Regeling risicovolle projecten gemeente Gouda

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• a. project: een samenhangend geheel van activiteiten, uitgevoerd door een tijdelijke projectorganisatie, gericht op het bereiken van een vooraf gedefinieerd resultaat, met dekking vanuit een investeringsbudget, zoals opgenomen in het concern investeringsplan (CIP);

• b. programma¹: een tijdelijke manier van samenwerken, bestaande uit een verzameling van samenhangende projecten (met dekking uit een investeringsbudget), gericht op het nastreven van bepaalde doelen die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie;

• c. risicovol project: een project dat na afweging van de diverse criteria als genoemd in artikel 5 door de gemeente als risicovol project wordt beschouwd;

• d. kaders van een project: de doelstelling, scope, geld, organisatie, tijd, kwaliteit en risico’s van risicovol project, zoals vastgelegd in de eerste bestuurlijke voortgangsrapportage over een (risicovol) project;

• e. voortgangsrapportage: een periodieke rapportage over voortgang van de risicovolle projecten van het college aan de raad, zoals beschreven in artikel 7;

• f. tussenrapportage: een rapportage waarmee de raad tussentijds door het college wordt geïnformeerd over de voortgang van een risicovol project, zoals beschreven in artikel 8;

• g. beoordelingskader risicovolle projecten: de wijze waarop het college de onderdelen uit artikel 5 toepast om te bepalen of een bestaand danwel nieuw project aangewezen moet worden als risicovol project of om deze aanwijzing als risicovol project te beëindigen.

Artikel 2 Doel

Het doel van deze regeling is de controlerende en kaderstellende rol van de raad bij risicovolle projecten te versterken, door:

• a. bij de start van een risicovol project de raad te informeren over de kaders van een risicovol project door dit project op te nemen in de lijst met risicovolle projecten en in de eerstvolgende voortgangsrapportage;

• b. tijdens de uitvoering van een risicovol project de risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders tijdig te kunnen signaleren (om bij te kunnen sturen), en

• c. het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan, waar nodig, de dialoog over sturing en beheersing ervan met het college te voeren en bij te sturen door een wijziging van de kaders vast te stellen.

Artikel 3 Afbakening

Deze regeling is van toepassing op risicovolle projecten, met (o.a.) dekking vanuit een investeringsbudget, zoals opgenomen in het concern investeringsplan (CIP).

Artikel 4 Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Deze regeling wordt uitgevoerd door het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 5 Aanwijzing of beëindiging als risicovol project

• 1. De raad stelt, als onderdeel van deze regeling, een beoordelingskader risicovolle projecten vast, dat bepaalt op welke wijze projecten worden beoordeeld en aan de hand waarvan na afweging van de diverse criteria wordt vastgesteld welke projecten als risicovol project worden aangemerkt.

• 2. Het college beoordeelt aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten of een bestaand of nieuw project wordt aangewezen als risicovol project of om deze aanwijzing te beëindigen. Als het beoordelen van een project aan de hand van dit beoordelingskader leidt tot een vastgestelde score van 30 punten of meer, dan wordt het project aangewezen als risicovol project.

• 3. Als toepassing van het beoordelingskader leidt tot de conclusie dat er sprake is van een risicovol project informeert het college de raad via de eerstvolgende voortgangsrapportage dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten en om welke redenen zij voorstellen een project onder de werking van deze regeling te brengen of de onderbrenging daarvan te beëindigen.

• 4. Aanwijzing of beëindiging van de aanwijzing van een risicovol project wordt vastgesteld aan de hand van de volgende criteria die zijn opgenomen in het beoordelingskader risicovolle projecten:

  • a. Impact op de samenleving;

  • b. Bestuurlijke gevoeligheid;

  • c. Organisatorische complexiteit:

  • d. Mate van gemeentelijke beslissingsbevoegdheid;

  • e. Innovatief versus routinematig karakter van het project;

  • f. Complexiteit uitvoering (inclusief bodem);

  • g. Impact op gemeentelijke organisatie;

  • h. Omvang projectbudget.

  • i. Doorlooptijd project;

  • j. Omvang risico’s (kans x impact).

Artikel 6 Informatievoorziening bij risicovolle projecten

• 1. Indien het college aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten beoordeelt of een bestaand of nieuw project wordt aangewezen als risicovol project of om deze aanwijzing te beëindigen, zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 en 3, dan informeert het college de raad via de eerstvolgende voortgangsrapportage dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten.

• 2. Het college informeert de raad met voortgangsrapportages als bedoeld in artikel 7.

• 3. Het college informeert de raad waar nodig met een tussenrapportage als bedoeld in artikel 8.

Artikel 7 Voortgangsrapportage

• 1. Twee keer per jaar informeren burgemeester en wethouders de raad over de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang van risicovolle projecten in een voortgangsrapportage per project, die tegelijk met de bestuursrapportages aangeboden wordt.

• 2. De voortgangsrapportage beschrijft de voortgang in het project, de actuele ontwikkelingen en afwijkingen ten opzichte van de informatie ten opzichte van de eerdere voortgangsrapportage.

• 3. Wanneer het college bij een voortgangsrapportage constateert dat een aanpassing van de kaders van één of meerdere risicovolle projecten nodig is, gaat de voortgangsrapportage gepaard met een raadsvoorstel tot vaststelling van de gewijzigde kaders van het project.

• 4. Wanneer het college bij een voortgangsrapportage constateert dat een project niet langer als risicovol te beschouwen is, dan wel dat een niet eerder als zodanig aangemerkt project risicovol is, dan wordt dit toegelicht in de rapportage.

• 5. Bij de voortgangsrapportage geeft het college een totaaloverzicht van de risicovolle projecten.

Artikel 8 Actieve informatieplicht

• 1. In het kader van hun actieve informatieplicht informeert het college de raad tussentijds over de ontwikkelingen, afwijkingen en/of voortgang van een risicovol project, indien deze zodanig zwaar wegen dat deze niet kunnen wachten tot de reguliere voortgangsrapportage.

Artikel 9 Evaluatie

Deze regeling wordt vier jaar na de inwerkingtreding geëvalueerd door het college en de raad.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 5 november 2025.

De raad van de gemeente voornoemd,

griffier

mr drs E.J. Karman-Moerman

voorzitter

mr drs P. Verhoeve

Bijlage - Beoordelingskader risicovolle projecten

Inhoud

• 1. Inleiding

• 2. Systematiek beoordeling projecten

• 3. Eerste beoordeling van lopende projecten

• 4. Beoordeling van nieuwe projecten

• 5. Herbeoordeling van projecten

1. Inleiding

1.1. Projecten onder de regeling risicovolle projecten

In 2025 treedt de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) in werking. Als hulpmiddel om te bepalen of een project een zodanig risicoprofiel heeft dat deze onder de regeling zou moeten vallen, is een systematiek ontwikkeld aan de hand waarvan projecten kunnen worden beoordeeld op risicoprofiel.

Deze systematiek wordt toegelicht in hoofdstuk 2 en houdt in dat projecten aan de hand van tien criteria worden beoordeeld om te bepalen of het wel of niet als risicovol project moet worden aangemerkt. Bij de bepaling van de criteria is gebruik gemaakt van de werkwijze van andere (grote) gemeenten, waaronder de gemeente Utrecht, en van de input van de gemeenteraad (o.a. commissie bestuur van 22 januari 2025).

Voorafgaand aan de inwerkingtreding van de regeling risicovolle projecten is in de periode maart tot en met juni 2025 een analyse gemaakt van de op dit moment lopende projecten in het ruimtelijk domein en is een eerste beoordeling uitgevoerd aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten. In hoofdstuk 3 staat beschreven hoe deze eerste beoordeling van de projecten is uitgevoerd.

In hoofdstuk 4 staat hoe de beoordeling van nieuwe projecten in zijn werk gaat en in hoofdstuk 5 hoe de jaarlijkse herbeoordeling van bestaande projecten plaatsvindt.

1.2. Bestuurlijke verantwoordelijkheden

Alle portefeuillehouders die in de rol van bestuurlijk opdrachtgever (namens het college) projecten laten uitvoeren kunnen te maken krijgen met de beoordeling van projecten en het her beoordelen ervan. Dit betekent dat ook meerdere organisatieonderdelen met de regeling risicovolle projecten te maken kunnen krijgen.

Het collegelid in wiens portefeuille het betreffende risicovolle project valt is verantwoordelijk voor:

• de eerste beoordeling van de projecten;

• de herbeoordeling van bestaande projecten; en

• beoordeling van nieuwe projecten.

De portefeuillehouder financiën is namens het college verantwoordelijk voor:

• de organisatie van de beoordeling en herbeoordeling van risicovolle projecten;

• het interne toezicht op de uitvoering en werking van de regeling risicovolle projecten; en

• de evaluatie van de regeling risicovolle projecten en het beoordelingskader risicovolle projecten en indien nodig en/of wenselijk de aanpassing van deze stukken, inclusief besluitvorming.

2. Systematiek beoordeling projecten

1.1. Beoordelingscriteria

Het beoordelingskader risicovolle projecten (zie artikel 5 van de regeling) bestaat uit een tiental criteria aan de hand waarvan projecten kunnen worden beoordeeld op risicoprofiel. Aanwijzing of beëindiging van de aanwijzing van een risicovol project wordt vastgesteld aan de hand van de volgende 10 criteria:

Beoordelingscriterium	Omschrijving
1. Impact op de samenleving	Impact hoort bij de opgaven en prioriteiten van het college en gaat over de gevoeligheid van het project in de samenleving.
2. Bestuurlijke gevoeligheid	De mate van politiek/bestuurlijke gevoeligheid van het project en/of van uiteenlopende belangen van betrokken externe partijen bij het project.
3. Organisatorische complexiteit	Hoeveelheid van verschillende interne en externe stakeholders die een invloedrijke rol spelen bij het project, waardoor veel afstemming en samenwerking noodzakelijk is.
4. Mate van gemeentelijke beslissingsbevoegdheid	De mate waarin de gemeente zelfstandig besluiten kan nemen over het project. Is de formele beslissingsbevoegdheid verdeeld over meerdere organisaties, of ligt deze geheel bij de gemeente zelf?
5. Innovatief versus routinematig karakter	De mate waarin er wel of niet sprake is van de inzet van een innovatieve techniek of het hanteren van een aanpak, waarmee de gemeente geen tot beperkte ervaring heeft.
6. Complexiteit uitvoering (inclusief bodem)	De mate van complexiteit van de uitvoering van een project, waarbij aspecten zoals raakvlakprojecten, bereikbaarheid, uitvoering in de binnenstad, complexiteit bodem, grenzend aan water en/of cultureel erfgoed bepalende factoren kunnen zijn.
7. Impact op gemeentelijke organisatie	De mate waarin er sprake is van een disbalans tussen de benodigde capaciteit, kennis en ervaring van de gemeentelijke organisatie versus de beschikbare capaciteit voor een project.
8. Omvang projectbudget	De omvang van het projectbudget, gecategoriseerd in: minder dan € 1 miljoen, tussen de € 1 en de € 5 miljoen en groter dan € 5 miljoen.
9. Doorlooptijd project	De doorlooptijd van het project, gecategoriseerd in: minder dan 2 jaar, tussen 2 en 5 jaar en langer dan 5 jaar.
10. Omvang risico’s (kans x impact)	De omvang van de gekwantificeerde (financiële) risico’s zijn en/of de mate waarin de financiële risico’s in kaart zijn gebracht.

1.2. Scoring van projecten

De projecten worden per beoordelingscriterium beoordeeld op hoog, middel of laag risico. Hieraan wordt een score toegekend van respectievelijk 5 punten, 3 punten of 0 punten. Indien het totaal aantal punten van de 10 criteria 30 punten of hoger is wordt het project als risicovol project aangemerkt.

3. Eerste beoordeling van lopende projecten

3.1 Proces beoordeling lopende projecten

Voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling is een analyse gemaakt van de op dit moment lopende investeringsprojecten, met als doel om een selectie te kunnen maken van de meest risicovolle projecten van de gemeente Gouda op dit moment. Om na te gaan welke lopende projecten onder de RRP zouden kunnen vallen, zijn de volgende stappen gezet:

• 1. Inventarisatie investeringsprojecten. Hieruit zijn de projecten met een investeringsbudget van € 1 miljoen of meer geselecteerd. Totaal betrof dit circa 50 projecten.

• 2. Van deze projecten is nagegaan wat de actuele planning is voor afronding van deze projecten en zijn projecten waarvan de beoogde afronding in de nabije toekomst ligt (2025) afgevoerd.

• 3. Op basis van gesprekken met ambtelijk opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn een aantal beoogde risicovolle projecten toegevoegd.

• 4. Na aanpassing van de selectie op basis van punt 1 en 2 zijn er circa 60 projecten beoordeeld.

• 5. De geselecteerde circa 60 projecten zijn aan de hand van dit beoordelingskader risicovolle projecten beoordeeld, gebruik makend van de systematiek zoals beschreven in hoofdstuk 2.

• 6. De opdrachtnemer/projectleider heeft voor zijn/haar project(en) een beoordelingsformulier ingevuld.

• 7. Vervolgens heeft er voor ieder project een gesprek plaatsgevonden tussen de ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer/projectleider, lijnmanager/afdelingshoofd, procesgebeleider en projectsecretaris.

• 8. Op basis van deze gesprekken is de beoordeling indien nodig aangepast en is gezamenlijk een definitieve score van de inschatting van het risicoprofiel van de projecten vastgesteld.

3.2 Selectie risicovolle projecten

De resultaten per project zijn verwerkt in een overzicht van alle ruimtelijk fysieke projecten. Op basis van dit inzicht en overzicht is een selectie gemaakt van de meest risicovolle projecten, gekoppeld aan het concern investeringsplan (CIP). Projecten waarbij aan de hand van dit beoordelingskader een risicoscore is vastgesteld van 30 punten of meer, zijn (conform artikel 5 lid 2 van de regeling risicovolle projecten) aangewezen als risicovol project. Op basis van deze richtlijn zijn er in eerste instantie in juni 2025 in totaal zeven projecten aangewezen als risicovol project. Deze projecten komen na bestuurlijke besluitvorming over de regeling risicovolle projecten en bijbehorende stukken onder de regeling risicovolle projecten te vallen.

Grondexploitatieprojecten en ander type ontwikkelingen (waaronder ontwikkelingen in de stad die de gemeente faciliteert, maar die geen gemeentelijk project zijn) vallen buiten de reikwijdte van de regeling risicovolle projecten en de bestuurlijke rapportage. Dit type projecten en ontwikkelingen zijn derhalve in de selectie van de meest risicovolle projecten niet meegenomen.

3.3 Informatievoorziening aan de raad

Als besloten wordt over de invoering van de RRP, zal voor de zeven projecten die thans onder de regeling vallen, een voortgangsrapportage worden opgesteld. In overleg zal hiervoor een planning worden gemaakt.

4. Beoordeling van nieuwe projecten

4.1 Proces beoordeling nieuwe projecten

Indien er een nieuw project wordt opgestart is het de procedure dat door de opdrachtnemer/projectleider, in samenspraak met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, een interne projectopdracht wordt opgesteld. Vanaf de inwerkingtreding van de regeling risicovolle projecten is het beoordelingskader risicovolle projecten ook van kracht. Dit houdt ook in dat vanaf dat moment bij het opstellen van de projectopdracht een beoordelingsformulier risicovolle projecten moet worden ingevuld door de opdrachtnemer/projectleider, als verplichte bijlage bij de projectopdracht. Conform het beschreven proces in hoofdstuk 2 en 3 dient er vervolgens een gesprek plaats te vinden tussen de ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer/projectleider, lijnmanager/afdelingshoofd, procesgebeleider en projectsecretaris. Op basis van dit gesprek wordt de beoordeling indien nodig aangepast en wordt gezamenlijk een definitieve score van de inschatting van het risicoprofiel van het project, in de vorm van een score, vastgesteld.

4.2 Aanwijzing als risicovol project

Indien als uitkomst van het ingevulde en vastgestelde beoordelingsformulier het puntentotaal 30 of hoger is zal het project (ook) aangewezen worden als risicovol project en worden toegevoegd aan het overzicht met risicovolle projecten. Het collegelid in wiens portefeuille het betreffende risicovolle project valt, zijnde de project portefeuillehouder of bestuurlijk opdrachtgever, dient middels het beoordelingsformulier schriftelijk akkoord te geven op de aanwijzing van een risicovol project.

4.3 Informatievoorziening aan de raad

Conform artikel 6 van de regeling risicovolle projecten dient het college de raad, na aanwijzing van een (nieuw) risicovol project, via de eerstvolgende voortgangsrapportage te informeren dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten. Daarna gelden de bepalingen in de regeling voor informatievoorziening aan de raad.

5. Herbeoordeling van projecten

5.1 Proces herbeoordeling projecten

Jaarlijks wordt er voorafgaand aan de 1e bestuursrapportage een herbeoordeling van de op dat moment lopende investeringsprojecten uitgevoerd aan de hand van dit beoordelingskader risicovolle projecten. Daarbij worden de stappen gevolgd zoals beschreven in paragraaf 2.1 van dit document.

5.2 Aanpassing lijst risicovolle projecten

De projecten waarvan de risicoscore 30 of hoger zullen aangewezen worden als risicovol project. De collegeleden in wiens portefeuille de betreffende risicovolle projecten vallen, zijnde de project portefeuillehouders of bestuurlijk opdrachtgevers, dienen middels het beoordelingsformulier schriftelijk akkoord te geven op de aanwijzing van de risicovolle projecten.

5.3 Informatievoorziening aan de raad

Conform artikel 6 informeert het college de raad via de eerstvolgende voortgangsrapportage dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten en om welke redenen zij voorstellen wijzigingen in deze lijst aan te brengen. Daarna gelden de bepalingen in de regeling voor informatievoorziening aan de raad.