Gemeenteblad van Utrechtse Heuvelrug
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Utrechtse Heuvelrug | Gemeenteblad 2025, 525079 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit vervanging archiefbescheiden voor gemandateerde taken gemeente Utrechtse Heuvelrug door Omgevingsdienst regio Utrecht
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Utrechtse Heuvelrug op 18 november 2025.
De burgemeester,
G.F. Naafs
De secretaris,
Drs. M.J.T.H. Havekes
Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na de dag van publicatie een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Utrechtse Heuvelrug via ons digitaal loket (www.heuvelrug.nl/form/contactformulier/contactformulier-0) of per post naar postbus 200, 3940 AE Doorn. Een bezwaarschrift schorst de werking van het besluit niet.
Belanghebbenden kunnen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Midden-Nederland locatie Utrecht, Postbus 16005, 3500 DA Utrecht verzoeken een voorlopige voorziening te treffen indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Voorwaarde is dat ook een bezwaarschrift is ingediend
Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:
- •
- •
- •
- •
De gemeente Utrechtse Heuvelrug neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in de door de gemeente Utrechtse Heuvelrug aan de Omgevingsdienst regio Utrecht gemandateerde processen. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het “Handboek digitale vervanging van analoge informatie 2025” van de Omgevingsdienst regio Utrecht.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden voor zover de processen zijn opgenomen in het “Handboek digitale vervanging van analoge informatie 2025”.
Reproductie en vernietiging vinden plaats volgens de procedures zoals beschreven in het Handboek digitale vervanging van analoge informatie 2025.
Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De Omgevingsdienst regio Utrecht heeft hiertoe waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het “Handboek digitale vervanging van analoge informatie 2025”.
Handboek digitale vervanging van analoge informatie 2025 Omgevingsdienst regio Utrecht
Dit document voldoet aan de WCAG 2.1 standaard voor digitale toegankelijkheid.
1.1 Organisatie en Gemeenschappelijke Regeling
De Omgevingsdienst regio Utrecht, hierna genoemd de ODRU, is een Gemeenschappelijke Regeling. De Gemeenschappelijke Regeling is opgericht ter ondersteuning van de deelnemers bij de uitvoering van hun taken op het gebied van het omgevingsrecht in het algemeen en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht in het bijzonder. Ook voor de taken op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving (hierna: VTH) op grond van de in de Omgevingswet verzamelde wetten (zie hoofdstuk 18 in de Omgevingswet).
Deelnemers in de gemeenschappelijke regeling zijn de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bunnik, de Bilt, De Ronde Venen, IJsselstein, Montfoort, Woerden, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede en Zeist.
De ODRU wil overgaan tot de digitale vervanging van analoge archiefbescheiden. De ODRU zet zich in voor een situatie waarin volledig digitaal en zaakgericht wordt gewerkt, waarbij duurzaam en toegankelijk informatiebeheer het uitgangspunt is. Analoge archiefbescheiden zijn in deze context om meerdere redenen problematisch.
- •
Ten eerste moet analoge correspondentie, voor zover deze er nog is, gedigitaliseerd worden om te kunnen verwerken. Hierdoor ontstaat een situatie waarin zowel het analoge origineel (als archiefstuk) als de digitale kopie (als werkdocument) bewaard moeten worden. Dit zorgt voor dubbele opslagkosten en vormt voor de ODRU een risico voor het voldoen aan zijn archiefplichten, omdat hierdoor per definitie duplicaten ontstaan van archiefbescheiden die bij vernietiging van het origineel opgespoord en verwijderd moeten worden;
- •
Ten tweede heeft de ODRU geen geschikte opslagplaats voor het langdurig bewaren van analoge archiefbescheiden. Dit is problematisch, omdat archiefbescheiden die als blijvend te bewaren of te vernietigen worden aangemerkt, hier soms jarenlang bewaard moeten blijven tot het moment van overbrenging/vernietiging;
- •
De ODRU is van plan om vanaf inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit routinematige digitale vervanging toe te gaan passen. Vervanging doen we op analoge archiefbescheiden die vanaf de genoemde datum wordt ontvangen en/of uitgaande fysieke post bij de afhandeling van zaken. Het gaat daarbij om alle analoge informatie die volgens de geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komt. De reproducties worden hiermee de originele archiefbescheiden.
De archiefwet- en regelgeving staat deze vervanging toe als er aan twee punten wordt voldaan:
- •
- •
Vervanging is de ‘sluitpost’ van een volledig digitaal archief- en informatiebeheer. In principe hoeft alleen inkomende analoge post van burgers, bedrijven of overheden digitaal gemaakt te worden. Daarnaast ook de interne vastlegging van verantwoordingsinformatie voor zover die nog op papier gebeurt. Omdat vervanging aan te merken is als een risicovolle beheeractiviteit is deze zwaar gereguleerd, zie daarvoor de bijlage 9.1 Wettelijk kader.
De zorgdrager van archiefbescheiden is volgens de Archiefwet 1995 artikel 7 verantwoordelijk voor het nemen van een besluit tot vervanging. De ODRU is zorgdrager voor zijn eigen archief, namelijk de documentaire informatie die wordt opgemaakt vanuit het secundair proces, de bedrijfsvoering. Het bestuur van de ODRU kan voor deze informatie dus zelf een vervangingsbesluit nemen.
De partnergemeenten (vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur) zijn zorgdrager voor de archiefbescheiden die worden opgemaakt vanuit hun primair proces, de VTH en adviestaken. De colleges van B&W van de aangesloten gemeenten moeten hiervoor wel akkoord gaan met het vervangingsbesluit.
Met daadwerkelijke vervanging zal pas worden gestart nadat de besluitvorming daartoe door de zorgdragers volledig is doorlopen en de door hen genomen vervangingsbesluiten niet te herroepen zijn.
2 Reikwijdte: bij welke organisatieonderdelen en categorieën informatie wordt vervanging toegepast?
De reikwijdte van de vervanging omvat alle analoge archiefbescheiden die worden ontvangen en verzonden uit hoofde van de gemeenschappelijke regeling en waarvoor het dagelijks bestuur van de ODRU is aangewezen als zorgdrager. Dit betreft onder andere besluiten, vergaderstukken, contracten en beleidsdocumenten. Ook archiefbescheiden die door de ODRU worden ontvangen en verzonden in het kader van taken die door partnergemeenten aan de ODRU gemandateerd zijn, komen in aanmerking voor vervanging. Dit betreft met name informatie op het gebied van VTH. De reikwijdte omvat daarmee alle informatie die volgens de geldende selectielijst als te bewaren of te vernietigen is aangemerkt. Deze informatie is gerelateerd aan het takenpakket van de huidige organisatie en gecategoriseerd in de zaaktypencatalogus. Het gaat in dit handboek dus om alle analoge inkomende en interne informatie die is ontvangen dan wel opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het besluit tot vervanging van het dagelijks bestuur tot vervanging op 1-1-2025.
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin deze zijn ontstaan. De context moet na vervanging toegankelijk blijven. Naast de inhoud van documenten moeten daarom ook metagegevens worden bijgehouden, zoals documentnummer, datum van ontvangst/versturen, et cetera. De metagegevens van analoge archiefbescheiden worden bijgehouden en tijdens het vervangingsproces aan de digitale reproductie gekoppeld. Welke metagegevens bijgehouden moeten worden, vermeldt de ODRU in het metagegevensschema. Dit metagegevensschema is opgenomen in bijlage 9.2.
De reikwijdte van de vervanging omvat alle conform de geldende Selectielijst te bewaren en te vernietigen informatie, zoals die is gerelateerd aan het takenpakket van de huidige organisatie en gecategoriseerd in de zaaktypencatalogus (in I-Navigator of elders). Het gaat in dit handboek dus om alle analoge inkomende en interne informatie die is ontvangen resp. opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het besluit tot vervanging van het dagelijks bestuur tot vervanging op [datum].
Alle papieren informatie wordt vervangen met uitzondering van de informatie die aan één van onderstaande criteria voldoet. Voor zover relevant wordt ter ondersteuning van het digitale werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van de informatie die als uitzondering is benoemd.
- •
- •
- •
- •
3 Rollen en verantwoordelijkheden
Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het informatiebeheer zijn in hoofdlijnen vastgelegd in de interne regelgeving. Specifiek voor het vervangingsproces zoals ingericht bij de ODRU zijn de volgende taken en verantwoordelijkheden te onderscheiden:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Archivaris / toezichthouder informatiebeheer ODRU namens alle ODRU-gemeenten |
|
|
4 Specificatie van de (informatie)output van het vervangingsproces
In deze paragraaf wordt de output van het scanproces beschreven. In hoofdstuk 5 wordt de technische infrastructuur van de scaninrichting en randapparatuur beschreven. Hieronder benoemen we drie onderdelen van het proces:
- •
- •
- •
4.1 Structuur van de informatie
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
4.2 Technische (output) eisen aan scanning
4.3 Specificatie van reproductie-eisen
Juistheid en volledigheid van de scan
Scans zijn juist en volledig. Dat houdt het volgende in:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Scans zijn leesbaar. Dat houdt het volgende in:
- •
- •
- •
- •
Artefacten - afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld - zijn afwezig. Dat behelst:
- •
- •
- •
- •
4.4 Registratie (vast te leggen metagegevens zoals staat in het metagegevensschema)
Voor het MDTO-conforme metagegevensschema voor zaakdossiers en documenten - dus ook voor gescand materiaal - zie metagegevensschema Rx.Mission (zie bijlage ‘Metagegevensschema’ in paragraaf 9.2).
4.5 De technische infrastructuur
De prestaties van de hardware en de kwaliteit van de reproducties zijn afhankelijk van de hele infrastructuur die rond het vervangingsproces is ingericht.
De ODRU maakt gebruik van twee RICOH 3004ex printer/scanners. Hieronder staan de instellingen die gebruikt worden bij het scannen. Voor de volledige instellingen en mogelijkheden van de RICOH machines, zie bijlage 8.4 Gegevens scanners.
Huidige instellingen van de RICOH
Kleur: Automatisch kleur detecteren
Origineelzijden: Enkelzijdig / Dubbelzijdig kiezen
Documentrichting: Leesbare richting
Scanresolutie: 300 DPI (400 of 600 mogelijk)
Eén bestand per pagina aanmaken: nee
Het beheer op de software ligt bij de fabrikant van de scanners. Zij voeren periodiek controles uit.
De digitaal vervangen analoge informatie wordt opgenomen in de archiefmodule van het zaaksysteem Rx.Mission. Rx.Mission is een SaaS-oplossing. Roxit, de leverancier van de applicatie, draait eigen back-ups. Er zijn mogelijkheden om data terug te halen.
Software waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd, moet voldoen aan de standaard NEN-ISO 16175-1:2020. Rx.Mission met de module archiefbeheer en Fundament is compliant aan deze norm.
5 Scanproces inclusief kwaliteitscontrole
Het vervangingsproces omvat de volgende stappen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De controle en schoonmaak van de scaninrichting wordt beschreven in het Handboek DIV.
6 Kwaliteitsborging en wijzigingenbeheer (PDCA)
6.1 Relatie met de reguliere kwaliteitszorg (‘kwaliteitssysteem informatiebeheer’)
Afgezien van de in hoofdstuk 4 Specificatie van de (informatie)output van het vervangingsproces opgesomde specificaties van de (informatie)output van het vervangingsproces wordt aan archiefwettelijk vervangen informatie geen specifieke eisen gesteld. Dat betekent dat daarop de reguliere kwaliteitszorg, zoals uitgewerkt in het document Kwaliteitsborging en wijzigingsbeheer onverkort van toepassing is.
6.2 Stappen in Kwaliteitsborging en wijzigingsbeheer wat betreft het vervangingsproces
Ten aanzien van de uitbestede scanning ter archiefwettelijke vervanging volgens de specificaties in hoofdstuk 4 zijn jaarlijks de volgende stappen te onderscheiden wat betreft kwaliteitsborging en wijzigingsbeheer wat betreft het vervangingsproces:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Na in werking treden van het besluit tot vervanging, welke tevens een toestemming inhoudt om de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft de vervangen archiefbescheiden, op welke grond vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De Adviseur Recordmanagement is bevoegd tot routinematige vernietiging van onder deze toestemming vallende archiefbescheiden en het opstellen van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiëntie wordt per vernietigingsperiode een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.
De daadwerkelijke vernietiging wordt afgehandeld door de Recordmanager van het team Informatievoorziening van de ODRU. Vóór de daadwerkelijke vernietiging worden de directeuren of coördinatoren van de clusters en directies van de ODRU op de hoogte gesteld van de analoge documenten uit de dagdozen die vernietigd worden. Vernietiging van deze documenten kan worden uitgesteld op verzoek van de directeuren of coördinatoren.
7.2 Frequentie van vernietiging
Alle analoge originelen die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden uiteindelijk na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De analoge originelen worden voorlopig voor een periode van één kwartaal na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats.
De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:
Het dagelijks bestuur van de GR is als zorgdrager op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd analoge archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties en om de te vervangen analoge bescheiden te vernietigen na vervanging. Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard is deze vervanging, op grond van artikel 2a Archiefwet 1995, een toegestane ‘verwerking’ zoals bedoeld in AVG en uitvoeringsregeling. De bevoegdheid strekt zich uit tot alle analoge informatie van de organisatie die volgens de geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komt ongeacht waar deze zich bevindt, binnen of buiten de organisatie.
- •
- o
- •
- o
- o
- 1
- 2
- 3
- o
Art. 8: De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
- •
- o
- o
Art. 17 Context en authenticiteit: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden; d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en e. de besturingsprogrammatuur oftoepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.
- o
- o
Art. 26, lid 3 Algemene eisen aan opslagformaten voordigitale archiefbescheiden: Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.
- o
- o
Art. 26b Aspecten vervangingsproces: De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
8.1.1 Handboek en besluit over de vervanging
In een handboek en besluit over de vervanging dient op de eerste plaats op grond van artikel 2 Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met ‘het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek’, en ‘de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed’. Vervanging dient op grond van artikel 6 Archiefbesluit 1995 te gebeuren ‘met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens’. Besluit en handboek over de vervanging dienen daarom, op grond van artikel 26b Archiefregeling, duidelijkheid te geven over:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Voor opzet en inrichting van het vervangingsproces is een landelijke Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0 van december 2016 beschikbaar.
8.1.2 Machtiging(en) tot vervanging en daaraan gestelde voorwaarden
De archivarissen dienen in overeenstemming met artikel 7 lid b van het Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) 2019 1 een machtiging tot vervanging te verlenen respectievelijk over de vervanging te adviseren, alvorens tot daadwerkelijke vervanging over te mogen gaan. Het nemen van een besluit tot vervanging door het dagelijks bestuur van de ODRU en door de colleges van de aangesloten gemeenten gebeurt op basis van dit (gelijkluidende) handboek.
Bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit – zonder welke het niet van kracht is - moet op grond van artikel 6 Archiefbesluit 1995 melding te worden gedaan van de wijze waarop toepassing is gegeven aan bovengenoemde twee vereisten.
8.1.4 Jaarlijkse verklaring van vervanging
Op grond van artikel 8 Archiefbesluit 1995 dient van de vervanging een jaarlijkse verklaring op basis van het model in bijlage 8.3 opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze vervanging is toegepast. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan, waaronder de archiefbescheiden zouden worden bewaard, indien zij niet waren vervangen.
8.3 Model jaarlijkse verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Verklaring van vervanging van archiefbescheiden van de [organisatie]
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de [organisatie]
dat op grond van het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de [organisatie] d.d. [datum]
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen analoge archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum]
Bijlagen: Lijst van vervangen archiefbescheiden
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-525079.html