Nadere regels reservevorming subsidies Teylingen 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Teylingen,

overwegende dat het wenselijk is om eenduidig en transparant om te gaan met reservevorming bij organisaties die een subsidie van het college ontvangen,

gelet op de artikelen 4:71 en 4:72 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 3 lid 3 van de Algemene subsidieverordening Teylingen 2025,

besluit vast te stellen de

Nadere regels reservevorming subsidies Teylingen 2025

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt aangesloten bij de begripsomschrijvingen uit de Algemene subsidieverordening Teylingen 2025 tenzij daar expliciet van wordt afgeweken.

In deze regeling wordt verstaan onder:

Algemene reserve	Het deel van het eigen vermogen (een reserve) die wordt gevormd om een financiële buffer te hebben voor het opvangen van onverwachte verliezen, investeringen of andere strategische uitgaven;
ASV	Algemene subsidieverordening Teylingen 2025;
Bestemmingsreserve	Het deel van het eigen vermogen waaraan een bepaalde bestemming is gegeven;
Egalisatiereserve	Een reserve die specifiek is bedoeld om fluctuaties in inkomsten en uitgaven over meerdere perioden te egaliseren/recht te trekken;
Eigen vermogen	Het saldo van alle bezittingen (activa) en de schulden (passiva);
Onderbesteding	Het deel van de verleende subsidie dat na verantwoording niet blijkt te zijn besteed;
Voorziening	Een financiële reservering voor verwachte toekomstige kosten of verplichtingen waarvan het bedrag en/of tijdstip nog onzeker zijn.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Deze regeling is van toepassing op alle subsidies van de gemeente Teylingen die na inwerkingtreding van deze regeling zijn aangevraagd.

Algemene of egalisatiereserve

Artikel 3. Doelgroep

• 1. Subsidieontvangers die/waarvan:

  • a. minimaal twee achtereenvolgende jaren een subsidie ontvangen van gemeente Teylingen van ten minste € 50.000,00 per kalenderjaar voor dezelfde activiteiten, dan wel;

  • b. minimaal twee achtereenvolgende jaren meerdere subsidies per kalenderjaar ontvangen van minder dan € 50.000,00 van gemeente Teylingen voor dezelfde activiteiten, maar deze subsidies per kalenderjaar in totaal ten minste € 50.000,00 bedragen, en;

  • c. meer dan 75% van de begroting/jaarrekening gefinancierd wordt door subsidie van de gemeente Teylingen;

  mogen een reserve vormen zoals bedoeld in artikel 4 mits is voldaan aan de voorwaarden uit artikel 4.

• 2. Inkomsten gegenereerd uit de subsidiabele activiteiten worden niet meegenomen in de berekening zoals bedoeld in het eerste lid, onder c.

• 3. Bestemmingsreserves en voorzieningen worden niet meegenomen in de berekening zoals bedoeld in het eerste lid onder c, mits is onderbouwd voor welk doel respectievelijk voor welke verplichting deze dient.

• 4. Subsidieontvangers die niet voldoen aan artikel 3 lid 1 mogen geen reserve vormen met subsidies van gemeente Teylingen tenzij positief is besloten op een uitzonderingsverzoek zoals opgenomen in artikel 5.

Artikel 4. Reservevorming

• 1. Een subsidieontvanger als bedoeld in artikel 3 kan het niet bestede deel van het verleende subsidiebedrag toevoegen aan een algemene reserve of egalisatiereserve mits:

  • a. de subsidiabele activiteiten verder conform de voorwaarden uit de verleningsbeschikking zijn uitgevoerd, en

  • b. het eigen vermogen van de subsidieontvanger na aftrek van inkomsten gegenereerd uit de subsidiabele activiteiten, al bestaande bestemmingsreserves met een duidelijk doel of voorzieningen, minder dan 10% van het verleende subsidiebedrag bedraagt.

• 2. Indien een subsidieontvanger een algemene of egalisatiereserve heeft gevormd, maar op het moment van de subsidieaanvraag niet blijkt te voldoen aan lid 1 onder b, wordt bij verlening van de subsidie voor het eerstvolgende subsidiejaar het gedeelte van het eigen vermogen dat de 10% van het gevraagde subsidiebedrag overstijgt in mindering gebracht op de te verlenen subsidie.

Artikel 5. Uitzonderingsverzoek

• 1. Subsidieontvangers die niet voldoen aan artikel 3 lid 1 kunnen bij het college een uitzonderingsverzoek indienen voor het vormen of aanvullen van een algemene of egalisatiereserve.

• 2. Subsidieontvangers die wel voldoen aan artikel 3 lid 1 kunnen bij het college een uitzonderingsverzoek indienen om af te wijken van artikel 4 lid 1 onder b om het genoemde eigen vermogen te verhogen tot meer dan 10% van het aangevraagde subsidiebedrag.

• 3. Het uitzonderingsverzoek bevat:

  • a. Het doel van de reserve en de soort reserve;

  • b. De hoogte van de reserve en het percentage van de reserve in relatie tot het verleende subsidiebedrag;

  • c. Een onderbouwing voor het verzoek.

• 4. Het college weigert het verzoek in ieder geval indien uit de aanvraag niet blijkt dat de (aanvullende) reservevorming in het algemeen belang is en de activiteiten niet voor twee of meerdere jaren achtereenvolgens worden uitgevoerd.

• 5. Verzoeken voor reservevorming als bedoeld in het eerste lid mogen alleen ingediend worden met het vaststellingverzoek indien er sprake is van onderbesteding.

• 6. Een uitzonderingsverzoek moet worden ingediend aan de hand van het formulier dat beschikbaar wordt gesteld op de website van gemeente Teylingen.

Bestemmingsreserve

Artikel 6. Verzoek bestemmingsreserve

• 1. Voor het mogen vormen van een bestemmingsreserve dient de subsidieontvanger een verzoek in bij het college:

  • a. In het geval dat een subsidieontvanger naast subsidie voor de uit te voeren activiteiten ook middelen wil aanvragen voor het vormen van een bestemmingsreserve dient de subsidieontvanger gelijktijdig met de subsidieaanvraag een verzoek in;

  • b. In het geval dat een subsidieontvanger niet bestede subsidiemiddelen wil toevoegen aan een bestemmingsreserve dient de subsidieontvanger gelijktijdig met het vaststellingsverzoek een verzoek in.

• 2. Het verzoek bevat een duidelijke onderbouwing van het doel en de besteding van de reserve.

• 3. Een bestemmingsreserve kan alleen gevormd worden voor een bepaald doel dat direct verband houdt met de gesubsidieerde activiteiten.

• 4. De toestemming voor een bestemmingsreserve wordt in beginsel voor maximaal 5 jaar verleend.

• 5. Een verzoek op grond van lid 1 onder a wordt via het beschikbaar gestelde formulier op de website ingediend samen met de subsidieaanvraag. Het college besluit in dit geval in de verleningsbeschikking op het verzoek tot het vormen van een bestemmingsreserve.

• 6. Een verzoek op grond van lid 1 onder b wordt via het beschikbaar gestelde formulier op de website ingediend samen met het vaststellingsverzoek. Het college besluit in dit geval in de vaststellingsbeschikking op het verzoek tot het vormen van een bestemmingsreserve.

Verantwoording en slotbepalingen

Artikel 7. Verantwoording

• 1. De jaarrekening of het financieel verslag die op grond van artikel 14 en 15 van de ASV bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie moet worden bijgevoegd, vermeldt de onttrekkingen en toevoegingen op een overzichtelijke wijze met cijfermatige en tekstuele toelichting.

• 2. In aanvulling op artikel 14 en 15 van de ASV moet uit het inhoudelijk verslag bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie blijken dat de reservevorming bijdraagt aan het realiseren en borgen van de doelen en resultaten die de subsidieontvanger met de ontvangen subsidie gaat realiseren.

• 3. In aanvulling op artikel 13 van de ASV moet een subsidieontvanger van een subsidie tot en met € 10.000,00 van wie een verzoek op grond van artikel 5 lid 1 of 6 lid 1 gehonoreerd is, ook een financieel verslag/ jaarrekening en inhoudelijk verslag indienen of toevoegen, gelijk aan lid 1 en lid 2 van dit artikel.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Nadere regels reservevorming subsidies Teylingen 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Teylingen op 11 november 2025.

Het college van burgemeester en wethouders van Teylingen,

J.F.A. Tomassen

Secretaris

C.G.J. Breuer

Burgemeester

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Definities

Reservevorming verwijst naar het proces waarbij een deel van de ontvangen subsidies, dat niet is besteed aan het uitvoeren van activiteiten, apart wordt gezet als financiële buffer voor toekomstige onvoorziene kosten, risico's of investeringen. Dit helpt bij het waarborgen van financiële stabiliteit. Door reserves te vormen, kunnen organisaties beter omgaan met tijdelijk inkomstenverlies, onverwachte uitgaven of andere financiële uitdagingen. Het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de reserve.

• Een algemene reserve is een reserve die wordt opgenomen om een financiële buffer te hebben voor het opvangen van onverwachte verliezen, investeringen of andere strategische uitgaven. Dit is vaker het geval voor subsidies die dienen ter ondersteuning van de algemene bedrijfsvoering en het versterken van de activiteiten.

• Een bestemmingsreserve is een specifieke reserve waaraan vooraf een bestemming is gegeven. Bijvoorbeeld een culturele stichting die een specifieke subsidie ontvangt voor de restauratie van een historisch theater voor 2025. De stichting geeft dit niet direct uit en richt een ‘spaarpotje’ op genaamd "Restauratie Theater 2026" waarin de subsidiegelden worden gestort. Deze middelen mogen alleen worden gebruikt voor het herstel van het theater. Aangezien het besteed gaat worden aan de restauratie wordt er wel aan de originele subsidievoorwaarden voldaan, maar een deel wordt pas in 2026 besteed.

• Een egalisatiereserve is specifiek bedoeld om fluctuaties in inkomsten en uitgaven over meerdere perioden te egaliseren/recht te trekken. Hiermee kan de organisatie stabielere financiële resultaten rapporteren, kunnen kosten in piekperiodes worden gedekt en kan een financieel tekort in rustigere perioden worden opgevangen. Dit kan bijvoorbeeld door een vereniging worden gedaan die enkele grootschalige (sport)activiteiten organiseert.

• Met eigen vermogen wordt bedoeld: eigen vermogen wordt gedefinieerd als het verschil tussen de waarde van de bezittingen (activa) en de schulden inclusief verplichtingen (passiva) van een organisatie. Om de stand van het eigen vermogen te bepalen in verband met het 10% percentage wordt in deze regeling het eigen vermogen genomen met aftrek van bestemmingsreserves, voorzieningen, donaties, giften, contributie en andere inkomsten uit subsidieactiviteiten.

• Met onderbesteding wordt bedoeld dat het verleende subsidiebedrag niet volledig is opgegaan aan de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. In deze regeling gaat het vervolgens om het overgebleven bedrag waarbij de activiteiten wel conform verlening zijn uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als de activiteiten uiteindelijk voor een lager bedrag zijn uitgevoerd. Het overgebleven deel zijn dus de niet bestede middelen.

• Met voorziening wordt bedoeld een financiële reservering die een organisatie op de balans onder vreemd vermogen kan vormen voor verwachte toekomstige kosten of verplichtingen waarvan het bedrag en/of tijdstip nog onzeker zijn. Het doel van een voorziening is om toekomstige uitgaven te dekken die waarschijnlijk zullen optreden. Hoewel een voorziening lijkt op een bestemmingsreserve zijn deze verschillend. Een bestemmingsreserve is specifiek toegewezen aan een bepaald doel terwijl een voorziening uitgaat van een toekomstige verplichting waarvan het specifieke bedrag en/of tijdstip nog niet duidelijk is.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Deze regeling is slechts van toepassing op organisaties aan wie een subsidie is verleend nadat deze regels in werking zijn getreden en waarop de Algemene subsidieverordening Teylingen 2025 van toepassing is.

Artikel 3. Doelgroep

Voor het mogen vormen van een algemene reserve of egalisatiereserve is een specifieke doelgroep vastgesteld. Dat betreft de subsidieontvangers van wie een substantieel deel van het eigen vermogen bestaat uit subsidies van de gemeente Teylingen. Daarvan kan de gemeente Teylingen immers wat vinden. Subsidieontvangers die meer dan € 50.000 subsidie ontvangen, verrichten meestal substantieel werk voor de gemeente. De regels uit deze regeling hebben in beginsel als doel om het risico dat deze organisaties in financiële problemen kunnen komen, te verkleinen. Dit geldt voor zowel vrijwilligersorganisaties als organisaties met personeel in dienst.

Regionaal of landelijk opererende organisaties die activiteiten voor de gemeente Teylingen uitvoeren, worden vaak door meerdere overheden gefinancierd. In voornoemde gevallen kan er sprake zijn van meerdere subsidies/inkomstenbronnen waaruit reservevorming kan ontstaan. Omdat deze organisaties niet zullen voldoen aan de doelgroepsvereiste uit artikel 3, zijn deze organisaties daarom al uitgesloten van deze regeling. Wel kunnen deze organisaties, net als iedere andere subsidieontvanger, een uitzonderingsverzoek indienen.

Voor de berekening van 75% van de begroting/jaarrekening worden inkomsten die gegenereerd zijn uit subsidiabele activiteiten (donaties, giften) en al bestaande bestemmingsreserves en voorzieningen (al in het verleden gevormd, mogelijk ook uit andere gelden) niet meegenomen. Daarmee kan een subsidieontvanger eerder aan de norm van 75% voldoen.

Of de subsidieontvanger voldoet aan de voorwaarden, wordt gecontroleerd aan de hand van de begroting/jaarrekening op het moment van aanvragen of bij de vaststelling. Voor deze reservevorming wordt dan ook geen apart toestemmingsbesluit genomen. Indien de subsidieontvanger een algemene of egalisatiereserve heeft gevormd maar niet voldoet aan de voorwaarden, zal dit wel in de verlenings- of vaststellingsbeschikking aan de orde komen.

Artikel 4. Reservevorming

Bestemmingsreserves zijn bij de bepaling van het eigen vermogen uitgesloten wanneer het doel van de bestemmingsreserve concreet is. Dit betreft enkel het deel van de niet-benutte subsidie die het eigen vermogen op 10% van het totaal aangevraagde subsidiebedrag brengt. Dit heeft te maken met de doelgroep: het gaat om partijen die zo goed als volledig afhankelijk zijn van middelen van gemeente Teylingen.

Indien uit een opvolgende subsidieaanvraag blijkt dat de subsidieontvanger wel een algemene of egalisatiereserve heeft gevormd maar niet aan de voorwaarden voldoet, kan de gemeente op grond van lid 2 bij de subsidieverlening een gedeelte in mindering brengen.

Artikel 5. Uitzonderingsverzoek

Subsidieontvangers die niet voldoen aan de vereisten in artikel 3 kunnen een uitzonderingsverzoek indienen bij het college om te vragen of ook zij een algemene of egalisatiereserve mogen opbouwen in het geval van onderbesteding. Ook subsidieontvangers die voldoen aan artikel 3 maar een hogere algemene of egalisatiereserve willen, kunnen hiervoor een verzoek indienen bij het college. Het formulier hiervoor wordt op de gemeentelijke website geplaatst. Alleen verzoeken die aan de hand van het formulier worden gedaan, worden behandeld.

Artikel 6. Verzoek bestemmingsreserve

Iedere subsidieontvanger kan een verzoek indienen tot het vormen van een bestemmingsreserve (hier geldt geen specifieke doelgroep). Voor het mogen vormen van een bestemmingsreserve is een aparte toestemming van het college verplicht. Aan de hand van de door de subsidieontvanger gegeven onderbouwing zal per geval worden beoordeeld of een bestemmingsreserve noodzakelijk is met het oog op de activiteiten en het doel van de subsidie.

Artikel 7. Verantwoording

Subsidieontvangers die onder bestede subsidiemiddelen mogen toevoegen aan een reserve, moeten bij hun reguliere eindverantwoording aantonen hoeveel de reserve bedraagt en hoe die tot stand is gekomen. Indien het eigen vermogen meer bedraagt dan 10% van het subsidiebedrag van het kalenderjaar waarin de reserve is gevormd dan kan het meerdere deel worden teruggevorderd zodat de reserve weer uitkomt op 10% van het eigen vermogen. Wel kan pas worden teruggevorderd nadat de subsidie lager is vastgesteld (4:46 Awb).

Subsidies tot 10.000 worden in de meeste gevallen direct vastgesteld. In een besluit op het uitzonderingsverzoek of verzoek voor een bestemmingsreserve zal de verantwoording uit lid 3 worden opgenomen.

Artikel 8. Slotbepalingen

Deze regeling treedt een dag na bekendmaking in werking. Deze regels zullen dan ook worden toegepast op de beschikkingen voor subsidies voor 2027 en verder. Dat betekent dat het eigen vermogen van subsidieontvangers dan wel moet voldoen aan deze regels.