Inkoopbeleid gemeente Utrechtse Heuvelrug

Vastgesteld door het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug op 2 december 2025 en geldend vanaf 1 januari 2026.

1 Algemeen

1.1 Inleiding

In dit Inkoopbeleid worden in vijf hoofdstukken de doelstellingen, uitgangspunten en kaders geschetst waarbinnen Inkopen bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug (vanaf hier: de Gemeente) plaatsvindt. Bij inkoop- en inhuurtrajecten dient het Inkoopbeleid te worden gevolgd.

Het Inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. De gehanteerde uitgangspunten bij het Inkopen van Leveringen, Diensten en Werken zijn ingedeeld in vier categorieën:

• Juridisch (in hoofdstuk 2): Hoe gaat de Gemeente om met relevante regelgeving?

• Ethisch en ideëel (in hoofdstuk 3): Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu bij Inkopen?

• Economisch (in hoofdstuk 4): Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers?

• Organisatorisch (in hoofdstuk 5): Hoe koopt de Gemeente in?

Met de publicatie en inwerkingtreding van dit Inkoopbeleid per 1 januari 2026 vervalt het voorgaande Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 – 2024 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

1.2 Definities

Contractant	De in een overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten	Overheidsopdracht voor het leveren van Diensten als bedoeld in Artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Gemeente	Gemeente Utrechtse Heuvelrug, zetelend Kerkplein 2 te Doorn.
Inkoopbeleid	Het onderhavige document.
Inkopen	(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op het verwerven van Leveringen, Diensten en/of Werken die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot de bedoelde Leveringen, Diensten en/of Werken tot gevolg hebben.
Leveringen	Overheidsopdracht voor het leveren van Leveringen als bedoeld in Artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Offerte	Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag	Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 (implementatie) en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer	Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener.
Werken	Overheidsopdracht voor het leveren van Werken als bedoeld in Artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

1.3 Gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoopbeleid onderstaande doelstellingen realiseren.

Doelstelling	Toelichting
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	De Gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten, en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. De Gemeente investeert in inhoudelijke kennis over de in te kopen Leveringen, Diensten en Werken, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan Ondernemers voor zover die nodig zijn in het kader van een inkooptraject.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij Inkopen kan de Gemeente interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Leveringen, Diensten of Werken speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen.	De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken; de Gemeente wil bij Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente.	Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers.	Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens een inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet 2012: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijn 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet: Het wettelijke kader voor gemeenten.

• Gids Proportionaliteit: De nieuwste versie van de Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• Aanbestedingsreglement Werken 2016: In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

Aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn.

• Proportionaliteit: Technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, en selectie- en gunningscriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3 Gestandaardiseerde documenten

De Gemeente maakt gebruik van standaarddocumenten en -voorwaarden. Bij de inkoop van Leveringen en Diensten (waaronder inhuur) worden de Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten van de gemeente van toepassing verklaard en bij werken gelden over het algemeen de nieuwste UAV. Er zijn twee mogelijke uitzonderingen: a) Bij IT-opdrachten geldt de nieuwste GIBIT en b) in de bouwsector - bij opdrachten aan architecten, ingenieurs en andere experts – is wellicht (een aangepaste versie van) DNR van toepassing, maar dan in het geval van bijvoorbeeld branche specifieke voorwaarden.

De lijst met gehanteerde standaarddocumenten is:

• Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Gemeente Utrechtse Heuvelrug 2025 (Leveringen en Diensten);

• GIBIT 2023 (IT);

• UAV 2012, versie 2025 (Werken);

• UAV-GC 2025 (werken);

• RAW-systematiek (gestandaardiseerde methode voor bestekken);

• DNR 2013 (architecten en ingenieurs).

2.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtsregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit Inkoopbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover dat op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

2.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

Goede communicatie tussen partijen in een inkoopprocedure is essentieel om tot een goed resultaat te komen. Wanneer partijen van mening verschillen is het belangrijk snel en laagdrempelig tot een oplossing te komen. De Aanbestedingswet 2012 schrijft dan ook voor dat de Gemeente over een klachtenregeling voor Aanbestedingen beschikt.

De klachtenregeling stelt voorop dat niet elke vraag en niet elk verzoek van een Ondernemer een klacht hoeft op te leveren. Zo zullen vragen en verzoeken met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten vaak op bevredigende wijze in de nota van inlichtingen beantwoord kunnen worden. Ook meer algemene bezwaren tegen het inkoopbeleid van de Gemeente vallen buiten het kader van de klachtenregeling. Klachten moeten betrekking hebben op een concrete aanbesteding. Ondernemers kunnen in een klacht aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de Gemeente in een aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden van de Gemeente als inbreuk wordt gemaakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. De klachtenregeling van de Gemeente is te vinden op https://www.heuvelrug.nl/klachtenregeling-inkoop-en-aanbestedingen.

3 Ethische en ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente heeft haar eigen integriteitsregels.

De Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.

De Gemeente wil zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA, zie hiervoor https://www.justis.nl/producten/gva/gva-aanvragen) of een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Extra borging van integriteit kan ook door het toepassen van voorkennisovereenkomsten.

De Gemeente waarborgt privacy.

De Gemeente hecht veel waarde aan de privacy van haar inwoners, medewerkers en andere relaties. Zij waarborgt de privacy door naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Gemeente ziet er daarnaast actief op toe dat ook de Ondernemers waarmee de Gemeente zakendoet zich aan deze verordening houden. De Gemeente doet dit door hierover afspraken vast te leggen in de te sluiten overeenkomsten en indien nodig verwerkersovereenkomsten te sluiten.

Vanwege het feit dat de Gemeente regionaal samenwerkt met andere gemeenten heeft het college van burgemeester en wethouders besloten regionaal privacy beleid op te stellen. Zie het document ‘Regionaal Privacybeleid gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024-2028’: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR722972.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de Gemeente stimuleert om aspecten van sociale, ecologische en economische duurzaamheid te integreren bij Inkopen van Leveringen, Diensten en Werken.

De Gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil de Gemeente een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. Zij vergroot de impact van MVI door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming aspecten van sociale, ecologische en economische duurzaamheid te overwegen en eventueel door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Deze kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs waarin 195 landen afspraken hebben gemaakt om de opwarming van de aarde te beperken. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik).

Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation, vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen de ISV van toepassing verklaren.

De Gemeente past social return toe.

De Gemeente Utrechtse Heuvelrug hecht waarde aan het bieden van kansen aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Inkopen is een instrument dat hier een wezenlijke bijdrage aan kan leveren. De Gemeente vraagt met Social Return On Investment (SROI) partijen een bijdrage te leveren aan de versterking van de sociale infrastructuur. De Gemeente bekijkt daartoe per inkooptraject wat de mogelijkheden zijn om Social Return toe te passen. In algemene zin wordt een eis geformuleerd over SROI als de loonsom binnen de opdracht groter is dan 100.000 euro. Via maatwerk kan de vormgeving van Social Return worden afgestemd op de doelstellingen van de Gemeente, de inkoopopdracht én de mogelijkheden van de te contracteren partij.

Leveranciers gebruiken, indien SROI van toepassing is verklaard op de aanbesteding, een vast deel van de inkomsten van de opdracht om een sociale bijdrage te leveren en leggen daarover verantwoording af. Bijvoorbeeld met banen of leerwerkplekken voor werkzoekenden die moeilijk aan het werk komen.

4 Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk en tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een analyse leidt tot inzicht in de aard van het product of dienst en tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn. Door een dergelijke analyse kan ook worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze voor Ondernemer(s) en Contractant(en)), ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers.

Bij een meervoudig onderhandse procedure worden zoveel mogelijk lokale Ondernemers uitgenodigd, mits de lokale Ondernemers het gevraagde kunnen leveren. Vervolgens wordt dit aangevuld met regionale Ondernemers en tot slot met landelijke Ondernemers. Met een ‘lokale Ondernemer’ wordt een Ondernemer bedoeld wiens bedrijf is gevestigd binnen de ge¬meente of een buurtgemeente. Met ‘regionale Ondernemers’ worden Ondernemers bedoeld wiens bedrijven zijn gevestigd in aangrenzende gemeenten. Dit wordt alleen toegepast indien het aanbod vanuit de markt het toelaat.

Bij enkelvoudige onderhandse procedures gaat de voorkeur uit naar een lokale Ondernemer. Indien deze niet aanwezig of geschikt is, zal bij voorkeur worden gekeken naar een regionale Ondernemer.

Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en de ZZP’er in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen dat onnodig zware selectie- en gunningscriteria worden gehanteerd.

De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

4.4 Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoopbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te specificeren. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan het uitdaagrecht (right to challenge) en Inkopen bij sociale ondernemingen.

4.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met (buur)gemeenten of andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

In de regio Zuid Oost Utrecht werkt de Gemeente samen met de gemeenten Bunnik, De Bilt, Wijk bij Duurstede en Zeist om de benodigde professionele zorg in te kopen bij zorgaanbieders. Zie zorginzou.nl voor meer informatie omtrent zorgtoewijzing, overleg en communicatie en de documenten voor inkoop- en contractmanagement in dit samenwerkingsverband.

4.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de Gemeente kiest voor uitbesteding aan de markt hanteert zij voor de te kiezen inkoopprocedure (onder meer) de richtlijnen opgenomen in de tabel in 4.7. Bij deze afweging is onder meer het type Levering, Dienst of Werk en de markt van belang. De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de genoemde opdrachtwaarden (exclusief btw) de corresponderende inkoopprocedure hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

De Gemeente maakt ook gebruik van de mogelijkheid om bepaalde activiteiten in te besteden of quasi in te besteden als het gaat om activiteiten die uitgevoerd kunnen worden door een voorkeursleverancier (preferred supplier). Bij inbesteden gaat het om het laten uitvoeren van activiteiten door een andere rechtspersoon dan de rechtspersoon die als opdrachtgever optreedt, waarbij de opdrachtgever toezicht houdt op de uitvoerende rechtspersoon als ware het een eigen dienstonderdeel. Dit betreft dan bijvoorbeeld facilitaire- of groenwerkzaamheden. Indien hier gebruik van wordt gemaakt, betreft dit een preferred supplier-relatie, waarbij opdrachten enkelvoudig gegund kunnen worden. Indien een opdracht, die uitgevoerd kan worden door de preferred supplier, niet wordt gegund aan de preferred supplier, dan is sprake van een afwijking van het Inkoopbeleid.

Met uitzondering van de enkelvoudig onderhandse procedures streeft de Gemeente ernaar om alle aanbestedingen via TenderNed (het huidige digitale aanbestedingsplatform dat de Gemeente gebruikt) te publiceren.

4.7 Drempelbedragen

De Gemeente past de volgende drempelbedragen toe in lijn met de Gids Proportionaliteit 2022; een verplicht richtsnoer van het Ministerie van Economische Zaken als aanvulling op de Aanbestedingswet 2012. De Europese Commissie stelt elke twee jaar nieuwe drempelbedragen vast voor overheidsopdrachten. De genoemde bedragen zijn exclusief btw.

Procedure	Geraamde opdrachtwaarde*			Vereiste
	Leveringen en diensten	Werken en concessies	Sociale en andere specifieke diensten	Per procedure
Enkelvoudig onderhands	Tot € 55.000	Tot € 150.000	Tot € 216.000	1 offerte
Meervoudig onderhands	Van € 55.000 tot € 216.000	Van € 150.000 tot € 5.404.000	Van € 216.000 tot € 750.000	3 tot 5 offertes
Nationaal	-	Van € 2.500.000 tot € 5.404.000	-	Publicatie op TenderNed
Europees	Groter dan € 216.000	Groter dan € 5.404.000	Groter dan € 750.000	Publicatie op TenderNed

* Naar verwachting zijn per 1 januari 2028 nieuwe Europese drempelbedragen van kracht. Mocht op die datum dit Inkoopbeleid nog niet zijn vernieuwd dan vervangen de nieuwe Europese drempelbedragen de bedragen vermeld in de tabel.

4.8 Uitzonderingen en eerlijke mededinging

Het document ‘Overzicht CPV-codes naar dienst’ toont de CPV-codes van diensten die onder de Aanbestedingswet 2012 als sociale en andere specifieke diensten worden gekwalificeerd. De meest actuele versie van het document is te raadplegen op de website van Pianoo: pianoo.nl/nl/regelgeving/cpv-codes.

In de Aanbestedingswet is een aantal artikelen opgenomen met betrekking tot uitgezonderde opdrachten van de aanbestedingsplicht. Meer informatie hierover is onder meer te vinden op pianoo.nl/nl/uitgezonderde-opdrachten. Indien sprake is van uitzonderingen dan wordt situationeel bepaald en vastgelegd welke (niet-Europese) inkoopprocedure wordt toegepast.

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5 Organisatorische uitgangspunten

5.1 Inkooptraject

De Gemeente begint met het bepalen van de inkoopbehoefte en het aanbod bijvoorbeeld door middel van een productanalyse of een marktconsultatie. Daarna volgt een raming van de opdrachtwaarde en een keuze voor de te volgen inkoopprocedure (zie 4.6 en 4.7). Vervolgens worden de zes fasen van een inkooptraject doorlopen van specificeren t/m nazorg (Van Weele, 1989) voordat een leverancier/dienstverlener wordt gecontracteerd.

Voor elke inkoopbehoefte vanaf een bepaalde verwachte opdrachtwaarde (zie intranet) dient de inkopende medewerker een inkoopplan in te vullen.

5.2 Inhuurtraject

Het inhuurtraject volgt grofweg dezelfde stappen als hierboven beschreven. Voor elke inhuurbehoefte ongeacht de verwachte opdrachtwaarde moet een inhuurplan worden ingevuld, tenzij anders vermeld op het intranet. Voor inhuuropdrachten hanteert de Gemeente één drempelbedrag. Dit is de bovengrens van de waarde waaronder een enkelvoudig onderhandse aanbesteding mag worden gedaan (dus waarbij mag worden volstaan met het opvragen van één offerte). Boven dat bedrag maakt de Gemeente gebruik van een extern gecontracteerde partij om de opdracht in de markt te zetten.

5.3 Organisatievorm

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft gekozen voor de organisatievorm van het gecoördineerd inkoopmodel.

Bij opdrachten met een waarde waarvoor minimaal een meervoudig onderhandse procedure moet worden gevolgd, moet een inkoopadviseur van team Inkoop worden betrokken (centraal). Indien een inkoopadviseur een negatief advies uitbrengt, geldt hetgeen dat in sectie 2.5 van dit Inkoopbeleid staat vermeld.

Overige opdrachten worden zelfstandig door de thema's (organisatieonderdelen) of budgethoudende teams in de markt gezet (decentraal).

Een medewerker die namens de Gemeente een inkooprol vervult, moet zich houden aan de wet, aan de centrale uitgangspunten en regels over inkoop (waaronder dit Inkoopbeleid) en wordt geacht beschikbare sjablonen/templates te gebruiken; ook als team Inkoop geen rol heeft in het traject zoals bij enkelvoudig onderhandse procedures.

De verantwoordelijkheid voor het juist doorlopen van het inkoopproces blijft in alle gevallen liggen bij het thema zelf.