Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Scherpenzeel aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Jeugdhulpregio JeugdFV

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van gemeente Scherpenzeel, ieder voorzover bevoegd;

Gemeente Scherpenzeel,¹

overwegende dat:

de gemeente deelneemt in de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Jeugdhulpregio JeugdFV (hierna: JeugdFV);

deze bedrijfsvoeringsorganisatie voor de uitvoering van haar werkzaamheden inzake de regionale inkoop van jeugdhulp mandaat, volmacht en machtiging nodig heeft van de deelnemende gemeenten,

gelet op:

afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht;

artikelen 160 en 171 Gemeentewet;

artikel 3:60 Burgerlijk Wetboek;

artikelen 3, 4 en 5 gemeenschappelijke regeling JeugdFVi

besluit/besluiten:

Artikel 1 Toepassingsbereik

• 1. Waar in dit besluit wordt gesproken over mandaat wordt daaronder ook verstaan volmacht en machtiging.²

• 2. De bevoegdheid om besluiten te nemen of rechtshandelingen te verrichten omvat tevens de bevoegdheid alle noodzakelijke voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten alsook de ondertekening van stukken terzake.

Artikel 2 Verlening mandaat, volmacht en machtiging

• 1. De uitoefening van bevoegdheden in het kader van jeugdhulp, zoals in Bijlage 1 bij dit besluit vermeld, wordt gemandateerd aan het bestuur van JeugdFV.

• 2. Het bestuur kan de hem toekomende bevoegdheden doormandateren aan de voorzitter of aan de eindverantwoordelijke (ook genaamd: secretaris van het bestuur of directeur) van JeugdFV.

• 3. Voorzitter en eindverantwoordelijke mogen op hun beurt aldus verkregen bevoegdheden doormandateren aan medewerkers van JeugdFV, tenzij in Bijlage 1 is bepaald dat dit niet mag.

Artikel 3 Voorwaarden uitoefening bevoegdheden

Bij de uitoefening van de bevoegdheden op grond van dit besluit wordt gehandeld overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, het beleid dat is vastgesteld door de bestuursorganen die deel uitmaken van gemeente Scherpenzeel en de voorwaarden zoals vermeld in Bijlage 1.

Artikel 4. Slotbepaling

• 1. Dit besluit treedt in werking op 1 november 2025.

• 2. Dit besluit wordt bekendgemaakt door middel van toezending aan gemandateerde en door plaatsing in het Gemeenteblad.³

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als: Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Scherpenzeel inzake JeugdFV.

Vastgesteld op 29 oktober 2025.

Burgemeester en wethouders:

M.C. Teunissen

……………………………………

A. M. Weststrate

………………………………….

De burgemeester:

M.C. Teunissen

………………………………….

Gemeente Scherpenzeel voor deze de burgemeester:

M.C. Teunissen

…………………………………

Bijlage 1. Bevoegdhedenoverzicht

Bevoegdheid ^4	Voorwaarden ^5
Inkoop en aanbesteding: Inkoop, aanbesteding en gunning van jeugdhulp, waaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt: 1. a. De publicatie van de aanbesteding op www.tenderned.nl; b. Opstellen en publiceren van de Nota(’s) van Inlichtingen; c. Ontvangen en archiveren van inschrijvingen; d. Opstellen en versturen van het Proces Verbaal van Aanbesteding; e. Opstellen van de beoordelingsmatrix en het gunningsadvies; f. Verzenden van de (gemotiveerde) mededeling van gunningsbeslissing aan de inschrijvers; g. Verstrekken van nadere inlichtingen aan afgewezen inschrijvers; h. Voeren van een verificatiebespreking met de winnende inschrijver; i. Versturen van de definitieve gunningsbeslissing; j. Opstellen van het Proces Verbaal van Gunning; k. Besluiten niet tot gunning over te gaan en de aanbesteding te staken/in te trekken. l. Klachtafhandeling. 2. De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) toepassen in het kader van de te houden aanbesteding en daaropvolgende contractering, zulks in de breedste zin des woords, daaronder derhalve begrepen maar daartoe niet beperkt het doen van zogenaamd eigen onderzoek en het vragen van advies aan het Landelijk Bureau Bibob en het RIEC. 3. De voorbereiding van en het voeren van verweer bij eventuele voorlopige voorzieningen, beroepszaken of andere juridische procedures die ontstaan in het kader van de aanbesteding of als gevolg van de genomen gunningsbeslissing.	Werkinstructie: Telkens namens de gemeente, dus contracten te sluiten namens en op naam van de gemeente. Met jeugdhulp bedoelen we jeugdzorg in de brede zin, dus ook jeugdbescherming en jeugdreclassering.
Afstemming over bovenregionale inkoop van jeugdhulp.	Werkinstructie: Gezamenlijke inkopen en alle daarbij behorende stappen, met focus op hoogspecialistische zorg, jeugdbescherming en jeugdreclassering en de samenwerking na de inkoop op contractmanagement
Contractmanagement en contractbeheer: Contractmanagement, zijnde dit het aangaan en onderhouden van een professionele relatie met contractpartners en het toezien op de voortgang van contractafspraken, het bewaken van contractvoorwaarden en kwaliteitseisen, het maken van tussentijdse nadere afspraken, verlenging, ingebrekestelling, terugvordering, beëindiging, opzegging, ontbinding. Contractbeheer, zijnde dit het administratief beheren van contracten, het eenduidig vastleggen daarvan, het (doen) registreren en archiveren van (data uit) contracten en het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten.	Werkinstructie: i.g.v. ingebrekestelling, terugvordering, schikken, beëindiging, opzegging of ontbinding vooraf de portefeuillehouder jeugd van de gemeente informeren.^6 Tevens het ophalen van signalen en het beheer van het systeem daarvoor (thans Vendorlink).
Controle en verwerken van facturen en voorbereiden/uitvoeren van betalingsopdrachten.
Verzorgen van informatie-uitwisseling met zorgaanbieders conform landelijke standaarden.^7
Uitvoeren van doel- en rechtmatigheidscontroles, als ook de handhaving daarvan. Dit betreft de bevoegdheden van de colleges uit artikel 1 en par. 6b Regeling Jeugdwet (formele controle, materiele controle, detailcontrole en fraudeonderzoek én het aanwijzen van personen).Het betreft tevens de bevoegdheid van de colleges voor het aanwijzen van een toezichthouder op basis van de gemeentelijke verordeningen Jeugd (voor zover die verordeningen die bevoegdheid kennen).
De organisatie van het regionale expertteam jeugd.	Werkinstructie: Consultatie en advies, procesregie, signaleren, adviseren en leren van vastgelopen zorgvragen.
Procederen in rechte: Het voeren van rechtsgedingen zowel als dager als gedaagde, het sluiten van een vaststellingsovereenkomst (minnelijke schikking). Vertegenwoordiging van de gemeente houdt o.a. in het verschijnen ter zitting, het voeren van verweer en het verrichten van alle noodzakelijke processuele handelingen. De gevolmachtigde mag een ander in zijn plaats stellen (substitutie).	Werkinstructie: Proces van komen tot schikking is vastgesteld als werkwijze. GR-bestuur stelt de VSO vast, vooraf overleg met bestuurlijk trekker van dit thema en de wethouder jeugd van de meest benadeelde gemeente^8. Verdeelsleutel kosten gelijk aan de verdeelsleutel van de (te verwachten) opbrengsten uit de rechtszaak.
Penvoering externe gelden	Het financieel administratief ondersteunen van het beheer van externe gelden, waaronder het (namens de gemeente) aanvragen en verantwoorden van subsidies.
Overig: Voor bevoegdheden terzake van met de gemeente aanvullend overeengekomen taken en werkzaamheden wordt een separaat en aanvullend mandaat opgesteld.

i GR JeugdFV kent onderstaande bepalingen , waarbij geldt dat voor de onderstreepte onderdelen mandaat/volmacht/machtiging vanuit de gemeenten nodig is:

Artikel 3: Doelstelling en belang

De regeling beoogt het doeltreffend en doelmatig uitvoeren of doen uitvoeren van de door de deelnemers opgedragen taken, bedoeld in artikel 4 van de regeling, voortkomend uit of samenhangend met de taken op het gebied van jeugdhulp, die voortvloeien uit de Jeugdwet.

Artikel 4: Taken

• 1. Ter behartiging van het in artikel 3 genoemde belang, draagt de JeugdFV namens de colleges zorg voor de uitvoerende, ondersteunende en adviserende werkzaamheden op het gebied van de volgende taakvelden:

  • a. regionale inkoop en afstemming over de bovenregionale inkoop van jeugdhulp;

  • b. contractmanagement en contractbeheer;

  • c. controle en verwerken van facturen en voorbereiden/uitvoeren van betalingsopdrachten;

  • d. vergaren beleidsinformatie en monitoren van (landelijke) ontwikkelingen t.b.v. gezamenlijke inkoop en beleidsontwikkeling in het kader van de Jeugdwet;

  • e. opstellen van managementinformatie en informatie voor de planning en control cyclus t.b.v. uitvoering, sturing en verantwoording;

  • f. verzorgen van informatie-uitwisseling met zorgaanbieders conform landelijke standaarden;

  • g. uitvoeren van doel- en rechtmatigheidscontroles, als ook de handhaving daarvan, en;

  • h. de organisatie van het regionale expertteam jeugd.

• 2. De colleges kunnen aanvullende taken die samenhangen met de taakvelden, als bedoeld in het vorige lid, maar niet rechtstreeks daaruit voortvloeien, opdragen aan de JeugdFV. Nadere afspraken hierover worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst.

• 3. In de dienstverleningsovereenkomst die jaarlijks met de deelnemers wordt gesloten, wordt gespecificeerd welke taken, als bedoeld in het eerste lid, JeugdFV voor de betreffende deelnemer uitvoert en onder welke inhoudelijke en financiële voorwaarden dit plaatsvindt.

• 4. De taken en bevoegdheden ten aanzien van de taakvelden, bedoeld in het eerste lid, worden uitgevoerd met inachtneming van het door de deelnemers vastgestelde beleid.

• 5. De JeugdFV kan werkzaamheden uitvoeren voor andere organisaties, indien het bestuur daartoe heeft besloten. De omvang van deze werkzaamheden voor derden, mag niet meer zijn dan toelaatbaar is op basis van artikel 2.24b, eerste lid, aanhef en onder b, Aanbestedingswet 2012.

Artikel 5: Algemene bevoegdheidstoedeling

• 1. De colleges dragen geen bevoegdheden over aan het bestuur van de JeugdFV.

• 2. Voor de uitvoering van de taken en werkzaamheden, als bedoeld in artikel 4, lid 1 en lid 2 en artikel 8 van deze regeling, wordt bij separaat besluit door de colleges mandaat verleend aan het bestuur van de JeugdFV.

• 3. Onder mandateren wordt in dit artikel tevens verstaan het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de deelnemers en het machtigen tot het verrichten van feitelijke handelingen namens de deelnemers.