Controleprotocol accountantscontrole Jaarrekening 2025 en navolgende jaren

1. Inleiding

De gemeenteraad verstrekt opdracht aan zijn accountant om de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor de Gemeente Oegstgeest uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financiële beheer over het betreffende jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van B&W van de Gemeente Oegstgeest.

1.1. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de Gemeente Oegstgeest.

1.2. Wettelijk kader

De Gemeentewet artikel 213 schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Oegstgeest zijn de kaders en randvoorwaarden voor de opdrachtverlening en de controle in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025 en de navolgende jaren.

1.3. Procedure

De controle vindt plaats in opdracht van de gemeenteraad. De aanstelling van de accountant heeft plaats gevonden door middel van een raadsbesluit. Jaarlijks wordt de opdracht van de accountant bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met behulp van dit controleprotocol stelt de gemeenteraad de toleranties vast.

De te volgen (controle)procedures en communicatiemomenten zijn verder vastgelegd in hoofdstuk zes en bijlage één en twee van dit document. Grondslagen voor de te volgen procedure en communicatie-momenten zijn te vinden in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet, artikel twee lid vier, artikel vier lid drie en artikel zeven lid vier.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel of :

• de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

• de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen;

• de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en;

• het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) alsmede de regelgeving voor accountants (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle zodanig in dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat afwijkingen van materieel belang in de controle wordt ontdekt en baseert zich daarbij op risico-analyse, vastgestelde toleranties, deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en gemeenteraden mogen de goedkeurings- en rapporteringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen.

3.1. Goedkeuringstolerantie

Onder de goedkeuringstolerantie wordt verstaan, het bedrag dat de som van afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.

De goedkeuringstoleranties zijn in overeenstemming met de in artikel 4 lid 3 van het Bado genoemde goedkeuringstoleranties (zie het schema hieronder).

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurende verklaring	Verklaring met beperking	Oordeelonthouding/ afkeurende verklaring
Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle	≤ 2%	>2%<4%	> 4%

De tolerantie wordt berekent door het percentage te vermenigvuldigen met de omvangbasis. De omvangbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de toevoegingen aan de reserves (artikel 2 lid 3 Bado).

Opgemerkt wordt dat de begroting het voorlopige uitgangspunt (gedurende het controletraject) is voor de oordeelsvorming t.a.v. de getrouwheid van de jaarrekening. Uiteindelijk worden de toleranties berekend op basis van de realisatie.

3.2. Rapporteringstolerantie

Naast de goedkeuringstoleranties, wordt ook de rapportagetolerantie onderkend. Onder de rapporteringstolerantie wordt verstaan een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Voor de rapporteringstolerantie stelt de gemeenteraad als maatstaf dat de accountant per post elke individuele afwijking of onzekerheid ≥ € 100.000,- rapporteert.

De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de in artikel 5 lid 4 van het Bado genoemde minimumeisen ten aanzien van de verantwoorde specifieke uitkeringen.

Van de accountant wordt verwacht dat per specifieke uitkering gerapporteerd wordt met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering.

De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onjuistheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

4. Getrouwheidscriteria

Bij de controle van de jaarrekening controleert de accountant of de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties getrouw zijn weergegeven.

Er zijn negen toetsingscriteria binnen de (interne en externe) controle. Hiervan hebben zes criteria betrekking op de controle op de getrouwe weergave en drie criteria hebben betrekking op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties.

Criteria voor getrouwheid:

• 1. het calculatiecriterium : er wordt vastgesteld dat bedragen juist zijn berekend;

• 2. het valuteringscriterium : de juistheid van de tijdstip van betaling en de verantwoording van de verplichting wordt vastgesteld;

• 3. het leveringscriterium : er wordt vastgesteld dat de levering heeft plaats gevonden (vaak aangeduid als “prestatielevering”);

• 4. het adresseringscriterium : de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan wordt vastgesteld;

• 5. het volledigheidscriterium : er wordt vastgesteld of de opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn;

• 6. het aanvaardbaarheidscriterium : er wordt vastgesteld dat de financiële beheershandelingen passen binnen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen.

5. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, hierna in het kort weergegeven, als volgt:

5.1. Interim-controle (managementletter)

In de tweede helft van het verantwoordingsjaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht. Hierin ligt de nadruk op het functioneren van de AO/IC, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financiële beheer. Tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische- en exploitatierisico’s.

De managementletter wordt in concept-vorm voorgelegd aan en besproken met de directie, de concerncontroller en de senior adviseur financiën van het team Bestuur, Strategie en Bedrijfsvoering.

Binnen een week na afronding van de bespreking brengt de accountant zijn bevindingen in definitieve vorm uit aan het college van burgemeester en wethouders.

Het college stuurt binnen één maand na aanlevering van de definitieve managementletter een afschrift van de bevindingen ter kennisname aan de commissie Audit. Dit afschrift wordt door het college voorzien van een reactie op de bevindingen van de accountant.

5.2. Verslag van bevindingen (accountantsverslag)

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen rapporteert de accountant over de bevindingen en zijn beschouwingen die voort zijn gekomen uit de uitgevoerde controlewerkzaamheden ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. In het verslag van bevindingen (hierna: accountantsverslag) wordt tevens gerapporteerd over de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.

Het concept-accountantsverslag wordt voorgelegd en besproken met de directie, de concerncontroller en de senior adviseur financiën van team Bestuur, Strategie en Bedrijfsvoering. In aanvulling hierop, bespreekt de accountant het concept-accountantsverslag ook met de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder Financiën. Binnen een week na afronding van de besprekingen brengt de accountant zijn bevindingen in definitieve vorm uit aan de gemeenteraad met een afschrift aan het college.

5.3. Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Afwijkingen of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk drie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een aparte paragraaf bij het accountantsverslag. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging voor zover van belang voor het getrouwheidsoordeel.

5.4. Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarstukken kan vaststellen. De door de accountant gewaarmerkte jaarstukken dient samen met de controleverklaring en het accountantsverslag uiterlijk 15 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar aan de gemeenteraad aangeboden te worden.

In bijlage één zijn de rapportagemomenten schematisch vastgelegd.

Bijlage 1: Rapportage

De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:

Rapportage	Tijdstip	Inhoud	Gericht aan
Managementletter	Na afronding van de interim-controle.	Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.	College B&W
Accountantsverslag	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende afwijkingen, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.	Gemeenteraad
Controleverklaring	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften.	Gemeenteraad

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management van toepassing.

	Aantal per jaar	Toelichting
Commissie Audit	Minimaal twee	De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De commissie Audit is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de commissie Audit. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitieve accountantsverslag) worden besproken in de commissie Audit.
Griffier	PM	Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Directie/ concerncontroller en team Bestuur, strategie en bedrijfsvoering	Minimaal drie	De directie, concerncontroller en team Bestuur, strategie en bedrijfsvoering zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept-managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept-accountantsverslag). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Directie/teams	PM	Binnen de directie/teams zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de teammanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder financiën	Drie	Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.
College B&W en Gemeenteraad	PM	Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.