Protocol hotspotmonitor archiefbescheiden gemeente Veere

Besluit van Burgemeester en wethouders gemeente Veere tot vaststelling van het Protocol hotspotmonitor archiefbescheiden gemeente Veere

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veere,

• overwegende dat op grond van artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 Burgemeester en wethouders zorgdragen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen;

• overwegende dat burgemeester en wethouders op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht zijn tot het ontwerpen van een selectielijst waarop ten minste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen;

• overwegende dat burgemeester en wethouders op grond van artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit 1995 in bijzondere gevallen archiefstukken die in een vastgestelde selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen, alsnog kunnen waarderen als te bewaren;

• overwegende dat burgemeester en wethouders van deze uitzonderingsmogelijkheid gebruik willen maken voor een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken: de hotspots;

• overwegende dat voor het selecteren, vaststellen en verwerken van hotspots een procedure vastgesteld dient te worden;

besluiten tot vaststelling van het ‘Protocol hotspotmonitor archiefbescheiden gemeente Veere’:

Artikel 1

Vanaf het moment van inwerkingtreding van dit besluit wordt jaarlijks het protocol doorlopen met als doel het selecteren, vaststellen en verwerken van archief hotspots.

Artikel 2

Dit besluit wordt aangehaald als “Protocol hotspotmonitor archiefbescheiden Gemeente Veere”.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het gemeenteblad en werkt terug tot en met 1 november 2025.

Domburg, 18 november 2025

Burgemeester en wethouders van Veere

Bijlage 1 Protocol Hotspotmonitor archiefbescheiden Gemeente Veere

Procedure voor het selecteren, vaststellen en verwerken van archief ‘hotspots’

Aanleiding

Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd, zo ook in de selectielijsten waarvan de gemeente Veere gebruik maakt.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen criteria worden opgesteld aan de hand waarvan archiefbescheiden die in de selectielijst zijn gewaardeerd als ‘te vernietigen’ alsnog worden gewaardeerd als ‘te bewaren’.

Het aanmerken van informatie die toch bewaard moet blijven heeft consequenties. Door het volledig digitaliseren van informatie is deze vaak niet op één plek aanwezig, maar betreft het versnipperde informatie op diverse locaties. Dit betekent echter niet dat de informatie vanuit de verschillende locaties (analoog/digitaal) samengevoegd hoeft te worden. De oorspronkelijke ordening en context van de informatieobjecten mag blijven behouden. Ook hoeft niet alle te vernietigen informatie over een hotspot bewaard te blijven. Dit zal in samenspraak met de gemeentearchivaris bepaald worden.

De benoemde aspecten vanuit cultuur-historisch en technisch perspectief zorgen ervoor dat de gemeente Veere verantwoorde keuze moet maken voor het toch archiveren van informatie die normaliter voor vernietiging in aanmerking zou komen. Een mogelijk instrument hiervoor is de periodieke ´Hotspotmonitor’ die in 2017 is ontwikkeld door het Nationaal Archief, Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO), VNG, IPO en Unie van Waterschappen1.

Het toepassen van deze monitor is een taak die elke overheidsinstantie afzonderlijk dient te doen. Dit beleidsdocument beschrijft deze procedure waarbij de landelijke handreiking is vertaald naar de situatie binnen de gemeente Veere.

Doel en scope

Het doel van de hotspotmonitor is: het veiligstellen en bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief.

De “Hotspotmonitor archiefbescheiden Gemeente Veere” bevat:

de procedure en randvoorwaarden voor het selecteren, vaststellen en verwerken van hotspots binnen Gemeente Veere. Dit is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Deze terugkerende cyclus is in figuur 1 kort weergegeven. De stappen worden nader toegelicht in de volgende hoofdstukken.

• een lijst met vastgestelde hotspots (zie sjabloon in bijlage). De eerste selectie hotspots dient dus als basis, waarna deze lijst jaarlijks wordt aangevuld. Daarom is ervoor gekozen om de lijst met hotspots als aparte bijlage toe te voegen aan de hotspotmonitor, zodat de procedure niet elk jaar vastgesteld hoeft te worden.

Figuur 1: Jaarlijkse cyclus Hotspotmonitor gemeente Veere

De hotspotmonitor geldt voor alle archiefvormende organen bij de gemeente Veere:

• Gemeenteraad

• College van burgemeester en wethouders

• Burgemeester

• Rekenkamer Veere

Burgemeester en wethouders stellen de hotspotmonitor vast in hun rol als zorgdrager voor de archieven van de gemeentelijke organen (Archiefwet 1995, artikel 30 lid 1).

Stap 1 – Selecteren van hotspots

1.1 Definitie en criteria

Een hotspot is “een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. Hotspots zijn iets anders dan trends.

Voor het benoemen van een hotspot bestaan criteria. Er is sprake van een hotspot indien er voldaan is aan een of meer van de volgende criteria:

Criterium	Toelichting
Maatschappelijke beroering / media-aandacht	Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
Tegenstellingen tussen burgers / emoties	Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
Debat functioneren overheid	Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.
Positie politiek verantwoordelijke(n)	Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Het uitgangspunt is dat hotspots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn volgens de landelijke handreiking twee redenen:

• De reeds eerder benoemde digitale omgeving is kwetsbaarder/complexer dan papieren informatie. Digitale documenten zijn vluchtig. Door informatie kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat deze verloren gaat verminderd;

• Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt direct de actualiteit meegenomen.

Echter, hoe korter de terugblik hoe lastiger het is om te beoordelen of iets zich daadwerkelijk ontwikkelt tot een hotspot.

1.2 Voorbereiding in het Tactisch informatieoverleg (TIO)

De lijst met hotspots wordt voorbereid in het periodieke TIO wat bestaat uit medewerkers van de Team Informatiebeheer (Afdeling Bedrijfsvoering) van de gemeente Veere en uit medewerkers van Team Inspectie & Advies van het Zeeuws Archief op tactisch niveau.

Eén keer per jaar staat de hotspotmonitor standaard op de agenda van het TIO. Voor de bespreking hiervan kan het overleg ad-hoc worden uitgebreid met een of meerdere interne en/of externe deskundigen.

1.2.1 Longlist met mogelijk hotspots

Het TIO houdt gedurende het jaar een ‘longlist’ bij van gebeurtenissen die mogelijk in aanmerking komen als ‘hotspot’. De ‘longlist’ wordt middels het sjabloon (zie bijlage) beoordeeld op de genoemde criteria. Hierbij worden zowel interne als externe bronnen geraadpleegd. Hierbij valt te denken aan het geheugen van de deelnemers, informatiesystemen van de gemeente Veere, maar ook kranten, artikelen op het internet en hotspotlijsten van andere (Zeeuwse) overheden.

Op het moment dat er hotspots worden benoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang om de betreffende bescheiden bij alle archiefvormers uit te zonderen van vernietiging. Echter, wat voor de ene zorgdrager een hotspot is hoeft dat voor de andere niet per se te zijn.

Als er gebeurtenissen op de ‘longlist’ afvallen wordt hiervan vastgelegd waarom. Hierbij valt te denken aan een verwijzing naar de selectielijst dat de informatie hoe dan ook als blijvend te bewaren is gedefinieerd.

1.2.2 Shortlist met mogelijk hotspots

De ‘shortlist’ met hotspots die volgens het TIO voldoet aan de criteria, wordt aangeboden aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het kan voorkomen dat een bepaalde gebeurtenis of kwestie pas na enige tijd als hotspot wordt gesignaleerd, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe inzichten en/of ontwikkelingen.

Stap 2 – Advies over voorgestelde hotspots door SIO

De ‘shortlist’ wordt beoordeeld door het SIO en waar nodig aangevuld/gewijzigd.

Het SIO is vertegenwoordigd door medewerkers van de gemeente Veere en het Zeeuws Archief op strategisch niveau. Voor de gemeente zijn dit de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Vanuit het Zeeuws Archief zijn dit de directeur en de gemeentearchivaris.

Stap 3 Vaststelling door Burgemeester en wethouders

Na positief advies door het SIO wordt de hotspotmonitor voorgelegd aan het college van B&W. B&W stelt de hotspotmonitor al dan niet gewijzigd vast. In de praktijk zal de hotspotmonitor met name voor de gemeentelijke organen worden uitgevoerd.

Stap 4 – Verwerken van de hotspots

4.1 Verwerken van hotspots in de archieven

Nadat de hotspots zijn vastgesteld is het belangrijk dat de betreffende archiefbescheiden ook de ‘hotspotstatus’ krijgen en uitgezonderd worden van vernietiging.

Uitgangspunten:

• Het Zeeuws Archief houdt van alle Zeeuwse zorgdragers een lijst bij van vastgestelde hotspots en kent hier unieke kenmerken aan toe. Dit met het oog op het kunnen ontsluiten van overgebracht archief van de verschillende zorgdragers over de betreffende hotspot.

• Per hotspot moet in kaart gebracht worden waar informatie over deze hotspot is vastgelegd. Dit kan zowel in het analoge (fysieke) archief als in digitale systemen zijn.

• Informatieobjecten die onder een hotspot vallen moeten in de oorspronkelijke ordening en context blijven. Het is niet de bedoeling dat deze informatieobjecten worden samengevoegd.

• Archiefbescheiden, die reeds terug te vinden zijn, krijgen een kenmerk mee uit de hotspotmonitor (Disclaimer: het is mogelijk dat informatieobjecten al vóór vaststelling van een hotspotlijst zijn vernietigd volgens de geldende selectielijst.)

4.2 Publiceren van de lijst met hotspots

Uitgangspunt is dat overheden transparant zijn over het gehanteerde selectiebeleid en dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Hierdoor wordt in de toekomst het doen van historisch onderzoek in bredere context mogelijk, omdat meer informatie beschikbaar is over een bepaalde hotspot. Bijkomend voordeel is dat andere zorgdragers in dezelfde regio hiervan kennis kunnen nemen. Publicatie zal plaatsvinden in het Gemeenteblad en op de gemeentelijke website.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens.

De grondslag om eventuele persoonsgegevens te verwerken is juridisch terug te voeren op archivering in het algemeen belang onder de AVG. Dit is vastgelegd in artikel 89 van de AVG en artikel 5 lid 1 onder e van het Archiefbesluit. Voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens geldt daarnaast artikel 9 lid 2 onder j AVG en artikel 2a van de Archiefwet 1995.

Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Feitelijk vormt de Archiefwet een aanvulling/specificering van de bewaartermijn en het uitgangspunt onder de AVG dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is. De Archiefwet (het Archiefbesluit, Selectielijsten en lagere regelgeving) vormt daarbij een wettelijke basis en kan legitiem worden gebruikt als grondslag (wettelijk instrument) om de bewaartermijn(en) – ook voor de Hotspotmonitor – vast te stellen.

Daarbij moet de informatie voor de Hotspotmonitor worden geselecteerd en zullen deze archiefbescheiden moeten voldoen aan de voorwaarden op basis waarvan de informatie en documentatie wordt geselecteerd. Ten aanzien van de te selecteren informatie zal terughoudend moeten worden omgegaan met het ‘verwerken en archiveren’ van persoonsgegevens en dient conform artikel 15 Archiefwet en daarin gestelde voorwaarden gelet op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer te worden gehandeld.

De hotspotlijst sluit aan op de selectielijst Gemeentelijke organen en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.