

De gegevens uit de BRP worden geautomatiseerd uitgewisseld met overheidsorganisaties en aangewezen derden. Daarom is het essentieel dat de datakwaliteit op een hoog niveau wordt gehouden. Criteria als actualiteit, volledigheid en integriteit bepalen de mate van de datakwaliteit.

In dit document wordt de term 'integriteit' gedefinieerd als het invoeren van gegevens volgens de geldende richtlijnen en op basis van de voorgeschreven brondocumenten. Een belangrijk deel van de datakwaliteit wordt beoordeeld tijdens de landelijke zelfevaluatie.

2.2 Betrouwbaarheid

De vraag of de BRP betrouwbaar is, is de vraag stellen of de registratie een correcte weergave is van de feitelijke situatie. Met betrouwbaarheid wordt dus bedoeld de mate waarin de gebruikers van deze gegevens kunnen vertrouwen op de juistheid ervan. De betrouwbaarheid van gegevens is om drie redenen belangrijk.

• Ten eerste is het belang van de burger ermee gemoeid, vanuit het kader van dienstverlening. Onjuiste gegevens brengen de burger in problemen. Zo kunnen voorzieningen worden misgelopen.

• Ten tweede is het belang van de (semi-)overheid bijzonder groot. Immers, wat heeft een overheidsorgaan eraan om verplicht te zijn gegevens te gebruiken, wanneer deze gegevens niet betrouwbaar zijn? Als dit het geval is, dan is – alle maatregelen om zaken juridisch, informatiekundig, technisch en organisatorisch goed te regelen ten spijt – de informatiehuishouding van de overheid niet op orde.

• Ten derde heeft de BRP zelf ook belang bij juiste gegevens. Als de gegevens niet betrouwbaar zijn, dan kan de BRP niet aan haar doelstellingen voldoen, zullen afnemers gebruik maken van schaduwregistraties en vervalt het bestaansrecht en daarmee de voordelen van de BRP

2.3 Informatieveiligheid

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, is het essentieel om de informatieveiligheid te waarborgen. Dit houdt in dat er enerzijds aandacht moet zijn voor de bescherming van de privacy van de inwoners van de gemeente en anderzijds voor het identificeren van risico’s en het treffen van passende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging. Ook worden enkele andere juridische overwegingen besproken. Dit onderdeel wordt beoordeeld in de landelijke zelfevaluatie van de BRP, de ENSIA⁴ en de BIO⁵ audit.

2.4 Dienstverlening

De dienstverlening die in dit document wordt beschreven, heeft twee belangrijke aspecten. Ten eerste gaat het over de manier waarop de diensten worden aangeboden, zoals de bereikbaarheid, samenwerking met ketenpartners en de digitale dienstverlening. Ten tweede richt het zich op de wijziging van benaderingen rondom de registratie van gegevens.

Waar jarenlang de nadruk lag op de betrouwbaarheid van de gegevens in de BRP, vooral vanuit landelijke politiek, het Rijk en de media, met als doel fraudebestrijding, is er de laatste tijd een verschuiving zichtbaar. Daarnaast is er steeds vaker een oproep om maatwerk te leveren. Er zijn steeds meer meldingen van mensen die ‘tussen wal en schip raken’ of in een ‘vicieuze cirkel’ terechtkomen.

Het blijkt steeds duidelijker dat de registratie soms dreigt belangrijker te worden dan de ‘mens achter de gegevens’. Dit verklaart de groeiende roep om meer aandacht voor de menselijke problematiek bij de registratie⁶ . Dit document beoogt onder andere maatwerk te bieden, met een duidelijk afgebakend niveau om willekeur te voorkomen.

2.5 Organisatie

Het onderdeel organisatie betreft verschillende aspecten. Ten eerste wordt gekeken naar het personeel, waarbij de focus ligt op de beschikbaarheid van voldoende medewerkers en hun voorbereiding om de werkzaamheden adequaat uit te voeren.

Onze organisatie waarborgt kwaliteit door te investeren in vakbekwaamheid. Medewerkers zijn opgeleid of worden actief opgeleid via een intern traineeship. Dit traject wordt aangevuld met erkende opleidingen van de NVVB Publieksacademie, waaronder NLQF-4 en NLQF-6 modules voor Burgerzaken⁷ . Deze combinatie van theorie en praktijk versterkt de deskundigheid binnen het team.

Daarnaast wordt aandacht besteed aan de procedures, met de nadruk op het bijhouden van actuele plannen en werkinstructies die de werkzaamheden ondersteunen. Ook de applicaties zijn van wezenlijk belang. De systemen moeten niet alleen operationeel zijn, maar ook daadwerkelijk bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van de BRP.

Een belangrijk deel van de organisatie wordt beoordeeld tijdens de landelijke zelfevaluatie.

3 Bedreigingen

Hieronder zijn voorbeelden van bedreigingen opgenomen op het gebied van datakwaliteit, de betrouwbaarheid, de dienstverlening en organisatie.

3.1 Datakwaliteit

De BRP is voor tal van werkzaamheden van de gemeente en andere bestuursorganen van belang. De BRP zorgt voor de persoonsinformatievoorziening voor de gehele overheid. Een groot deel van de dienstverlening is afhankelijk van de BRP. Een inwoner zal daardoor direct hinder ondervinden als gegevens niet goed zijn geregistreerd. Denk hierbij aan bedreigingen als het ontbreken van gegevens, het opnemen van corrupte data (gegevens die niet voldoen aan het gegevensmodel⁸ ), het onjuist toepassen van uitvoeringsvoorschriften⁹ of het beschadigd raken van brondocumenten.

3.2 Betrouwbaarheid

Gegevens in de BRP worden altijd ontleend aan bij wet aangewezen brondocumenten ¹⁰ en aangiften en aan het toepassen van wetgeving. Het overleggen van brondocumenten is gedeeltelijk – en het doen van aangifte is geheel – afhankelijk van de medewerking van de burger. Die medewerking is niet vrijblijvend, de burger heeft verschillende wettelijke verplichtingen¹¹ .

Het bovenstaande betekent dat de burger een bepalende factor is wat betreft de betrouwbaarheid van de BRP. Tegelijkertijd is door het gebruik van de BRP-gegevens door tal van (semi-)overheidsinstellingen en de aanspraak op voorzieningen, het belang van een inschrijving bijzonder groot. Dat in ogenschouw genomen, kunnen de volgende bedreigingen ten aanzien van de betrouwbaarheid worden genoemd¹² :

Onwetendheid van de burger, bijvoorbeeld:

• burger is niet op de hoogte dat hij/zij verplicht is om aangifte te doen van adreswijziging;

• burger is niet op de hoogte dat hij/zij verplicht is om brondocumenten van rechtsfeiten uit het buitenland te overleggen.

Doelbewust frauderen, bijvoorbeeld:

• student schrijft zich vanwege een uitwonende beurs in op een ander adres dan dat hij/zij feitelijk woonachtig is;

• pensioengerechtigde die in het buitenland woonachtig is, schrijft zich in met een woon- of briefadres in de BRP;

• persoon wenst zich niet op een adres in te schrijven, vanwege de invloed op de berekening van het gezinsinkomen in het geval van toeslagen van de Belastingdienst of een bijstandsuitkering;

• echtpaar schrijft zich in op afzonderlijke adressen terwijl zij in werkelijkheid samenwonen, zodat een van hen financieel voordeel kan halen uit inkomensafhankelijke regelingen;

• persoon schrijft zich tijdelijk in op een adres, slechts met het oog om gebruik te maken van een voorziening als de aanvraag voor een reisdocument;

• persoon mag zich niet inschrijven van de huiseigenaar in verband met (illegale) (onder-)verhuur;

• persoon wenst zich niet in te schrijven, omdat een deurwaarder of justitie op zoek is naar hem/haar.

Fouten in de bijhouding van gegevens, bijvoorbeeld

• de uitvoerend medewerker maakt een vergissing – zoals een typefout – bij het registreren van nieuwe gegevens;

• de uitvoerend medewerker neemt onbewust een verkeerde beslissing door een gebrek aan kennis, onvolledige processen of ontbrekende werkafspraken;

• de uitvoerend medewerker neemt bewust een verkeerde beslissing, ingegeven door fraude, omkoping of door dwang van buitenaf.

Onvoldoende toezicht door bestuursorganen, bijvoorbeeld:

• een bestuursorgaan ontvangt signalen dat gegevens onjuist zijn, maar doet geen terugmelding;

• het college treedt niet op tegen burgers die bewust geen of foutieve informatie verstrekken.

Problematiek rondom briefadressen:

Een briefadres is een officieel geregistreerd adres voor personen die (tijdelijk) geen vast woonadres hebben, zodat zij bereikbaar blijven voor post en officiële communicatie. Hoewel de voorkeur ligt bij inschrijving op een woonadres, biedt het briefadres een waardevol instrument om mensen met onzekere of instabiele woonsituaties — zoals dak‑ of thuislozen — niet uit te sluiten van maatschappelijke basisvoorzieningen. Deze opzet is vastgelegd in de regels rond briefadres, zoals verwoord in de circulaire brondocumenten¹³ .

Per 1 januari 2022 is de Wet BRP gewijzigd¹⁴ . Het college van burgemeester en wethouders is nu verplicht ambtshalve een briefadres op te nemen wanneer een persoon in de gemeente verblijft zonder ingeschreven woonadres en zelf geen briefadres aangeeft. Indien geen andere persoon of instantie als briefadresgever beschikbaar is, fungeert de gemeente zelf als briefadresgever. De verplichting geldt zodra het college kennis krijgt van de situatie.

Daarom verdient de registratie van een briefadres bijzondere aandacht:

• Het houden van een briefadres vanwege het ontbreken van een woonadres, wordt dus normaliter gezien als een tijdelijke situatie. Echter, het langdurig aanhouden van een briefadres zonder duidelijke reden kan wijzen op het vermijden van de officiële woonregistratie.

• Bij de aanvraag van een briefadres op een particulier adres moet worden gekeken naar het aantal bestaande briefadressen op dat adres. Hoewel meerdere briefadressen geen wettelijke weigeringsgrond vormen, vereist dit wel extra zorgvuldigheid. Het doel is om rechtmatige aanvragers correct te registreren en misbruik te voorkomen, zoals het manipuleren van aanvraagformulieren voor zakelijke doeleinden. Ook moet worden voorkomen dat rechtmatige aanvragers onbedoeld terechtkomen bij personen die hiervoor een vergoeding vragen.

Multidisciplinaire aandachtsgebieden:

Tot slot zijn er enkele multidisciplinaire aandachtsgebieden die mede gerelateerd zijn aan de betrouwbaarheid van de BRP. Enkele voorbeelden hiervan:

• Ondermijning

• Illegale kamerverhuur

• Jongeren zonder adres (ook wel spookjongeren genoemd)

• Registratie van arbeidsmigranten

3.3 Dienstverlening

In het vorige hoofdstuk is kort het dreigbeeld van een vicieuze cirkel genoemd, waarbij de registratie belangrijker lijkt te worden dan de mensen zelf. Denk hierbij aan een voorbeeld waarbij iemand zijn/haar baan en huis kwijtraakt, geen adres meer heeft om zich in te schrijven en door het ontbreken van een adres geen recht heeft op een uitkering. Hoewel dit voorbeeld wellicht wat te simplistisch is weergegeven, illustreert het wel het (mogelijk soms doorgeslagen) effect van de basisregistratie. De nationale ombudsman heeft deze vicieuze cirkel door middel van een infographic geprobeerd grafisch weer te geven, zie hieronder.

3.4 Organisatie

De organisatie vervult op verschillende fronten een cruciale rol in de kwaliteit van de BRP en vormt daarmee tegelijk een kwetsbaar punt. Verouderde procedures, onvoldoende beschikbaar of onvoldoende opgeleid personeel, en niet-geplande werkzaamheden zijn voorbeelden van risico’s die de kwaliteit van de BRP nadelig kunnen beïnvloeden.

4 Beleidsdoelstellingen

4.1 Algemeen

In dit hoofdstuk worden de beleidsdoelstellingen genoemd die gezamenlijk de normen en eisen vormen qua datakwaliteit en betrouwbaarheid van de persoonsgegevens. Wat betreft de betrouwbaarheid is een onderscheid gemaakt tussen adresgegevens, nationaliteitsgegevens en identiteitsgegevens. Daarna wordt ingegaan op de registratie van arbeidsmigranten en het leveren van maatwerk. De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het voldoen aan deze doelstellingen en zorgt voor een gepaste inrichting van het informatiesysteem. Bij de doelstellingen zijn enkele bijzondere kwaliteitsmaatregelen opgenomen die nodig worden geacht om de doelstelling te behalen of om het behalen ervan inzichtelijk te maken. De informatiebeheerder neemt daarnaast ook aanvullende maatregelen om aan de doelstellingen te voldoen.

Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats om te toetsen of aan de doelstellingen wordt voldaan en of de maatregelen toereikend zijn. De resultaten van de diverse onderzoeken worden bij deze evaluatie betrokken.

Het college wordt geïnformeerd over de evaluatie. Zie hoofdstuk 5 voor meer informatie hierover.

In het algemeen geldt de volgende doelstelling:

Doelstelling 1: De invoer van gegevens in de BRP wordt gecontroleerd op betrouwbaarheid, actualiteit, volledigheid, toepassing van geldende richtlijnen en het gebruik van aangewezen brondocumenten.

• 1. Bepaalde risicovolle wijzigingen worden door een andere medewerker gecontroleerd. Onder een risicovolle wijziging wordt in elk geval verstaan de inschrijving en het opnemen van nationaliteitsgegevens. Als gevolg van (landelijke) ontwikkelingen kan de informatiebeheerder deze lijst uitbreiden.

• 2. Van niet-risicovolle wijzigingen wordt door middel van een willekeurige steekproef 5% door een andere medewerker gecontroleerd.

• 3. Van veel wijzigingen wordt een bericht over de verwerking naar de betreffende inwoner verstuurd. In dit bericht wordt gevraagd om de gewijzigde gegevens te controleren.

• 4. Signalen over eventuele onjuistheid van gegevens (zoals terugmeldingen bij gerede twijfel) worden altijd binnen vijf werkdagen in behandeling genomen. Waar nodig wordt nader onderzoek gedaan naar de gegevens.

4.2 Datakwaliteit

Wat betreft de datakwaliteit worden de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 2: Er wordt voldaan aan de normstelling¹⁵ die bij de geautomatiseerde controle op de persoonsgegevens van de jaarlijkse zelfevaluatie van de BRP wordt gehanteerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 1. Maandelijks worden resultaten van de controle beoordeeld en waar nodig worden gegevens gecorrigeerd of aangevuld.

• 2. Het college wordt jaarlijks geïnformeerd over de uitkomsten van de zelfevaluatie overeenkomstig de bepalingen in de Wet BRP en het Reglement BRP.

Doelstelling 3: Gegevens over de adressen in de BRP moeten overeenkomen met de gegevens in de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG).

• 1. Bij het opnemen van adresgegevens in de BRP worden deze gegevens ontleend aan de BAG. Als er verschillen worden geconstateerd, dan wordt een terugmelding gedaan aan de BAG.

• 2. Minimaal eenmaal per jaar wordt een bestandsvergelijking tussen de BRP en de BAG gedaan. In geval van verschillen wordt nader bekeken waardoor het verschil is veroorzaakt. Een verschil kan leiden tot een terugmelding aan de BAG, aanpassing van de gegevens in de BRP of een nader onderzoek.

4.3 Adresgegevens

4.3.1 Algemeen

Wat betreft de betrouwbaarheid van de adresgegevens, worden de volgende algemene doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 4: Het uitgangspunt is dat het feitelijke verblijfadres van personen wordt geregistreerd, met uitzondering van de gevallen waarin de wetgeving of het gemeentelijk beleid zoals opgenomen in dit document anders bepaalt. Een onjuiste registratie van adresgegevens wordt zo mogelijk voorkomen. Bij gerezen twijfel over al geregistreerde gegevens wordt onderzoek gedaan.

• 1. Inwoners worden in staat gesteld om op een toegankelijke wijze aangifte te doen van adreswijziging. Bij voorkeur wordt die aangifte digitaal gedaan, maar voor personen die niet digitaal vaardig zijn of om andere reden geen gebruik wensen te maken van het digitale kanaal, wordt de mogelijkheid gegeven om hun aangifte aan de balie op het Stadhuis te doen of per post te versturen.

• 2. De informatiebeheerder verkent de mogelijkheden om samen te werken met de woningcorporatie(s), met als doel de adreskwaliteit te verbeteren. Deze verkenning omvat het aan de corporatie(s) ter beschikking stellen van gegevens uit de BRP. Daarnaast wordt de woningcorporatie door de gegevensverstrekking in staat gesteld beter onderzoek te doen naar mogelijke woonfraude. Onderdeel van de verkenning is het voldoen aan de privacy voorschriften uit de Wet BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)¹⁶ .

• 3. Het aansluiten bij (gemeentelijke) samenwerkingsverbanden ten behoeve van het bestrijden van niet toegestane kamerverhuur, woonfraude, het signaleren van sociaal-maatschappelijk ongewenste situaties en het tegengaan van uitbuiting en ondermijning. Het benoemen van een gemeentebreed aanspreekpunt voor BRP-gerelateerde zaken door de informatiebeheerder maakt hiervan onderdeel uit. Waar mogelijk wordt signaaltoezicht toegepast en worden mogelijke wantoestanden gemeld aan de toezichthoudende instantie.

• 4. Er wordt deelgenomen aan de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA)¹⁷ . Met deelname aan het LAA wordt beoogd om samen met andere deelnemende partijen door middel van risicogericht adresonderzoek de kwaliteit van de adresgegevens te verhogen. Blijkt uit onderzoek na een signaal van LAA dat er mogelijk sprake is van misbruik van mensen of voorzieningen, dan wordt deze informatie gedeeld met de relevante contactpersonen binnen de gemeente.

Zoals hierboven toegelicht worden inwoners in beginsel geregistreerd op hun woonadres. In specifieke gevallen is registratie op een briefadres mogelijk. Soms is daarbij maatwerk gewenst. Hieronder wordt ingegaan op het woon- en briefadres. De mogelijkheid tot maatwerk is opgenomen in hoofdstuk 4.7 van dit document.

4.3.2 Woonadres

Wat betreft de betrouwbaarheid van de gegevens over het woonadres, worden de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 5: Minimaal 95% van de in de BRP ingeschreven personen, staan op het juiste adres ingeschreven. Op minimaal 95% van de adressen met een woonbestemming, komt het aantal geregistreerde bewoners overeen met de feitelijke situatie.

• 1. Als iemand zich wenst in te schrijven op het adres waar al een ander staat ingeschreven dan wordt een verklaring van medebewoning gevraagd, tenzij op andere wijze de medebewoning blijkt.

• 2. Als bij het verwerken van een verhuisaangifte blijkt dat de oude bewoners zijn vertrokken van het adres, dan wordt in 100% van de gevallen ambtshalve een adresonderzoek gestart.

• 3. In 100% van de vestiging op een leegstaand adres van een persoon die als “vertrokken onbekend” stond geregistreerd, wordt het overleggen van een huur- of koopovereenkomst verplicht gesteld. Deze maatregel dient ter bestrijding van de situatie dat leegstaande adressen worden misbruikt door burgers, die uitgeschreven staan, om zich foutief in te schrijven. Bij ontbreken van een huur- of koopovereenkomst kan ook op andere wijze de feitelijke bewoning van het adres worden aangetoond, bijvoorbeeld door het overleggen van ander bewijsmateriaal of het afleggen van een huisbezoek.

• 4. In 100% van de digitaal doorgegeven adreswijzigingen wordt gebruik gemaakt van voorzieningen om risico’s te signaleren. Bijvoorbeeld de signalering dat als gevolg van een adreswijziging minderjarige kinderen op het adres zouden ‘achterblijven’, doordat de ouder vergeet de kinderen in de aangifte te vermelden. Of een signalering dat een inwoner veelvuldig in korte periode adreswijzigingen doet, ook wel een ‘veelverhuizer’ genoemd.

  Adreswijzigingen die worden gesignaleerd door de voorziening, worden niet geautomatiseerd verwerkt. Er is een visuele controle van een medewerker nodig. Waar nodig wordt een huisbezoek afgelegd.

• 5. De werking en het resultaat van de risicoprofielen (de effectiviteit) wordt minimaal eenmaal per jaar geëvalueerd.

• 6. Minimaal eenmaal per jaar worden bij 50 adressen steekproefsgewijs huisbezoeken afgelegd om de juistheid van de registratie te toetsen.

• 7. Minimaal één keer per jaar worden er steekproefsgewijs 40 verwerkte aangifteformulieren achteraf feitelijk gecontroleerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de personen daadwerkelijk zijn verhuisd en de nieuwe woonsituatie feitelijk overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie.

• 8. Bij verkiezingen zijn retour ontvangen stempassen, omdat deze per post niet kan worden bezorgd, een indicatie dat betrokkene niet op het adres woonachtig is. Bij 100% van de retour ontvangen stempassen wordt een adresonderzoek gestart.

Doelstelling 6: In minimaal 95% van de als onbewoond geregistreerde adressen met een woonbestemming, is daadwerkelijk sprake van leegstand (tenzij er op grond van enig wettelijk voorschrift geen inschrijving dient plaats te vinden).

• 1. Minimaal eenmaal per jaar worden alle als onbewoond geregistreerde adressen met een woonbestemming gecontroleerd.

Doelstelling 7: Het primaire uitgangspunt is dat het feitelijke verblijfadres van personen wordt geregistreerd, met uitzondering van de gevallen waarin de wetgeving of het gemeentelijk beleid zoals opgenomen in dit document anders bepaalt. Normaliter moet er sprake zijn van een woonadres dat volgens de BAG geschikt is voor bewoning. In 100% van de gevallen waarin sprake is van bewoning van een adres dat volgens de BAG niet geschikt is voor bewoning vindt inschrijving slechts na controle plaats.

• 1. Bij een aangifte van adreswijziging of verblijf en adres wordt het adres gecontroleerd in de BAG. Bij mogelijke bewoning van een pand dat volgens de BAG niet geschikt is voor bewoning kan dit leiden tot een terugmelding aan de BAG of een adresonderzoek. Waar nodig wordt een huisbezoek afgelegd.

• 2. Als er bij feitelijke bewoning mogelijk sprake is van strijd met het bestemmingsplan, dan is dit geen belemmering voor een registratie in de BRP. Er wordt een melding gedaan aan het team dat is belast met de handhaving om te beoordelen of hier actie nodig is van de gemeente. De persoon wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

4.3.3 Briefadres

Wat betreft de betrouwbaarheid van de gegevens over het briefadres, worden de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 8: Van personen die geen recht hebben op een briefadres op grond van wetgeving of het gemeentelijk beleid zoals opgenomen in dit document, wordt de aangifte voor een briefadres geweigerd. Fraude wordt zo mogelijk bij de aangifte al voorkomen.

• 1. In het geval dat de beoogd briefadresgever (natuurlijk persoon) al voor meerdere personen het briefadres verzorgt, wordt bij een nieuw verzoek om een briefadres de opgegeven reden nader onderzocht. Omdat de reden voor het houden van een briefadres persoonlijk is, wordt verwacht dat het verzoekformulier een reflectie is van deze persoonlijke situatie. Er kan daarbij niet worden volstaan met het gebruik van een standaardreden, al dan niet opgegeven door de briefadresgever. Er wordt gecontroleerd of verschillende verzoekformulieren bij deze briefadresgever niet steeds dezelfde motivatie bevatten.

• 2. Een verzoek om een briefadres wordt in persoon op het Stadhuis ingediend en indien nodig toegelicht¹⁸ . Door middel van een persoonlijk gesprek kan de situatie van de verzoeker goed worden beoordeeld en het recht op het briefadres beter worden vastgesteld. Bovendien kan onderliggende (sociale) problematiek worden gesignaleerd en betrokkene worden verwezen naar een medewerker uit het sociaal domein.

Doelstelling 9: Het doel van een briefadres bij een persoon die recht heeft op een briefadres, is dat deze persoon bereikbaar is.

• 1. Wanneer een briefadreshouder niet langer via het briefadres bereikbaar is, geen nieuw adres doorgeeft en het adres na onderzoek niet kan worden vastgesteld, wordt de inschrijving op het briefadres beëindigd. De briefadreshouder wordt vervolgens uitgeschreven.

Doelstelling 10: De rol van de briefadresgever is van groot belang in de bereikbaarheid van een briefadreshouder. Een rechtspersoon die is gevestigd in deze gemeente kan pas als briefadresgever optreden als deze door of namens het college is aangewezen¹⁹ .

• 1. Een rechtspersoon wordt slechts aangewezen na een schriftelijke aanvraag hiertoe, waarbij de vertegenwoordiger vooraf verklaart de verplichtingen die hij/zij heeft op grond van de Wet BRP in acht zal nemen.

• 2. De aanwijzing van een rechtspersoon als briefadresgever wordt beëindigd als de briefadresgever zich, ondanks een oproep daartoe, bij herhaling niet houdt aan de verplichtingen op grond van de Wet BRP.

• 3. De aanwijzing van een rechtspersoon als briefadresgever wordt beëindigd als de briefadresgever bewust medewerking verleent aan een onjuiste registratie van een persoon.

Doelstelling 11: Uit een adresonderzoek kan blijken dat een persoon, die wel bereikbaar is voor gemeentelijke communicatie, geen woonadres heeft. Gezien het feitelijk en rechtmatig verblijf zou deze persoon als ingezetene van Lelystad moeten worden geregistreerd, maar hij/zij is niet in staat of niet bereid een briefadres aan te geven.

• 1. In dergelijke situaties wordt ambtshalve een briefadres toegekend. In het geval er geen (natuurlijk of rechts-)persoon bereid wordt gevonden om als briefadresgever op te treden, dan treedt de gemeente op als briefadresgever. Hiervoor wordt een gemeentelijk adres ter beschikking gesteld.

• 2. Als meerdere gemeenten betrokken zijn bij een persoon, vindt de toekenning van het briefadres plaats in de gemeente waar betrokkene alle omstandigheden in acht genomen de meeste binding heeft. Waar nodig vindt overleg plaats met die gemeente(n). Er wordt te allen tijde voorkomen dat een persoon ‘tussen wal en schip’ terecht komt.

• 3. Als een persoon weliswaar telefonisch of via e-mail bereikbaar is, doch weigert een adres te doen registreren of zelfs weigert enige verblijfplaats kenbaar te maken, is hij/zij in zoverre onbereikbaar²⁰ . In een dergelijk geval wordt er in beginsel niet ambtshalve een briefadres toegekend, maar wordt het vertrek uit Nederland opgenomen²¹ .

Doelstelling 12: Bij personen die geen recht meer hebben op een briefadres, wordt de feitelijke situatie geregistreerd.

• 1. Minimaal tweemaal per jaar wordt van alle personen die langer dan drie maanden briefadres houden vanwege het ontbreken van een woonadres, de actualiteit van de adresgegevens gecontroleerd.

4.4 Nationaliteitsgegevens

Wat betreft de betrouwbaarheid van de nationaliteitsgegevens worden de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 13: Als op geen enkele wijze blijkt welke nationaliteit iemand bezit, wordt betrokkene geregistreerd met een onbekende nationaliteit. Het ontbreken van de correcte nationaliteitsgegevens is niet wenselijk.

• 1. Minimaal eenmaal in de twee jaar wordt onderzoek gedaan naar de actuele nationaliteitsgegevens van personen die geregistreerd zijn met een onbekende nationaliteit.

Doelstelling 14: Indien twee vreemdelingen een kind krijgen, verkrijgt het kind bij de geboorte toch van rechtswege het Nederlanderschap als²² :

• in elk geval een van de ouders in Nederland woonachtig is ten tijde van de geboorte van het kind, en

• de ouder zelf het kind is van een vader of moeder die ten tijde van de geboorte van de ouder in Nederland woonachtig was.

Een dergelijke situatie is niet veelvoorkomend en de bepaling is over het algemeen niet bekend bij ouders. Het risico bestaat dat de behandelend ambtenaar het feit dat het kind bij de geboorte het Nederlanderschap verkrijgt, over het hoofd ziet en het Nederlanderschap ten onrechte niet registreert. Dit heeft een onvolledige registratie tot gevolg en potentieel grote nadelige consequenties voor de ouders.

• 1. Minimaal eenmaal per jaar wordt onderzoek gedaan naar gevallen waarbij mogelijk sprake is van het ontbreken van de Nederlandse nationaliteit bij een kind van de ‘derde generatie’. In voorkomende gevallen wordt de Nederlandse nationaliteit alsnog opgenomen.

4.5 Identiteitsgegevens

Wat betreft de betrouwbaarheid van de identiteitsgegevens worden de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelstelling 15: Het inschrijven van personen of het opnemen van gegevens op grond van valse documenten kost de overheid veel geld en dient te allen tijde voorkomen te worden.

• 1. Er wordt gehandeld overeenkomstig de informatie van NederlandWereldwijd²³ van het Ministerie van Buitenlandse Zaken om registratie op basis van onjuiste of valse gegevens te voorkomen.

• 2. Bij het overleggen van buitenlandse documenten worden alle overgelegde documenten gecontroleerd op echtheid. Als er twijfel bestaat over de echtheid van het document, wordt Bureau Documenten van de IND gevraagd om onderzoek te doen.

• 3. Een document dat (waarschijnlijk) vals is, wordt niet geaccepteerd als brondocument voor de BRP. Het document wordt niet teruggegeven aan de persoon die het heeft overgelegd. Er wordt aangifte gedaan bij de politie.

Doelstelling 16: Het moet worden voorkomen dat één persoon zich onder verschillende namen meerdere malen inschrijft in de BRP.

• 1. Bij een vestiging uit het buitenland wordt met verschillende namen, zoals de naam van de (ex-)partner en de ouders, gecontroleerd²⁴ of iemand al staat ingeschreven.

• 2. Bij een vestiging vanuit het buitenland, specifiek de Europese landen waar EU-persoonsnummers toegekend zijn²⁵ , wordt door middel van dit buitenlands persoonsnummer gecontroleerd of iemand al staat ingeschreven.

Doelstelling 17: Personen afkomstig uit het buitenland zijn verplicht alle benodigde documenten te overleggen bij inschrijving in de BRP²⁶ . De gegevens moeten volledig zijn en worden ingevoerd op basis van de wettelijk erkende brondocumenten. Het is gewenst dat de meest betrouwbare documenten worden overlegd. Als dit bij de vestiging niet direct mogelijk is, dienen de documenten zo spoedig mogelijk op een later moment te worden aangeleverd.

• 1. Er wordt een actief beleid gevoerd ten aanzien van nog niet ingeleverde brondocumenten. De betreffende personen worden minimaal eenmaal per jaar actief benaderd.

4.6 Registratie arbeidsmigranten

In dit onderdeel wordt ingegaan op de registratie van arbeidsmigranten. De misstanden bij arbeidsmigranten in Nederland betreffen meerdere beleidsterreinen. Bij deze misstanden kan worden gedacht aan problematiek rondom huisvesting, uitbuiting, oneerlijke concurrentie, overlast en de registratie in de BRP. Aangezien dit beleidsdocument gericht is op de kwaliteit van de BRP, wordt alleen de problematiek met betrekking tot de registratie van arbeidsmigranten behandeld. Bij een eventuele integrale benadering van de misstanden bij arbeidsmigranten door de gemeente zullen de hieronder beschreven doelstellingen en bijbehorende kwaliteitsmaatregelen daarin worden overgenomen. De beschreven onderdelen worden, waar mogelijk, door of samen met andere betrokken gemeenteonderdelen uitgevoerd. Mogelijke misstanden worden gemeld bij de toezichthoudende instantie.

Doelstelling 18: Eenieder die verblijft in Lelystad en voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving²⁷ , wordt als ingezetene ingeschreven in de BRP, zo ook arbeidsmigranten. Het is hiervoor noodzakelijk dat de gemeente zo goed mogelijk zicht heeft op in Lelystad verblijvende arbeidsmigranten.

• 1. Er worden afspraken gemaakt met werkgevers, uitzendbureaus en verhuurders van bekende verblijfsadressen van arbeidsmigranten over het bekendmaken van arbeidsmigranten bij de gemeente en het faciliteren van de aangifte ten behoeve van de inschrijving. Deze partijen hebben een belang en een verantwoordelijkheid in deze en worden daarop aangesproken. De afspraken omvatten de volgende onderwerpen:

  • a. Het bekend maken van arbeidsmigranten in kwantitatieve zin aan de gemeente om zicht te krijgen op de aantallen.

  • b. Het bijdragen aan de registratie in de BRP door nieuwe arbeidsmigranten te verwijzen naar de gemeente en zo nodig hun persoonsgegevens aan de gemeente door te geven.

  • c. Het geven van voorlichting aan arbeidsmigranten over de inschrijving in de BRP in persoonlijk contact, foldermateriaal, posters en brieven, zo nodig door de gemeente ter beschikking gesteld.

  • d. In overeenkomsten met arbeidsmigranten worden geen beperkingen opgelegd ten aanzien van de registratie in de BRP. De Wet BRP bepaalt de regels over inschrijving, eventueel beperkende bepalingen in overeenkomsten hieromtrent zijn onwettig.

  • e. De gemeente faciliteert zo nodig momenten voor het doen van aangifte, in overleg met betrokken partijen op nader te bepalen tijdstippen.

  • f. De afspraken die worden gemaakt en de wijze waarop hier uitvoering aan wordt gegeven, moeten in lijn zijn met de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• 2. Arbeidsmigranten worden proactief benaderd door de gemeente:

  • a. Periodiek worden bekende verblijfsadressen van arbeidsmigranten bezocht om de arbeidsmigranten voorlichting te geven.

  • b. Bij de registratie van een arbeidsmigrant in de BRP wordt gewezen op het belang van inschrijving en wordt de arbeidsmigrant gevraagd om dit bij collega’s en kennissen bekend te maken en misstanden te melden.

  • c. Signalen vanuit belanghebbenden zoals een inwoner, de Terugmeldvoorziening en de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) over het mogelijk verblijf van arbeidsmigranten wordt nader onderzocht. De teams Stadswinkel en Stadstoezicht werken hierbij samen.

• 3. Het voldoen aan de doelstelling en uitvoering geven aan de beschreven maatregelen vergt mogelijk een grotere inspanning van de Stadswinkel. Dat maakt een geleidelijke invoering noodzakelijk. De start hiervan zal kleinschalig plaatsvinden in de vorm van een pilot. Vooraf worden de doelstellingen bepaald en na een jaar worden de resultaten geëvalueerd. In elk geval het aantal inschrijvingen, de kosten en de tijdsbesteding door betrokken functionarissen zullen daarbij worden betrokken. Indien hiertoe aanleiding bestaat, zal aan dit beleidsdocument een addendum worden toegevoegd als gevolg van de pilot of andere ontwikkelingen.

Doelstelling 19: Van elke inwoner van Lelystad die vertrekt uit de gemeente, wordt het vertrek geregistreerd. Zo ook van arbeidsmigranten. Dat kan door middel van een inschrijving in de nieuwe gemeente, of het registreren van het vertrek uit Nederland. Alle kwaliteitsmaatregelen die genoemd zijn bij de vorige doelstelling, zijn ook van toepassing op het doorgeven van het vertrek uit de gemeente. Er is een aanvullende maatregel:

• 4. Er wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de arbeidsmigrant die Nederland verlaat, vaker te bewegen om hiervan aangifte te doen. Onderdeel van dit onderzoek zal zijn om te kijken naar de mogelijkheid om bij de aangifte van verblijf en adres de werkgever te laten machtigen om het vertrek uit Nederland door te geven of de werkgever een informatieve en stimulerende rol te geven hierover richting de vertrekkende medewerker.

4.7 Maatwerk

Zoals eerder in dit document toegelicht, is er steeds vaker een roep om ‘maatwerk’ toe te passen ten behoeve van mensen die ‘tussen wal en schip raken’ of in een ‘vicieuze cirkel’ belanden. Wat betreft dit document gaat maatwerk uitsluitend over de adresgegevens. Hieronder wordt ingegaan op de wijze waarop en de mate waarin maatwerk kan worden aangeboden. Door dit in een beleidsdocument op te nemen, wordt vooraf een gewenst afgebakend niveau bepaald zodat willekeur kan worden voorkomen.

Doelstelling 20: In bepaalde situaties wordt maatwerk verleend. Er zijn situaties waarbij de persoonlijke omstandigheden van een inwoner kan vragen om maatwerk. Het maatwerk kan leiden tot toekenning van een briefadres in een geval waarin de Wet BRP niet heeft voorzien. In voorkomende gevallen moet dit daarom worden aangemerkt als buitenwettelijk begunstigend beleid. De bestuursrechter aanvaart het bestaan en de inhoud van buitenwettelijk begunstigend beleid als een gegeven. De rechterlijke toetsing blijft beperkt tot de vraag of het beleid consistent wordt toegepast²⁸ . Om deze reden is het beleid rondom maatwerk in dit document vastgelegd en moet dit overeenkomstig worden uitgevoerd.

• 1. Het aanvragen van een briefadres kent twee verschillende routes:

  • a. In situaties waarin een inwoner tijdelijk geen woonadres heeft door praktische omstandigheden, zoals een korte overbrugging tussen verkoop en aankoop van een woning, kan een briefadres via Team Stadswinkel worden aangevraagd. Het doel is het bieden van een administratieve oplossing gedurende een beperkte periode waarin geen sociaal-maatschappelijke problematiek speelt.

  • b. In gevallen waarbij de situatie van een inwoner vanwege sociaal-maatschappelijke omstandigheden vraagt om maatwerk, kan een briefadres via Team Aanvragen Sociaal Domein worden aangevraagd. Het oogpunt van het maatwerk bij sociaal-maatschappelijke omstandigheden is het voorkomen of doorbreken van een vicieuze cirkel waarin de inwoner terecht dreigt te komen, of al in terecht is gekomen.

• 2. Een gemeentelijk adres kan ter beschikking gesteld worden voor het houden van het briefadres. Post wordt op dit adres in ontvangst genomen, tijdelijk opgeborgen en aan de inwoner overhandigd.

• 3. Een inwoner kan gebruik maken van dit briefadres als aan bepaalde voorwaarden worden voldaan:

  • a. Voor aanvragen via Team Stadswinkel gelden voorwaarden die gericht zijn op een tijdelijke, praktisch verklaarbare afwezigheid van een woonadres. De inwoner moet aannemelijk maken dat de situatie van korte duur is en geen sociaal-maatschappelijke problematiek betreft. Daarna kent Team Stadswinkel het briefadres toe.

  • b. Voor aanvragen via Team Aanvragen Sociaal Domein gelden voorwaarden die aansluiten bij een lopend of noodzakelijk sociaal-maatschappelijk traject. De inwoner moet aantonen dat het briefadres noodzakelijk is om de continuïteit van ondersteuning, begeleiding of inkomensvoorzieningen te waarborgen. Daarna kent Team Aanvragen Sociaal Domein het briefadres toe.

• 4. Als de inwoner niet meer voldoet aan de voorwaarden, dan wordt de toestemming voor het houden van het briefadres ingetrokken.

• 5. Omdat het maatwerk als doel heeft om een tijdelijke, administratieve oplossing te bieden of om een vicieuze cirkel te voorkomen of te doorbreken, wordt de toestemming voor het briefadres voor een bepaalde periode toegekend. De behandelaar van het aanvraagdossier briefadres bepaalt de duur van de periode en verlengt zo nodig de duur hiervan. Als de periode verlopen is en deze niet wordt verlengd, dan wordt de toestemming voor het houden van het briefadres ingetrokken.

• 6. Als de toestemming voor het houden van het briefadres ingetrokken wordt, start de Stadswinkel direct een adresonderzoek om een correcte adresregistratie te bewerkstelligen.

5 Evaluatie van de beleidsuitvoering

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering van de evaluatie van de beleidsdoelstellingen uit dit document. De informatiebeheerder kan deze werkzaamheden overdragen aan een andere functionaris. Bij de BRP betrokken functionarissen verlenen hun medewerking aan de evaluatie. Voor zover de evaluatie niet wordt uitgevoerd door de informatiebeheerder of de seniorgegevensbeheerder, worden deze functionarissen in de gelegenheid gesteld om op het concept te reageren. Vervolgens worden de bevindingen gerapporteerd aan het college. Bij het evaluatierapport wordt vermeld welke maatregelen er naar aanleiding van de evaluatie worden ondernomen.

De evaluatie bestaat uit de volgende activiteiten:

• Bureauonderzoek naar documenten en rapportages;

• Interviews met betrokken functionarissen;

• Opstellen van conceptrapportage;

• Voorleggen van conceptrapportage aan betrokken functionarissen;

• Uitbrengen van rapportage aan college.

Het volgende wordt onderzocht en in een rapportage aan het college gestuurd:

• De resultaten van de Zelfevaluatie BRP (landelijk voorgeschreven)

• De mate waarin is voldaan aan de beleidsdoelstellingen;

• Het eventueel doorvoeren van aanvullende maatregelen.