Gemeenteblad van Berkelland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Berkelland | Gemeenteblad 2025, 536668 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Voor u ligt de notitie over de nieuwe selectiemethode van de gemeente Berkelland voor het enkel- en meervoudig onderhands aanbesteden van opdrachten.
Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet en de daaruit volgende jurisprudentie is een aanbestedende dienst verplicht om de selectie van marktpartijen bij onderhandse aanbestedingsprocedures op objectieve wijze uit te voeren. Niet alleen openbare aanbestedingen, maar ook onderhandse aanbestedingen vallen onder het regime van de Aanbestedingswet 2012 (verder: Aw).
De Aanbestedingswet schrijft voor dat bij een onderhandse aanbesteding de aanbestedende dienst tenminste 3 en maximaal 5 bedrijven uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Artikel 1.4 Aw stelt dat de aanbestedende dienst de bedrijven die zij uitnodigt, kiest op basis van objectieve criteria. Bovendien moet de aanbestedende dienst op verzoek van een bedrijf de motivering van die keuze kunnen verstrekken.
Deze notitie beschrijft hoe de gemeente Berkelland op basis van objectieve criteria, bedrijven uitnodigt voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Hiertoe hanteert de gemeente Berkelland groslijsten. Een groslijst is simpel gezegd een lijst met per werkveld geïnteresseerde en geschikte bedrijven, die voldoen aan vooraf opgestelde geschiktheidseisen, waaruit de gemeente kan selecteren. De bedrijven op de groslijsten hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De wijze van selecteren van bedrijven vanuit de groslijsten voor onderhandse inkopen en aanbestedingen wordt beschreven in deze notitie.
Tot op heden selecteert de gemeente Berkelland bedrijven op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en hun eigen ervaringen. De kwaliteit van het betreffende bedrijf is daarbij niet in meetbare indicatoren vastgelegd. De selectiewijze is minder transparant. De gemeente Berkelland heeft behoefte aan professioneler leveranciersmanagement, waarbij zij streeft naar een objectieve, voor iedereen duidelijke en transparante selectiemethode, waarbij goed presterende leveranciers meer kans maken op een opdracht.
Tevens draagt de gemeente Berkelland een warm hart toe aan lokale en regionale ondernemers. Door gebruik te maken van de methodiek van groslijsten wil de gemeente lokale en regionale ondernemers ruim de kans bieden om mee te dingen naar opdrachten.
Deze selectiemethode is alleen van toepassing op de onderhandse aanbesteding van opdrachten waarvoor met regelmaat offertes worden aangevraagd. Voor opdrachten die zelden voorkomen, b.v. zeer specialistische opdrachten, geldt een maatwerk aanpak. Opdrachten die zeer regelmatig voorkomen, b.v. in het dagelijks beheer van de openbare ruimte, zijn over het algemeen ondergebracht in een raamovereenkomst die veelal Europees worden aanbesteed. Raamovereenkomsten kunnen, wanneer de omvang beneden de Nationale aanbestedingsdrempel is, ook meervoudig onderhands worden aanbesteed middels de groslijst.
Om te komen tot een selectiebeleid wordt de volgende werkwijze gehanteerd: er wordt per werkveld (b.v. asfalt, groen, riolering, etc.) een groslijst opgesteld met geschikte en geïnteresseerde bedrijven. Per opdracht worden vanuit de groslijst bedrijven geselecteerd voor het uitbrengen van een offerte of om in te schrijven voor een onderhandse inkoop of aanbesteding. In hoofdstuk 2 is beschreven hoe de groslijst is opgezet.
De groslijstmethode bestaat uit twee elementen, te weten:
- 1)
- 2)
Een essentieel onderdeel bij de selectie van bedrijven volgens de beschreven methode, is ‘Past Performance’. Gebruik van deze selectiemethode door andere interne opdrachtgevers, vergt dus ook dat zij Past Performance toepassen (en daar bekwaam in zijn). In hoofdstuk 5 is beschreven op welke wijze de gemeente Berkelland omgaat met het meten van prestaties (Better Performance).
In hoofdstuk 6 staat hoe de gemeente over deze methode communiceert.
Specifieke voorwaarden per groslijsten en eventuele overige afspraken staan in hoofdstuk 7.
Op de groslijst staan alle bedrijven die zich voor de lijst hebben aangemeld en die voldoen aan de geschiktheidseisen. Om de juiste bedrijven te kunnen selecteren is het van belang de inhoud van de opdracht te kennen.
Per opdracht bepaalt de gemeente binnen welke groslijst of (bij een integrale opdracht) welke combinatie van groslijsten, de opdracht valt. Vervolgens wordt de opdrachtwaarde geraamd.
Bedrijven zijn ingedeeld in groslijsten op basis van drie elementen:
- -
- -
- -
De opdrachten zijn gecategoriseerd naar groslijsten. Onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht.
2.2 Geraamde waarde van de opdracht / referentie
Indien de gemeente het noodzakelijk acht, kan de geraamde waarde worden meegenomen bij het selecteren van partijen.
Per groslijst dient een referentie te worden overlegd waarbij de opdrachtwaarde wordt ingevoerd. De opdrachtwaarde van de 1e referentie maal 1,5 is in dat geval de maximale geraamde waarde van opdrachten waarvoor een bedrijf in aanmerking kan komen.
Het advies is daarom om een zo hoog mogelijk 1e referentie aan te leveren, om uitsluiting bij selecties te voorkomen.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld voor een bepaalde groslijst een referentie van €200.000,- heeft overlegd wordt uitgenodigd voor opdrachten met een geraamde waarde tot 1,5 keer €200.000,- = €300.000,-.
De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie.
De gemeente houdt daarom bij de selectie van bedrijven rekening met de vestigingsplaats van bedrijven.
Een lokaal bedrijf is een bedrijf gevestigd binnen de gemeente Berkelland.
Een regionaal is een bedrijf gevestigd in De Achterhoek (de Liemers), Twente of Salland.
Hierbij wordt uitgegaan van een feitelijk vestigingsadres van het bedrijf. Postbusadressen zijn uitgesloten.
3 Toe- en aftreding tot de groslijst
De lengte van de groslijst kan verschillen per groslijst. Bedrijven kunnen op meerdere groslijsten staan. Bij de start van de groslijst nodigt de gemeente de bedrijven uit die bij haar bekend zijn en die de afgelopen 5 jaar naar tevredenheid van de gemeente hebben gewerkt. Deze bedrijven krijgen een email met een link waarmee ze zich kunnen aanmelden voor een of meerdere groslijsten. Overige bedrijven kunnen doorlopend hun interesse kenbaar maken bij de gemeente Berkelland en een uitnodiging tot inschrijving ontvangen.
3.1 Aanmelding voor de groslijsten
Door zich aan te melden verklaart het bedrijf zich akkoord met de volgende voorwaarden:
Een bedrijf meldt zich alleen aan voor de werkvelden waar hij aantoonbaar expertise en ervaring in heeft. Deze expertise zal moeten blijken uit de geschiktheidseisen die per groslijst van toepassing zijn (zie hoofdstuk 7).
Indien de gemeente constateert dat bedrijven van hetzelfde concern of met dezelfde bestuurder zich aanmelden voor dezelfde groslijst dan dienen deze bedrijven te verklaren dat zij onafhankelijk van elkaar opereren. Een bedrijf toont dit aan door het overleggen van een organogram met daarin de relatie tussen de afzonderlijke bedrijven met de bestuurders per bedrijf. Daarnaast dient het bedrijf te verklaren dat er geen afstemming plaatsvindt met de in het organogram opgenomen bedrijven over het wel- of niet meedoen aan de selectie van aanbestedingen én aan de aanbesteding zelf. Deze verklaring dient ondertekent te worden door de bestuurder(s) van het bedrijf welke zich aanmeldt én door de bestuurder(s) van de bovenliggende juridische entiteit.
3.2 Uitsluitingsgronden en algemene geschiktheidseisen
Om op de groslijst van gemeente Berkelland opgenomen te worden, dienen de bedrijven te voldoen aan de onderstaande geschiktheidseisen en niet te voldoen aan een of meerdere uitsluitingsgronden.
|
Rechtsgeldig ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (vervaldatum = 12 maanden na ondertekening) |
De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van onder andere juistheid en geldigheid van de gegevens ligt bij het bedrijf. Het bedrijf is te allen tijde zelf verantwoordelijk om haar documenten up to date te houden. Ter ondersteuning van de bedrijven wordt vanuit het systeem een herinnering gestuurd voor documenten met een beperkte geldigheid.
3.4 Better Performance score (CROW)
Voor de selectie op de groslijst wordt gerekend met de laatste twee scores van Better Performance (BP) uit het eigen bestand van de gemeente. De gemeente start met het meten van Better Performance bij inwerkingtreding van deze groslijst systematiek.
3.5 Verwijdering van de groslijst
Bedrijven waarop één of meerdere van onderstaande uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden verwijderd van de groslijst:
- A.
- B.
- C.
De verwijdering van de groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan het betreffende bedrijf. Het bedrijf kan zich - op eigen initiatief – op zijn vroegst twee jaar na verwijdering van de groslijst weer aanmelden.
* In het geval dat een bedrijf wordt overgenomen of een bedrijf in het geval van een faillissement een doorstart maakt, kan dit bedrijf zijn plaats op de groslijst behouden door via een “conformiteitsverklaring” aan te geven dat het bedrijf nog steeds voldoet aan de hierboven gestelde eisen en voorwaarden.
Diskwalificatie wil zeggen dat een bedrijf op de groslijst blijft staan, maar voor een bepaalde periode niet wordt uitgenodigd bij aanbestedingen. Een bedrijf wordt gediskwalificeerd wanneer:
- -
- -
De gemeente Berkelland selecteert bedrijven voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen met onderstaande selectiemethode. De selectiemethode houdt rekening met het gemiddelde van de laatste twee prestatiemetingen bij de gemeente Berkelland.
* Indien geen geschikt en/of geïnteresseerd bedrijf in het bovenste vakje is, wordt automatisch geselecteerd uit het vakje daaronder. Het systeem selecteert op volgorde: lokaal, regionaal en landelijk.
**In geval van een handmatige selectie (één partij wordt handmatig geselecteerd door de gemeente en deze keuze wordt gemotiveerd) bepaalt het systeem welke overige bedrijven worden geselecteerd, waarbij de tabel wordt gehandhaafd zoals getoond hierboven.
***Indien er slechts één lokaal bedrijf is waaruit geselecteerd kan worden, wordt een partij uit de regionale bak geselecteerd. Indien er slechts één regionaal bedrijf is waaruit geselecteerd kan worden, wordt een partij uit de landelijke bak geselecteerd.
Factor Roulatie : Het systeem rekent met de gemiddelde Better Performance score van de laatste 2 uitgevoerde opdrachten bij gemeente Berkelland. Bedrijven met een hogere score worden in de praktijk vaker uitgenodigd.
BP Score vanaf 8: Factor 2 (een partij wordt 2 keer zo vaak geselecteerd)
Handmatige selectie : De gemeente bepaalt op basis van ervaring en marktkennis welk bedrijf binnen de totale groslijst uitgenodigd wordt. Deze optie mag alleen gebruik gemaakt worden wanneer er een inhoudelijke reden is waarom het betreffende bedrijf meer geschikt is. Bijvoorbeeld wanneer dit bedrijf naar volle tevredenheid werkzaam is in de invloedssfeer van het project. Daarnaast moet deze keuze gemotiveerd worden en vindt een interne goedkeuring plaats.
Random factor roulatie Lokaal : Het systeem bepaalt welk lokaal bedrijf binnen de groslijst uitgenodigd wordt. Daarbij treedt factor roulatie in werking zodat elk lokaal bedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging waarbij goed presterende lokale bedrijven vaker kunnen worden geselecteerd.
Random factor roulatie Regionaal : Het systeem bepaalt welk regionaal bedrijf binnen de groslijst uitgenodigd wordt. Daarbij treedt factor roulatie in werking zodat elk regionaal bedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging waarbij goed presterende regionale bedrijven vaker kunnen worden geselecteerd.
Random factor roulatie landelijk : Het systeem bepaalt welk landelijk bedrijf binnen de groslijst uitgenodigd wordt. Daarbij treedt factor roulatie in werking zodat elk landelijk bedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging waarbij goed presterende landelijke bedrijven vaker kunnen worden geselecteerd
Wanneer de gemeente ervoor kiest 1 bedrijf te selecteren gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst mogelijk eerst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van project specifieke competenties.
- 3.
Indien hiervan wordt afgeweken door het toepassen van een handmatige selectie, vindt een motivatie en interne goedkeuring plaats.
Wanneer de gemeente ervoor kiest 3 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst mogelijk eerst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van project specifieke competenties.
- 3.
Indien hiervan wordt afgeweken door het toepassen van een handmatige selectie, vindt een motivatie en interne goedkeuring plaats.
Wanneer de gemeente ervoor kiest 4 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst mogelijk eerst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van project specifieke competenties.
- 3.
Indien hiervan wordt afgeweken door het toepassen van een handmatige selectie, vindt een motivatie en interne goedkeuring plaats.
Wanneer de gemeente ervoor kiest 5 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst mogelijk eerst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van project specifieke competenties.
- 3.
Indien hiervan wordt afgeweken door het toepassen van een handmatige selectie, vindt een motivatie en interne goedkeuring plaats.
4.2 Interesseverzoek / nadere selectie
De gemeente kan, voorafgaand aan een selectie een interesseverzoek versturen.
Hierbij levert de gemeente zoveel mogelijk informatie zodat het bedrijf de juiste afweging kan maken bij het wel/niet aangeven van interesse.
Het is mogelijk dat hierbij een nadere selectie wordt toegepast waarbij om aanvullende referenties / competenties wordt gevraagd. Als een opdrachtnemer niet geïnteresseerd is of niet reageert op het interesseverzoek, wordt deze niet meegenomen in de selectie en ontvangt deze ook geen informatie meer m.b.t. de desbetreffende selectie. Dit heeft voor de opdrachtnemer geen gevolgen voor een volgend interesseverzoek en een hierop volgende selectie. Als een opdrachtnemer niet voldoet aan de extra gestelde eis, kan deze op dit punt worden uitgesloten van selectie.
Per groslijst bepaalt de gemeente hoeveel bedrijven een toppositie kunnen hebben, dat is afhankelijk van het aantal bedrijven op de groslijst. Het maximumaantal bedrijven met een toppositie is ca. 25% van het totaalaantal bedrijven op de groslijst. Op de projecten worden de prestaties van de bedrijven gemeten met een prestatiemeting. De topbedrijven per groslijst worden bepaald door de gemiddeld hoogste prestatie van de afgelopen 2 opdrachten per groslijst. Alleen prestatiemetingen van afgeronde en opgeleverde projecten worden meegenomen voor het bepalen van de positie op de groslijst, tussentijdse of voorlopige beoordelingen worden niet meegenomen voor het bepalen van de topbedrijven. De minimale score voor toetreding tot de top-lijst is het cijfer 8. De scores in de groslijsten zijn dynamisch. Dat wil zeggen dat deze continue worden aangepast op basis van de laatst beschikbare score(s).
Bij de inwerkingtreding van de groslijstsystematiek start de gemeente met een initiële toplijst. Op de initiële toplijst staan bedrijven die in de afgelopen 2 jaar (gerekend vanaf de datum van publicatie van deze groslijstsystematiek) naar volle tevredenheid voor gemeente Berkelland hebben gewerkt. Deze bedrijven krijgen het startcijfer 8 maar dienen zich wel aan te melden en tevens te voldoen aan de zogeheten ‘geschiktheidseisen’ behorend bij de groslijst. Overige bedrijven krijgen het startcijfer 7.
Het startcijfer wordt als fictieve Better Performance beoordeling gezien. Hierna pakt het systeem het gemiddelde van de laatste 2 beoordelingen.
De gemeente Berkelland hecht grote waarde aan een goede en professionele uitvoering van de opdracht. Daarom past zij bij de uitvoering van opdrachten de Better Performance systematiek van CROW toe. Het doel van Better Performance is het bereiken van de meest effectieve prestatie voor zowel opdrachtgever, als opdrachtnemer. Better Performance zet in op het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bij Better Performance worden de wederzijdse prestaties en de onderlinge samenwerking gemeten en besproken, waarbij de focus ligt op houding en gedrag. Voor meer informatie zie: https://www.crow.nl/Better-performance.
Better Performance wordt in principe toegepast op alle opdrachten met een minimale opdrachtwaarde van € 30.000 of een minimale doorlooptijd van 3 maanden. Er wordt altijd een startgesprek, minimaal één tussentijdse beoordeling en een eindbeoordeling gedaan. In uitzonderingsgevallen en met goedkeuring van de CROW beheerder, kan Better Performance ook worden toegepast op kortlopende projecten waarbij alleen een eindbeoordeling wordt toegepast. Wanneer dit het geval is, wordt dit duidelijk tijdens het startgesprek met opdrachtnemer besproken. Ook bij openbaar aanbestede opdrachten wordt Better Performance gemeten. Deze beoordelingen tellen niet mee voor de positie op de groslijsten. De geldigheidsduur van Better Performance metingen is 5 jaar.
5.2 Klachten en bezwaren Better Performance
De gemeente Berkelland houdt zich bij het meten van de Better Performance aan de gedragscode die het CROW hiervoor heeft opgesteld.
De beoordelaar voert de beoordelingen zorgvuldig, objectief, transparant en integer uit. Hij motiveert de (tussen)beoordelingen, bespreekt die met opdrachtnemer/opdrachtgever en legt dit na afloop vast. Als de opdrachtnemer/opdrachtgever het niet eens is met de eindbeoordeling, gaat hij hierover in gesprek met de leidinggevende van de beoordelaar. In geval van opdrachtgever, betreft dit de CROW beheerder. Dit doet hij tijdig en in ieder geval vóórdat de beoordeling definitief wordt. Als partijen het oneens blijven, dan zullen zij het overleg vervolgen met een gezamenlijk te benoemen mediator. Als partijen het niet eens kunnen worden over de gezamenlijk te benoemen mediator, zullen zij advies vragen aan een commissie van drie mediators. Elke partij wijst één mediator aan binnen veertien dagen nadat vaststaat dat partijen het niet eens kunnen worden over de gezamenlijke benoeming van een mediator. De door partijen benoemde mediators benoemen gezamenlijk een derde mediator binnen veertien dagen nadat zij zijn benoemd. De mediators brengen hun advies uit binnen vier weken nadat de derde deskundige is benoemd. De kosten van de mediation worden door partijen voor gelijke delen (50/50) gedragen.
Als mediation niet resulteert in een door alle partijen gedragen eindbeoordeling, kan de zaak ter beslechting worden voorgelegd aan een onafhankelijke geschillencommissie.
Als opdrachtgever en opdrachtnemer het oneens blijven over de eindbeoordeling, dan kunnen partijen gezamenlijk, of kan de meest gerede partij, het geschil op de navolgende wijze voorleggen aan een onafhankelijke geschillencommissie:
- -
- -
- -
De geschillenbeslechting kan schriftelijk of mondeling worden uitgevoerd. De keuze voor mondeling of schriftelijk wordt gemaakt afhankelijk van complexiteit van de vraag en de inschatting van de commissie. Partijen kunnen hun voorkeur kenbaar maken; - de geschillenbeslechting is een betaalde dienst;
- -
- -
- -
De geschillencommissie wordt samengesteld door het Landelijk Overleg Better Performance en bestaat uit drie personen: een opdrachtgever, een marktpartij en een onafhankelijke derde. De geschillencommissie wordt bijgestaan door een eveneens door het Landelijk Overleg te benoemen juridisch secretaris.
Om tot een groslijst toe te kunnen treden, dient de opdrachtnemer referenties te overleggen (voorzien van ondertekende tevredenheidsverklaring) van eerdere uitgevoerde opdracht(en) waaruit blijkt dat het bedrijf aan de gestelde eis van de desbetreffende groslijst kan voldoen. Een referentie mag maximaal 5 jaar oud zijn, gerekend vanaf de datum van oplevering.
Indien gemeente Berkelland bij de selectie gebruik maakt van de geraamde waarde, wordt het gefactureerde bedrag van de 1e referentie keer een factor 1,5 de maximale geraamde waarde van onderhandse opdrachten waar de ondernemer in aanmerking komt.
Door aanmelding voor de groslijst gaat de gegadigde akkoord dat de gemeente, zonder tussenkomst van de gegadigde, contact op mag nemen met de als referentie opgegeven organisatie om bij opgegeven contactpersoon de inhoud van de referenties te verifiëren. De uitkomst van de verificatie is bindend.
Per referentieproject moeten minimaal de onderstaande gegevens worden ingediend:
- a)
- b)
- c)
- d)
- e)
- f)
- g)
- h)
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-536668.html