Instructie voor de griffier gemeente Lopik 2025

De raad van de gemeente Lopik;

 

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

 

besluit:

 

de ‘Instructie voor de griffier gemeente Lopik 2025’ vast te stellen.

Artikel 1. Algemene taken en verantwoordelijkheden

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 2.

    De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voozitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

Artikel 2. Taken besluitvorming

  • 1.

    De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

  • 2.

    De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

  • 3.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 4.

    De griffier zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

Artikel 3. Taken presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordeliijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 2.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 4. Taken raadsleden

  • 1.

    De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 2.

    De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

Artikel 5. Taken financiën en contractbeheer

De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

Artikel 6. Taken lokale democratie en integriteit

De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:

  • a.

    het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijk besluitvormingsproces;

  • b.

    integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;

  • c.

    de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

Artikel 7. Periodieke overleggen

  • 1.

    De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

  • 2.

    In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de rekenkamer en de gemeentelijke accountant.

Artikel 8. Management griffie

  • 1.

    De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

  • 2.

    De griffer voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

  • 3.

    De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad.

  • 4.

    De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie.

  • 5.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 9. Raadscommunicatie en voorlichting

  • 1.

    De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door de gemeenteraad.

  • 2.

    De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 3.

    De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

Artikel 10. Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dan vier weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 11. Slotbepalingen

  • 1.

    In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de gemeenteraad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op 26 november 2025 onder gelijktijdige intrekking van de ‘Instructie voor de griffier gemeente Lopik 2024’ zoals vastgesteld bij besluit van 26 november 2024.

  • 3.

    Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier gemeente Lopik 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Lopik op 25 november 2025

de griffier,

MW. MR. G.M.G. DOLDERS

de voorzitter,

MW. MR. R.G. WESTERLAKEN-LOOS

Naar boven