Gemeenteblad van Berg en Dal
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Berg en Dal | Gemeenteblad 2025, 514294 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Vervangingsbesluit gemeente Berg en Dal 2025
Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Berg en Dal
- ▪︎
- ▪︎
- ▪︎
- ▪︎
- 1.
Over te gaan tot vervanging van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties die op grond van Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 en Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
- 2.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: “Vervangingsbesluit gemeente Berg en Dal 2025”.
Routinematige vervanging van analoge documenten door digitale reproducties
Dit handboek beschrijft de routinematige vervanging van papieren documenten door digitale reproducties binnen de gemeente Berg en Dal. Het doel is om de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van dit vervangingsproces vast te leggen, zodat de digitale reproducties dezelfde waarde en functie behouden als de originele documenten. Dit proces is cruciaal voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording, en moet voldoen aan wettelijke en lokale regelgevingen.
Het vervangingsproces heeft betrekking op alle afdelingen binnen de gemeente, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij het cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) binnen Team Informatie. Het handboek beschrijft de stappen van het vervangingsproces, inclusief de rollen van Voorbereider en Registrator, kwaliteitscontroles en het beheer van scanners en scansoftware. Het vier-ogenprincipe wordt toegepast om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de scans te waarborgen.
Belangrijke onderdelen van het handboek zijn de procesbeschrijving van inkomende en uitgaande post, de selectie en voorbereiding van documenten voor scanning en de tijdelijke opslag en vernietiging van fysieke documenten. Daarnaast worden de technische specificaties van de gebruikte scanners en de onderhoudsprocedures beschreven.
Het handboek voorziet in maatregelen om risico's te minimaliseren, zoals incomplete dossiers en onbetrouwbare documenten, door middel van kwaliteitscontroles en herstelacties. Jaarlijkse controles en aanpassingen aan het handboek zorgen ervoor dat het vervangingsproces up-to-date blijft en voldoet aan de gestelde eisen.
Dit document beschrijft de routinematige vervanging van documenten. Dit houdt in dat papieren originele documenten vervangen worden door een digitale reproductie en daarna worden vernietigd. De reproductie is hierna leidend. Vervanging is een onomkeerbaar proces en het is dus belangrijk dat informatie bruikbaar wordt opgeslagen. De informatie is van belang voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording en moet op termijn van waarde blijven om juridische, culturele en historische redenen. Hierom is de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale reproducties cruciaal. De digitale reproductie moet in staat zijn om dezelfde taken en functies te vervullen als het oorspronkelijke document.
Het begrip “document” wordt in de nieuwe Archiefwet en in dit handboek gehanteerd. Het gaat om alle documenten die door een overheidsorgaan worden opgemaakt of ontvangen en een relatie hebben met de uitvoerende taken. Een document is techniekneutraal en vorm-onafhankelijk. Foto’s/afbeeldingen, databasegegevens, blogs, etc. zijn bijvoorbeeld ook voorbeelden van documenten. Een document is een informatieobject.
Routinematige vervanging wordt uitgevoerd door cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) binnen Team Informatie. Zij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vervangingsprocedure. Het scannen kan wel door andere afdelingen gedaan worden, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij DIV.
De gemeente Berg en Dal streeft ernaar om zo veel mogelijk digitaal te werken. Ondanks dat, ontvangt de gemeente nog een klein aantal fysieke documenten per post en gaan er nog een aantal fysieke documenten de deur uit. Om toch digitaal te kunnen werken met deze documenten, moeten zij gedigitaliseerd worden. Op deze manier kan het volledige werkproces digitaal afgehandeld worden. Dit handboek beschrijft en verantwoordt het vervangingsproces.
Het doel van dit handboek is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van te bewaren en te vernietigen documenten. Dit handboek voorziet in de beschrijving als bedoeld in de wet- en regelgevingen dient als richtlijn (kader) voor de uitvoering van het vervangingsproces. Het vervangingsproces geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen documenten om het proces zo eenduidig mogelijk in te richten.
De stappen voor dit vervangingsproces zijn vastgelegd in dit handboek. Het handboek heeft drie functies:
- 1.
- 2.
- 3.
De routinematige vervanging wordt toegepast vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit waar dit handboek onderdeel van is.
Dit vervangingshandboek is van toepassing op de vervanging van alle soorten papieren documenten, zowel te bewaren als op termijn vernietigbaar, die voortkomen uit gemeentelijke werkprocessen. Het betreft documenten gescand conform het in dit handboek beschreven protocol en kwaliteitseisen. Het is niet van belang waar die documenten worden opgeslagen.
Deze documenten worden digitaal opgeslagen en beheerd in het gemeentelijk zaaksysteem of een ander beheersysteem dat geschikt is om digitale documenten te beheren, zolang deze documenten bewaard moeten worden. Zie voor een volledig overzicht van de beheersystemen Bijlage 2: Overzicht (vak)applicaties.
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) in dit handboek en vervangingsbesluit. Hiervoor zal een apart handboek opgesteld worden.
De komende jaren zullen er papieren documenten blijven die, vanwege hun vorm en inhoud, waardevol zijn voor het cultureel erfgoed (Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d). Deze documenten kunnen en mogen niet worden vervangen. Hetzelfde geldt voor papieren documenten die voor recht- en bewijszoekende en voor historisch onderzoek van belang en waarde zijn.
Onderstaande lijst is een overzicht van deze uitzonderingen:
- •
- •
- •
Als algemeen risico geldt dat een slechte toepassing van het vervangingsproces leidt tot incomplete dossiers en onbetrouwbaarheid van documenten. Dit levert weer risico’s op de bedrijfsvoering, verantwoording, reconstructie en cultuurhistorische waarde.
Dit handboek voorziet in voorzorgmaatregelen om dit vervanging proces zorgvuldig te laten verlopen, zoals bijvoorbeeld het 4-ogenprinicpe en de kwaliteitscontroles.
2. Procesbeschrijving routinematige vervanging
Binnen het vervangingsproces zijn er een Voorbereider en een Registrator. Per dag kan verschillen welke medewerker welke rol heeft. In principe zijn dit de medewerkers van Postregistratie, tenzij er maar één medewerker aanwezig is die dag. In dat geval wordt iemand van het archief gevraagd om één van de rollen op zich te nemen. Is dat ook niet mogelijk, dan worden de scans extra gecontroleerd door Postregistratie wanneer beide medewerkers weer aanwezig zijn.
De Voorbereider is degene die de documenten voorbereid om te scannen en ook scant. De Registrator is degene die de scancontrole uitvoert en vervolgens de documenten inleest. Dit houdt in dat de documenten worden toegevoegd aan het zaaksysteem, of ander beheersysteem, of worden doorgezet naar de afdeling. De scheiding van rollen is ingezet om het “vier ogen principe” te creëren. Dit principe houdt in dat er twee verschillende personen naar de scans kijken en dient als controle binnen het vervangingsproces.
Sommige teams scannen zelf hun ingekomen documenten. Denk hierbij aan team Burgerzaken of team P&O. De stappen voor deze teams wijken soms af van de stappen voor DIV en zijn dikgedrukt aangegeven in onderstaand schema.
Controle en verantwoording via geleideformulier
Tijdens het proces voor inkomende post, wordt gebruik gemaakt van een geleideformulier (zie Bijlage 3: Geleideformulier voorbeeld). Op het geleideformulier is te vinden welke medewerkers Voorbereider en Registrator waren bij een bepaalde scanbatch. Er wordt ook genoteerd hoeveel tijd deze medewerkers nodig hebben gehad voor de stappen. Indien er achteraf fouten of inconsistenties gevonden worden, kan nagegaan worden of er die dag iets afwijkends heeft plaatsgevonden. In het opmerkingenveld worden alle afwijkingen genoteerd. Dit kunnen bijvoorbeeld berichten zijn van Voorbereider naar de Registrator (“Let op poststuk nr. 2, want …”), maar ook opmerkingen over eventuele afwijkingen op een dag (“de postronde is vandaag niet gelopen, omdat …”).
Uitgaande post wordt door de medewerker zelf aangeleverd en door de bode verzonden. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om te zorgen dat de uitgaande documenten (inclusief eventuele natte handtekening) in het zaaksysteem of ander beheersysteem geregistreerd worden. Indien er gebruik wordt gemaakt van een sjabloon uit Xential (zie Bijlage 2: Overzicht (vak)applicaties), zal het document automatisch in het zaaksysteem geregistreerd worden.
De post wordt 1x per dag door Cycloon naar de Postregistratie kamer gebracht. DIV-medewerkers controleren zelf 2x per dag of er post in de brievenbus zit.
Er wordt gecontroleerd of het ontvangen document qua aard en inhoud behoort tot één van de afdelingen en of deze archiefwaardig zijn. Documenten zoals beslis- beleidsdocumenten zijn archiefwaardig. Documenten zoals tijdschriften of kranten zijn niet archiefwaardig en worden over de afdelingen verdeeld.
Burgerzaken, Sociale Zaken en reclame gaan in principe meteen door naar de desbetreffende afdelingen. Mocht het onduidelijk zijn waar het thuishoort, wordt contact opgenomen met de afdeling.
Op basis van dit handboek is een lijst met uitzonderingen vastgesteld: documenttypes die hierop staan, zijn uitgezonderd van vervanging. Het is aan de Voorbereider om te bepalen of het document vervangen mag worden of niet.
Alle te scannen documenten worden op de eerste pagina voorzien van een dagstempel. Hierna kunnen de volgende acties uitgevoerd worden indien nodig:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De verschillende documenten worden op een stapel gelegd met een scheidingsblad ertussen per nieuwe zaak. Deze te scannen documenten samen heet een batch. Een batch kan bestaan uit één document of meerdere documenten.
|
||
|
Scannen van documenten die fysiek zijn afgegeven/binnengekomen |
Bijvoorbeeld tijdens een consult-gesprek of arbeidsvoorwaardengesprek |
|
Voorafgaand aan het scannen, wordt er altijd een scantest uitgevoerd om te controleren of de instellingen correct staan.
Er wordt dubbelzijdig en standaard in kleur gescand. De scanner is ingericht zoals beschreven in Bijlage 4: Technische specificaties scanners. De toegang tot de scanomgeving is beperkt tot een aantal mensen. Tijdens het scannen wordt er metadata meegegeven aan de documenten. Deze metadata heeft betrekking op de instellingen van de scanner tijdens het scannen.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Fysieke documenten die bijvoorbeeld tijdens een consult- of arbeidsvoorwaardengesprek worden afgegeven, worden door een medewerker van het betreffende team gescand. Scannen gebeurt via de Multifunctional Printer (MFP) of voor team Burgerzaken met de Canon-scanners op de afdeling.
De Voorbereider voert een 1e kwaliteitscontrole uit op de gescande documenten. Deze controle heeft een aantal onderdelen:
- •
- •
- •
- •
- •
Als onderdeel van dit proces worden de volgende metadata van het zaaksysteem of ander beheersysteem (automatisch of handmatig) toegevoegd:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Met behulp van het documentnummer kan het document gekoppeld worden aan de registratie in het zaaksysteem of ander beheersysteem. Het is dus belangrijk om het document- en dossiernummer te registreren op het te scannen document.
Nadat de voorbereider de documenten gescand heeft, gaan ze naar de Registrator. Deze voert een tweede visuele controle uit op de volledigheid, juistheid en leesbaarheid van de gescande documenten. Met deze tweede controle wordt standaard het vier-ogen principe toegepast. Bij het niet voldoen aan één van de kwaliteitseisen, wordt het scannen herhaald.
Onderstaande kwaliteitseisen worden gehanteerd bij de tweede kwaliteitscontrole:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Als een gescand document niet voldoet aan tenminste één van de kwaliteitseisen, wordt (indien mogelijk) een herstelactie uitgevoerd om de kwaliteit te verbeteren. Deze actie wordt uitgevoerd door de Voorbereider.
Indien herstel niet mogelijk is (bijvoorbeeld door een soft- of hardware storing), wordt het volledige document (inclusief bijlagen) opnieuw gescand. Als de kwaliteit van de scan nog steeds onvoldoende is, kan een DIV-medewerker de scaninstellingen controleren en/of contact opnemen met de leverancier. Bij problemen met het netwerk, neemt de medewerker contact op met de ICT-servicedesk.
Tijdelijk opslaan fysieke documenten, dagdozen vervanging opstellen
Na de kwaliteitscontrole worden de gescande documenten per scandatum gebundeld en tijdelijk opgeslagen in dagdozen. De documenten worden gesorteerd op datum (d.m.v. een dagstempel) en bewaard in de dagdoos totdat deze vol is. Hierna wordt op de dagdoos genoteerd welke periode in de doos zit (DD-MM-JJJJ t/m DD-MM-JJJJ).
Uitzonderingen op vervanging worden in een aparte dagdoos opgeslagen en op dezelfde manier naar DIV gebracht.
Wanneer beide controles zijn goedgekeurd, wordt er een A (van archief) + het zaaknummer op elk document geschreven. Dit is nodig om het document goed en efficiënt te kunnen archiveren.
Zodra de documenten zijn voorzien van A + zaaknummer, worden de gescande documenten per scandatum gebundeld en tijdelijk opgeslagen in dagdozen. De documenten worden bewaard in de dagdoos totdat deze vol is. Hierna wordt op de dagdoos genoteerd welke periode in de doos zit (DD-MM-JJJJ t/m DD-MM-JJJJ).
Uitzonderingen op vervanging worden in een aparte dagdoos opgeslagen.
De dagdozen worden 1x per maand overgebracht naar DIV. Het is de verantwoordelijkheid van de vak-afdelingen om de dagdozen naar DIV te brengen.
De gescande documenten worden voor een periode van 3 maanden in dagdozen bewaard. Gedurende deze 3 maanden kunnen fouten worden hersteld, bijvoorbeeld als een scan niet juist is, onvolledig of onvoldoende leesbaar of als een document ten onrechte voor vervanging in aanmerking is gebracht.
Na het peilmoment worden de documenten elk kwartaal vernietigd. De vernietiging wordt voorbereid door de Specialist DIV. De uiteindelijke vernietiging wordt gedaan door een gecertificeerd bedrijf. De kwaliteitsbeheerder Informatie stelt een verklaring van vervanging op (zie Bijlage 5: Verklaring van vervanging). Deze verklaring wordt één keer per jaar ondertekend door de daarvoor bevoegd ambtenaar. De vernietigingsverklaringen van het gecertificeerde bedrijf worden als bijlage toegevoegd aan de verklaring van vervanging.
De specialist DIV zorgt dat er een vernietigingslijst opgesteld wordt en brengt de dagdozen die vernietigd moeten worden tijdig naar de containers.
De facilitair medewerker zorgt ervoor dat de containers met daarin vertrouwd papier worden opgehaald en vernietigd door Rhenus Data Office Netherlands BV (via contract met Remondis B.V.).
De gemeente heeft als uitgangspunt dat medewerkers verantwoordelijk zijn voor hun dossiervorming. Dit betekent dat zij zelf moeten controleren of alle gegevens in het dossier kloppen. De kwaliteitscontroles zijn onderdeel van het werk.
DIV heeft op grond van haar taken wel een extra controle moment. Mochten er fouten geconstateerd worden dan wordt de betreffende medewerker verzocht om deze te corrigeren. DIV heeft alleen toegang tot het zaaksysteem en niet tot vakapplicaties. De DIV-controle zal dan ook alleen in eerstgenoemde plaatsvinden.
Jaarlijkse controle scanproces
Een jaarlijkse controle heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog verloopt zoals is bedacht en bedoeld in dit handboek. Eenmaal per jaar zal een uitgebreide controle plaatsvinden van het scanproces. Indien er verschillen worden geconstateerd, zal door de kwaliteitsbeheerder Informatie in samenspraak met de gemeentearchivaris worden bepaald of en hoe het handboek moet worden aangepast. Het resultaat van deze interne audit en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging.
Wijzigingen die invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentearchivaris, gevolgd door een aanpassing in het Handboek Vervanging. Wijzigingen worden bijgehouden in een logboek (zie Bijlage 6: Logboek en kleine veranderingen).
Bij grote wijzigingen zal het Handboek dusdanig aangepast moeten worden dat er een nieuw vervangingsbesluit vastgesteld moet worden door het college. Denk hierbij aan wijzigingen zoals:
- •
- •
- •
- •
- •
4. Scanners, beeldschermen en scansoftware
In de voorgaande hoofdstukken is uitgelegd aan welke kwaliteitseisen de scans moeten voldoen. De scanners en beeldschermen ondersteunen deze eisen.
Gemeente Berg en Dal stelt tijdens het vervangen van documenten de onderstaande technische criteria:
- •
- •
- •
- •
- •
Gemeente Berg en Dal past Optical Character Recognition (OCR) oftewel ‘optische tekenherkenning’ toe. Dit is een techniek waarmee computers in staat zijn letters, cijfers en leestekens van een afbeelding af te lezen. Deze optie zit ingebouwd in de software van Kofax Capture (zie Bijlage 4: Technische specificaties scanners).
- o
- •
Naast bovengenoemde scanners, staan er door het gemeentehuis in Groesbeek ook nog multifunctional printers (MFP’s) van Canon (zie Bijlage 4: Technische specificaties scanners). De MFP’s kunnen door alle medewerkers van de gemeente gebruikt worden. De instellingen voldoen aan de in dit handboek genoemde eisen.
Onderhoud scanners en beeldschermen
Binnen het gemeentehuis kunnen de beeldschermen per bureau verschillen. Het is hierdoor niet mogelijk om een eenduidige omschrijving te maken voor de persoonlijke werkplekken en om deze allemaal te controleren. De beeldschermen zijn gekalibreerd door de regionale samenwerkingspartner ICT Rijk van Nijmegen (IRvN). De scanner van DIV is aangesloten op een vaste PC met een eigen monitor.
Het IRvN geeft aan geen periodiek onderhoud uit te voeren voor de beeldschermen en scanners. Indien er iets defect is, kan er een melding gedaan worden via het IT SelfService Portal.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal van 7 oktober 2025.
Groesbeek, 7 oktober 2025
De secretaris,
De burgemeester,
Vervangingsbesluit gemeente Berg en Dal (2025)
Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Berg en Dal
- -
- -
- -
- -
- 1.
Over te gaan tot vervanging van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties die op grond van Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 en Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
- 2.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: “Vervangingsbesluit gemeente Berg en Dal 2025”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal van [datum].
Bijlage 3: Geleideformulier voorbeeld
Geleideformulier gescande documenten
Stap 1 (Voorbereider): voorbereiden en scannen
Bijlage 5: Verklaring van vervanging
Verklaring van vervanging van documenten
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Berg en Dal, verklaart:
Dat op grond van het besluit met documentnummer xxx van het college van Burgemeester en Wethouders van Berg en Dal d.d. <datum> de in dit besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde documenten zijn vervangen door digitale reproducties.
De fysieke documenten zijn vernietigd.
De vervangen papieren documenten zijn vernietigd door versnippering en verbranding door:
[naam vernietigingsbedrijf] op <datum>.
[naam], gemeentearchivaris/Teamleider
Bijlagen: Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde documenten
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-514294.html