Verantwoordings- en controleprotocol subsidies (protocol)

Doel van het protocol

Het college moet aan de gemeenteraad verantwoorden hoe gemeentelijke middelen, inclusief subsidies, zijn besteed. Dit protocol helpt de gemeente Ooststellingwerf om aannemelijk te maken dat subsidies worden gebruikt voor het doel waarvoor deze beschikbaar zijn gesteld. Het protocol geldt voor subsidies waarvoor een controleverklaring van een onafhankelijk accountant en/of verantwoording nodig is. De accountant geeft in zijn controleverklaring een oordeel over de subsidie.

Balans tussen controle en subsidiebedrag

Het doel is een goede balans te vinden tussen hoeveel controle nodig is en de hoogte van het subsidiebedrag. Hierbij worden zowel de administratieve lasten als de gewenste zekerheid meegenomen.

Inkadering Protocol

Dit protocol geldt voor subsidies die vanaf 1 januari 2026 worden verleend. In verlengingsbeschikkingen vanaf deze datum is opgenomen dat de ontvanger bij de aanvraag tot subsidievaststelling dit protocol in acht moet nemen.

Definities en begrippen

In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:

Begroting

De begroting bij de subsidieaanvraag.

Rechtmatigheid

Een subsidie is rechtmatig besteed als deze conform regelgeving en subsidiebeschikking is gebruikt.

Verantwoordingsprotocol

In de Algemene subsidieverordening gemeente Ooststellingwerf en in dit protocol is aangegeven waaraan de aanvraag tot subsidievaststelling moet voldoen. De financiële verantwoording moet plaatsvinden via een jaarrekening of een separaat financieel verslag. De inhoudelijke verantwoording vindt plaats via een inhoudelijk verslag.

Financiële verantwoording via een jaarrekening

De jaarrekening moet bevatten:

• 1. De baten en lasten in kolommen voor (1) het huidige boekjaar, (2) de goedgekeurde begroting en (3) het vorige boekjaar.

• 2. De subsidie van de gemeente Ooststellingwerf apart vermeld.

• 3. Handtekeningen van de bevoegde vertegenwoordigers van de subsidieontvanger.

Uit de jaarrekening moet blijken:

• 4. Of de activiteiten meer of minder hebben gekost dan de subsidie.

Financiële verantwoording via een separaat financieel verslag

Het financiële verslag moet bevatten:

• 1. Een vergelijking van de gerealiseerde baten en lasten met de goedgekeurde begroting, per subsidie.

• 2. Handtekeningen van de bevoegde vertegenwoordigers van de subsidieontvanger.

Uit het financieel verslag moet blijken:

• 3. Of de activiteiten meer of minder hebben gekost dan de subsidie.

• 4. Wat de totale baten en lasten per activiteit zijn, als er meerdere activiteiten zijn genoemd in de subsidiebeschikking.

Inhoudelijk verslag

Dit verslag bevat een vergelijking tussen de in de aanvraag geplande en in werkelijkheid behaalde doelen en een uitleg over eventuele verschillen. Als in de subsidieaanvraag aantallen zijn vermeld, moet de realisatie van deze aantallen worden verantwoord in het verslag. De accountant controleert of het verslag niet in strijd is met de jaarrekening of het financieel verslag. Voor het overige valt dit verslag buiten de accountantscontrole.

Controleprotocol

Dit protocol beschrijft wat de accountant moet doen om een controleverklaring bij de financiële verantwoording te geven.

Normenkader

Het normenkader bestaat uit de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening van de gemeente Ooststellingwerf. In nadere regels, subsidieregelingen en subsidiebeschikkingen kunnen aanvullende verplichtingen voor de subsidieontvanger staan.

De accountant controleert

• Of de subsidieontvanger zich aan de subsidievoorwaarden heeft gehouden.

• Of de financiële verantwoording klopt met de administratie van de subsidieontvanger.

• Of de inkomsten en uitgaven per subsidie juist en volledig zijn verantwoord.

• Of de aard van de inkomsten en uitgaven in de financiële verantwoording overeenkomst met de aard van de inkomsten en uitgaven in de begroting bij de subsidieaanvraag.

• Of afwijkingen van de oorspronkelijke activiteiten duidelijk zijn toegelicht.

• Of er geen misbruik of oneigenlijk gebruik is gemaakt van de subsidiegelden.

• Of de financiële verantwoording geen verrekenbare of compensabele BTW bevat, tenzij anders bepaald.

• Of het inhoudelijke verslag niet in strijd is met de jaarrekening of het financieel verslag.

Vereiste zekerheid

Bij subsidies van meer dan € 75.000 is een controleverklaring nodig. Een controleverklaring geeft een redelijke mate van zekerheid. Dat wil zeggen een hoge, maar geen absolute zekerheid (meestal 95 %).

Betrouwbaarheid en materialiteit

De accountant controleert de financiële verantwoording bij de aanvraag tot subsidievaststelling om een redelijke mate van zekerheid te geven over de getrouwheid van de cijfers. Fouten en onzekerheden kunnen gaan over de juistheid van de verantwoording en de rechtmatigheid van de uitgaven.

Tabel voor nauwkeurigheid

Bij de controle van de financiële subsidieverantwoording gebruikt de accountant onderstaande richtlijnen voor nauwkeurigheid en de gevolgen van fouten en onzekerheden. De totale subsidiabele kosten in de financiële verantwoording vormen de basis. Afhankelijk van de mate van fouten en onzekerheden, geeft de accountant een van de volgende verklaringen:

• Goedkeurend: Als de fouten en onzekerheden samen maximaal 2 % van de subsidiebedragen zijn, geeft de accountant een goedkeurend oordeel.

• Met beperking: Als de fouten en onzekerheden samen tussen 2% en 10 % van de subsidie liggen, geeft de accountant een verklaring met beperking.

• Oordeelonthouding: Als de fouten en onzekerheden samen 10% of meer van de subsidie bedragen, onthoudt de accountant zich van een oordeel. Bij een oordeelsonthouding zijn de fouten niet aantoonbaar, maar is er een vermoeden van fouten of risico’s.

• Afkeurend: Als de fouten en onzekerheden samen 10 % of meer van de subsidie bedragen, geeft de accountant een afkeurend oordeel. Bij een afkeurende accountantscontrole zijn de fouten concreet en aantoonbaar

Model accountantsproduct

De gemeente stelt geen specifieke eisen aan de tekst van de beoordelings- en controleverklaring, behalve dat de algemene subsidieverordening van de gemeente Ooststellingwerf en het controleprotocol moeten worden gevolgd. Verder gelden de algemene richtlijnen voor accountants. De accountant gebruikt de standaardmodellen van de Nederlandse beroepsvereniging van accountants (NBA), die jaarlijks op de NBA-website worden gepubliceerd.