Handvest informatieplicht gemeente Bergen (L) 2025

1. Inleiding

In 2014 heeft de raad van de gemeente Bergen (L) het Handvest actieve informatieplicht Bergen vastgesteld. Dit document wordt geactualiseerd om de dualistische bestuursvorm en een evenwichtige verhouding tussen de gemeenteraad en het college te bevorderen.

Op grond van de Gemeentewet kan er onderscheid worden gemaakt tussen:

• 1. Actieve informatieplicht (Gemeentewet artikel 169, 180, 60 en 81);

• 2. Specifieke informatieplicht (Gemeentewet artikel 169 en 160);

• 3. Passieve informatieplicht (Gemeentewet artikel 155, 169 en 180).

Zie voor een nadere uitleg de bijlage ‘Wettelijk kader’.

Met dit handvest leggen de gemeenteraad, het college en de burgemeester vast welk afsprakenkader er geldt voor de drie soorten informatieplicht (actieve, passieve en specifieke). Zij spreken met elkaar af zich aan deze spelregels te houden. Dit handvest creëert duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen en bevordert de samenwerking en communicatie tussen de betrokken bestuursorganen.

Uitgangspunten hierbij zijn:

• a. Het college en de burgemeester voorzien de raad tijdig van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

• b. Het college en de burgemeester informeren de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen.

• c. De raad moet tijdig over informatie beschikken om zijn rol uit te kunnen voeren; informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld.

• d. De raad verplicht zich actief op de hoogte te blijven over relevante thema’s en ontwikkelingen door het college en de burgemeester hierover te bevragen, aan de hand van raadsinformatiebrieven en het bijwonen van lokale en regionale raadsinformatiebijeenkomsten.

Informatievoorziening is daarmee geen eenrichtingsverkeer maar een kwestie van halen en brengen.

2. Actieve informatieplicht

Het college informeert de raad actief over de uitvoering van de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 160, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, in combinatie met artikel 169, vierde lid. Kan de uitoefening van een bevoegdheid geen uitstel lijden, dan wordt de raad zo spoedig mogelijk na het nemen van een besluit geïnformeerd.

De raad wordt in ieder geval geïnformeerd wanneer een van de volgende zaken speelt:

• 1. Er zijn interne of externe ontwikkelingen die aanzienlijke maatschappelijke, financiële of juridische consequenties voor de gemeente hebben.

• 2. Er zijn bestuurlijke risico’s, zoals mogelijke aantasting van integriteit, conflicten met andere overheden of maatschappelijke onrust.

• 3. De uitvoering van raadsbesluiten kan niet of niet tijdig kan plaatsvinden, of beleidsdoelstellingen van de raad staan onder druk.

De raad wordt gedurende het gehele beleidsproces geïnformeerd voor zover dit zijn kaderstellende en controlerende rol raakt.

Als om een reden, genoemd in Hoofdstuk 5 van de Wet open overheid (Woo), informatie die aan de raad wordt verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, verstrekt het college of de burgemeester deze informatie onder geheimhouding. De raad neemt deze geheimhouding in acht tot het moment dat de raad haar opheft.

2.1 Collegevoorstellen en besluitvorming

Het college kondigt raadsvoorstellen tijdig aan, zodat deze opgenomen kunnen worden in de langetermijnagenda van de raad. Het presidium (de agendacommissie) kan dan de conceptagenda’s voor de commissie- en raadsvergaderingen vaststellen. Raadsvoorstellen moeten de raad in staat stellen een zelfstandige afweging te maken. Zij bevatten minimaal:

• 1. Achtergrond en aanleiding;

• 2. Mate van keuzeruimte;

• 3. Argumentatie;

• 4. Overwogen alternatieven;

• 5. Risico’s;

• 6. Financiële consequenties;

• 7. Inbreng van de samenleving;

• 8. Proces na besluitvorming (uitvoering, planning).

2.2 Planning, Reporting & Control

De Planning-, Reporting- & Control-cyclus vormt een belangrijk instrument voor de actieve informatieplicht. Instrumenten hierbij zijn onder andere de kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening. Voordat het college een kadernota aan de raad voorlegt, wordt in een ophaalsessie geïnventariseerd welke kaders de fracties voor het komende begrotingsjaar willen stellen.

De auditcommissie bespreekt de conceptjaarrekening aan de hand van een ambtelijke en bestuurlijke toelichting en een toelichting door de accountant.

2.3 Besluiten en communicatie

Direct nadat het college een besluitenlijst heeft vastgesteld, wordt deze in het raadsinformatiesysteem geplaatst waarvan een kennisgeving wordt gestuurd aan alle raads- en commissieleden. Raadsleden kunnen de onderliggende stukken bij de griffier opvragen.

Raads- en commissieleden ontvangen namens het college te verzenden persberichten eerder dan de pers. Raadsleden hoeven zo belangrijke informatie niet via de media te vernemen.

2.4 Moties, toezeggingen en adviezen

Het college informeert de raad over de uitvoering van moties en toezeggingen.

De Adviesraad Sociaal Domein brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over beleid(svoornemens) in het sociaal domein. Het college voegt deze adviezen bij de betreffende raadsvoorstellen of stuurt deze, indien ze hierop geen betrekking hebben, door naar de raad.

2.5 Raadsinformatie en -bijeenkomsten

Het college maakt gebruik van raadsinformatiebrieven en actuele mededelingen in commissievergaderingen om raads- en commissieleden actief te informeren.

Het betreft informatie over voor de commissie- en raadsleden belangrijke ontwikkelingen én om informatie uit gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, stichtingen, verenigingen en vennootschappen waarvan wethouders en de burgemeester namens de gemeente (bestuurs)lid zijn. Raadsleden die namens de raad zijn afgevaardigd in samenwerkingsverbanden delen hun inbreng in en bevindingen uit de bijgewoonde vergaderingen met college en raad.

In (informele) raadsinformatiebijeenkomsten kan het college de raad niet slechts informeren, maar ook consulteren, vooruitlopend op een voorstel aan de raad. Het is belangrijk dat de deelnemers aan dit soort bijeenkomsten een goede afspiegeling vormen van de raad en zelf hun fractie informeren.

Raads- en commissieleden ontvangen uitnodigingen voor bewonersbijeenkomsten en zijn daar welkom als toehoorder.

3. Specifieke informatieplicht

Het college moet de raad vooraf inlichtingen geven over bepaalde besluiten voordat deze worden genomen, mits de raad daarom verzoekt of de uitoefening van de bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente.

Het gaat om bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, zoals: het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals contracten), het voeren van rechtsgedingen, het voorbereiden van civiele verdediging en het instellen, afschaffen of veranderen van markten.

Deze informatieplicht geldt ook bij deelname in stichtingen, vennootschappen of gemeenschappelijke regelingen. De raad kan zijn wensen en bedenkingen kenbaar maken via een amendement.

4. Passieve informatieplicht

De raad heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol te vervullen. Dit recht gaat verder dan het recht op informatie uit hoofde van de Wet open overheid (Woo). Wanneer informatie niet verstrekt kan worden vanwege strijdigheid met het openbaar belang of privacywetgeving, wordt de raad op hoofdlijnen geïnformeerd. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt er geheimhouding opgelegd .

De raad beschikt over instrumenten zoals het stellen van schriftelijke en mondelinge vragen, debat en interpellatie. De toepassing hiervan is geregeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, de raadscommissies en het presidium van de gemeente Bergen (L) 2024.

5. Slotbepalingen

• 1. Dit Handvest treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Dit Handvest wordt aangehaald als: Handvest informatieplicht gemeente Bergen (L) 2025.

• 3. Op de dag na bekendmaking vervalt het Handvest actieve informatieplicht Bergen 2014.

Aldus besloten door de burgemeester van de gemeente Bergen d.d. 4 november 2025

M.H.D. Rauner

burgemeester

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (L) in de collegevergadering van 4 november 2025

burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (L)

H.H.M. Timmermans

secretaris

M.H.D. Rauner

burgemeester

Aldus besloten door de raad van de gemeente Bergen (L) in de openbare raadsvergadering van 10 november 2025

I.C. van ’t Hof

griffier

M.H.D. Rauner

voorzitter

Bijlage

Wettelijk kader

Het informeren van de raad door het college en de burgemeester is op hoofdlijnen geregeld in de Gemeentewet.

1.Actieve informatieplicht

In het eerste lid van artikel 169 is bepaald dat het college en elk van zijn leden afzonderlijk verantwoording aan de raad schuldig zijn over het door het college gevoerde bestuur.

Het eerste lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.

In artikel 169, tweede lid, is bepaald dat het college en elk van zijn leden de raad alle inlichtingen geven die de raad voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft. Het tweede lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.

Daarnaast wordt in artikel 60, eerste lid, bepaald dat de raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. Artikel 81 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan. In het tweede lid van artikel 60 en artikel 81 wordt bepaald dat het college en respectievelijk de burgemeester kennisgeving of terinzagelegging achterwege laten voor zover dit in strijd is met het openbaar belang. In het derde lid van artikel 60 wordt bepaald dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar maakt. Het college laat de openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

2 Specifieke informatieplicht

Naast de actieve informatieplicht is een bijzondere inlichtingenplicht opgenomen voor het college in het vierde lid van artikel 169. Deze specifieke inlichtingenplicht heeft betrekking op de uitoefening van een viertal bevoegdheden.

Het gaat om de bevoegdheid:

• 1. tot privaatrechtelijke rechtshandeling van de gemeente te besluiten;

• 2. tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de gemeente, het college of de raad of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• 3. ten aanzien van de voorbereiding van civiele verdediging en;

• 4. om jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen.

De specifieke informatieplicht houdt in dat het college en elk van zijn leden afzonderlijk verplicht zijn om de raad vooraf over de uitoefening van de genoemde bevoegdheden in te lichten indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In dit geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Het waarborgt de informerende en controlerende rol van de gemeenteraad, zonder dat het college zijn bevoegdheid verliest. De raad kan invloed uitoefenen door zijn visie te geven, maar het college blijft formeel bevoegd om het besluit te nemen.

Indien de uitoefening van de bevoegdheid zoals genoemd onder 2. geen uitstel kan lijden, geeft het college de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.

Tot slot besluit het college op grond van artikel 160, tweede lid, slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

3 Passieve informatieplicht

In het eerste lid van artikel 155 Gemeentewet is geregeld dat een lid van de raad het college of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen kan stellen. Dit is een individueel recht dat alle raadsleden toekomt. Uit dit artikel blijkt niet dat er voor het college of de burgemeester ook een verplichting bestaat om antwoord te geven. Deze verplichting is echter wel terug te vinden in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet: ‘Zij (het college en elk van zijn leden) geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Het derde lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester in de rol van zelfstandig bestuursorgaan.