Budgethoudersregeling gemeente Zevenaar 2025

De budgethoudersregeling 2025 geeft regels over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden over de toegekende budgetten.

Artikel 1 Algemeen

In deze regeling worden een aantal definities genoemd. Hieronder wordt verstaan:

Budget:

Een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan taken op basis van de productraming. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten.

Budgethouder:

De budgethouder is de persoon die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget en verantwoordelijk is voor de aan het budget gerelateerde te leveren prestaties, taken of producten. De budgethouder beheert het budget en is er verantwoordelijk voor dat het budget niet wordt overschreden.

Verplichting:

Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst. Deze overeenkomst heeft betrekking op levering van goederen, aanneming van werk of aanneming van diensten aan of door de gemeente Zevenaar. Een verplichting heeft betrekking op baten of lasten.

Investeringsbudget:

Een investeringsbudget is een budget voor investeringen zoals beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Het nut van deze investeringen strekt zich over meerdere jaren uit.

Artikel 2 Verantwoordelijkheden

• a) In het meest actuele “Organisatiebesluit Zevenaar” zijn de verantwoordelijkheden van de toegewezen budgetten beschreven;

• b) De hiërarchische manager geeft schriftelijk door welke budgetten aan welke budgethouder worden toegewezen;

• c) Het team Financiën & Belastingen legt dit per budget vast in het zaaksysteem waarbij digitaal wordt goedgekeurd door de hiërarchische manager, de budgethouder en de vervanger;

• d) De griffier is budgethouder van de budgetten voor griffie en gemeenteraad en legt hierover zelf verantwoording af aan de gemeenteraad;

• e) De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen;

• f) Een extern ingehuurde medewerker is in beginsel geen budgethouder. Aanwijzing gebeurt uitsluitend door de algemeen directeur;

• g) Voor 2025 geldt een uitzondering voor het bepaalde in artikel 2 lid f, wat betekent dat extern ingehuurde medewerkers wel budgethouder kunnen zijn.

• h) Een extern ingehuurde medewerker mag géén facturen behandelen van hem/haar zelf of van een organisatie waar hij/zij een verbintenis mee heeft. Voor de definitieve goedkeuring gaan deze facturen naar de hiërarchisch leidinggevende;

• i) Het team Financiën & Belastingen is verantwoordelijk voor het actueel houden van de lijst van budgethouders en hun vervangers;

• j) De hiërarchische manager is verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen;

• k) Een toegewezen budget kan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of gewijzigd. Deze intrekking of wijziging wordt in het zaaksysteem vastgelegd, goedgekeurd door alle partijen en wordt vervolgens in de financiële administratie verwerkt;

• l) De functiescheidingen zijn via autorisaties in de financiële administratie digitaal verwerkt en de afhandeling van de facturen beschreven in de werkinstructie factuurafhandeling Key2Financiën.

Artikel 3 Vaststelling budgetten

Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad de begroting of tussentijdse begrotingswijziging heeft goedgekeurd.

Artikel 4 Verplichtingen

Verplichtingen worden aangegaan door de budgethouders met in achtneming van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zevenaar en de mandatenregeling. Verplichtingen worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat er een toereikend budget beschikbaar is.

Voor de drempelbedragen van het aangaan van verplichtingen wordt verwezen naar het meest actuele “Besluit mandaat-, volmacht- en machtiging Zevenaar”.

Artikel 5 Fiattering en betaling

• a) De budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en tijdig afhandelen van inkoopfacturen, inclusief het controleren en coderen van de factuur en het vaststellen of de factuur overeenkomt met de geleverde prestaties en gemaakte afspraken. Het team Financiën & Belastingen is verantwoordelijk voor de boeking en betaling van een ingekomen factuur;

• b) Fiattering van facturen gebeurt digitaal. Indien de budgethouder niet akkoord gaat met een ontvangen factuur neemt de budgethouder zelf het initiatief richting leverancier. De budgethouder legt deze afspraken digitaal vast in de financiële administratie onder “opmerkingen" of “kladblok" bij de factuur en parkeert zo nodig de factuur;

• c) Bij afwezigheid van de budgethouder worden de aan hem verleende bevoegdheden uitgevoerd door de vervanger conform artikel 2;

• d) Voor bepaalde kosten ontvangt de gemeente verzamelnota’s en/of voorschotnota’s die betrekking hebben op budgetten vallende onder diverse budgethouders. De financiële administratie kan de voorschotten van deze kosten rechtstreeks verantwoorden ten laste van de budgetten van de betreffende budgethouders. De eindafrekeningen van de voorschotnota's worden gecontroleerd en akkoord verklaard door de budgethouders;

• e) Het team Financiën & Belastingen controleert alle betalingsstukken en ontvangstbewijzen voordat de definitieve vastlegging in de financiële administratie plaats vindt zoals beschreven in de werkinstructie factuurafhandeling Key2Financiën.

Artikel 6 Budgetsubstitutie

• a) De budgethouder is bevoegd om met budgetten te schuiven om (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde taakveld . Elke substitutie wordt in beginsel vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging. Deze wijziging is budgetneutraal. De financieel adviseur voert deze aanpassing uit volgens het werkproces begrotingswijziging;

• b) Goedkeuring van schuiven met budgetten binnen een en hetzelfde taakveld in geval van meerdere budgethouders binnen hetzelfde team is voorbehouden aan de teammanager;

• c) Goedkeuring van schuiven met budgetten binnen een en hetzelfde taakveld in geval van meerdere budgethouders in meerdere teams is voorbehouden aan de domeinmanager

• d) De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen taakvelden binnen één en hetzelfde raadsprogramma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een begrotingswijziging volgens het werkproces begrotingswijziging;

• e) Budgetsubstitutie tussen raadsprogramma’s vereist een raadsbesluit. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een begrotingswijziging volgens het werkproces begrotingswijziging;

• f) Budgetsubstitutie door een budgethouder is niet mogelijk bij doorbelastingen van uren, verrekeningen met reserves en voorzieningen, rente en afschrijvingen, en interne verrekeningen;

• g) De budgethouder van wie het budget ontoereikend is om een voorgenomen uitgave te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het college- en of raadsvoorstel waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgave wordt aangegeven. De budgethouder is zelf verantwoordelijk om dekking te zoeken en aan te geven in overleg met de financiële adviseur. De volgorde van dekking is als volgt:

  • 1. binnen de budgetten van het taakveld

  • 2. binnen de budgetten van het programma

  • 3. binnen de beschikbare algemene dekkingsmiddelen

• h) Baten en lasten mogen in beginsel niet tegen elkaar worden weggestreept. Uitgezonderd zijn lasten waartegenover baten van derden staan voor dezelfde gemeentelijke activiteit (bv. bijdrage andere gemeente in gezamenlijke kosten).

Artikel 7 Verantwoordelijkheid en registratie van budgetgegevens

• a) De budgethouder is verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve besteding binnen het hiervoor toegekende budget;

• b) De budgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van kwalitatieve budgetinformatie (toelichtingen, documenten en/of contracten) in het begrotingssysteem;

• c) De budgethouder legt minimaal in de documenten van de planning & controlcyclus verantwoording af aan de hiërarchische manager over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten;

• d) Het team Financiën & Belastingen is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie.

Artikel 8 Budgetrestanten

Na afloop van een boekjaar vallen resterende budgetten in de exploitatie vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.

Artikel 9 Overlopende verplichtingen en vorderingen

• a) Verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar, op voorwaarde dat;

  • 1. De opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden in het oude boekjaar zijn uitgevoerd;

  • 2. De factuur dan wel het boekstuk niet meer in het oude boekjaar is ontvangen dan wel verzonden;

• b) Als aan deze criteria wordt voldaan wordt na overleg met de financieel adviseur de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het afgelopen boekjaar.

Artikel 10 Investeringsbudget

• a) Op voorstel van de budgethouder kunnen (aanvullende) investeringsbudgetten worden toegekend door de raad. Hierbij geeft de budgethouder aan op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende rente -en afschrijvingslasten worden gedekt. Hierbij worden ook de dekking van de met de investering samenhangende exploitatielasten vastgelegd (bijvoorbeeld onderhoudskosten , energiekosten).

• b) Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten.

• c) Over de restant investeringsbudgetten vindt in januari jaar T+1 overleg plaats tussen de budgethouder en de financieel adviseur. Hierbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restant investeringsbudget naar het nieuwe boekjaar of dat het krediet in de jaarrekening kan worden afgesloten. Bij een overboeking vindt een verantwoording plaats over de planning van de investering, de verwachte kosten en mogelijke over- of onderschrijding.

• d) Het team Financiën & Belastingen legt bij de jaarrekening het overzicht van alle restantbudgetten ter goedkeuring voor aan het college en de raad.

• e) De aanwending van een restant investeringsbudget, anders dan die voor welke het investeringsbudget door de raad werd gevoteerd, is niet toegestaan.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertekst

• a) Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025;

• b) De budgethoudersregeling Zevenaar 2018 wordt per 1 januari 2025 ingetrokken;

• c) Deze regeling kan worden aangehaald als 'Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zevenaar 2025''.

Zevenaar, 25 november 2025