Controleprotocol accountantscontrole 2025-2028

De raad van de gemeente Nieuwegein;

gelezen het voorstel van de Auditcommissie van 28 oktober 2025;

gelet op artikel 213 van de gemeentewet,

besluit:

• 1. Het controleprotocol Accountantscontrole 2025-2028 vast te stellen

1 Inleiding

De accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Nieuwegein, als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, wordt uitgevoerd door een door de raad benoemde accountant.

2 Controleprotocol

In dit controleprotocol zijn kaders en uitgangspunten opgenomen ter voorbereiding op en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole ten behoeve van de jaarrekening.

Het laatste controleprotocol voor de accountantscontrole is in 2021 vastgesteld door de raad (2021-119). Door de auditcommissie is een nieuw controleprotocol voor de accountantscontrole voorbereid en voorgelegd aan de raad. Dit controleprotocol zal gelden voor de duur van de benoemingsperiode van de accountant, vanaf het boekjaar 2026 tot en met in ieder geval de jaarrekeningcontrole 2028.

Het normenkader is een overzicht van de voor de rechtmatigheidsverantwoording, relevante externe en interne wet- en regelgeving. Het normenkader wordt jaarlijks in december separaat ter vaststelling aangeboden aan de raad.

3 Controle jaarrekening

Het controleprotocol geeft in hoofdlijnen aan, op welke elementen de accountant zich bij de controle dient te richten en welke voorwaarden hierbij van toepassing zijn.

3.1 Uitgangspunten controle jaarrekening

De accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening is gericht op:

• a. Het geven van een getrouw beeld in de jaarrekening van de baten en lasten en de activa en passiva;

• b. De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  Het opstellen van een jaarrekening die in overeenstemming is met de gestelde regels bedoeld in:

  • artikel 186 Gemeentewet

  • het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

  • het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden;

• De inrichting en werking van het financieel beheer en de financiële organisatie, zodat een getrouwe en rechtmatige verantwoording is gewaarborgd;

• c. Onrechtmatigheden in de Jaarrekening, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, gemeentewet, in acht worden genomen.

3.2 Bijzondere controleverklaringen

• a. Onder de controle vallen tevens de bestedingen van specifieke uitkeringen waarop het principe van Single Information en Single Audit (SISA) van toepassing is en als zodanig bij ministerieel besluit zijn aangewezen. SISA betekent dat geen aparte accountantscontroles voor de betreffende uitkeringen meer plaatsvinden, maar dat de accountantscontroles meelopen met de accountantscontrole van de jaarrekening.

• b. Bijzondere controleverklaringen, die worden vereist op basis van specifieke wettelijke regelingen en waarop de SISA-regeling niet van toepassing is, vallen niet onder deze controle. Voor deze bijzondere controleverklaringen is het college opdrachtgever.

4 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

4.1 Goedkeuringstoleranties

• a. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening zijn gelijk aan de daarvoor bepaalde eisen volgens artikel 2, lid 1 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden. Dit betekent dat de volgende goedkeuringstoleranties moeten worden gehanteerd:

• b. Ten aanzien van fouten en onzekerheden in de jaarrekening geldt een goedkeuringstolerantie van 2% van de omvangsbasis

• c. Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de gemeente in het te controleren begrotingsjaar exclusief toevoegingen aan de reserves;

  De minimumeisen zijn:

  • Goedkeurende verklaring: < 2%

  • Verklaring met beperking: > 2% en < 4%

  • Afkeurende verklaring: > 4%

4.2 Rapporteringstoleranties

Naast de goedkeuringstoleranties bestaat de rapporteringstolerantie. Bij de controle van de Jaarrekening worden rapporteringstoleranties gehanteerd. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Voor het te controleren begrotingsjaar zijn de volgende toleranties van toepassing:

• 1. Ten aanzien van fouten en onzekerheden in de Jaarrekening: € 100.000;

• 2. Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves

4.3 Kwalitatief oordeel

• 1. Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten;

• 2. In zijn controle en rapportage over deze kwalitatieve aspecten dient de accountant te volstaan met noemenswaardige kwalitatieve gebreken in het kader van rechtmatigheid.

5 Controle-aanpak door accountant

5.1 kaders

• a. De controle door de accountant dient te verlopen binnen de kaders van de in dit protocol gestelde voorwaarden en uitgangspunten. De accountant zal de aanpak van de uit te voeren controles nader toelichten in een bijeenkomst met de auditcommissie. Aan de orde worden gesteld de speerpunten, die door de auditcommissie gewenst en vanuit de specifieke deskundigheid van de accountant noodzakelijk zijn. Gemaakte afspraken over door de raad gewenste controles zullen door de accountant schriftelijk worden bevestigd.

5.2 Natuurlijke adviesfunctie

• 1. De accountant verstrekt adviezen, zowel op eigen initiatief als op verzoek van de gemeente, gerelateerd aan de controletaak. Hierbij valt te denken aan adviezen gerelateerd aan controlebevindingen. Tevens adviseert de accountant over trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied.

• 2. Onderdeel van deze adviesfunctie is de aanwezigheid bij de vergaderingen van de auditcommissie.

5.3 Rapportage

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:

• a. Uitkomst Interim controle/managementletter voor het college.

  • 1. Gedurende het begrotingsjaar vindt jaarlijks in het najaar een tussentijdse controle (interim controle) plaats. Over de uitkomsten van een interim controle brengt de accountant een managementletter uit aan het college. Hierin staan aanbevelingen met betrekking tot bedrijfsvoering en administratieve organisatie/interne controle van de organisatie, voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de jaarrekening.

  • 2. De tussentijdse controle dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 4 weken plaats te vinden in de periode van 1 september tot 30 november.

  • 3. De definitieve managementletter wordt aangeboden aan het college.

• b. Uitkomst Interim controle/boardletter voor de raad

  • 1. Bestuurlijk relevante zaken, speerpunten vanuit de auditcommissie bij de interim controle, worden in de vorm van een rapportage op hoofdlijnen, de boardletter, gelijktijdig met het uitbrengen van de managementletter, door de accountant opgesteld en geadresseerd aan de raad.

  • 2. Het college geeft een schriftelijke reactie op de boardletter.

  • 3. De boardletter en de reactie van het college worden aan de raad aangeboden.

  • 4. De auditcommissie bespreekt de boardletter en de reactie van het college, samen met de accountant en college en adviseert hierover de raad.

5.4 Verslag van bevindingen

• 1. In overeenstemming met artikel 213, lid 4 van de Gemeentewet wordt na afronding van de controle van de jaarrekening, een verslag van bevindingen uitgebracht door de accountant en geadresseerd aan de gemeenteraad.

• 2. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer waarborgt.

• 3. De accountant verricht als onderdeel van de jaarlijkse controle onderzoek naar de declaraties van bestuur en directie. De uitkomsten van het onderzoek worden expliciet vermeld in het verslag van bevindingen.

5.5 Controleverklaring

• 1. In de controleverklaring wordt, conform artikel 4 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en artikel 213 Gemeentewet, op een gestandaardiseerde wijze de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven.

• 2. De controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

• 3. De auditcommissie bespreekt, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de stukken, het verslag van bevindingen, de controleverklaring en de reactie van het college, samen met de accountant en college en adviseert de raad hierover.

• 4. De raad dient de jaarrekening vóór 15 juli van het jaar volgend op het gecontroleerde begrotingsjaar te hebben vastgesteld.

• 5. Indien bij de controle afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt de accountant deze terstond schriftelijk aan de raad.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 6 november 2025

Jan Karens

griffier

Marijke van Beukering-Huijbregts

voorzitter